Hvordan du bedre kan håndtere tiden din på jobben: 12 tips (og hva du skal unngå)

Det har skjedd med oss ​​alle at vi har mye arbeid å gjøre, og det ser ut til at det ikke er nok timer til å fullføre det. "Buff, jeg har ikke tid ..." sier vi til oss selv, men la oss innse det, vi har alle de samme 7 dagene med 24 timer hver. Problemet er ikke at det ikke er tid, det er at vi planlegger det dårlig.

Hvordan man bedre kan håndtere tiden på jobben er et spørsmål som alle hardtarbeidende har stilt oss selv og så skal vi se strategier for å oppnå dette, samt hvordan vi kan forhindre at timene våre falmer like glatt som korn gjør i et timeglass.

• Relatert artikkel: "Arbeid og organisasjoners psykologi: et yrke med en fremtid"

Hvordan bedre administrere tiden din på jobben og prestere bedre

Våre uker har 7 dager, og hver av dem har 24 timer, ikke en mer, ikke en mindre. Tiden er den samme for alle når det gjelder mengde, men ikke når det gjelder bruk. Noen klarer å gjøre alle oppgavene de må uten å gå glipp av tid til å vie deres fritid og familie, mens andre fullfører sine forpliktelser veldig sent

. Hvorfor? Hva er det som skiller det ene fra det andre? Nøkkelen til alt dette er hvor forskjellig vi styrer arbeidstiden vår.

I samfunnet vi lever i, er det viktig å styre tiden, siden vi i det minste mangel begynner vi å overbelaste, føle stress og legge merke til hvordan alt vi ønsket å gjøre må Avbryt.

Arbeidsforpliktelser ligger foran våre hobbyer, familie, venner og andre aktiviteter hyggelig, noe som betyr at jo lengre tid det tar å gjøre arbeidet vårt, jo mindre vil vi glede oss over det fritid. Dårlig tidsstyring frustrerer oss og får oss til å føle at vi mister livet.

Hvordan man bedre kan håndtere tiden på jobben er noe mange ønsker, men få får. Det er ikke noe uforståelig mysterium, det handler ganske enkelt om å lære å organisere seg. Selvfølgelig kan det alltid være uforutsette hendelser, men de fleste timene vi ser går er tid som, godt brukt, vil tillate oss å fullføre arbeidsoppgavene våre så snart som mulig.

Måter å bedre håndtere tid på

Neste vil vi se at vi kommer til å se flere tips og strategier for å få mest mulig ut av tiden på jobben, til Dermed har vi mer for de hyggelige aktivitetene vi ønsker å gjøre når vi er ferdige med arbeidsforpliktelsene våre.

1. Bruk en agenda

Agendaer lar oss styre tiden på mellomlang og lang sikt, sette viktige datoer og huske dem godt. Enten i digitalt eller fysisk format, det viktige er at vi har en til å organisere oppgavene og planlegge godt når vi skal levere rapportene eller overholde våre tidsfrister. Vi må alltid ha det for hånden, å skrive ned alle våre forpliktelser og konsultere det ofte. La oss ikke stole på minnet vårt, for så mye som vi tror det er ufeilbarlig, er det ikke.

2. Tilordne en bestemt tid til oppgaver

Hvis vi jobber utrettelig og kontinuerlig, vil det før eller siden oppstå fysisk og mental tretthet, som vil forhindre oss i å prestere tilstrekkelig. Av denne grunn er det nødvendig å tildele en viss tid til hver aktivitet og la det være litt fritid mellom oppgavene, selv om det er veldig kort. Dette kan være motstridende, men med tanke på at det er vanskelig å gjøre det utover 50 minutter La oss holde fokus, en kort pause kan lade oss og holde oss i arbeid tilfredsstillende.

Idealet er å legge inn timeplanen vår når de begynner å gjøre hver av oppgavene som er tildelt oss, og når vi skal ta en kort pause. Vi kan stole på Pomodoro-metoden, jobbe 25 minutter (1 pomodoro) eller 50 (2 pomodoros) og deretter ta en 5-minutters pause mellom periodene. På denne måten vil vi kunne bevege oss fremover uten å føle oss utmattede, og utføre funksjonene vi må utvikle ordentlig.

