Cele 15 funcții de birou (și caracteristicile lor)

În fiecare organizație este necesar să se desfășoare o serie de activități pentru ca compania să avanseze, pe lângă faptul că poate îndeplini obiectivele propuse și oferă produsele și serviciile în care se specializează.

Deși am putea vorbi despre sute de funcții care sunt îndeplinite în cadrul unei companii, realitatea este că există doar o săptămână dintre acestea dacă le grupăm în funcții mai generice.

În continuare vom descoperi care sunt acestea funcțiile principale ale biroului și care este importanța sa pentru ansamblul oricărei organizații.

• Articol asociat: "Psihologia muncii și a organizațiilor: o profesie cu viitor"

Cele 15 funcții de birou (caracteristici și spații de lucru)

În fiecare organizație există mai mulți angajați care exercită funcții diferite. Fiecare dintre ei este specializat în domeniul lor, care poate necesita un anumit tip de instruire care este mai mult sau mai puțin ridicat și necesar pentru a îndeplini funcția pe care o îndeplinesc în organizație. Funcțiile sale sunt foarte diverse, abordând aspecte precum administrarea, inventarul, managementul financiar, selecția angajaților sau distribuirea corespondenței.

Organizațiile pot fi descrise ca organisme în care, dacă oricare dintre părțile lor nu funcționează corect, ansamblul va eșua sau va fi mai puțin funcțional. De aceea, este esențial ca muncitorii companiei să stăpânească abilitățile așteptate de la ei atunci când îndeplinesc sarcini atribuite acestora, folosind o bună comunicare orală, abilități organizatorice, scrierea de documente și cunoștințe automatizari pentru birou. Toate aceste abilități se referă la primele 15 funcții de birou pe care le vom analiza mai jos.

1. Planificare

Planificarea este în partea de sus a listei noastre, deoarece este cea mai importantă sarcină în cadrul unei organizații. Acest presupune definirea metodelor și structurilor organizaționale care vor fi realizate în cadrul companiei, stabilind în mod clar planul de afaceri preconizat.

Deși există instrumente tehnologice care ajută la specificarea metodelor subliniate în planul de afaceri și distribuire sarcini în rândul membrilor personalului, este esențial ca un bun planificare. Dacă nu începeți cu piciorul drept, este dificil să atingeți obiectivele de afaceri pe care organizația dorește să le atingă.

Oamenii care sunt responsabili de realizarea planificării trebuie să aibă o viziune clară de afaceriPe lângă cunoașterea în profunzime a ceea ce este ierarhia în cadrul companiei și punctele tari și punctele slabe ale membrilor despre care se crede adecvate pentru obiectivele care li se cer.

2. Redactarea documentelor

Sunt scrise multe în fiecare birou. Una dintre sarcinile care consumă mai mult timp pentru lucrătorii companiei este redactarea rapoartelor și a documentelor precum transcrierea unor conversații și întâlniri importante, pe lângă lăsarea unui proces verbal de înșiși. Aspecte precum inspecțiile și analizele inventarului sunt, de asemenea, întocmite și înregistrate.

În redactarea documentelor De asemenea, include dezvoltarea de ghiduri și protocoale pentru a ajuta lucrătorii, novici și veterani, pentru a înțelege ce ar trebui să facă în fiecare curs sau sarcină care li se solicită. De asemenea, pot detalia aspecte precum fundal, progres, rezultate, avantaje și dezavantaje ale aplicării unei metode sau a altei într-o situație concretă semnificativ importantă pentru companie.

• S-ar putea să vă intereseze: „Psihologia îți oferă 6 sfaturi pentru a scrie mai bine”

3. Participă la întâlniri

Ce este o companie fără celebrele întâlniri de afaceri? În fiecare organizație, se țin întâlniri între membrii unei echipe de lucru, în care faceți schimb de idei, împărtășiți prezentări, prezentați rapoarte și rapoarte despre proiectele în curs.

Aceste întâlniri se desfășoară cu scopul de a pune puncte de vedere comune și de a-și alinia obiectivele pentru atingerea unui obiectiv sau finalizarea unui proiect specific. Ei încearcă să stabilească direcția pe care lucrătorii trebuie să o urmeze pentru a lucra în același scop, într-un mod coordonat și fără a repeta inutil sarcinile între ei. Din acest motiv, întâlnirile atribuie roluri, sarcini și termene pentru fiecare dintre ele.

