De 15 kontorfunksjonene (og deres egenskaper)

I hver organisasjon er det nødvendig at en rekke aktiviteter utføres for at selskapet skal komme videre, i tillegg til å kunne nå målene som foreslås og tilby produktene og tjenestene det spesialiserer seg på.

Selv om vi kan snakke om hundrevis av funksjoner som utføres i et selskap, er virkeligheten at det bare er fjorten dager hvis vi grupperer dem i mer generiske funksjoner.

Deretter vil vi oppdage hva de er hovedkontorfunksjonene og hva er dens betydning for hele en organisasjon.

• Relatert artikkel: "Psykologi for arbeid og organisasjoner: et yrke med en fremtid"

De 15 kontorfunksjonene (funksjoner og arbeidsområder)

I hver organisasjon er det flere ansatte som utøver forskjellige funksjoner. Hver av dem er spesialisert på sitt felt, noe som kan kreve en eller annen form for opplæring som er mer eller mindre høy og nødvendig for å utføre funksjonen de utfører i organisasjonen. Dens funksjoner er svært forskjellige, og tar for seg aspekter som administrasjon, inventar, økonomistyring, valg av ansatte eller postdistribusjon.

Organisasjoner kan beskrives som organismer der hvis noen av delene deres ikke fungerer som de skal, vil helheten mislykkes eller være mindre funksjonell. Derfor er det viktig at bedriftsarbeidere mestrer ferdighetene som forventes av dem når de utfører oppgaver tildelt dem, ved å bruke god muntlig kommunikasjon, organisatoriske ferdigheter, skrive dokumenter og kunnskap om kontor automatisering. Alle disse ferdighetene knytter seg til de 15 beste kontorfunksjonene som vi vil se på nedenfor.

1. Planlegger

Planlegging er øverst på listen vår, da det er den viktigste oppgaven i en organisasjon. Dette innebærer å definere hvilke metoder og organisasjonsstrukturer som skal utføres i selskapet, og tydelig etablere den forventede forretningsplanen.

Selv om det er teknologiske verktøy som hjelper til med å spesifisere metodene som er skissert i forretningsplanen og distribuere oppgaver blant ansatte, er det avgjørende at en god planlegger. Hvis du ikke starter på høyre fot, er det vanskelig å nå forretningsmålene organisasjonen ønsker å oppnå.

De som har ansvaret for å gjennomføre planleggingen må ha en klar forretningssynI tillegg til å vite grundig hva som er hierarkiet i selskapet og styrker og svakheter hos medlemmene som antas å være tilstrekkelige for de målene som blir spurt av dem.

2. Redigering av dokumenter

Det er skrevet mye på hvert kontor. En av de mest tidkrevende oppgavene for bedriftsarbeidere er å skrive rapporter og dokumenter som transkripsjon av viktige samtaler og møter, i tillegg til å legge igjen referater av dem selv. Aspekter som inspeksjoner og lagervurderinger blir også utarbeidet og registrert.

Ved utarbeidelse av dokumenter Det inkluderer også utvikling av guider og protokoller for å hjelpe arbeidere, nybegynnere og veteraner, for å forstå hva de skal gjøre på hvert kurs eller oppgave som blir bedt om av dem. De kan også detaljere aspekter som bakgrunn, fremgang, resultater, fordeler og ulemper ved å anvende en eller annen metode i en konkret situasjon som er vesentlig viktig for selskap.

• Du kan være interessert i: "Psykologi gir deg 6 tips for å skrive bedre"

3. Gå på møter

Hva er et selskap uten de berømte forretningsmøtene? I hver organisasjon holdes det møter mellom medlemmene i et arbeidsteam, der utveksle ideer, dele presentasjoner, presentere rapporter og rapporter om pågående prosjekter.

Disse møtene holdes med det formål å sette synspunktene til felles og tilpasse sikte for å nå et mål eller fullføre et bestemt prosjekt. De prøver å sette retningen arbeiderne må følge for å jobbe mot det samme målet, på en koordinert måte og uten unødvendig gjentagelse av oppgaver mellom dem. Av denne grunn tildeler møtene roller, oppgaver og frister for hver enkelt av dem.

