6 spôsobov, ako zvýšiť produktivitu v práci

Necháte sa v práci ľahko rozptýliť? Máte pocit, že nemáte čas zvládať všetky svoje povinnosti? Je pre vás ťažké povedať „nie“ rôznym úlohám, ktoré sú vám navrhnuté, a potom ich nestihnete všetky vykonať včas?

Ak je odpoveď na niektorú z týchto otázok áno, vaša produktivita môže byť ohrozená.

Teoreticky, čím viac „vyrobíme“ za čo najmenší čas, tým väčšia bude naša produktivita.. Mohli by sme povedať, že produktivita je ľahko pochopiteľný pojem, ale ťažko dosiahnuteľný. Španielska situácia je dokonalým príkladom na ilustráciu tohto bodu: podľa Adecco Outsourcing (2022) iba 6 z 10 španielskych spoločností dodržiava zásady, ktoré zlepšujú produktivitu. Žiaľ, nedokážeme vyriešiť národný alebo podnikový problém mihnutím oka. Čo môžeme urobiť, je vytvoriť a udržiavať dobré návyky, ktoré nám pomáhajú byť produktívnejšími.

• Súvisiaci článok: "Psychológia práce a organizácie: profesia s budúcnosťou"

Implementujte dobré návyky: kľúč k vyššej produktivite

Zvyk je činnosť, ktorú často a automaticky opakujeme bez toho, aby sme na ňu museli myslieť.

. Každý človek má zvyky, ktoré denne vykonáva. Veľká časť obyvateľstva číta správy ráno, zatiaľ čo iní ich popoludní sledujú nábožensky; niektorí majú tendenciu si dať studenú sprchu skoro, zatiaľ čo iní uprednostňujú horúci kúpeľ tesne pred spaním atď.

Keď už tieto vzorce správania začleníme do našej rutiny, nepredpokladajú a úsilie alebo obete z našej strany, pretože sa stali automatickými činnosťami, ktoré robíme automaticky prirodzené. Problém nie je v udržiavaní návyku, ale v prvom rade v jeho budovaní.

Dlho panovalo presvedčenie, že na osvojenie si nového návyku je potrebné vedome a opakovane vykonávať určitú činnosť po dobu nie kratšiu ako 21 dní. Táto teória sa zrodila ako výsledok pozorovaní Dr. Maxwella Maltza, autora slávnej knihy ¨Psycho-kybernetika¨ (1960), v ktorom uvádza, že jeho pacientom trvalo minimálne 21 dní, kým prijali zmenu vo svojom rutina. Pravdou je, že vytváranie návykov nie je až taká jednoduchá a presná záležitosť.

Psychologička Phillippa Lally (2010, 2022) zistila, že v priemere nám trvá zautomatizovanie nového návyku viac ako dva mesiacea presný počet dní výrazne závisí od samotnej akcie, osoby a okolností, za ktorých sa návyk rozvinie. Ďalším zistením tohto výskumu je, že opakovanie činnosti čo najviackrát za rovnakých okolností uľahčí, aby sa z tejto činnosti stal zvyk.

teda Aby sme si úspešne vytvorili návyky, musíme byť najprv disciplinovaní, dôslední a konkrétni.. Bude oveľa jednoduchšie osvojiť si zvyk, ktorý robíme každý deň, v rovnakom čase a na rovnakom mieste, ako ten, ktorý robíme z času na čas, v rôznych časoch a na rôznych miestach.

• Mohlo by vás zaujímať: "Druhy motivácie: 8 motivačných zdrojov"

Aké návyky by mohli zvýšiť našu produktivitu v práci?

Stephen Covey, autor najväčšieho bestselleru v histórii svojpomoci, „7 návykov vysoko efektívnych ľudí“ (1989), stanovuje, že vytváranie návykov ¨predpokladá obrovský proces a odhodlanie¨, pretože to znamená prienik medzi vedomosťami (definovaním a ustanoviť ¨aký¨ zvyk chceme zaviesť a ¨prečo¨), schopnosť (určiť, ¨ako¨ to dosiahnuť) a túžbu (motiváciu spusti to). Ak túto paradigmu uvedieme do praxe, našou motiváciou (túžbou) je byť produktívnejší na pracovisku. Ďalej uvádzame, aké návyky zaviesť vo svojej práci, aby ste zlepšili svoju produktivitu a prečo (vedomosti) a ako ich dosiahnuť (schopnosť):

1. Optimalizujte svoj čas

Ak žonglér nenačasuje správne načasovanie, zhodí všetky loptičky, ktoré dokázal udržať vo vzduchu. Rovnako je nevyhnutné realistické a konkrétne plánovanie v práci. Naplánujte si itinerár a uprednostnite čakajúce úlohy Zabezpečí, že budete správne riadiť svoj čas. Ak to chcete urobiť, odporúčame vám vytvoriť si zoznam všetkých úloh, ktoré chcete počas pracovného dňa dokončiť. Urobte si tento zoznam každý deň v rovnakom čase (buď večer predtým, alebo hneď ráno). Odporúčame, aby ste vždy uprednostňovali dôležité úlohy vzhľadom na ich naliehavosť a hodnotu.

Je dôležité, aby ste zvládali jednu aktivitu naraz a určili si reálny čas na jej dokončenie. Sústreďte sa na túto akciu a venujte jej plnú pozornosť. Odstráňte rozptýlenie a prerušenia. Zvyčajne neustále kontrolujete e-maily? Venujte tejto úlohe hodinu alebo niekoľko v rámci svojho denného plánu. Musíte riadiť hovory alebo stretnutia s tímom? Naplánujte si ich. Ak sa uistíte, že všetko má svoj čas a svoje miesto, prestanete sa cítiť preťažení a frustrovaní. Na nič nebude chýbať čas, keďže všetkému dáte čas.

