15 kancelárskych funkcií (a ich vlastnosti)

V každej organizácii je potrebné, aby spoločnosť vykonala sériu činností, aby sa posunula dopredu, okrem toho, že dokáže splniť ciele, ktoré sú navrhnuté, a ponúkať produkty a služby, na ktoré sa špecializuje.

Aj keď by sme mohli hovoriť o stovkách funkcií, ktoré sa vykonávajú v rámci spoločnosti, realita je taká, že ich existuje iba štrnásť dní, ak ich zoskupíme do všeobecnejších funkcií.

Ďalej zistíme, aké sú hlavné funkcie kancelárie a aký je jej význam pre celú organizáciu.

• Súvisiaci článok: „Psychológia práce a organizácií: profesia s budúcnosťou“

15 kancelárskych funkcií (funkcie a pracovné priestory)

V každej organizácii pracuje niekoľko zamestnancov, ktorí vykonávajú rôzne funkcie. Každý z nich sa špecializuje na svoj odbor, ktorý si môže vyžadovať určitý typ školenia, ktorý je viac -menej vysoký a potrebný na výkon funkcie, ktorú v organizácii vykonáva. Jeho funkcie sú veľmi rozmanité a riešia aspekty ako administratíva, inventár, finančné riadenie, výber zamestnancov alebo distribúcia pošty.

Organizácie možno opísať ako organizmy, v ktorých ak ktorákoľvek z ich častí nepracuje správne, celok zlyhá alebo bude menej funkčný. Preto je nevyhnutné, aby pracovníci spoločnosti ovládali schopnosti, ktoré sa od nich očakávajú pri plnení úloh im zverené, pričom využívajú dobrú ústnu komunikáciu, organizačné schopnosti, písanie dokumentov a znalosti automatizácia kancelárií. Všetky tieto schopnosti sa týkajú 15 najlepších kancelárskych funkcií, na ktoré sa pozrieme nižšie.

1. Plánovanie

Plánovanie je na prvom mieste nášho zoznamu, pretože je najdôležitejšou úlohou v rámci organizácie. Toto Znamená to definovať, aké metódy a organizačné štruktúry sa budú vykonávať v spoločnosti, a jasne stanoviť očakávaný podnikateľský plán.

Aj keď existujú technologické nástroje, ktoré pomáhajú špecifikovať metódy načrtnuté v podnikateľskom pláne a distribuovať ich úlohy medzi zamestnancami, je nevyhnutné, aby dobre plánovanie. Ak nezačnete správnou nohou, je ťažké dosiahnuť obchodné ciele, ktoré chce organizácia dosiahnuť.

Ľudia, ktorí majú na starosti plánovanie, musia mať jasnú obchodnú víziuOkrem toho, že vie do hĺbky, aká je hierarchia v spoločnosti a silné a slabé stránky členov, ktorí sú považovaní za primeraných pre ciele, ktoré sa od nich požadujú.

2. Redakcia dokumentov

V každej kancelárii sa veľa píše. Jednou z časovo najnáročnejších úloh zamestnancov spoločnosti je písanie správ a dokumentov ako je napríklad prepis dôležitých rozhovorov a stretnutí, okrem zanechania zápisnice z seba. Vypracujú sa a zaznamenajú sa aj aspekty, ako sú inšpekcie a kontroly zásob.

Pri príprave dokumentov Zahŕňa tiež vývoj sprievodcov a protokolov na pomoc pracovníkomnováčikovia a veteráni, aby pochopili, čo by mali robiť v každom kurze alebo úlohe, ktorá sa od nich požaduje. Môžu tiež podrobne popísať aspekty, ako sú pozadie, pokrok, výsledky, výhody a nevýhody aplikácie jednej alebo druhej metódy v konkrétnej situácii, ktorá je pre spoločnosť.

• Mohlo by vás zaujímať: "Psychológia vám dáva 6 tipov, ako lepšie písať"

3. Navštevovať schôdze

Čo je to spoločnosť bez známych obchodných stretnutí? V každej organizácii sa konajú stretnutia medzi členmi pracovného tímu, v ktorých vymieňať si nápady, zdieľať prezentácie, predkladať správy a správy o prebiehajúcich projektoch.

Tieto stretnutia sa konajú s cieľom poskytnúť spoločné stanoviská a zosúladiť ich pohľady na dosiahnutie cieľa alebo dokončenie konkrétneho projektu. Snažia sa stanoviť smer, ktorým sa musia pracovníci uberať, aby sa dopracovali k rovnakému cieľu, koordinovane a bez zbytočného opakovania úloh medzi sebou. Z tohto dôvodu schôdze každému z nich prideľujú úlohy, úlohy a termíny.