3. Sette mål

Det anbefales sterkt å sette daglige, ukentlige og til og med månedlige mål. Denne strategien er et veldig godt alternativ for å utføre korte jobber riktig, og den motiverer oss også til å se hvor mye vi oppnår. Disse målene må være ambisiøse, men også realistiske og oppnåelige siden ellersNår vi ser at vi ikke overholder dem, vil vi bli demotivert. Målene som skal settes må være på kort, mellomlang og lang sikt.

• Du kan være interessert i: "Utløsere for handling: hva er de og hvordan påvirker de atferd"

4. Prioriter oppgaver

Ikke alle oppgaver er like viktige. Vi må starte med den viktigste, høyeste prioritet. Det spiller ingen rolle i hvilken rekkefølge vi prioriterer ting, Det viktige er at vi gjør det siden vi fullfører de viktigste tingene før, vil bety at vi får fri tid først.

Alt som er lite eller som ikke haster å fikse, kan vente. I forhold til dette er det viktig å vite hvilke som er de beste ytelsestidene våre, de hvor vi best vi konsentrerer oss, for å gjøre oppgavene som krever mest ressurser med størst mulig effektivitet og uten feil. Det minst viktige er bedre å la være når det ikke er veldig høy ytelse, vanligvis etter å ha spist eller sent på arbeidsdagen.

5. Start i det minste hyggelig

Ved mange anledninger lar vi det vi minst vil gjøre til sist, og det er en stor feil. Det beste vi kan gjøre er å gjøre det som er dårlig drikke så snart som mulig, fordi på den måten blir vi kvitt det før og mer kan vi nyte resten av dagen. Hvis vi blir kvitt det som stresser oss først, blir resten av tingene du skal gjøre lettere å gjøre.

6. Del tiden i blokker

En veldig god strategi for å utnytte og effektivt administrere tid er å dele arbeidsdagen i blokker. Hvis vi må gjøre komplekse oppgaver, som ved første øyekast gjør oss veldig uvillige til å starte dem, Vi kan alltid dele dem opp i enklere oppgaver, organisert på en slik måte at hvert eneste skritt er et Avansere. Ved å konvertere komplekse oppgaver til flere enklere, kan vi optimalisere ressurser, spare tid og bedre organisere tid..

7. Gi deg selv belønninger

Selv om vi ikke skal misbruke, kan vi belønne oss selv for å gjøre lekser. Vi kan gi oss selv små premier som for eksempel å ha en sjokoladebar på slutten av en rapport, lese en bok som vi liker i en halv time, se en video som interesserer oss... Disse små premiene vil drive og motivere oss til å gjøre og fullføre oppgavene vi må gjøre.

8. Organiser et godt arbeidsmiljø

Stedet der vi jobber er veldig viktig, mer enn vi tror. Så langt vi kan, bør vi jobbe et sted med et godt skrivebord, en komfortabel stol, god belysning og uten mange distraksjoner.. Vi kan gi det et personlig preg for å gjøre det koselig, men alltid sørge for at det er pent og godt organisert. Et bord fullt av papirer, med kontorinstrumenter fullstendig rotete, er et miljø som hindrer oss i å konsentrere oss om oppgavene våre.

9. Sett grenser

Å tilbringe flere timer på rad med å gjøre det samme, uten å stå opp fra stolen eller å strekke beina litt, er veldig dårlig for helsen og produktiviteten. Vi kommer ikke til å gjøre ting bedre ved å jobbe lengre timer. Hvis vi ser at en oppgave koster oss for mye eller at vi lett blir distrahert, la oss ta litt tid, enten endre oppgaver en stund eller hvile direkte. Det er ikke det at vi forlater det vi gjorde, det er at vi trengte å la det være i beredskap en stund.

• Du kan være interessert i: "Parkinsons lov: hvorfor vi tar lenger jo lenger vi har"

10. Unngå multitasking

Men på samme måte som det er greit å la en oppgave være halvparten ferdig en stund, skal vi ikke tro at vi vil fungere bra hvis vi hele tiden hopper fra oppgave til oppgave. Konsentrering er noe som krever tid, så vi kan ikke vie oss til å gjøre to oppgaver vekselvis på samme tid, siden det eneste vi skal oppnå er å bli sliten veldig fort og ta dobbelt så lang tid å gjør dem. Multitasking er den verste fienden til effektiv styring vær. Ytelsen er mye høyere når vi fokuserer på en enkelt oppgave.

