6 sposobów na zwiększenie produktywności w pracy

Czy łatwo rozpraszasz się w pracy? Czy czujesz, że nie masz czasu na zarządzanie wszystkimi swoimi obowiązkami? Czy trudno jest ci powiedzieć „nie” różnym zadaniom, które są ci proponowane, a potem nie możesz wykonać ich wszystkich na czas?

Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań jest twierdząca, Twoja produktywność może być zagrożona.

Teoretycznie im więcej „wyprodukujemy” w jak najkrótszym czasie, tym większa będzie nasza produktywność.. Można powiedzieć, że produktywność jest koncepcją łatwą do zrozumienia, ale trudną do osiągnięcia. Sytuacja w Hiszpanii jest doskonałym przykładem ilustrującym tę kwestię: według Adecco Outsourcing (2022) tylko 6 na 10 hiszpańskich firm przestrzega zasad zwiększających produktywność. Niestety, problemu ogólnokrajowego czy korporacyjnego nie rozwiążemy w mgnieniu oka. To, co możemy zrobić, to ustanowić i utrzymać dobre nawyki, które pomogą nam być bardziej produktywnymi.

• Powiązany artykuł: „Psychologia pracy i organizacji: zawód z przyszłością”

Wdrażaj dobre nawyki: klucz do większej produktywności

Nawyk to czynność, którą powtarzamy często i automatycznie, bez konieczności zastanawiania się nad nią.. Każdy człowiek ma nawyki, które wykonuje na co dzień. Znaczna część populacji czyta wiadomości rano, podczas gdy inni oglądają wiadomości z religijnością po południu; niektórzy mają tendencję do wcześniejszego brania zimnych pryszniców, podczas gdy inni wolą gorącą kąpiel tuż przed snem i tak dalej.

Kiedy już zinternalizowaliśmy te wzorce zachowań w ramach naszej rutyny, nie zakładają, że wysiłku lub poświęcenia z naszej strony, ponieważ stały się automatycznymi działaniami, które wykonujemy automatycznie naturalny. Problem nie polega na utrzymywaniu nawyku, ale przede wszystkim na jego budowaniu.

Przez długi czas panowało przekonanie, że aby wyrobić sobie nowy nawyk, trzeba świadomie i wielokrotnie wykonywać pewną czynność przez okres nie krótszy niż 21 dni. Teoria ta narodziła się w wyniku obserwacji dr Maxwella Maltza, autora słynnej książki ¨Psycho-Cybernetics¨ (1960), w którym stwierdza, że ​​jego pacjenci potrzebowali co najmniej 21 dni na przyjęcie zmiany w swoim rutyna. Prawda jest taka, że ​​tworzenie nawyków nie jest tak prostą i dokładną sprawą.

Ze swojej strony psycholog Phillippa Lally (2010, 2022) ustaliła, że: automatyzacja nowego nawyku zajmuje nam średnio ponad dwa miesiące, a dokładna liczba dni zależy w dużej mierze od samego działania, osoby i okoliczności, w których rozwija się nawyk. Kolejnym wnioskiem z tych badań jest to, że powtarzanie czynności tyle razy, ile to możliwe w tych samych okolicznościach, ułatwi to działanie.

Zatem, Aby skutecznie tworzyć nawyki, musimy najpierw być zdyscyplinowani, konsekwentni i konkretni.. Znacznie łatwiej będzie przyswoić nawyk, który robimy codziennie, o tej samej porze iw tym samym miejscu, niż ten, który robimy od czasu do czasu, w różnych porach iw różnych miejscach.

• Możesz być zainteresowany: „Rodzaje motywacji: 8 źródeł motywacji”

Jakie nawyki mogą zwiększyć naszą produktywność w pracy?

