Jobbanalys: vad det är, vad det är till för och faser av processen

För att ett företag ska fungera på bästa sätt är det nödvändigt att veta vad de gör och hur långt de ska kunna gå deras anställda, om det finns någon form av brist på utbildning eller om konkurrerande företag ber sina anställda om fler krav. arbetare.

En korrekt analys av befattningen gör att personalavdelningen kan rekrytera och välja ut de bästa kandidater till företaget, förutom att veta vilka kompetenser, uppgifter, förmågor och behov som varje placera.

Nästa Låt oss förstå vad en jobbanalys är, vad är dess betydelse, vilka typer finns det och hur man gör en.

• Relaterad artikel: "Administrationsvetenskap: vad de är, egenskaper och funktioner"

Vad är jobbanalys?

En jobbanalys består av en utredning av jobbet som kommer att erbjudas eller en viss tjänst i företaget som du vill veta på djupet och förbättra. Med denna typ av analys är det tänkt att känna till de nödvändiga färdigheterna så att vem som än gör det, kan få bättre resultat genom att fastställa alla nödvändiga kriterier för att välja den mest lämpliga kandidaten. lämplig.

Typiskt, denna typ av analys Det är personalavdelningens ansvar., som bland annat har uppdraget att rekrytera och välja ut de mest lämpliga arbetarna för som utgör företaget, förutom att se till att de vid behov uppdaterar sin utbildning. Företag fungerar inte korrekt utan lämpliga personer för var och en av befattningarna i den, så denna avdelning måste veta vilka krav som krävs för varje jobb.

När det specifika jobbet har analyserats är det vanligt att göra en exakt beskrivning av vad den består av. Detta gör det lättare att fastställa de krav som anses nödvändiga för att genomföra det, förutom att definiera jobberbjudandet och profilen för den önskade kandidaten. Dessutom, genom att avgränsa och specificera vart och ett av jobben, kommer företaget att kunna rita ett komplett organisationsschema och ta reda på vad varje position bidrar med till organisationen som helhet.

Fördelar med denna typ av analys

Sammanställningen av all data som erhålls under jobbanalysen hjälper till vid beslutsfattande, utöver möjliggöra validering av mer användbara och effektiva metoder och tekniker för utförandet av enskilda jobb och företaget som helhet uppsättning. Alltså med denna typ av analys Du kan fatta bättre beslut i valet av personal, förutom att kunna utvärdera arbetarnas prestationer och avgöra vem som ska befordras, behållas, degraderas eller sparkas.

Bland de tydligaste fördelarna som jobbanalys ger oss är:

1. Organisationens struktur

Genom denna typ av analys är det möjligt veta hur organisationens uppgifter är uppdelade i dess mest grundläggande enheter: divisioner, sektioner, avdelningar, arbetsenheter som arbetare eller arbetsgrupper...

2. Strukturen på jobben

Som namnet antyder låter denna typ av analys oss veta hur själva jobbet är, särskilt dess struktur. låter oss veta hur jobben ska grupperas i jobb och jobbintervall, förutom att veta vilka befattningar som liknar sin användbarhet och funktion för företaget.

3. graden av auktoritet

Genom jobbanalys kan vi känna till företagets organisationsplan och i sin tur vilka befattningar som ligger över andra. Det gör det möjligt att känna till graden av auktoritet för varje position och dess inblandning i beslutsfattande.

4. prestandakriterier

Prestandakriterierna är referensen att veta hierarkiska rapporteringsrelationer inom organisationen, antal och typer av befattningar. Det vill säga, det låter oss veta i vilken utsträckning arbetet med en viss position beror på hur väl en annan gör det, om det är över eller under det i fråga om auktoritet.

5. Uppsägning av anställda

Genom att analysera befattningen kan vi upptäcka de befattningar som praktiskt taget fyller samma funktion eller är för lika för att tillåta dem att fortsätta existera. detta verktyg låter dig bestämma om det är nödvändigt att kombinera två jobb till ett eller ändra deras funktioner för att undvika dubbelarbete.