Det som kommenteres i møtene, registreres i minutter eller minutter for arkivering. Frekvensen, varigheten og aspektene som skal diskuteres er definert av organisasjonen selv og møtedeltakerne. For eksempel er det selskaper der møter holdes daglig, mens i andre er det ukentlig, hver uke, månedlig... Hyppigheten av møtene vil avhenge av behovene til hvert selskap og hva som diskuteres i dem.

• Du kan være interessert i: "De seks typene organisasjonskommunikasjon"

4. Planlegging av møter

Møtet, personlig eller online, er bare toppen av isfjellet. Bak hver av dem er det mye forberedelse, investeringstid og ressurser for å avklare hva som skal snakkes om eller hva som skal gjøres i dem.

Det kan virke enkelt, men det slutter å være det hvis vi tror at den som har ansvaret for å planlegge slike møter må Vær oppmerksom på prosjektet som skal diskuteres, hvem er menneskene som er interessert i å delta og hvilke tider er det vi vil.

Planlegging av møter innebærer ikke bare avgjørende sted, tid og deltakere, men også sørg for at deltakerne kan delta, og at den valgte tiden ikke faller sammen med oppgaver eller andre enda viktigere møter. I tillegg innebærer det å bestemme om temaet du vil snakke om er viktig nok til å bli dekket i en møte, enten personlig eller online, siden ingen ønsker å holde møter for ting som kan diskuteres via chat eller e -post elektronisk.

• Du kan være interessert i: "Tidshåndtering: 13 tips for å dra nytte av timene på dagen"

5. Organisatorisk anmeldelse av e -post

En annen kontorfunksjon er å sjekke organisasjonens e -post. Først høres det enkelt ut, det ser ut til at det bare innebærer å åpne e -postmeldinger som vi mottar fra forskjellige nivåer i selskapet der vi jobber. Sannheten er imidlertid at det er en av aktivitetene som kan ta oss lengst, og det er studier som indikerer at vi i gjennomsnitt bruker i gjennomsnitt 20,5 timer per uke som gjør denne oppgaven.

E -postene som sendes av vårt selskap må leses grundig, og påpeke de viktige aspektene at sjefen vår eller kolleger forteller oss og er klar over at ingen melding er feilplassert viktig. Vi må også svare dem, siden det ikke er for profesjonelt eller hjertelig å ikke gi et svar på takknemlighet eller den minste kommentar om at vi har mottatt en slik melding fra både en overordnet og en underordnet.

• Relatert artikkel: "De 11 delene av en e -post (forklart og med eksempler)"

6. Distribusjon av firmapost

Distribusjon av post i selskapet er en oppgave der omfattende opplæring ikke er nødvendig, selv om det innebærer mye ansvar. Du må ha en stor følelse av haster, god organisasjon og kjenne alle viktige avdelinger, kontorer og stillinger i selskapet til levere informasjonen til de som er praktisk for deg og så snart som mulig.

Dokumenter og andre ting som organisasjonens ansatte kan vente på inkluderer leverandørfakturaer, brev svar fra et statlig organ, kredittkort, design, folioer, elektroniske enheter som grafikkort og materialer søskenbarn.

7. Logistikk

Logistikk Det har å gjøre med transport av alle varer knyttet til selskapet, både deres ankomst til selskapet og avreise til andre og lagring.

Denne funksjonen inkluderer også samhandling med leverandører slik at vi kan dispensere viktige råvarer i produksjonen av produkter og tjenester som tilbys av organisasjon. Den som håndterer logistikk har som mål å sikre at selskapet har alt det trenger for å holde produksjonen i gang.

8. Ringesvar

Telefonen er fortsatt et av de mest brukte kommunikasjonsmidlene, og næringslivet er ikke fremmed for dette. Samtalesvar er en grunnleggende funksjon i enhver organisasjon, det å være måten du kommuniserer med kunder, leverandører eller blant dine medarbeidere.

Denne funksjonen er ikke så enkel som den høres ut. For å utøve det riktig, kreves en viss grad av protokoll siden dette, spesielt med hensyn til potensielle klienter første kontaktform for mange av dem, både de som ringer selskapet og de som blir ringt for å informere dem om tilbudene deres (telefonselger). Reglene for høflighet må respekteres, en institusjonell tone må opprettholdes og volumet av stemme og vokabular må overvåkes.