Stephen Covey, autor największego bestsellera w historii samopomocy „7 nawyków skutecznego działania” (1989), zakłada, że ​​tworzenie nawyków „zakłada ogromny proces i zaangażowanie”, ponieważ implikuje skrzyżowanie wiedzy (definiowanie i ustalić ¨jaki¨ nawyk chcemy wdrożyć i ¨dlaczego¨), umiejętność (określenie ¨jak¨ to osiągnąć) i pragnienie (motywacja do Uruchom). Jeśli zastosujemy ten paradygmat w praktyce, naszą motywacją (pragnieniem) będzie być bardziej produktywnym w miejscu pracy. Następnie przedstawiamy jakie nawyki wdrożyć w swojej pracy, aby poprawić swoją produktywność i dlaczego (wiedza) oraz jak je osiągnąć (umiejętność):

1. Zoptymalizuj swój czas

Jeśli żongler źle zmierzy czas, upuści wszystkie piłki, które udało mu się utrzymać w powietrzu. Istotne jest również realistyczne i konkretne planowanie pracy. Zaplanuj trasę i nadaj priorytet oczekującym zadaniom Dzięki temu będziesz mieć pewność, że właściwie zarządzasz swoim czasem. W tym celu zalecamy sporządzenie listy wszystkich zadań, które chcesz wykonać w ciągu dnia pracy. Sporządzaj tę listę codziennie o tej samej porze (albo poprzedniego wieczoru, albo z samego rana). Sugerujemy, aby zawsze priorytetyzować ważne zadania ze względu na ich pilność i wartość.

Ważne jest, aby zarządzać jedną czynnością na raz i określić realistyczną ilość czasu na jej ukończenie. Skoncentruj się na tym działaniu i poświęć mu całą swoją uwagę. Wyeliminuj zakłócenia i zakłócenia. Czy zwykle stale sprawdzasz e-maile? Przeznacz godzinę lub kilka na to zadanie w swoim codziennym harmonogramie. Czy musisz zarządzać połączeniami lub spotkaniami z zespołem? Zaplanuj je. Jeśli upewnisz się, że wszystko ma swój czas i miejsce, przestaniesz czuć się przytłoczony i sfrustrowany. Na nic nie zabraknie czasu, bo na wszystko dacie czas.

• Powiązany artykuł: „Jak lepiej zarządzać czasem w pracy: 12 wskazówek (i czego unikać)”

2. Wyznaczaj cele i terminy

W celu zorganizowania wyjazdu niezbędna jest znajomość celu i terminu wyjazdu. Wiedza o tym, dokąd zmierzamy i kiedy chcemy tam dotrzeć, jest siłą napędową, która motywuje nas do dalszego działania. Wielokrotnie zarządzamy projektami bez ustalenia tych parametrów. Bez zdefiniowania tych czynników nie można ustalić priorytetów zadania. Spowoduje to nagromadzenie niekończących się obowiązków i efekt kuli śnieżnej, w którym obciążenie pracą będzie rosło bez możliwości spowolnienia go lub zmniejszenia.

W tym celu sugerujemy określić efekt końcowy, jaki chcemy osiągnąć dla każdego projektu, liczbę kroków do wykonania i odpowiednią ilość czasu na każdy krok, w celu ustalenia wstępnej daty ukończenia. Jeśli dokonamy prawidłowego podziału działania na cele i cele cząstkowe, zorganizujemy je poprawnie i wtedy będziemy konsekwentni i zdyscyplinowani w opracowywaniu każdego kroku, będziemy w stanie osiągnąć założone cele wydajnie.

3. Asertywność przede wszystkim

Bycie asertywnym implikuje wyrażać się jasno i zwięźle, stanowczo, ale bez wrogości. Według psychologa Johna M. Gottman, skuteczna komunikacja jest niezwykle trudna w jakimkolwiek związku. Jednym ze sposobów, w jaki nie udaje nam się być asertywnym w pracy lub w zespole, jest unikanie mówienia „nie” z obawy przed reperkusjami lub czyimś rozczarowaniem. Przyjmujemy prośbę za prośbą, a gdy nie jesteśmy w stanie dotrzymać słowa, nie tylko cierpi na tym nie tylko produktywność indywidualna i zespołowa, ale także nasza wiarygodność i profesjonalizm maleje. Mówienie „nie” oznacza dojrzałość i uczciwość. Mówienie „nie” to pełne zdanie, które nie wymaga uzasadnień.