To, čo sa na schôdzach pripomenie, sa zaznamená do zápisnice alebo zápisnice. Jeho frekvenciu, trvanie a aspekty, o ktorých sa má diskutovať, definuje samotná organizácia a účastníci schôdze. Existujú napríklad spoločnosti, v ktorých sa schôdze konajú denne, zatiaľ čo v iných sú týždenné, dvojtýždenne, mesačne... Frekvencia stretnutí bude závisieť od potrieb každej spoločnosti a toho, o čom sa diskutuje v nich.

• Mohlo by vás zaujímať: „Šesť typov organizačnej komunikácie“

4. Plánovanie schôdze

Stretnutie, osobne alebo online, je len špičkou ľadovca. Za každým z nich je veľa príprav, investovania času a zdrojov na objasnenie toho, o čom sa bude hovoriť alebo čo sa v nich bude robiť.

Môže sa to zdať jednoduché, ale prestáva to tak byť, ak si myslíme, že kto má na starosti plánovanie takýchto stretnutí, musí uvedomte si projekt, o ktorom sa bude diskutovať, kto sú ľudia, ktorí majú záujem zúčastniť sa a aká je ich doba dobre.

Plánovanie stretnutí neznamená len rozhodnutie o mieste, čase a účastníkoch, ale aj uistite sa, že sa účastníci budú môcť zúčastniť a že zvolený čas sa nebude zhodovať s úlohami alebo inými ešte dôležitejšími stretnutiami. Okrem toho zahŕňa rozhodnutie, či je téma, o ktorej sa chcete rozprávať, dostatočne dôležitá na to, aby ste sa ňou mohli zaoberať schôdze, či už osobne alebo online, pretože nikto nechce organizovať schôdze o veciach, o ktorých by bolo možné diskutovať prostredníctvom chatu alebo e -mailu elektronický.

• Mohlo by vás zaujímať: „Časový manažment: 13 tipov, ako využiť hodiny dňa“

5. Organizačná kontrola e -mailu

Ďalšou kancelárskou funkciou je kontrola e -mailu organizácie. Na začiatku to znie jednoducho, zdá sa, že ide iba o otváranie e -mailov, ktoré dostávame z rôznych úrovní spoločnosti, v ktorej pracujeme. Pravdou však je, že je to jedna z aktivít, ktoré nám môžu trvať najdlhšie, a existujú štúdie, ktoré naznačujú, že v priemere míňame v priemere 20,5 hodiny týždenne pri vykonávaní tejto úlohy.

E -maily odoslané našou spoločnosťou je potrebné dôkladne prečítať a poukázať na dôležité aspekty že nám to povie náš šéf alebo kolegovia a uvedomte si, že žiadna správa nie je na mieste dôležité. Musíme im tiež odpovedať, pretože nie je príliš profesionálne ani srdečné neodpovedať vďačnosť alebo najmenší komentár, že sme dostali takú správu od nadriadeného aj podriadený.

• Súvisiaci článok: „11 častí e -mailu (vysvetlené a s príkladmi)“

6. Distribúcia firemnej pošty

Distribúcia pošty v spoločnosti je úlohou, pri ktorej sa nevyžaduje rozsiahle školenie, aj keď si vyžaduje veľkú zodpovednosť. Musíte mať veľký pocit naliehavosti, dobrú organizáciu a poznať všetky dôležité oddelenia, úrady a pozície v rámci spoločnosti doručte informácie ľuďom, ktorí vám vyhovujú, čo najskôr.

Medzi dokumenty a ďalšie položky, na ktoré môžu zamestnanci vašej organizácie čakať, patria dodávateľské faktúry, listy odpoveď vládneho orgánu, kreditné karty, návrhy, fólia, elektronické zariadenia, ako sú grafické karty a materiály bratranci.

7. Logistika

Logistika Súvisí to s prepravou všetkého tovaru súvisiaceho so spoločnosťou, a to ako s jeho príchodom do spoločnosti, tak s jeho odchodom iným a so skladovaním..

Táto funkcia tiež zahŕňa interakciu s poskytovateľmi, aby sme mohli vydávať základné suroviny pri výrobe produktov a služieb, ktoré ponúka Organizácia. Každý, kto sa zaoberá logistikou, sa snaží zaistiť, aby spoločnosť mala všetko, čo potrebuje na udržanie výroby.

8. Prijímanie hovorov

Telefón je aj naďalej jedným z najpoužívanejších komunikačných prostriedkov a svet biznisu mu nie je cudzí. Prijímanie hovorov je základnou funkciou v akejkoľvek organizácii spôsob, akým komunikujete s klientmi, dodávateľmi alebo medzi vlastnými spolupracovníkmi.

Táto funkcia nie je taká jednoduchá, ako sa zdá. Na jeho správne vykonávanie je potrebný určitý stupeň protokolu, pretože najmä pre potenciálnych klientov je to tento prvá forma kontaktu pre mnohých z nich, a to tak pre tých, ktorí volajú do spoločnosti, ako aj pre tých, ktorí sú povolaní, aby ich informovali o svojich ponukách (telemarketer). Musia byť rešpektované pravidlá zdvorilosti, musí byť zachovaný inštitucionálny tón a monitorovaná hlasitosť a slovná zásoba.