• Du kanske är intresserad av: "Quantitative School of Administration: vad det är och egenskaper"

Typer av jobbanalys

Det finns flera typer av jobbanalyser som kan utföras. De utesluter inte varandra, snarare tvärtom, de är alla nödvändiga för att specificera exakt vad funktionerna är, krav och kompetens för varje befattning i företaget, men beroende på tid och medel kan du välja att bara ha en typ analys. De viktigaste är följande fyra:

1. Uppgiftsbaserad analys

Uppgiftsbaserad jobbanalys Det är den äldsta och mest klassiska. Det går i grunden ut på att ta reda på vilka arbetsuppgifter arbetarna utför, oavsett vilken kompetens, utbildning och kompetens de har eller bör ha. Denna modell syftar till att definiera och fastställa de uppgifter, skyldigheter och ansvar som är förknippade med var och en av befattningarna i företaget.

2. Kompetensbaserad analys

Analysen av kompetenser fokuserar på dessa färdigheter som behövs för att utföra jobbet.

3. Styrkor-baserad analys

Styrkorsbaserad analys fokuserar på de handlingar som arbetarna tycker om mest, eller de där de presterar särskilt bra. Det handlar om att leta efter de motiv som har fått arbetarna att välja befattningen eller önskan som väcker dem att utföra den befattningen.

4. Personlighetsbaserad analys

Även om det förvisso är lite mer komplicerat, kan en jobbanalys genomföras för att leta efter de personlighetsdrag som är mest lämpade för att utföra en sådan position. De mest dysfunktionella egenskaperna kan också analyseras, det vill säga sådana som är en källa till problem för det aktuella arbetet.

Var man kan extrahera information

Jobbanalys är ett verktyg som försöker följa den vetenskapliga metoden. Den är baserad på de mest objektiva och tillförlitliga informationskällorna och teknikerna som är möjliga för att göra analysen till en trogen representation av organisatorisk verklighet.

Data extraheras från själva jobbet, till exempel de uppgifter den anställde utför, hur de gör dem och de beteenden som är förknippade med deras anställning. Men utöver dessa observationer finns det flera tekniker för att kunna extrahera all nödvändig information.

• Intervjuer och diskussionsgrupper.
• Frågeformulär
• Observation eller självobservation.
• Analys genom dokumentation, prestationsutvärdering och gamla jobberbjudanden.
• Metodiken för kritiska incidenter

Utveckling av jobbanalys

Därefter kommer vi att se hur man utvecklar en jobbanalys och vilka steg som ska följas. Det är väsentligt att när man går vidare med en analys av denna typ vet man vilka aspekter som måste vara dokument, vilka personer i organisationen kan tillhandahålla dem och hur informationen kommer att hanteras. information.

1. ställa in uppgifterna

Den första delen av processen består av analysera arbetsuppgifterna som utförs av arbetarna. Det är den äldsta och samtidigt den mest grundläggande typen av jobbanalys. Det är nödvändigt att veta vilka typer av uppgifter och hur de utförs inom organisationen för att kunna genomföra en heltäckande arbetsanalys. Därför, för att samla in information i detta steg, är det nödvändigt att ställa dig själv följande frågor:

• Vad gör den anställde?
• Som det gör?
• Vad gör han det för?
• Varför gör han detta?

Försöker svara på dessa frågor för varje befattning Vi kan skriva en lista över de uppgifter som utförs i organisationen. Om vi ​​till exempel vill analysera tjänsten som servitör kan vi ställa oss dessa frågor angående följande två uppgifter: ta med mat och dryck och städa bordet.

När det gäller att ta med mat och dryck använder servitören en bricka för att kunna ta med dessa saker till den kund som har beställt maten. Anledningen till detta är att vi är intresserade av att kunden ska vara nöjd med att konsumera det de har beställt.

Vid städning av bordet gör servitören det med trasa, desinfektionsmedel och andra rengöringsmedel så att bordet är i skick att användas av andra kunder. Anledningen till detta är att undvika att inte följa de hygiennormer som hälsoministeriet beställt, förutom att undvika klagomål från den missnöjda klienten.

2. Arbetsuppgifter och ansvar

När du vet vilka uppgifter som utförs inom organisationen de är grupperade i olika funktioner. Det kan vara så att det finns uppgifter som bara fyller en funktion, andra som är ganska olika varandra men tjänar samma och en uppgift som i sin tur utför olika funktioner inom organisation.

Om vi ​​tar exemplet med servitören, skulle vi kunna tänka oss att ta med mat till kunderna skulle vara inom funktionen "kundservice", medan städningens huvudfunktion skulle vara "etableringshygien", även om det också skulle kunna relateras till kundservice. kund.

När funktionerna för de uppgifter som utförs i organisationen har fastställts, de De är organiserade efter graden av ansvar inom densamma. De kan klassificeras på en skala om vi kan tala om ansvar som är mycket viktigare än andra, men i Vid många tillfällen innebär de flesta uppgifterna en liknande grad av ansvar, med vilken de kan ha lika hög prioritet.

3. Kunskap och erfarenheter

En grundläggande aspekt under analysen av jobbet är utvärderingen av den erfarenhet och kunskap som krävs för att utföra jobbet. Så att de färdigheter, förmågor och utbildning som rekommenderas eller efterfrågas för att utföra arbetsuppgifterna utvärderas.

I många fall är denna nödvändiga kunskap lätt att etablera. För att till exempel kunna arbeta på en klinik som läkare kommer utbildningen som kommer att efterfrågas vara en examen i medicin och helst en forskar- eller magisterexamen. I andra fall är dock de kvalifikationer som krävs för att utföra jobbet inte så tydliga. Till exempel, för att arbeta i en stormarknad, kan de be om ett livsmedelshanteringscertifikat eller yrkesutbildning, även om det inte alltid är fallet.

Under analysen av jobbet för att kunna veta vad den önskade utbildningen är det ideala är att gå direkt till medarbetare och chefer. De kommer att ge sin åsikt eller erfarenhet, vilken examen de har, vad de har tillfrågats och vad de har sett i tidigare företag där de har arbetat. Det är mycket användbart att veta vad konkurrerande företag begär av sina anställda eftersom, på detta sätt, På så sätt kommer vi att förhindra att företaget tappar styrka inom sitt område på grund av bristande utbildning av dess arbetare.

4. Färdigheter i jobbanalys

Vid denna tidpunkt är det viktigt att utföra jobbanalysen baserat på dina medarbetares kompetens. Tre mycket användbara tekniker kan användas här, som kan kompletteras.

4. 1. Intervju med chefer

Chefer är en nyckelfigur inom organisationen, eftersom de är det som kan jobbet från första hand och vet vilken kompetens som behövs att utföra uppgifter på rätt sätt.

4.2. Utvärdering av prestanda

Den härleder vilken kompetens som skiljer en bra medarbetare från en som inte gör sitt jobb bra.

4.3. kritiska incidenter

med denna teknik de nyckelbeteenden i jobbpositionen är etablerade, de som avgör framgång eller misslyckande organisationen. Den tar reda på vilka beteenden som kan gynna eller skada företagets prestanda och den är avsedd att replikera eller utrota dem.

5. Ha tydliga mål

Oavsett vilken teknik som används är det idealiska att använda alla tre, Det grundläggande är att med dess användning är det möjligt att svara på följande frågor:

• Vad är skillnaden mellan en bra och en dålig medarbetare?
• Varför kan vissa anställda utföra uppgifter bättre än andra?
• Om du skulle anställa en anställd för att utföra en uppgift, vad skulle du leta efter?
• Är något annat nödvändigt för att korrekt etablera kompetenserna?

I vilket fall som helst bör det noteras att varje företag har sin egen uppfattning om vilka de idealiska färdigheterna är för sina anställda beroende på vilken position de har, det vill säga detta är ett mycket subjektivt steg.

Denna variation i den kompetens som krävs påverkas i hög grad av företagets organisationskultur, som varierar mycket från en till en annan. Dessutom har varje företag en annan kund, så de kriterier som utvinns från analysen av positioner i ett företag kanske inte är till någon nytta för ett annat.

Bibliografiska referenser:

• Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. Garcia Murcia, J. (1996). Arbetsrätt. Madrid: Tecnos.
• m. Peiro, J. (1996). Organisationspsykologi. Madrid: UNED.
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002). Den mänskliga faktorn i arbetsrelationer, Handbok för ledning och ledning: Pyramid.