Den som har ansvaret for telefonen må være klar over hva personen de snakker med sier, det være seg en leverandør eller en kunde. Mens denne funksjonen utføres, må telefonselgeren skrive ned hvor mye mer informasjon som er bedre relatert til samtalepartneren, for å utvide selskapets kontaktdatabase med en potensiell kunde eller en interessant leverandør.

• Relatert artikkel: "Kvantitativ administrasjonsskole: hva det er og egenskaper"

9. Kundeservice

Kundeservice består av fysisk betjente kunder med hensyn til spørsmål og tvil de har om en tjeneste eller et produkt som tilbys av organisasjonen.

Det er en av de mest følsomme funksjonene i selskaper, siden avhengig av behandlingen som blir gitt til Kunder og hvor effektivt det er å løse tvil eller klager om produkter eller tjenester, vil de bli fornøyd eller ikke.

• Du kan være interessert i: "De 12 psykologiske triksene supermarkeder bruker for å få deg til å bruke mer penger"

10. Filorganisasjon

Organisering av filer er et sentralt aspekt i selskaper, enten det er gjort i papir eller digitalt format.

På en eller annen måte, All aktivitet i selskapet genererer en type dokument som må oppbevares, for eksempel fakturaer, minutter, notater, minutter, salgsrapporter, utskrevne rapporter ... Denne informasjonen bør katalogiseres, arkiveres og beskyttes, avhengig av hvor viktig den er og om den sannsynligvis vil bli konsultert for fremtiden.

11. Skrive ut og kopiere dokumenter

Å skrive ut dokumenter er nettopp det, skrive ut filene som er nødvendige for å ha dem i fysisk format og få dem ut til de riktige arbeiderne.

Denne funksjonen er kombinert med organisering av filer, siden det også kan være nødvendig å skrive ut dokumenter Forhåndslagret digitalt for erstatning av fysisk kopi og lagring på stedet passende.

12. Personalet plukker

Ingen bedrifter beholder sine ansatte permanent, enten fordi de selv bestemmer seg for å gå, får sparken eller bare dør. Folk kommer og går, og du må ansette nye medarbeidere slik at de kan jobbe på sitt beste. Personalvalg består i å velge fremtidige arbeidere blant mulige kandidater.

Oppgaver knyttet til rekruttering må vi intervjue kandidater, se på CV -en, undersøke fingeravtrykk og bekrefte at referansene deres er sanne.

• Relatert artikkel: "Personalvalg: 10 nøkler til å velge den beste medarbeideren"

13. Inventar

Beholdningsfunksjonen Det innebærer å finne ut hvilke ressurser selskapet har, og om det trenger et bestemt objekt eller element for å kunne utføre sine funksjoner. Lagerføreren er ansvarlig for å finne ut om kontorrekvisita, utstyr, møbler, rengjøringsmateriell eller andre ting mangler.

Det er også en del av inventaret for å informere om inntekter og utgifter til ressurser, for eksempel feil eller skader som har hatt noen av dem eller hvis det er mistanke om at det er arbeidere som tar med kontorrekvisita til hjem. Alt dette vil bli registrert i en rapport som beskriver situasjonen for ressurser og mulige behov som oppstod i lys av deres mangel, om noen.

14. Økonomistyring

Økonomistyring består i å sørge for at pengene som håndteres av organisasjonen oppfyller forventet livssyklus, kjøpe og selge produktene og tjenestene som selskapet trenger og tilbyr og investere klokt. Dette innebærer også å lagre alle fakturaene, sende dem til de riktige personene, registrere dem og foreta de nødvendige administrative betalingene.

15. Administrasjon

Med administrasjon mener vi spørsmål mer knyttet til papirarbeid, for eksempel juridiske spørsmål og byråkrati. Det er nødvendig for selskapet å vite godt hvilke juridiske aspekter det må overholde, i tillegg til å ta hensyn til modellene og dokumenter som skal fylles ut og presenteres for statsadministrasjonen for å bekrefte at deres aktiviteter er lovlig.