11. Ikke vær redd for å si nei

Det er viktig å lære å si nei når vi ikke kan gjøre noe fordi vi allerede har mye arbeid. Noen ganger prøver våre kolleger å skjule sine forpliktelser for oss, eller til og med misbruker sjefen hans situasjon og gir oss oppgaver som det er umulig for oss å fullføre i dag uten å ofre en del av vår tid gratis. Noen ganger kan det aksepteres, men det overdriver alltid det. Hvis vi ser at de spør for mye av oss, bør vi ikke være redde for å si nei.

12. Delegere til tredjeparter

Noen ganger kan vi føle at situasjonen er overveldende, spesielt hvis vi har fått mange oppgaver, mer enn vi forventet. Det er viktig å unngå stress og delegere noen av oppgavene våre til en kollega eller underordnet, uten å misbruke tillit eller gå overbord eller gi ham en oppgave som han ikke er ansatt for. Spørsmålet er ikke å sette noen andre til å gjøre vår del, men ja sende aktiviteter som er vanskelige for oss å gjøre helt alene.

Hva tar tid unna: feil og distraksjoner på jobben

Nå som vi har sett 12 tips for å lære bedre å håndtere tiden på jobben, er tiden inne for å se hva som tar tid fra oss. Det er flere feil og distraksjoner som hindrer den gode ytelsen vår på arbeidsplassen, tidstyver som, hvis de blir oppdaget, får oss til å klare dagen vår på den beste måten arbeid.

1. Avbrudd

Det er tydelig at avbrudd er det som ødelegger tidsorganisasjonen vår. På det minste at noe forstyrrer oss, forsvinner konsentrasjonen vårog fikk oss noen verdifulle minutter til å fokusere på det vi gjorde igjen. Jo lenger tid det tar oss å gjenvinne konsentrasjonen, jo lengre tid vil det ta oss å være produktive igjen, og vi risikerer også å gjøre flere feil.

2. Mobiltelefon

Telefonen tar mye tid. Enten for å sladre om det siste noen har lagt på Instagram, hva vennene våre skriver til oss på WhatsApp eller noen samtaler fra en pårørende, distraherer mobiltelefonen oss og hindrer oss i å være effektive, og jo lenger tid tar det å gjøre tingene.

En god idé er å slå av mobilenMen gitt at vi lever i et hyperforbundet samfunn og at vi er veldig avhengige av det, er det beste å gjøre Vi kan gjøre er å flytte det ut av synsfeltet vårt, slik at vi bare husker det når det er det la oss se. Det er også veldig viktig å la det være i stillhet og gjøre det klart for familien og vennene våre at hvis det ikke er for å varsle oss om en virkelig haster, at de ikke ringer til oss.

3. Utsett oppgaver

Å sette av ubehagelige eller komplekse oppgaver er det verste vi kan gjøre fordi jo mer tid går, jo mindre må vi gjøre dem, og jo mer vil det koste oss å gjøre det bra når vi bestemmer oss for å gjøre det. Det beste vi kan gjøre, som vi har nevnt tidligere, er å gjøre dem rett i første øyeblikk av dagen fordi på den måten blir vi kvitt den dårlige drikken så snart som mulig.

Gjenoppta

Hvis vi vil bedre håndtere tiden på jobben, er det viktig at vi vet hva vi må gjør, struktur oppgaver i små aktiviteter som er enkle og raske å gjøre og starte i det minste hyggelig. Det er veldig viktig å ta hensyn til hvilke tider på dagen vi er mest produktive og å sette det enkleste og mest mindre viktig i de der det er vanskeligere for oss å konsentrere oss, for eksempel etter å ha spist eller på slutten av dagen arbeid.

Distraksjoner, spesielt forstyrrelser og mobiltelefoner, skader deg mest til vår tidsstyring fordi jo flere ganger vi mister konsentrasjonen, jo mindre produktive vi vil være. Det er viktig å jobbe i et komfortabelt rom, der vi er isolert fra enhver ikke-presserende distraksjon, og vi er veldig tydelige når det er best å bruke mobilen. Våre kjære bør vite fra hvilken tid til hvilken tid vi jobber, og fortelle dem at de ikke skal ringe oss med mindre det er for noe veldig viktig.

Bibliografiske referanser:

• Allen, D. (2001). Få ting gjort: kunsten å stressfri produktivitet. New York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, N.A. (2006). The Now Habit: Et strategisk program for å overvinne utsettelse og nyte skyldfri spill. New York: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Å oppnå mål på en enkel måte! Praktiske målsettingsverktøy og velprøvde teknikker for tidsstyring. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.