Ceea ce este comentat în cadrul ședințelor este înregistrat în minute sau minute pentru depunere. Frecvența, durata și aspectele care urmează a fi discutate sunt definite de organizația însăși și de participanții la întâlnire. De exemplu, există companii în care întâlnirile se țin zilnic, în timp ce în altele sunt săptămânale, bisăptămânal, lunar... Frecvența întâlnirilor va depinde de nevoile fiecărei companii și de ceea ce se discută în ele.

• S-ar putea să vă intereseze: „Cele 6 tipuri de comunicare organizațională”

4. Programarea întâlnirilor

Întâlnirea, personal sau online, este doar vârful aisbergului. În spatele fiecăruia dintre ei există o mulțime de pregătiri, investind timp și resurse pentru a clarifica despre ce se va vorbi sau despre ce se va face în ele.

Poate părea simplu, dar nu mai este așa dacă credem că oricine este responsabil cu programarea unor astfel de întâlniri trebuie să o facă fii conștient de proiectul care va fi discutat, cine sunt persoanele care sunt interesate să participe și la ce oră sunt acestea bine.

Programarea întâlnirilor nu implică doar stabilirea locului, timpului și participanților, ci și asigurați-vă că participanții vor putea participa și că ora aleasă nu coincide cu sarcini sau alte întâlniri chiar mai importante. În plus, implică să decideți dacă subiectul despre care doriți să vorbiți este suficient de important pentru a fi tratat într-un întâlnire, fie personal, fie online, deoarece nimeni nu dorește să organizeze întâlniri pentru lucruri care ar putea fi discutate prin chat sau e-mail electronic.

• S-ar putea să vă intereseze: „Gestionarea timpului: 13 sfaturi pentru a profita de orele zilei”

5. Revizuirea organizației prin e-mail

O altă funcție de birou este verificarea e-mail-ului organizației. La început sună simplu, se pare că implică doar deschiderea e-mailurilor pe care le primim de la diferite niveluri ale companiei în care lucrăm. Cu toate acestea, adevărul este că este una dintre activitățile care ne poate dura cel mai mult și există studii care indică faptul că în medie cheltuim o medie de 20,5 ore pe săptămână realizând această sarcină.

E-mailurile trimise de compania noastră trebuie citite în detaliu, subliniind aspectele importante că șeful sau colegii noștri ne spun și să fim conștienți că niciun mesaj nu este deplasat important. De asemenea, trebuie să le răspundem, deoarece nu este prea profesional sau cordial să nu oferim un răspuns recunoștință sau cel mai mic comentariu că am primit un astfel de mesaj atât de la un superior, cât și de la un subordonat.

• Articol asociat: „Cele 11 părți ale unui e-mail (explicat și cu exemple)”

6. Distribuirea corespondenței companiei

Distribuirea corespondenței în companie este o sarcină în care nu este necesară o pregătire extinsă, deși implică multă responsabilitate. Trebuie să aveți un mare sentiment de urgență, o bună organizare și să cunoașteți toate departamentele, birourile și pozițiile importante din cadrul companiei livrați informațiile persoanelor care vă sunt convenabile și cât mai curând posibil.

Documentele și alte elemente pe care angajații organizației dvs. ar putea să le aștepte includ facturile furnizorului, scrisori răspuns de la un organism guvernamental, carduri de credit, modele, folii, dispozitive electronice, cum ar fi carduri grafice și materiale veri.

7. Logistică

Logistică Are legătură cu transportul tuturor mărfurilor legate de companie, atât sosirea lor la companie, cât și plecarea lor către alte persoane și depozitare.

Această funcție include, de asemenea, interacțiunea cu furnizorii, astfel încât să putem distribuie materii prime esențiale în fabricarea produselor și serviciilor oferite de organizare. Oricine se ocupă de logistică își propune să se asigure că compania are tot ce trebuie pentru a continua producția.

8. Răspuns la apel

Telefonul continuă să fie unul dintre cele mai utilizate mijloace de comunicare, iar lumea afacerilor nu este străină de acest lucru. Răspunsul la apel este o funcție fundamentală în orice organizație, ființă modul în care comunicați cu clienții, furnizorii sau între proprii colegi de muncă.

Această funcție nu este atât de simplă pe cât pare. Pentru a-l exercita în mod corespunzător, este necesar un anumit grad de protocol, deoarece, în special pentru potențialii clienți, acesta este prima formă de contact pentru mulți dintre ei, atât cei care sună la companie, cât și cei care sunt chemați să le informeze cu privire la ofertele lor (telemarketer). Regulile de curtoazie trebuie respectate, trebuie menținut un ton instituțional și trebuie monitorizat volumul vocii și vocabularului.

