Аналіз роботи: що це таке, для чого він потрібен і фази процесу

Щоб компанія функціонувала найбільш відповідним чином, необхідно знати, що вона робить і як далеко вона повинна бути в змозі зайти їхніх працівників, якщо є будь-який брак навчання або якщо конкуруючі компанії вимагають від своїх працівників додаткових вимог. робітників.

Правильний аналіз посади дозволяє відділу кадрів підбирати та відбирати найкращих кандидати в компанію, окрім знання того, які компетенції, завдання, здібності та потреби кожного положення.

Далі Давайте розберемося, що таке аналіз роботи, в чому його важливість, які типи бувають і як їх зробити.

• Пов'язана стаття: «Науки про управління: що це таке, характеристики та функції»

Що таке аналіз роботи?

Аналіз роботи складається з дослідження роботи, яку збираються запропонувати, або певної посади в компанії, яку ви хочете детально дізнатися та вдосконалити. Цей тип аналізу має на меті знати необхідні навички, щоб той, хто його робить, може досягти кращих результатів, встановивши всі необхідні критерії для вибору найбільш підходящого кандидата. відповідний.

Як правило, це тип аналізу Це відповідальність відділу кадрів., який, серед інших функцій, має місію найму та відбору найбільш підходящих працівників які складають компанію, на додаток до того, щоб у разі необхідності вони оновили свою підготовку. Компанії не функціонують належним чином без відповідних людей для кожної з позицій у них, тому цей відділ повинен знати, які вимоги необхідні для кожної роботи.

Після аналізу конкретної роботи зазвичай робиться точний опис того, з чого вона складається. Це полегшує встановлення вимог, які вважаються необхідними для його виконання, на додаток до визначення пропозиції роботи та профілю бажаного кандидата. Крім того, розмежувавши та вказавши кожну роботу, компанія зможе скласти повну організаційну схему, з’ясувавши, який внесок кожної посади в організацію в цілому.

Переваги цього виду аналізу

Компіляція всіх даних, отриманих під час аналізу роботи, крім того, допомагає в прийнятті рішень дозволяють перевірити більш корисні та ефективні методи та прийоми для виконання окремих робіт і компанії в цілому встановити. Таким чином, при цьому виді аналізу Ви можете приймати кращі рішення в підборі персоналу, окрім можливості оцінювати продуктивність працівників і визначати, кого слід підвищити, зберегти, понизити чи звільнити.

Серед найбільш очевидних переваг, які дає нам аналіз роботи, можна виділити:

1. Структура організації

Завдяки цьому типу аналізу це можливо знати, як розподіляються завдання організації на її основні підрозділи: підрозділи, відділи, відділи, робочі одиниці, такі як робітники або робочі групи...

2. Структура робочих місць

Як випливає з назви, цей тип аналізу дозволяє нам знати, якою є сама робота, зокрема її структура. дає нам знати як робочі місця слід групувати за робочими місцями та діапазонами робочих місць, окрім знання про те, які посади схожі за своєю корисністю та функціями для компанії.

3. ступінь повноважень

Завдяки аналізу роботи ми можемо знати організаційну схему компанії та, у свою чергу, які посади вище інших. Це дозволяє знати ступінь повноважень кожної посади та її участь у прийнятті рішень.

4. критерії ефективності

Критерії ефективності є посиланням на знання ієрархічні зв'язки звітності всередині організації, кількість і типи посад. Тобто це дозволяє нам знати, якою мірою робота певної посади залежить від того, наскільки добре її виконує інша, вище чи нижче вона за авторитетом.

5. Скорочення працівників

Аналізуючи посаду, ми можемо виявити ті посади, які практично виконують ту саму функцію або занадто схожі, щоб дозволити їм продовжувати існування. цей інструмент дозволяє вирішити, чи потрібно об'єднати дві роботи в одну або змінити їх функції, щоб уникнути дублювання.

• Вас може зацікавити: «Кількісна школа адміністрування: що це таке та характеристики»

Види аналізу роботи

Можна виконати кілька типів аналізу роботи. Вони не є взаємовиключними, скоріше навпаки, усі вони необхідні для точного визначення функцій, вимоги та компетенції кожної посади в компанії, хоча залежно від часу та засобів ви можете вирішити мати лише один тип аналізу. Основними з них є наступні чотири:

1. Аналіз на основі завдань

Аналіз роботи на основі завдань Це найстаріший і класичний. В основному це полягає у з’ясуванні того, які завдання виконують працівники, незалежно від того, які навички, навчання та навички вони мають або повинні мати. Ця модель має на меті визначити та встановити завдання, обов’язки та відповідальність, пов’язані з кожною з посад у компанії.

2. Аналіз на основі компетенцій

Аналіз компетенцій зосереджується на них навички, необхідні для виконання роботи.

3. Аналіз на основі сильних сторін

Аналіз на основі сильних сторін зосереджується на ті дії, які найбільше подобаються працівникам, або ті, у яких вони справляються особливо добре. Йдеться про пошук тих мотивів, які спонукали працівників обрати посаду, або бажання, яке пробуджує їх займати цю посаду.

4. Особистісний аналіз

Хоча це, звичайно, трохи складніше, можна провести аналіз роботи, шукаючи ті риси особистості, які найбільше підходять для виконання такої посади. Також можна аналізувати найбільш дисфункціональні риси, тобто ті, які є джерелом проблем для розглянутої роботи.

Де взяти інформацію

Аналіз роботи — це інструмент, який намагається слідувати науковому методу. Він базується на найбільш об’єктивних і надійних джерелах інформації та методах, щоб зробити аналіз вірним відображенням організаційної реальності.

