Tekniken med fem varför: vad det är och hur man använder det

Det finns många felsökningstekniker, alla mycket användbara beroende på vilken typ av problem som ska lösas.

Bland dem som har nått mest popularitet tack vare enkelheten i dess applikation har vi tekniken med fem varför, ett verktyg som låter oss hitta grundorsaken till ett visst problem genom att ställa frågor.

Även om det är lätt att tillämpa denna teknik, kräver det några steg att följa, med hänsyn till några tips och även bedöma dess nackdelar, något som vi kommer att se i följande rader. Håll dig runt för att lära dig mer om denna teknik!

• Relaterad artikel: "Den psykiska utmattningen under en arbetskonflikt"

Vad är tekniken för fem varför?

Tekniken med fem varför, även kallad varför-varför eller varför-stegen, är en strategi som ofta används vid problemlösning som gör det möjligt att hitta grundorsaken till ett komplext problem eller som är produkten av en följd av orsaker. Dess tillämpning är mycket enkel, vilket är anledningen till att den är så populär och används inom problemlösningsvärlden.

Ideologen för denna teknik tros ha varit Sakichi Toyoda, en japansk industriman och uppfinnare som grundade Toyota-företaget. Toyoda använde detta verktyg för problemlösning inom biltillverkning. Sedan skulle det vara ingenjören Taiichi Ohno, även han från Toyota, som skulle ge kontinuitet och berömmelse åt denna teknik och popularisera dess tillämpning.

Förutsättningen för tekniken är enkel, så mycket att vi kan sammanfatta den i följande uttalande till kollegorna till dessa japanska tillverkare: "Titta på produktionsbutiken utan förutfattade meningar och med ett tomt sinne; upprepa "varför" fem gånger för varje nummer ".

I grund och botten är det ett verktyg för analys av orsak och verkan, som arbetar genom frågor. Med denna strategi är det möjligt att analysera ett problem genom att ställa frågan "varför". När svaret på det första "varför" har erhållits ställer vi oss själva samma fråga igen och så vidare, tills vi hittar vad som har orsakat problemet som vi har kommit för att lösa.

Vanligtvis, Det krävs minst fem varför för att hitta orsaken till problemet, vilket är anledningen till att tekniken får detta namn. Men trots vad dess namn säger, betyder det att inte göra de fem varför inte att verktyget inte används. lämpligen, eftersom frågan måste ställas tills man anser att grundorsaken till det analyserade fenomenet har uppnåtts, räcker det med tre skäl eller sju räcker.

• Du kanske är intresserad av: "Kvantitativ administrationsskola: vad det är och egenskaper"

Hur tillämpar man tekniken för att lösa problem?

Även om det är en ganska fri teknik, innebär det att göra en analys med hjälp av tekniken med fem varför på lämpligt sätt att ta hänsyn till vissa överväganden.

Det är nödvändigt att involvera ledningen i processen för de fem varför i företaget. För själva analysen, det är nödvändigt att överväga vilka som är rätt personer att bilda en arbetsgrupp med. Det är också lämpligt att använda en person som kan fungera som en facilitator av processen, i den meningen att de är benägna att ställa frågor om en viss fråga.

Det är viktigt att processen att hitta de fem varför görs på ett papper eller, ännu hellre, en svart tavla. Genom proxy kan det göras med en dator, men det är bättre att göra hela analysprocessen med något som alla kan delta i samtidigt fysiskt. Skriv problemet på tavlan och se till att alla förstår det.

Under processen, Det är mycket viktigt att reflektera över vad de verkliga orsakerna till problemet är och vilka symtom eller effekter de orsakar, utan att förväxla dem. Vi får inte glömma att ett symtom fortfarande är en konsekvens av något, och att det är det där som en lösning måste hittas på. Därför är det viktigt att vara uppmärksam och följa logiken för orsak och verkan.

Vi måste se till att vi isolerar de orsaker som har orsakat misslyckanden, problem eller olägenheter i den situation vi befinner oss i. För detta är det en mycket bra strategi att göra meningarna som vi har tagit upp men omvänt, med hjälp av uttrycket "och därför" eller "och därför". Vi bör försöka göra frågorna så exakta som möjligt.

Du bör aldrig skylla enbart och uteslutande på mänskliga faktorer. Det kan ha skett ett mänskligt misstag, ouppmärksamhet från en arbetstagares sida eller något problem som var i handen av en eller flera personer, men hela processen måste också utvärderas och varje problem, mänskligt eller rent oavsiktligt, som kan att ha. Denna teknik används inte för att söka ansvar, utan för att lära av misstag och förhindra att de begås igen. Det är nödvändigt att skapa en atmosfär av tillit och uppriktighet, och anklagelser hjälper inte till att uppnå detta.

Frågan måste ställas "varför?" tills grundorsaken till problemet har fastställts. Det vill säga, Om något upptäcks som, när det väl är löst eller eliminerat, förhindrar att misstaget görs igen, då har tekniken tillämpats fullt ut. Det rekommenderas starkt att fråga dig själv dessa "varför?" ur en kunds synvinkel snarare än en arbetares.

• Relaterad artikel: "Motstånd mot organisatoriska förändringar: egenskaper, orsaker och vad man ska göra"

Exempel på tillämpning av denna teknik

Även om förutsättningen för denna teknik är enkel, kommer vi att presentera tre exempel för att bättre förstå den de får oss säkert att förstå mer på djupet hur strategin för de fem varför fungerar och hur användbar Vad är det.

1. Toyota fodral

Det första exemplet vi lägger fram är ett som Toyota själv har föreslagit. En maskin har ett fel.

• Varför gick maskinen sönder? Säkringen gick av en överbelastning.
• Varför var den överbelastad? Lagren var inte tillräckligt smorda.
• Varför hade de inte tillräckligt med smörjning? Smörjpumpen cirkulerade inte tillräckligt med olja.
• Varför cirkulerade pumpen inte tillräckligt med olja? Pumpen var igensatt med metallspån.
• Varför var det igensatt med metallspån? Eftersom pumpen inte har något filter.

Så efter denna analys kan vi förstå att smutsen i pumpen på grund av bristen på ett filter orsakade en överbelastning i säkringen, vilket gjorde att maskinen gick sönder. I detta konkreta exempel kan vi förstå det varje orsak har sin egen effekt, så agerar på det femte varför problemet bör lösas.

• Relaterad artikel: "De 6 pelarna för mänskliga resurser"

2. Ersättning av personal

Ett kunddatasystem verkar vara inaktuell:

• Varför ger systemet oss inaktuella uppgifter? Eftersom analytikern inte laddade upp uppdaterad data från föregående månad.
• Varför laddade analytikern inte upp data för föregående månad? För ingen lärde honom hur man gör.
• Varför lärde ingen honom hur man gör det? För ingen känner till proceduren.
• Varför känner ingen till proceduren? För den som kände honom gick bort och förklarade det inte för den tillträdande arbetaren.
• Varför förklarades inte proceduren för den tillträdande arbetaren? För det var inte dokumenterat och inte heller möjligheten att den enda som inte visste skulle lämna utan att visa den för den nya.

Detta problem, som först verkade vara ett systemfel, är faktiskt ett mänskligt problem, där de parter som ansvarar för uppdateringen av uppgifterna inte var medvetna om att detta var deras roll och ingen informerade eller lärde honom tillräckligt. Det fanns inte heller något protokoll där det skulle anges vad som skulle göras ifall den som ansvarar för uppdateringen av uppgifterna lämnat.

• Du kanske är intresserad av: "De 14 bästa Team Building-aktiviteterna (förklarade och rankade)"

3. Lägre försäljning

I ett företag har de börjat registrera lägre försäljning ...

• Varför har försäljningen minskat? eftersom säljarna inte har nått sina månadsmål.
• Varför har inte säljarna nått sina månadsmål? eftersom de inte har tillräckligt med tid att fokusera på sin försäljning.
• Varför har de inte tillräckligt med tid att fokusera på sin försäljning? eftersom de dagliga ärendena inte löses snabbt.
• Varför löser man inte de dagliga ärendena snabbt? eftersom företaget inte har implementerat ett verktyg som löser dem snabbt och effektivt.

I det här specifika fallet kan man se att eftersom företaget inte har verktyg som tillåter lösa vardagsproblem snabbt är det arbetarna som måste komma på hur de ska göra fixa dem.

Eftersom många av dessa problem är obekanta eller mer komplexa än vad dina kunskaper tillåter, tar för mycket tid och kognitiva resurser att lösa. Som en konsekvens måste vi inte ha tid att fokusera på försäljning och göra mindre.

• Du kanske är intresserad av: "De fyra typerna av affärsorganisationssystem"

Fördelar med denna teknik

Vi kan nämna några Fördelar och fördelar med Five Whys-tekniken:

• Det låter dig snabbt fördjupa dig i problemets natur genom olika vägar.
• Det är en mycket enkel teknik att tillämpa, helt enkelt fråga dig själv rätt "varför" och ta reda på orsaken bakom varje problem.
• Dess användning främjar lagarbete. Helst ska det tillämpas av personer som har olika roller i företaget.
• Den kan integreras med andra problemlösningsverktyg, som Ishikawa-analysen eller de sex tänkande hattarna.

Och som den främsta fördelen som sticker ut över de andra kan vi nämna det agerar på grundorsaken till problemet och förhindrar att det uppstår igen när det väl upptäcks, förstått och löst.

kritik

Men trots att den har flera fördelar har fem varför-tekniken också vissa nackdelar, främst pga vissa anser att det är ett för dåligt verktyg för att göra en analys av vad som är roten till ett problem.

Denna åsikt uttrycktes av Teruyuki Minoura, tidigare vd för globala inköp på Toyota, med tanke på att detta verktyg inte tillät en analys djup nog som nödvändigt för att lösa problem i en värld så komplex som den teknik.

Utöver denna kritik har vi flera anledningar:

• Forskare tenderar att uppehålla sig vid symtom snarare än att gå djupare och se grundorsaken till hela problemet.
• Oförmåga att gå utöver utredarens nuvarande kunskap. Utredaren kan inte hitta orsakerna eftersom han inte behöver ha kunskapen för att upptäcka dem till att börja med.
• Brist på stöd för att hjälpa forskaren att ge rätt svar på "varför"-frågorna.

Dessutom är resultaten inte replikerbara. Bevis på detta är det faktum att olika personer som använder fem varför-tekniken för samma problem kan sluta med att hitta olika orsaker.

Tendens att isolera en enda grundorsak och se den på ett linjärt sätt, istället för att överväga möjligheten att det finns flera orsaker som har uppstått problemet och som en konsekvens av kombinationen av flera problem som ger ett resultat multifaktoriellt.