Oricine este responsabil de telefon trebuie să fie conștient de ceea ce spune persoana cu care vorbește, fie că este furnizor sau client. În timp ce această funcție este îndeplinită, telemarketerul trebuie să noteze cât mai multe informații sunt mai bine legate de interlocutorul său, pentru a extinde baza de date a contactelor companiei cu un potențial client sau un furnizor interesant.

• Articol asociat: „Școala cantitativă de administrație: ce este și caracteristici”

9. Relații Clienți

Serviciu clienți constă în deservirea fizică a clienților cu privire la întrebările și îndoielile pe care le au cu privire la un serviciu sau produs oferit de organizație.

Este una dintre cele mai sensibile funcții din companii, deoarece depinde de tratamentul la care se administrează Clienții și cât de eficient este să-și rezolve îndoielile sau reclamațiile cu privire la produse sau servicii, vor fi mulțumiți sau nu.

• S-ar putea să vă intereseze: „Cele 12 trucuri psihologice folosite de supermarketuri pentru a vă face să cheltuiți mai mulți bani”

10. Organizarea fișierelor

Organizarea fișierelor este un aspect cheie în companii, indiferent dacă se face în format hârtie sau digital.

Într-un fel sau altul, Toată activitatea din companie generează un tip de document care trebuie păstrat, cum ar fi facturi, procese verbale, note, procese verbale, rapoarte de vânzări, rapoarte tipărite ... Aceste informații ar trebui catalogate, arhivate și protejate, în funcție de nivelul de importanță și dacă este probabil să fie consultate pentru viitor.

11. Tipărirea și copierea documentelor

Imprimarea documentelor este doar asta, imprimarea fișierelor necesare pentru a le avea în format fizic și scoate-i la muncitorii potriviți.

Această funcție este cuplată cu cea de organizare a fișierelor, deoarece poate fi necesară și tipărirea documentelor pre-stocate digital pentru o copie fizică înlocuitoare și salvare pe site potrivit.

12. Alegerea angajaților

Nicio firmă nu își reține permanent lucrătorii, fie pentru că ei înșiși decid să plece, sunt concediați sau pur și simplu mor. Oamenii vin și pleacă și trebuie să angajați noi angajați, astfel încât aceștia să poată lucra cât mai bine. Selecția personalului constă în alegerea viitorilor lucrători dintre posibili candidați.

Sarcinile legate de recrutare trebuie să intervievăm candidații, să analizăm CV-urile lor, să le investigăm amprenta și să confirmăm că referințele lor sunt adevărate.

• Articol asociat: "Selecția personalului: 10 chei pentru alegerea celui mai bun angajat"

13. Inventar

Funcția de inventar Aceasta implică aflarea resurselor pe care le are compania și dacă are nevoie de un anumit obiect sau element pentru a-și putea îndeplini în mod corespunzător funcțiile. Persoana care ia inventarul este responsabilă pentru a afla dacă lipsesc rechizite de birou, echipamente, mobilier, consumabile sau orice alt obiect.

Este, de asemenea, o parte a inventarului de a informa despre venituri și cheltuieli de resurse, cum ar fi eșecuri sau daune care au avut unele dintre ele sau dacă există suspiciunea că există muncitori care duc materiale de birou Acasă. Toate acestea vor fi înregistrate într-un raport care detaliază situația resurselor și posibilele nevoi care au apărut în fața deficitului lor, dacă există.

14. Management financiar

Management financiar constă în asigurarea faptului că banii gestionați de organizație îndeplinesc ciclul său de viață preconizat, cumpărarea și vânzarea produselor și serviciilor de care are nevoie și oferă compania și investirea cu înțelepciune. Aceasta implică, de asemenea, salvarea tuturor facturilor, trimiterea acestora către persoanele corespunzătoare, înregistrarea acestora și efectuarea plăților administrative necesare.

15. Administrare

Prin administrație înțelegem probleme legate mai mult de documentație, cum ar fi problemele juridice și birocrația. Este necesar ca firma să știe foarte bine cu ce aspecte legale trebuie să respecte, pe lângă luarea în considerare a modelelor și documente de completat și prezentat administrației de stat pentru a confirma că activitățile lor sunt legal.