De 8 egenskaperna hos ett formellt brev (förklarade)

Normalt kommer ett formellt brev att riktas till en person med auktoritet eller med en viss grad av hierarki, med förmåga att påverka någon relevant aspekt av våra liv. Av denna anledning är det viktigt att veta hur man skriver korrekt.

I den här artikeln vi kommer att se de mest relevanta egenskaperna hos det formella brevet att du måste presentera denna typ av skrift, peka ut de olika delarna som utgör den, och slutligen kommer vi att citera några exempel på typer av formella brev och när de ska användas.

• Relaterad artikel: "De 6 typerna av organisatorisk kommunikation"

Vad är ett formellt brev?

Det formella brevet är den typ av skriftlig kommunikation som vi skriver i avsikt att skickas till en myndighet antingen känd eller okänd, men alltid med behovet av att upprätthålla en attityd av formalitet. För att det formella brevet ska vara välskrivet måste det respektera och uppfylla minimikraven för kvalitet, struktur och språk.

Normalt sett dessa typer av bokstäver är de som används för att kommunicera inom det professionella och akademiska området

, som framställer som ett krav att idéerna som uttrycks i detta är tydliga och begripliga.

I allmänhet kommer syftet eller syftet med det formella brevet att vara informativt, det vill säga att överföra information som vi vill presentera som objektiv. Därför kommer det att vara väsentligt att informationen vi presenterar är tydlig och koncis, vilket underlättar kommunikationen. Låt oss se hur man gör det.

• Du kanske är intresserad av: "Hur man gör ett framgångsrikt CV, i 8 steg"

Huvudegenskaper som det formella brevet ska uppfylla

De egenskaper som vi kommer att citera och förklara nedan är inte exklusiva för formella brev, kan förekomma i en annan typ av skrift så länge de framställer som sitt huvudsakliga syfte att ge ett tydligt budskap och koncis.

1. Det är i informationssyfte

I de flesta fall är det huvudsakliga syftet med formella brev att informera, det vill säga ge ny textinformation på någon aspekt, oavsett om den är känd eller okänd för den som tar emot den.

Som vi har påpekat tidigare används dessa kort främst inom yrkes- och utbildningsområdet. Därför kommer syftet att vara att överföra information på ett formellt sätt och inte i avsikt att etablera personlig kontakt med den andra individen, inte heller i syfte att generera specifika känslor.

• Relaterad artikel: "Emotionell psykologi: huvudteorier om känslor"

2. Användning av ett formellt och respektfullt språk

Formella brev, som vi nämnde tidigare, riktas normalt till en myndighetsperson. Därför kommer det att vara viktigt att vi använder ett formellt och respektfullt språk, efter en rad kulturellt etablerade normer.

Oavsett syftet med brevet bör det skrivas på ett artigt sätt, med hjälp av goda former, den artighet och diplomati, eftersom vi på detta sätt är mer benägna att uppnå det avsedda målet med att skriva och skicka detta.

På samma sätt också användningen av den tredje personen rekommenderas att hänvisa till mottagaren och därmed uppnå en mer formell formulering. Istället för att använda "Jag rekommenderar dig" skulle det vara bättre att använda uttrycket "Jag rekommenderar dig". Trots det, om det inte görs till ett missbruk av den första personen kan det också användas vid vissa tillfällen, dess användning i formella brev är inte helt förbjudet.

Som vi sagt tidigare kan det formella brevet riktas till någon vi känner, till exempel till vår arbetschef, eller åtminstone i motsats till någon okänd, till exempel den som väljer ut arbetarna på företaget där vi vill vara anlitade. Men oavsett om mottagaren är känd eller inte eller hur säkra vi är med honom, måste det formella brevet skrivas med formella termer.

• Du kanske är intresserad av: "Utvecklingen av läskunnighet: teorier och intervention"

3. Budskapet måste förklaras exakt

För att göra budskapet tydligt det är viktigt att förmedla en huvudidé, välja ett enda mål som är avsett att uppnås med sändningen av brevet. På detta sätt och i förhållande till föregående punkt kommer vi att undvika onödiga fraser eller innehåll, fyllmedel och som distraherar från huvudidén.

Med tanke på att det är nödvändigt att överföra komplex eller mer omfattande information, är det bättre att sammanfatta och sammanfatta innehållet så att meddelandet är korrekt och uppfyller det relevanta syftet.

• Du kanske är intresserad av: "De 10 grundläggande kommunikationsfärdigheterna"

4. Formella brev är korta, korta

Med tanke på att syftet med formella brev är att förmedla ett budskap klart och koncist, det är nödvändigt att både bokstaven och de stycken och meningar som används är korta och så korta som möjligt.

