Техника пяти "почему": что это такое и как ее использовать

Существует множество методов устранения неполадок, и все они очень полезны в зависимости от типа решаемой проблемы.

Среди тех, которые достигли наибольшей популярности благодаря простоте применения, у нас есть Техника пяти "почему", инструмент, который позволяет нам находить первопричину определенной проблемы, задавая вопросы.

Хотя этот метод прост в применении, он требует выполнения нескольких шагов, принимая во внимание несколько советов, а также оценивая его недостатки, что мы увидим в следующих строках. Не теряйте времени, чтобы узнать больше об этой технике!

• Связанная статья: «Психологическое истощение во время трудового конфликта».

Что такое метод «пять почему»?

Техника пяти «почему», также называемая лестницей «почему-почему» или «почему», является стратегия, широко используемая при решении проблем, которая позволяет найти первопричину сложной проблемы или является продуктом последовательности причин. Его приложение очень простое, поэтому оно так популярно и используется в мире решения проблем.

Считается, что идеологом этой техники был Сакичи Тойода, японский промышленник и изобретатель, основавший компанию Toyota. Компания Toyoda применила этот инструмент для решения проблем в автомобилестроении. Затем инженер Тайити Оно, тоже из Toyota, придаст преемственности и известности этой технике, популяризируя ее применение.

Предпосылка этой техники настолько проста, что мы можем резюмировать ее в следующем заявлении, сделанном коллегам этих японских производителей: "Посмотрите на производственный цех без предубеждений и пустым умом; повторить "почему" пять раз для каждого вопроса ".

По сути, это инструмент причинно-следственного анализа, который работает через вопросы. С помощью этой стратегии можно проанализировать проблему, задав вопрос «почему». Как только получен ответ на первое «почему», мы снова задаем себе тот же вопрос и так далее, пока не найдем причину проблемы, которую мы пришли решать.

Как правило, требуется минимум пять причин, чтобы найти причину проблемы, поэтому методика получила такое название. Однако, несмотря на то, что написано в названии, невыполнение пяти «почему» не означает, что инструмент не используется. удобно, поскольку вопрос нужно задавать до тех пор, пока не будет признана основная причина анализируемого явления, достаточно трех причин. или семи достаточно.

• Вам может быть интересно: «Количественная школа управления: что это такое и характеристики»

Как применить технику для решения проблем?

Несмотря на то, что это довольно бесплатный метод, выполнение анализа с использованием метода пяти причин требует учета некоторых соображений.

Необходимо вовлечь менеджмент в процесс определения пяти причин в компании. Для самого анализа необходимо продумать, кто те люди, с которыми можно сформировать рабочую группу. Также рекомендуется использовать человека, который может выступать в качестве фасилитатора процесса, в том смысле, что он склонен задавать вопросы по конкретной проблеме.

Очень важно, чтобы процесс поиска пяти причин был сделан на листе бумаги или, что еще лучше, на доске. По доверенности это можно сделать с помощью компьютера, но лучше провести весь процесс анализа с чем-то, в чем каждый может участвовать одновременно физически. Напишите проблему на доске и убедитесь, что все ее понимают.

В процессе Очень важно подумать о том, каковы настоящие причины проблемы и какие симптомы или последствия они вызывают, не сбивая их с толку.. Мы не должны забывать, что симптом по-прежнему является следствием чего-то, и что это то, для чего нужно найти решение. Поэтому важно обращать внимание и следовать логике причинно-следственных связей.

Мы должны убедиться, что мы изолировали причины, которые вызвали сбои, проблемы или неудобства ситуации, в которой мы оказались. Для этого очень хорошая стратегия состоит в том, чтобы составлять предложения, которые мы подняли, но в обратном порядке, используя выражение «и поэтому» или «и следовательно». Мы должны постараться сделать вопросы максимально точными.

Никогда не следует винить исключительно человеческий фактор.. Возможно, произошла человеческая ошибка, невнимательность со стороны работника или какая-то проблема, которая была в руках одного или несколько человек, но весь процесс также должен быть оценен, и любая проблема, человеческая или чисто случайная, которая может иметь. Этот метод применяется не для поиска ответственности, а для того, чтобы учиться на ошибках и не допустить их повторения. Необходимо создать атмосферу доверия и искренности, а обвинения этому не помогают.

Надо задать вопрос "почему?" пока не будет определена основная причина проблемы. То есть, Если обнаруживается что-то, что после того, как было решено или устранено, предотвращает повторение ошибки, значит, техника была полностью применена.. Настоятельно рекомендуется задать себе эти «почему?» с точки зрения клиента, а не работника.

• Связанная статья: «Сопротивление организационным изменениям: характеристики, причины и что делать»

Примеры применения этой техники

Хотя предпосылка этого метода проста, чтобы лучше понять его, мы собираемся представить три примера, которые безусловно, они позволяют нам глубже понять, как работает стратегия пяти причин и насколько полезна Что это.