Inne sposoby bycia asertywnym to bycie prostym i bezpośrednim podczas mówienia, mówienie, czego potrzebujesz bez przepraszania i kontrolowanie swoich emocji. Ten nawyk będzie wymagał dużo praktyki i cierpliwości, ale zdziała cuda, jeśli chodzi o zwiększenie produktywności.

• Możesz być zainteresowany: „Asertywność: 5 podstawowych nawyków usprawniających komunikację”

4. Priorytetowo traktuj swoje dobre samopoczucie

Jeśli nie naładujesz komputera, ostatecznie się wyłączy i nie będzie mógł wykonywać swoich funkcji. W ten sam sposób istoty ludzkie to akumulatory, które można ładować potrzebujemy odłączenia i odpoczynku, aby nadal przynosić rezultaty. Procedury sprzyjające odpoczynkowi i odłączeniu od internetu mają kluczowe znaczenie, abyśmy mogli być produktywni w naszej pracy. W tym celu zalecamy być rygorystycznym, jeśli chodzi o pójście spać, dając mu odpowiednią ilość czasu (kilka 8 godzin) przestrzegaj przerw w pracy i odłączaj się od pracy tak szybko, jak to możliwe dzień roboczy.

Inne działania sprzyjające ogólnemu samopoczuciu (a co za tym idzie naszej produktywności) to dobra dieta, aktywność fizyczna oraz medytacja lub relaks. Zalecamy włączenie tych czynności do codziennej rutyny i wyznaczenie im czasu i miejsca, aby ułatwić automatyzację nawyku.

5. Stwórz fizyczną harmonię

Jeśli w otoczeniu panuje chaos, w umyśle panuje chaos. Zatem, Niezwykle ważne jest utrzymanie funkcjonalnej i czystej przestrzeni, ponieważ pomoże Ci to być bardziej produktywnym i wydajnym. W ten sposób zmniejszysz prawdopodobieństwo zagubienia ważnego dokumentu lub utraty pliku z poufnymi informacjami.

Nie będziesz tracić czasu na problem, ale możesz zająć się nim bezpośrednio. W tym celu zalecamy przypisanie funkcjonalnego miejsca do wszystkiego, co uważasz za niezbędne podczas zarządzania pracą. Jak tylko przestaniesz go używać, umieść go z powrotem na swoim miejscu. Możesz to również zastosować w swojej przestrzeni online: sklasyfikować otrzymywane e-maile i uporządkować foldery na komputerze. Zostaw wszystko na swoim miejscu, na swoim miejscu.

6. ćwiczyć autorefleksję

Osiąganie wyników jest kluczowe, ale jeszcze cenniejsza jest refleksja nad tym, w jaki sposób osiągnęliśmy nasze cele. Poprzez samoocenę możemy określić, które nawyki nie działają i które aspekty powinniśmy nadal poprawiać.. Aby rozwinąć ten nawyk, możesz co tydzień odpowiadać na następujące pytania: „Czy ostateczny rezultat był taki, jak go sobie wyobrażałem? Co by się zmieniło? Co chcę powielić?¨. Wskazując na pozytywy i negatywy, udoskonalimy metodologię, która doprowadzi nas do sukcesu.

Podsumowując, aby być bardziej produktywnym, musimy stworzyć nawyki, które poprawią naszą wydajność. Tworzenie nawyków to proces, który wymaga od nas dyscypliny i wytrwałości w naszych działaniach, aby je zautomatyzować. Te nawyki, które omówiliśmy, to zaledwie pociągnięcia pędzlem tego, jak możesz poprawić swoją produktywność, ale są one pewnymi sposobami na uzyskanie wyników. Czy odważysz się je wdrożyć?