Därför rekommenderas brev med få och korta stycken, för att undvika att mottagaren blir uttråkad, tappar uppmärksamhet eller intresse och på så sätt når vi det mål vi är sökande.

5. Den information som överförs måste vara tydlig

Om vi ​​vill att mottagaren ska förstå meddelandet som står i brevet det kommer att vara viktigt att ord, termer, fraser och idéer som uttrycks inte är förvirrande eller onödigt tvetydiga, vilket hindrar förståelsen och syftet med brevet. På så sätt blir vårt syfte att skriva en tydlig text där endast en idé eller ett budskap kan tolkas, utan att ge upphov till flera tolkningar.

Två typer av tydlighet måste uppnås. Å ena sidan presenteras synlig tydlighet vilket syftar på en ren presentation av skriften, med bra handstil om vi skriver för hand och med respekt för lämplig skriftstruktur.

Å andra sidan är det nödvändigt att följa semantisk klarhet: använd meningsfulla fraser och idéer, undvik de som kan generera mer än en möjlig tolkning eller de som är tvetydiga.

6. Adekvat korrigering

En annan mycket viktig aspekt att ta hänsyn till när vi skriver formella brev, med tanke på att de är riktade till en person med auktoritet och vad som är syftet med meddelandet vi skickar, är riktigheten av både grammatik och lexikalisk.

Den grammatiska korrigeringen är kopplad till att inte presentera grammatiska fel, förstås som den uppsättning språkregler som reglerar användningen av den, och inte heller till att göra stavfel; vi måste vara särskilt uppmärksamma och kontrollera innan vi skickar brevet.

Å andra sidan är det också nödvändigt att använda ordförrådet på ett bra sätt, att använda de relevanta orden och ordförrådet på ett adekvat sätt. utan att detta är oförskämt eller för vardagligt.

På samma sätt är det viktigt att lexikonet anpassas både till typen av meddelande och till mottagaren samt att presentera konsistens och lämplighet inom samma bokstav (se till exempel att verbet stämmer match).

Skiljetecken måste också användas på lämpligt sätt, för att att å ena sidan läsningen är lättare och roligare, och å andra sidan att budskapet förstås i en klar.

• Du kanske är intresserad av: "Arbets- och organisationspsykologi: ett yrke med en framtid"

7. Enkelt uttryck

Att inte uttrycka oss på ett vulgärt sätt betyder inte att bara använda odlade eller överdrivet tekniska ord om det inte är nödvändigt eftersom syftet med att presentera ett tydligt och begripligt budskap på detta sätt kan gå förlorat.

Därmed kan vi använda ord och termer för vardagsbruk, men utan att förlora ur sikte vem brevet är riktat till.

8. Det formella brevets struktur och delar

Det formella brevet måste bestå av följande delar: brevhuvudet är placerat på vänster sida och hänvisar till uppgifterna om den person som skickade brevet; mottagaren, hänvisar till uppgifterna för den person som vi skickade brevet till; plats och datum för skrivning kommer att visas i det övre högra hörnet, först citerar staden följt av datumet; rubrik kommer vi att tilltala mottagaren på ett respektfullt sätt med artiga och formella termer som "kära herr. och fullständigt namn "alltid följt av ett kolon.

Efter rubriken kommer inledningen där ett kortfattat omnämnande av syftet med brevet; kroppen, platsen där brevets huvudbudskap kommer att utvecklas, är den mest omfattande delen; avskedet eller avslutningen, med vänliga och artiga termer som "uppriktigt" eller "en hjärtlig hälsning ”och till sist underskriften där namn och befattning på den som skickar brevet normalt kommer att stå.

Normalt innehåller strukturen i det formella brevet delar av protokollet. Med protokollelement menar vi till exempel att presentera, att hänvisa till den professionella position som både avsändaren och mottagaren intar eller utför.

Typer av formella brev

I det här avsnittet kommer vi att hänvisa till några typer av formella brev i enlighet med syftet eller målen som vi vill uppnå med det:

• Formellt uppsägningsbrev: när vi vill lämna jobbet vi är i.
• Formellt klagomålsbrev, för att kommunicera eventuella klagomål eller oenighet.
• Formella tackbrev, för att uttrycka tacksamhet.
• Formell begäran, med syftet att begära något.
• Formellt inbjudningsbrev, som en inbjudan till ett evenemang.
• Formellt följebrev, normalt presenterat tillsammans med läroplanen där kompetens, studier och erfarenhet kommer till uttryck, samt varför vi är intresserade av jobbet.