Дані витягуються з самої роботи, наприклад, завдання, які виконує працівник, як вони їх виконують і поведінка, пов’язана з їх роботою. але Крім цих спостережень, існує кілька методів, які дозволяють отримати всю необхідну інформацію.

• Інтерв'ю та дискусійні групи.
• Анкети
• Спостереження або самоспостереження.
• Аналіз документації, оцінка ефективності та старі пропозиції роботи.
• Методологія критичних інцидентів

Розробка аналізу роботи

Далі ми побачимо, як розробити аналіз роботи та кроки, які слід виконати. Важливо, щоб, приступаючи до аналізу такого типу, знати, які аспекти повинні бути документ, який люди в організації можуть надати їм і спосіб, у який інформація буде керуватися. інформації.

1. поставити завдання

Перша частина процесу складається з аналізувати завдання, які виконують робітники. Це найстаріший і, водночас, найфундаментальніший тип аналізу роботи. Необхідно знати, які типи завдань і як вони виконуються в організації, щоб провести комплексний аналіз роботи. Таким чином, щоб зібрати інформацію на цьому кроці, необхідно поставити собі такі запитання:

• Чим займається працівник?
• Як це робить?
• Для чого він це робить?
• Чому він це робить?

Спроба відповісти на ці питання для кожної посади Ми можемо написати список завдань, які виконуються в організації. Наприклад, якщо ми хочемо проаналізувати роботу офіціанта, ми можемо поставити собі ці запитання щодо двох завдань: принесення їжі та напоїв і прибирання столу.

У разі принесення їжі та напоїв офіціант використовує піднос, щоб мати можливість принести ці речі клієнту, який замовив ці продукти. Причина цього в тому, що ми зацікавлені в тому, щоб клієнт був задоволений споживанням того, що він замовив.

У разі прибирання столу офіціант робить це ганчіркою, дезінфікуючим засобом та іншими миючими засобами, щоб стіл був у такому стані, щоб ним могли користуватися інші клієнти. Причина цього полягає в тому, щоб уникнути недотримання гігієнічних стандартів, встановлених Міністерством охорони здоров’я, на додаток до уникнення скарг від незадоволених клієнтів.

2. Посадові обов'язки та відповідальність

Як тільки ви дізнаєтеся, які завдання виконуються всередині організації вони згруповані в різні функції. Може бути так, що є завдання, які виконують лише одну функцію, а інші виконують зовсім іншу функцію один одному, але служать одному й тому ж завданню, яке, у свою чергу, виконує різні функції в межах організації.

Беручи приклад з офіціантом, ми можемо вважати, що доставка їжі клієнтам буде в межах функції «обслуговування клієнтів», тоді як основною функцією прибирання буде «гігієна закладу», хоча це також може бути пов’язано з обслуговуванням клієнтів. клієнт.

Після встановлення функцій завдань, які виконуються в організації, вони Вони організовані за ступенем відповідальності. Їх можна класифікувати за шкалою в тому випадку, якщо ми можемо говорити про обов'язки, які є набагато важливішими за інші, однак у У багатьох випадках більшість завдань передбачає однакову ступінь відповідальності, з якою вони можуть мати однаково високий пріоритет.

3. Знання та досвід

Основним аспектом під час аналізу роботи є оцінка досвіду та знань, необхідних для виконання роботи. Так що оцінюються навички, здібності та підготовка, які рекомендовані або вимагаються для виконання завдань роботи.

У багатьох випадках ці необхідні знання легко отримати. Наприклад, для того, щоб мати можливість працювати в клініці як лікар, необхідна підготовка буде медичним і, бажано, післядипломною або магістратурою. Однак в інших випадках кваліфікація, необхідна для виконання роботи, не така чітка. Наприклад, щоб працювати в супермаркеті, вони можуть попросити сертифікат про обробку харчових продуктів або професійну підготовку, хоча це не завжди так.

Під час аналізу роботи, щоб мати можливість знати, яке навчання є бажаним в ідеалі це звернутися безпосередньо до співробітників і менеджерів. Вони повідомлять свою думку або досвід, який у них ступінь, що їх просили та що вони бачили в попередніх компаніях, де вони працювали. Дуже корисно знати, що компанії-конкуренти вимагають від своїх працівників, оскільки, таким чином, Таким чином ми запобіжимо компанії втрачати силу у своїй сфері через відсутність її підготовки робітників.

4. Навички аналізу роботи

На цьому етапі важливо провести аналіз роботи на основі навичок ваших працівників. Тут можна використати три дуже корисні техніки, які можна доповнювати.

4. 1. Співбесіда з менеджерами

Менеджери є ключовою фігурою в організації, оскільки вони є які знають роботу з перших рук і знають, які навички потрібні правильно виконувати завдання.

4.2. Оцінка ефективності

Він визначає, які навички відрізняють хорошого працівника від того, хто погано виконує свою роботу.

4.3. критичні інциденти

з цією технікою встановлюються ті ключові моделі поведінки на посаді, які визначають успіх чи невдачу організації. Він з’ясовує, яка поведінка може принести користь або зашкодити продуктивності компанії, і має на меті відтворити або викорінити їх.

5. Ставте чіткі цілі

Незалежно від того, яка техніка використовується, ідеальним є використання всіх трьох, Принциповим є те, що з його використанням можна відповісти на наступні питання:

• Яка різниця між хорошим і поганим працівником?
• Чому одні співробітники можуть виконувати завдання краще за інших?
• Якби ви найняли працівника для виконання завдання, що б ви шукали?
• