Пословна комуникација: врсте, карактеристике и уобичајене грешке

Живимо у друштву у којем је велики део тржишта рада конфигурисан на основу пословног окружења. Било да се ради о великим мултинационалним компанијама, малим и средњим предузећима, породичним предузећима или чак појединачним услугама, сви они морају узети у обзир да је суштински елемент јер њен опстанак је кохерентност у организацији и комуникацији између њених делова како би се удружили снаге и кренули ка циљу заједнички.

У том смислу, можемо то да потврдимо Пословна комуникација је један од кључних елемената у организацији, посебно ако има одређену сложеност, ради исправно и може се прилагодити и опстати. И управо о таквој комуникацији ћемо говорити у овом чланку.

• Повезани чланак: "Психологија рада и организације: професија са будућношћу"

Шта је пословна комуникација?

Пословна комуникација се схвата као скуп процеса које спроводи компанија или њен део да би компанија путовала информације, како интерно између различитих одељења или позиција компаније, тако и ако говоримо о комуникацији компаније са Екстеријер.

Важно је имати на уму да, по општем правилу, таква комуникација не подразумева само могућност издавања информације, већ би укључивала и чињеницу њеног пријема: суочавамо се са међусобном разменом података.

Добра пословна комуникација помаже свим члановима компаније да остану мотивисани и да своје акције могу бити познате, смањујући неизвесност и радника и руководилаца у погледу стања исти. Такође олакшава интеракцију и побољшава радно окружење, поред тога што побољшава продуктивност и омогућава вам да оптималније реагујете на сваку евентуалност.

Општи циљеви

Циљеви пословне комуникације су лако разумљиви. Интерно, с једне стране, омогућава стварање кохерентне организације и добијање информација и резултата њена различита одељења или радници, као и да се циљеви и корпоративна визија компаније могу генерисати и преносити.

Такође олакшава разумевање шта се очекује од сваког радника, као и разумевање реалности са којима се свако од њих мора суочити. То такође олакшава свима да раде у истом правцу и да науче нове начине извршавања сопствених одговорности.

На нивоу комуникације са спољним светом, пословна комуникација је од суштинског значаја да би се контактирала околина и стварају позитивну слику о самој компанији, као и у циљу анализе циљне публике и процене њихове потребе. Такође вам омогућава да научите да привучете потенцијалне клијенте и процените промене својствене динамичном друштву и флуид у коме живимо, нешто фундаментално да бисмо предвидели и суочили се са могућим потешкоћама и могли да се прилагодимо пола.

Да би комуникација била ефикасна, потребно је да и сама компанија за њу креира ефективне канале. како својим акцијама поспешује пренос информација, стварајући средства за комуникацију и додатно активно радећи тако да нема неизвесности у вези са оним што се тражи и тражи у оквиру организације.

Такође је важно радити и на формалним и на неформалним аспектима, као и на процени потреба и размишљања различитих радника. Емпатија је такође неопходна, као и добра регулација и планирање механизама комуникације.

• Можда ће вас занимати: "Корпоративни идентитет: шта је то и како дефинише организације"

Различите врсте пословне комуникације

Не комуницирају све компаније и организације на исти начин, а има их различите типологије и класификације пословне комуникације на основу разних критеријума.

1. Интерна и екстерна

Прва од њих је она која успоставља разлику између интерне и екстерне комуникације, а прва је она која се јавља између различитим одељењима и радницима самог предузећа а други је усмерен на успостављање комуникације са пола.

2. Двосмерни и једносмерни

Исто тако, можемо пронаћи и стилове пословне комуникације са већим или мањим нивоом интерактивности, који се могу пронаћи од најчешћих двосмерна комуникација у којој пошиљалац и прималац комуницирају и размењују информације све до једносмерне у којој се шаље само једна порука, генерално са позиција моћи, до примаоца који нема могућност да одговори.

3. Узлазно, силазно и хоризонтално

Унутар интерне пословне комуникације организације можемо пронаћи три главна типа у функција тачке одакле информација почиње и позиција између пошиљаоца и примаоца исте комуникација. О комуникацији наниже говоримо када се комуникативни чин врши од издаваоца на вишој позицији од примаоца.

Када је подређени тај који шаље поруку свом надређеном, говорили бисмо о комуникацији навише. У оба случаја били бисмо суочени са врстом вертикалне комуникације, односно комуникације у којој субјекти који одржавају комуникативни чин имају неравноправан однос у погледу моћи (међу њима постоји хијерархија).

Друга велика врста комуникације је хоризонтална комуникација, која се успоставља између појединаца који имају исту позицију и налазе се на истом нивоу хијерархије.

