8 charakteristík formálneho listu (vysvetlené)

Za normálnych okolností bude formálny list adresovaný osobe s právomocou alebo s určitým stupňom hierarchie so schopnosťou ovplyvniť niektorý relevantný aspekt nášho života. Z tohto dôvodu je dôležité vedieť, ako správne písať.

V tomto článku uvidíme najrelevantnejšie charakteristiky formálneho listu že musíte prezentovať tento typ písma, poukázať na rôzne časti, ktoré ho tvoria, a nakoniec uvedieme niekoľko príkladov typov formálneho listu a kedy ich použiť.

• Súvisiaci článok: "6 typov organizačnej komunikácie"

Čo je formálny list?

Formálny list je typ písomnej komunikácie, ktorú píšeme s úmyslom poslať ju úradu či už známy alebo neznámy, ale vždy s potrebou zachovať postoj formálnosti. Aby bol formálny list dobre napísaný, musí rešpektovať a spĺňať minimálne štandardy kvality, štruktúry a jazyka.

Normálne tieto typy písmen sú tie, ktoré sa používajú na komunikáciu v profesionálnej a akademickej oblasti, pričom sa požaduje, aby myšlienky vyjadrené v tomto dokumente boli jasné a zrozumiteľné.

Vo všeobecnosti bude cieľ alebo účel formálneho listu informatívny, to znamená odovzdať informácie, ktoré chceme prezentovať ako objektívne. Preto bude nevyhnutné, aby informácie, ktoré uvádzame, boli jasné a stručné a uľahčili komunikáciu. Pozrime sa, ako na to.

• Mohlo by vás zaujímať: "Ako vytvoriť úspešný životopis v 8 krokoch"

Hlavné charakteristiky, ktoré musí formálny list spĺňať

Charakteristiky, ktoré uvedieme a vysvetlíme nižšie, sa nevzťahujú výlučne na formálne listy, sa môžu objaviť v inom druhu písma, pokiaľ ich hlavným účelom je poskytnúť jasné posolstvo a stručný.

1. Slúži na informačné účely

Vo väčšine prípadov je hlavným cieľom prezentovaným formálnymi listami informovať, tj. poskytnúť nové textové informácie z nejakého hľadiska, či už známeho alebo neznámeho osobe, ktorá ho prijíma.

Ako sme už uviedli, tieto karty sa používajú najmä v profesijnej a vzdelávacej oblasti. Účelom teda bude odovzdať informácie formálnym spôsobom a nie s úmyslom nadviazať osobný kontakt s inou osobou, ani s cieľom vyvolať špecifické emócie.

• Súvisiaci článok: "Emocionálna psychológia: hlavné teórie emócií"

2. Používanie formálneho a rešpektujúceho jazyka

Formálne listy, ako sme už spomenuli, sú zvyčajne adresované osobe s autoritou. Preto bude nevyhnutné, aby sme používali formálny a rešpektujúci jazyk, po sérii kultúrnych noriem.

Bez ohľadu na účel listu by mal byť napísaný zdvorilým spôsobom s použitím dobrých foriem zdvorilosť a diplomacia, pretože týmto spôsobom s väčšou pravdepodobnosťou dosiahneme zamýšľaný cieľ pri písaní a odosielaní toto.

Podobne tiež použitie tretej osoby sa odporúča odkazovať na príjemcu a tým dosiahnuť formálnejšie znenie. Namiesto „odporúčam vám“ by bolo lepšie použiť výraz „odporúčam vám“. Napriek tomu, ak to nie je zneužité prvou osobou, môže byť tiež použité pri niektorých príležitostiach, jeho použitie vo formálnych listoch nie je úplne zakázané.

Ako sme už povedali, formálny list môže byť adresovaný niekomu, koho poznáme, napríklad nášmu vedúcemu práce alebo aspoň na rozdiel od niekoho neznámeho, ako je napríklad osoba, ktorá vyberá pracovníkov spoločnosti, kde chceme byť najal. Ale bez ohľadu na to, či je príjemca známy alebo nie, alebo ako sme si s ním istí, formálny list musí byť napísaný s použitím formálnych výrazov.

• Mohlo by vás zaujímať: "Rozvoj gramotnosti: teórie a intervencie"

3. Správa musí byť presne vysvetlená

Aby bolo posolstvo jasné je nevyhnutné vyjadriť hlavnú myšlienku, vybrať jediný cieľ, ktorý sa má zaslaním listu dosiahnuť. Týmto spôsobom a v nadväznosti na predchádzajúci bod sa vyhneme zbytočným frázam alebo obsahu, výplni a odvádzaniu pozornosti od hlavnej myšlienky.

Vzhľadom na to, že je potrebné odovzdať komplexné alebo rozsiahlejšie informácie, bude lepšie obsah zhustiť a zhrnúť, aby bola správa presná a splnila príslušný účel.

• Mohlo by vás zaujímať: "10 základných komunikačných zručností"

4. Formálne listy sú krátke, krátke

Majúc na pamäti, že účelom formálnych listov je odovzdať správu jasne a stručne, je potrebné, aby písmeno aj použité odseky a vety boli krátke a čo najkratšie.