• Súvisiaci článok: "Ako lepšie riadiť čas v práci: 12 tipov (a čomu sa vyhnúť)"

2. Stanovte si ciele a termíny

Pre organizáciu výletu je nevyhnutné poznať destináciu a dátum cesty. Vedieť, kam ideme a kedy sa tam chceme dostať, je hnacou silou, ktorá nás motivuje pokračovať. Mnohokrát riadime projekty bez stanovenia týchto parametrov. Bez definovania týchto faktorov nie je možné vedieť určiť prioritu úlohy. To spôsobí hromadenie nekonečných povinností a spôsobí efekt snehovej gule, pri ktorej bude záťaž rásť bez toho, aby ju bolo možné spomaliť alebo znížiť.

Na tento účel odporúčame určiť konečný výsledok, ktorý chceme pri každom projekte dosiahnuť, počet krokov, ktoré sa majú vykonať, a zodpovedajúci čas pre každý krok, aby sa stanovil predbežný dátum dokončenia. Ak spravíme správne členenie aktivity, v cieľoch a čiastkových cieľoch, usporiadame ju správne a potom sme dôslední a disciplinovaní pri vývoji každého kroku, budeme schopní dosiahnuť naše ciele efektívne.

3. Asertivita nadovšetko

Byť asertívny znamená Vyjadrite sa jasne a stručne, pevne, ale bez nepriateľstva. Podľa psychológa Johna M. Gottman, efektívna komunikácia je mimoriadne náročná vo vzťahu akéhokoľvek druhu. Jedným zo spôsobov, ako sa nám nedarí byť asertívni v práci alebo v tíme, je, keď sa vyhýbame tomu, aby sme povedali „nie“ zo strachu z následkov alebo z niekoho sklamania. Prijímame žiadosť za žiadosťou a nielen vtedy, keď nedokážeme dodržať slovo Trpí nielen individuálna a tímová produktivita, ale aj naša dôveryhodnosť a profesionalita klesá. Povedať nie znamená zrelosť a čestnosť. Povedať nie je úplná veta, ktorá nepotrebuje odôvodnenia.

Ďalšími spôsobmi, ako byť asertívny, je byť jednoduchý a priamy, keď hovoríte, hovoríte, čo potrebujete, bez ospravedlňovania a kontrolujete svoje emócie. Tento zvyk si bude vyžadovať veľa cviku a trpezlivosti, no urobí zázraky pre zvýšenie vašej produktivity.

• Mohlo by vás zaujímať: "Asertivita: 5 základných návykov na zlepšenie komunikácie"

4. Uprednostňujte svoje blaho

Ak počítač nenabijete, nakoniec sa vypne a nebude môcť vykonávať svoje funkcie. Rovnako aj ľudské bytosti sú dobíjacie batérie a potrebujeme odpojenie a odpočinok, aby sme mohli pokračovať v dosahovaní výsledkov. Rutiny, ktoré podporujú odpočinok a digitálne odpojenie, sú životne dôležité, aby sme mohli byť vo svojich zamestnaniach produktívni. Na tento účel odporúčame byť prísny, pokiaľ ide o zaspávanie, a venovať mu dostatok času (niekoľko 8 hodín) rešpektovať prestávky v práci a odpojiť sa od práce hneď, ako naše pracovný deň.

Ďalšími aktivitami, ktoré podporujú všeobecnú pohodu (a tým aj našu produktivitu), sú dobrá strava, fyzická aktivita a meditácia alebo relax. Odporúčame vám začleniť tieto činnosti do vašej každodennej rutiny a priradiť im čas a miesto, aby ste uľahčili automatizáciu návyku.

5. Vytvorte fyzickú harmóniu

Ak je chaos v prostredí, je chaos v mysli. teda Je mimoriadne dôležité, aby ste udržiavali funkčný a čistý priestor, pretože vám to pomôže byť produktívnejší a efektívnejší. Znížite tak pravdepodobnosť nesprávneho umiestnenia dôležitého dokumentu alebo straty súboru s citlivými informáciami.

Nebudete strácať čas problémom, ale môžete ho riešiť priamo. Na to odporúčame prideliť funkčné miesto všetkému, čo pri riadení svojej práce považujete za podstatné. Hneď ako ho prestanete používať, vráťte ho na svoje miesto. Môžete to použiť aj vo svojom online priestore: klasifikujte prijaté e-maily a usporiadajte priečinky v počítači. Nechajte všetko na svojom mieste, na svojom mieste.

6. precvičiť sebareflexiu

Dosahovanie výsledkov je životne dôležité, no ešte cennejšie je zamyslieť sa nad tým, ako sme dosiahli svoje ciele. Prostredníctvom sebahodnotenia môžeme určiť, ktoré návyky nefungujú a ktoré aspekty by sme mali naďalej zlepšovať.. Aby ste si tento návyk rozvinuli, môžete každý týždeň odpovedať na nasledujúce otázky: ¨ Bol konečný výsledok taký, ako som si ho predstavoval? Čo by sa zmenilo? Čo chcem replikovať?¨. Poukazovaním na pozitíva a negatíva zdokonalíme metodiku, ktorá nás dovedie k úspechu.

Stručne povedané, aby sme boli produktívnejší, musíme si vytvoriť návyky, ktoré zvýšia náš výkon. Vytváranie návykov je proces, ktorý si vyžaduje, aby sme boli disciplinovaní a stáli vo svojich činoch, aby sme ich zautomatizovali. Tieto návyky, o ktorých sme diskutovali, sú len ťahy štetcom, ako môžete zlepšiť svoju produktivitu, ale sú to isté spôsoby, ako dosiahnuť výsledky. Trúfate si na ich realizáciu?