4. Формално и неформално

Коначно, треба напоменути да у пословној комуникацији можемо наћи постојање два различита типа комуникационих канала: формалног и неформалног. У првом се обично обрађују технички аспекти и они који се односе на саме задатке, као вид комуникације са поштовањем која је фокусирана на разум и циљ компаније.

Међутим, у неформалној комуникацији обично се успостављају флексибилније и природније комуникације, фундаментално фокусиран на међуљудске односе и често је онај који има највећи утицај на добробит на послу. Ово последње се увелико разликује у зависности од тога ко га спроводи и може да превазиђе радно место, јер га организација тешко контролише.

Могуће претње доброј комуникацији

Одржавање ефикасне пословне комуникације је неопходно, али није лако. А то је да постојање високог нивоа варијабилности у ситуацијама које могу настати, као и постојање неспоразуми, злоупотребе и потешкоће у комуникацији компаније.

1. Недостатак доследности

Један од фактора који највише утиче на то да ли је комуникација заиста корисна је кредибилитет издаваоца и пажња показана за са примаоцем поруке. Пример за то може бити постојање дисонанце између онога што је речено и онога што је урађено, а не одржавање издаваоци начин поступања у складу са издатим порукама.

Ово последње може да се деси код било ког радника компаније, без обзира на њихов хијерархијски положај или ако разговарају са надређеним, подређеним или неко на истом нивоу хијерархије, и ствара озбиљне реперкусије за оба субјекта (што би у зависности од ситуације могло да буде лоше сматрани или чак отпуштени) као и за организацију (генерисање нижег нивоа поверења у особу иу случају да има висок положај чак иу организација).

На исти начин и на пример у случају великих компанија са великим бројем одељења, ако постоје разлике између ауторитета или референтних личности унутар компаније вероватно Могла би настати ситуација у којој радник заправо не зна какво вођство да следи, нешто што може изазвати фрустрацију и неповерење.

Исто тако, потребно је бити веома опрезан са интерпретативношћу порука, будући да постоји Амбивалентност може довести до тога да различита одељења или радници тумаче ствари супротно. Оно што пословна комуникација тражи јесте да гарантује организацију и унутрашњу кохерентност, дакле поруке нејасно и са различитим тумачењима може изазвати појаву неизвесности и недоумица код прималаца порука.

2. Недостатак емоционалне везе

Други проблем се може наћи у начину комуникације. На пример, у неким организацијама може постојати потешкоћа у стварању осећаја повезаности на емоционалном нивоу, што у радници могу да генеришу нижу посвећеност и продуктивност, а код корисника недостатак интересовања и потрагу за другим алтернативе. Неопходно је вредновати да све што се ради, па чак и оно што није, у основи је комуникативно.

Дакле, није важна само порука, већ и начин на који се преноси: она није иста нити имејл не нуди исте сензације као састанак лицем у лице или потрага за правим контактом.

3. Неразумевање контекста

То такође треба ценити прилагођавање актуелној ситуацији и друштвени напредак, као и посебности саме ситуације. На пример, у све глобализованијем друштву иу коме нове технологије омогућавају непосредну комуникацију са широким број људи у исто време, можда ће бити потребно анализирати и улагати у комуникационе политике које узимају у обзир моћ од друштвених мрежа и како правилно пренети жељене информације, поред процене контакта са потенцијалним клијентима из других региона света.

Исто тако, потребно је проценити и сопствену ситуацију компаније како не би предузели више од оно што могу да покрију, будући да је неопходно узети у обзир ситуацију у целини компанија.

Други проблем може бити садржај порука које се емитују: могуће је да иако комуникација постоји, она не преноси или не преноси садржај који би требало да се пренесе. Могуће је да се фокусира на прилично допунске аспекте и игнорише, на пример, оријентацију или циљеве које би одређена позиција требало да има, или који узимају здраво за готово постојање знања које никада није било експлицитно.

4. Изолација и недостатак комуникације

Коначно, можда најважнији проблем који се може екстраполирати из свих претходних јесте могућност да не постоји права комуникација.

Најјаснији пример је стабилна и континуирана употреба једносмерне комуникације која може стварају ситуацију стагнације и неразумевања онога што се дешава у организација. На срећу, данас се најмање користи управо зато што је најмање ефикасан и користан.

Такође је могуће да различите позиције немају адекватне механизме да ступе у контакт чак и када би се чуло њихово мишљење, мање су шансе за повратне информације или чак да различити делови компаније немају контакт једни са другима. Неопходно је активно стимулисати такву интеракцију.