Preto sa odporúčajú písmená s malým počtom a krátkymi odsekmi, aby sa predišlo tomu, že prijímač sa nudí, stráca pozornosť alebo záujem a týmto spôsobom dosiahneme cieľ, ktorým sme vyhľadávanie.

5. Prenášané informácie musia byť jasné

Ak chceme, aby adresát rozumel správe napísanej v liste bude dôležité, aby vyjadrené slová, výrazy, frázy a myšlienky neboli mätúce alebo zbytočne nejednoznačné, čím sa bráni pochopeniu a účelu listu. Týmto spôsobom bude naším cieľom napísať jasný text, v ktorom bude možné interpretovať iba jednu myšlienku alebo posolstvo bez toho, aby došlo k viacerým interpretáciám.

Je potrebné dosiahnuť dva typy jasnosti. Na jednej strane je prezentovaná viditeľná jasnosť čo sa týka čistého prednesu písma, s dobrým rukopisom, ak píšeme rukou a rešpektovaním vhodnej štruktúry písma.

Na druhej strane je potrebné dodržať sémantickú jasnosť: používajte frázy a myšlienky, ktoré dávajú zmysel, vyhýbajte sa tým, ktoré môžu generovať viac ako jeden možný výklad, alebo tým, ktoré sú nejednoznačné.

6. Adekvátna korekcia

Ďalší veľmi dôležitý aspekt, ktorý treba brať do úvahy, keď píšeme formálne listy, majúc na pamäti, že sú adresované osoba autority a aký je účel správy, ktorú posielame, je správnosť gramatiky a lexikálny.

Gramatická oprava je spojená s nevykazovaním gramatických chýb, chápaných ako súbor jazykových pravidiel, ktoré upravujú jej používanie, ani s pravopisnými chybami; budeme musieť byť obzvlášť pozorní a skontrolovať pred odoslaním listu.

Na druhej strane bude potrebné aj dobré používanie slovnej zásoby, primerané používanie príslušných slov a slovnej zásoby. bez toho, aby to bolo hrubé alebo príliš hovorové.

Rovnako je dôležité, aby sa lexika prispôsobila tak typu správy, ako aj príjemcovi, a aby prítomná konzistencia a vhodnosť v rámci toho istého písmena (napríklad sa uistite, že sloveso je napäté zápas).

Interpunkčné znamienka je tiež potrebné používať primerane že na jednej strane je čítanie jednoduchšie a príjemnejšie a na druhej strane je posolstvo pochopené v a jasný.

• Mohlo by vás zaujímať: "Psychológia práce a organizácie: profesia s budúcnosťou"

7. Jednoduchý výraz

Nevyjadrovať sa vulgárne neznamená používať iba kultivované alebo prehnane odborné slová, ak to nie je nevyhnutné pretože týmto spôsobom sa môže stratiť účel prezentovať jasné a zrozumiteľné posolstvo.

Môžeme teda používať slová a výrazy každodenného používania, ale bez toho, aby sme stratili zo zreteľa, komu je list určený.

8. Štruktúra a časti formálneho listu

Formálny list musí pozostávať z týchto častí: hlavičkový papier sa nachádza na ľavej strane a odkazuje na údaje osoby, ktorá list odoslala; príjemca, odkazuje na údaje osoby, ktorej sme list zaslali; miesto a dátum zápisu sa zobrazia v pravom hornom rohu, pričom najprv uvedieme mesto a potom dátum; oslovíme príjemcu zdvorilým spôsobom a použijeme zdvorilé a formálne výrazy ako „vážený pán. a celé meno „vždy nasleduje dvojbodka.

Po nadpise sa objaví úvod, kde sa stručne uvedie účel listu; telo, miesto, kde sa bude rozvíjať hlavné posolstvo listu, je najrozsiahlejšia časť; rozlúčka alebo ukončenie s použitím priateľských a zdvorilých výrazov ako „s úctou“ alebo „srdečne“. pozdrav “a nakoniec podpis, kde sa zvyčajne objaví meno a funkcia odosielateľa listu.

Normálne štruktúra formálneho listu obsahuje prvky protokolu. Prvky protokolu máme na mysli napríklad prezentovať, odkazovať na profesionálnu pozíciu, ktorú odosielateľ aj príjemca zastávajú alebo vykonávajú.

Druhy formálnych listov

V tejto časti uvedieme odkazy na niektoré typy formálnych listov podľa účelu alebo cieľov, ktoré s nimi chceme dosiahnuť:

• Formálny list rezignácie: keď chceme opustiť prácu, v ktorej sme.
• Formálny reklamačný list s cieľom oznámiť akúkoľvek sťažnosť alebo nesúhlas.
• Formálny ďakovný list na vyjadrenie vďaky.
• Formálna žiadosť s cieľom niečoho požiadať.
• Formálny pozývací list, ako pozvánka na podujatie.
• Formálny sprievodný list, zvyčajne prezentovaný spolu s učebným plánom, kde sú vyjadrené zručnosti, štúdium a skúsenosti, ako aj dôvod, prečo máme záujem o danú prácu.