Ten, kto má na starosti telefón, si musí byť vedomý toho, čo hovorí osoba, s ktorou hovorí, či už je to dodávateľ alebo zákazník. Počas vykonávania tejto funkcie musí telemarketingový pracovník napísať, o koľko viac informácií lepšie súvisí s jeho partnerom., s cieľom rozšíriť databázu kontaktov spoločnosti o potenciálneho zákazníka alebo zaujímavého dodávateľa.

• Súvisiaci článok: „Kvantitatívna administratívna škola: čo to je a vlastnosti“

9. Zákaznícka podpora

Zákaznícky servis pozostáva z fyzicky obsluhujúcich zákazníkov pokiaľ ide o otázky a pochybnosti, ktoré majú o službe alebo produkte, ktoré ponúka organizácia.

Je to jedna z najcitlivejších funkcií v spoločnostiach, pretože závisí od ošetrenia, ktoré sa jej poskytuje Zákazníci a ako efektívne je vyriešiť ich pochybnosti alebo sťažnosti na produkty alebo služby, budú spokojní alebo nie.

• Mohlo by vás zaujímať: „12 psychologických trikov, ktoré supermarkety používajú, aby ste minuli viac peňazí“

10. Organizácia súborov

Organizácia súborov je kľúčovým aspektom spoločností, či už v papierovej alebo digitálnej forme.

Tak či tak, Všetky činnosti v spoločnosti generujú určitý druh dokumentov, ktoré je potrebné uchovávať, ako sú faktúry, zápisnice, poznámky, zápisnice, správy o predaji, tlačené správy ... Tieto informácie by mali byť katalogizované, archivované a chránené v závislosti od ich stupňa dôležitosti a od toho, či je pravdepodobné, že sa s nimi v budúcnosti bude konzultovať.

11. Tlač a kopírovanie dokumentov

Tlač dokumentov je práve to, tlač súborov, ktoré sú potrebné na to, aby boli vo fyzickom formáte, a dostať ich k správnym pracovníkom.

Táto funkcia je spojená s organizáciou súborov, pretože môže byť potrebné aj tlač dokumentov vopred uložené digitálne pre náhradnú fyzickú kópiu a uložené na mieste vhodné.

12. Výber personálu

Žiadna spoločnosť si trvalo neudrží svojich zamestnancov, a to buď preto, že sa sami rozhodnú odísť, sú prepustení alebo jednoducho zomrú. Ľudia prichádzajú a odchádzajú a vy musíte najať nových zamestnancov, aby mohli pracovať čo najlepšie. Výber personálu pozostáva z výberu budúcich pracovníkov spomedzi možných kandidátov.

Úlohy súvisiace s náborom musíme urobiť s uchádzačmi pohovor, pozrieť sa na ich životopisy, preskúmať ich odtlačky prstov a potvrdiť, že ich referencie sú pravdivé.

• Súvisiaci článok: „Výber personálu: 10 kľúčov k výberu najlepšieho zamestnanca“

13. Inventár

Inventárna funkcia Zahŕňa to zistiť, aké zdroje má spoločnosť a či potrebuje nejaký konkrétny predmet alebo prvok, aby dokázala správne vykonávať svoje funkcie. Inventár je zodpovedný za zistenie, či chýbajú kancelárske potreby, vybavenie, nábytok, čistiace prostriedky alebo iné položky.

Súčasťou inventára je aj informácia o príjmoch a výdavkoch zdrojov, ako sú napríklad poruchy alebo škody, ktoré mali niektoré z nich alebo ak existuje podozrenie, že existujú pracovníci, ktorí si berú kancelárske potreby Domov. To všetko bude zaznamenané v správe podrobne popisujúcej situáciu zdrojov a možné potreby, ktoré nastali z dôvodu ich nedostatku, ak nejaký existuje.

14. Finančný manažment

Finančný manažment spočíva v zabezpečení toho, aby peniaze, s ktorými organizácia zaobchádza, zodpovedali ich očakávanému životnému cyklu, nákup a predaj produktov a služieb, ktoré spoločnosť potrebuje a ponúka, a múdre investovanie. To tiež znamená uloženie všetkých faktúr, ich odoslanie príslušným osobám, ich registráciu a vykonanie potrebných administratívnych platieb.

15. Administratíva

Pod správou rozumieme problémy súvisiace s papierovaním, ako sú právne problémy a byrokracia. Je nevyhnutné, aby spoločnosť okrem zohľadnenia modelov veľmi dobre vedela, aké právne aspekty musí spĺňať a dokumenty, ktoré je potrebné vyplniť a predložiť štátnej správe na potvrdenie, že ich činnosť je legálne.