1. Чехол Тойота

Первый пример, который мы приводим, предложена самой Toyota.. Машина неисправна.

• Почему сломалась машина? Предохранитель перегорел от перегрузки.
• Почему было перегружено? Подшипники были недостаточно смазаны.
• Почему не хватило смазки? Смазочный насос не циркулировал достаточно масла.
• Почему насос не перекачивает достаточно масла? Насос забился металлической стружкой.
• Почему забился металлической стружкой? Потому что в насосе нет фильтра.

Таким образом, после этого анализа мы можем понять, что грязь в насосе из-за отсутствия фильтра вызвала перегрузку предохранителя, что привело к поломке машины. В этом конкретном примере мы можем понять, что каждая причина имеет свое собственное следствие, так что действуя на пятом, почему проблема должна быть решена.

• Связанная статья: «6 столпов человеческих ресурсов»

2. Замена персонала

Система данных о клиентах кажется устаревшим:

• Почему система выдает устаревшие данные? Потому что аналитик не загрузил обновленные данные за предыдущий месяц.
• Почему аналитик не загрузил данные за предыдущий месяц? Потому что никто не учил его, как это делать.
• Почему никто не научил его это делать? Потому что никто не знает процедуры.
• Почему никто не знает процедуры? Потому что тот, кто знал его, ушел и не объяснил это приходящемуся работнику.
• Почему приходящему работнику не объяснили процедуру? Потому что это не было задокументировано, и не было возможности, что единственный, кто не знал, уйдет, не показав это новому.

Эта проблема, которая сначала казалась просто системной ошибкой, на самом деле человеческая проблема, в которой стороны, ответственные за обновление данных, не знали, что это была их роль и никто его должным образом не информировал и не учил. Также не было протокола, в котором было бы указано, что делать, если лицо, отвечающее за обновление данных, уйдет.

• Вам может быть интересно: «14 лучших занятий по тимбилдингу (объяснение и рейтинг)»

3. Снижение продаж

В компании начали регистрировать снижение продаж ...

• Почему упали продажи? потому что продавцы не достигли своих ежемесячных целей.
• Почему продавцы не достигли своих ежемесячных целей? потому что у них нет времени, чтобы сосредоточиться на своих продажах.
• Почему у них нет времени, чтобы сосредоточиться на своих продажах? потому что повседневные дела не решаются быстро.
• Почему повседневные дела не решаются быстро? потому что компания не внедрила инструмент, который решает их быстро и эффективно.

В этом конкретном случае видно, что, поскольку у компании нет инструментов, позволяющих быстро решать повседневные проблемы, именно работники должны знать, как исправить их.

Поскольку многие из этих проблем незнакомы или сложнее, чем позволяют ваши знания, требуется слишком много времени и когнитивных ресурсов, чтобы решить. Как следствие, у нас не должно быть времени, чтобы сосредоточиться на продажах и делать меньше.

• Вам может быть интересно: «4 типа систем организации бизнеса»

Достоинства этой техники

Можно упомянуть несколько Достоинства и преимущества техники пяти почему:

• Это позволяет быстро вникнуть в суть проблемы различными путями.
• Это очень простой метод: просто задавайте себе правильные «почему» и выясняйте причину каждой проблемы.
• Его использование способствует командной работе. В идеале его должны применять люди, которые занимают различные должности в компании.
• Его можно интегрировать с другими инструментами решения проблем, такими как анализ Исикавы или шесть мыслящих шляп.

И в качестве главного преимущества, которое выделяется среди других, мы можем упомянуть, что воздействует на основную причину проблемы, предотвращая ее повторное появление после обнаружения, понял и решил.

критики

Но, несмотря на ряд преимуществ, метод пяти почему также имеет некоторые недостатки, главным образом потому, что некоторые считают его слишком плохим инструментом для анализа того, в чем корень проблемы.

Такое мнение высказал Теруюки Миноура, бывший управляющий директор по глобальным закупкам Toyota, считая, что этот инструмент не позволили провести достаточно глубокий анализ, необходимый для решения проблем в столь сложном мире, как мир инженерное дело.

К этой критике у нас есть еще несколько причин:

• Исследователи склонны сосредотачиваться на симптомах, а не углубляться в корень проблемы.
• Неспособность выйти за рамки текущих знаний исследователя. Исследователь не может найти причины, потому что ему не обязательно иметь знания, чтобы обнаружить их с самого начала.
• Отсутствие поддержки, чтобы помочь исследователю дать правильный ответ на вопросы «почему».

Кроме того, результаты невозможно воспроизвести. Доказательством этого является тот факт, что разные люди, использующие технику пяти причин для одной и той же проблемы, могут в конечном итоге найти разные причины.

Тенденция изолировать одну основную причину и рассматривать ее линейно вместо того, чтобы рассматривать возможность того, что существует несколько причины, которые привели к возникновению проблемы, и как следствие комбинации нескольких проблем, которые дают результат многофакторный.