Jobbanalyse: hva det er, hva det er for, og faser av prosessen

For at en bedrift skal fungere på den mest hensiktsmessige måten, er det nødvendig å vite hva de gjør og hvor langt de skal kunne gå sine arbeidere, hvis det er noen form for mangel på opplæring eller hvis konkurrerende selskaper ber sine arbeidere om flere krav. arbeidere.

En korrekt analyse av stillingsstillingen gjør at personalavdelingen kan rekruttere og velge de beste kandidater for selskapet, i tillegg til å vite hva som er kompetansen, oppgavene, evnene og behovene som hver posisjon.

Neste La oss forstå hva en jobbanalyse er, hva er dens betydning, hvilke typer er det og hvordan lage en.

• Relatert artikkel: "Administrasjonsvitenskap: hva de er, egenskaper og funksjoner"

Hva er jobbanalyse?

En jobbanalyse består av en undersøkelse av jobben som skal tilbys eller en bestemt stilling i selskapet som du ønsker å kjenne i dybden og forbedre. Med denne typen analyser er det ment å kjenne til de nødvendige ferdighetene slik at den som gjør det, kan ha en bedre ytelse ved å etablere alle nødvendige kriterier for å velge den best egnede kandidaten. passende.

Vanligvis denne typen analyser Det er personalavdelingens ansvar., som blant annet har som oppgave å rekruttere og velge ut de best egnede arbeidstakerne for som utgjør selskapet, i tillegg til å sørge for at de om nødvendig oppdaterer opplæringen. Bedrifter fungerer ikke som det skal uten egnede personer for hver av stillingene i den, så denne avdelingen må vite hvilke krav som er nødvendige for hver jobb.

Når den spesifikke jobben er analysert, er det vanlig å lage en presis beskrivelse av hva den består av. Dette gjør det lettere å etablere hvilke krav som anses som nødvendige for å gjennomføre det, i tillegg til å definere jobbtilbudet og profilen til ønsket kandidat. I tillegg, ved å avgrense og spesifisere hver av jobbene, vil selskapet kunne tegne et komplett organisasjonskart, og finne ut hva hver stilling bidrar med til organisasjonen som helhet.

Fordeler med denne typen analyser

Sammenstillingen av alle data som innhentes under jobbanalysen hjelper i beslutningsprosessen, i tillegg til tillate validering av mer nyttige og effektive metoder og teknikker for utførelse av individuelle jobber og selskapet som helhet sett. Altså med denne typen analyser Du kan ta bedre beslutninger i valg av personell, i tillegg til å kunne evaluere ytelsen til arbeidere og bestemme hvem som skal forfremmes, beholdes, degraderes eller sparkes.

Blant de klareste fordelene jobbanalyse gir oss er:

1. Organisasjonens struktur

Gjennom denne typen analyser er det mulig vite hvordan organisasjonens oppgaver er delt inn i dens mest grunnleggende enheter: divisjoner, seksjoner, avdelinger, arbeidsenheter som arbeidere eller arbeidsgrupper...

2. Struktur på jobbene

Som navnet antyder, lar denne typen analyse oss vite hvordan selve jobben er, nærmere bestemt strukturen. gir oss beskjed hvordan jobber skal grupperes i jobber og jobbutvalg, i tillegg til å vite hvilke stillinger som er like i sin nytte og funksjon for bedriften.

3. grad av autoritet

Gjennom jobbanalyse kan vi kjenne til selskapets organisasjonskart og på sin side hvilke stillinger som er over andre. Det gjør det mulig å kjenne graden av autoritet til hver stilling og dens involvering i beslutningstaking.

4. Ytelseskriterier

Ytelseskriteriene er referansen til å vite hierarkiske rapporteringsforhold innen organisasjonen, antall og typer stillinger. Det vil si at det lar oss vite i hvilken grad arbeidet til en bestemt stilling avhenger av hvor godt en annen gjør det, om det er over eller under det når det gjelder autoritet.

5. Oppsigelse av ansatte

Ved å analysere stillingsstillingen kan vi oppdage de stillingene som praktisk talt utfører samme funksjon eller er for like til at de kan fortsette å eksistere. dette verktøyet lar deg bestemme om det er nødvendig å kombinere to jobber til én eller endre funksjonene deres for å unngå duplisering.

• Du kan være interessert i: "Quantitative School of Administration: hva det er og egenskaper"

Typer jobbanalyse

Det er flere typer jobbanalyser som kan utføres. De er ikke gjensidig utelukkende, snarere tvert imot, de er alle nødvendige for å spesifisere nøyaktig hva funksjonene er, krav og kompetanse for hver stilling i selskapet, men avhengig av tid og midler kan du velge å bare ha én type av analyse. De viktigste er følgende fire:

1. Oppgavebasert analyse

Oppgavebasert jobbanalyse Det er den eldste og mest klassiske. Det består i utgangspunktet av å finne ut hvilke oppgaver arbeiderne utfører, uavhengig av hvilke ferdigheter, opplæring og ferdigheter de har eller bør ha. Denne modellen tar sikte på å definere og etablere oppgavene, pliktene og ansvaret knyttet til hver av stillingene i selskapet.

2. Kompetansebasert analyse

Analysen av kompetanser fokuserer på disse ferdigheter som trengs for å utføre jobben.

3. Styrkebasert analyse

Styrkebasert analyse fokuserer på de handlingene som arbeiderne liker best, eller de der de presterer spesielt godt. Det er et spørsmål om å se etter de motivasjonene som har fått arbeiderne til å velge stillingen eller ønsket som vekker dem til å utføre den stillingen.

4. Personlighetsbasert analyse

Selv om det absolutt er litt mer komplisert, kan en jobbanalyse gjennomføres på jakt etter de personlighetstrekkene som er best egnet for å utføre en slik stilling. De mest dysfunksjonelle egenskapene kan også analyseres, det vil si de som er en kilde til problemer for det aktuelle arbeidet.

Hvor kan man hente ut informasjon

Jobbanalyse er et verktøy som prøver å følge den vitenskapelige metoden. Den er basert på de mest objektive og pålitelige kildene til informasjon og teknikker som er mulig for å gjøre analysen til en trofast representasjon av organisatorisk virkelighet.

Data trekkes ut fra selve jobben, for eksempel oppgavene den ansatte utfører, hvordan de gjør dem og atferden knyttet til ansettelsesforholdet. Men utover disse observasjonene er det flere teknikker for å kunne trekke ut all nødvendig informasjon.

• Intervjuer og diskusjonsgrupper.
• Spørreskjemaer
• Observasjon eller selvobservasjon.
• Analyse gjennom dokumentasjon, resultatevaluering og gamle jobbtilbud.
• Metodikken for kritiske hendelser

Utvikling av jobbanalyse

Deretter vil vi se hvordan du utvikler en jobbanalyse og trinnene som skal følges. Det er vesentlig at når man går videre med en analyse av denne typen, vet man hvilke aspekter som må være dokument, hvilke personer i organisasjonen kan gi dem og måten informasjonen skal administreres på. informasjon.

1. sette oppgavene

Den første delen av prosessen består av analysere oppgavene som utføres av arbeidere. Det er den eldste og samtidig den mest grunnleggende typen jobbanalyse. Det er nødvendig å vite hvilke typer oppgaver og hvordan de utføres i organisasjonen for å kunne gjennomføre en helhetlig jobbanalyse. Derfor, for å samle informasjon i dette trinnet, er det nødvendig å stille deg selv følgende spørsmål:

• Hva gjør den ansatte?
• Som det gjør?
• Hva gjør han det for?
• Hvorfor gjør han dette?

Prøver å svare på disse spørsmålene for hver stilling Vi kan skrive en liste over oppgavene som utføres i organisasjonen. Hvis vi for eksempel ønsker å analysere jobben til en servitør, kan vi stille oss selv disse spørsmålene angående følgende to oppgaver: ta med mat og drikke og vaske bordet.

Ved medbringelse av mat og drikke bruker servitøren et brett for å kunne bringe disse tingene til kunden som har bestilt disse matvarene. Grunnen til dette er at vi er interessert i at kunden skal være fornøyd med å konsumere det de har bestilt.

Ved rengjøring av bordet gjør servitøren det med klut, desinfeksjonsmiddel og andre rengjøringsmidler slik at bordet er i stand til å brukes av andre kunder. Grunnen til dette er å unngå å ikke overholde hygienestandardene Helsedepartementet har pålagt, i tillegg til å unngå klager fra den misfornøyde klienten.

2. Arbeidsoppgaver og ansvar

Når du vet hvilke oppgaver som utføres i organisasjonen de er gruppert i forskjellige funksjoner. Det kan være slik at det er oppgaver som kun fyller én funksjon, andre som er ganske forskjellige hverandre, men tjener det samme og en oppgave som i sin tur utfører forskjellige funksjoner innenfor organisasjon.

For å ta eksempelet med servitøren, kan vi vurdere at det å bringe mat til kundene vil være innenfor funksjonen "kundeservice", mens renholdets hovedfunksjon ville være «etablissementshygiene», selv om det også kan være relatert til kundeservice. kunde.

Når funksjonene til oppgavene som utføres i organisasjonen er etablert, vil de De er organisert etter graden av ansvar innenfor samme. De kan klassifiseres på en skala i tilfelle vi kan snakke om ansvar som er mye viktigere enn andre, men i Ved mange anledninger innebærer de fleste oppgavene en tilsvarende grad av ansvar, som kan ha like høy prioritet.

3. Kunnskap og erfaringer

Et grunnleggende aspekt under analysen av jobben er evalueringen av erfaringen og kunnskapen som er nødvendig for å utføre jobben. Så det ferdigheter, evner og opplæring som anbefales eller etterspørres å ha for å utføre oppgavene i jobben blir evaluert.

I mange tilfeller er denne nødvendige kunnskapen lett å etablere. For for eksempel å kunne jobbe i en klinikk som lege, vil opplæringen som vil bli etterspurt være en grad i medisin og fortrinnsvis en doktorgrad eller mastergrad. I andre tilfeller er imidlertid ikke kvalifikasjonene som kreves for å utføre jobben så klare. For å jobbe i et supermarked kan de for eksempel be om et mathåndteringssertifikat eller profesjonell opplæring, selv om dette ikke alltid er tilfelle.

Under analysen av jobben for å kunne vite hva ønsket opplæring er det ideelle er å gå direkte til ansatte og ledere. De vil si sin mening eller erfaring, hvilken grad de har, hva de har blitt spurt om og hva de har sett i tidligere bedrifter der de har jobbet. Det er veldig nyttig å vite hva konkurrentbedrifter ber om fra sine arbeidere siden, på denne måten, På denne måten vil vi forhindre at bedriften mister styrke på sitt felt på grunn av manglende opplæring av sitt arbeidere.

4. Ferdigheter i jobbanalyse

På dette tidspunktet er det viktig å utføre jobbanalysen basert på ferdighetene til arbeiderne dine. Tre svært nyttige teknikker kan brukes her, som kan suppleres.

4. 1. Intervju med ledere

Ledere er en nøkkelfigur i organisasjonen, siden de er det som kjenner jobben fra første hånd og vet hvilken kompetanse som trengs å utføre oppgaver på riktig måte.

4.2. Evaluering av framføring

Den utleder hvilke ferdigheter som skiller en god medarbeider fra en som ikke gjør jobben sin godt.

4.3. kritiske hendelser

med denne teknikken de nøkkelatferdene i jobbstillingen er etablert, de som bestemmer suksess eller fiasko av organisasjonen. Den finner ut hvilken atferd som kan være til fordel for eller skade bedriftens ytelse, og den er ment å gjenskape eller utrydde dem.

5. Ha klare mål

Uansett hvilken teknikk som brukes, er det ideelle å bruke alle tre, Det grunnleggende er at med bruken er det mulig å svare på følgende spørsmål:

• Hva er forskjellen mellom en god og en dårlig medarbeider?
• Hvorfor er noen ansatte i stand til å utføre oppgaver bedre enn andre?
• Hvis du skulle ansette en ansatt til å utføre en oppgave, hva ville du se etter?
• Er noe annet nødvendig for å etablere kompetansen riktig?

I alle fall bør det bemerkes at hvert selskap har sin egen idé om hva de ideelle ferdighetene er for sine arbeidere, avhengig av stillingen de har, det vil si at dette er et veldig subjektivt trinn.

Denne variasjonen i de nødvendige ferdighetene er sterkt påvirket av organisasjonskulturen i selskapet, som varierer sterkt fra en til en annen. I tillegg har hvert selskap en annen klient, så kriteriene som er hentet ut fra analysen av stillinger i ett selskap er kanskje ikke til nytte for et annet.

Bibliografiske referanser:

• Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. Garcia Murcia, J. (1996). Arbeidslov. Madrid: Tecnos.
• m. Peiro, J. (1996). Organisasjonspsykologi. Madrid: UNED.
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002). Den menneskelige faktoren i arbeidsforhold, retnings- og ledelsesmanual: Pyramid.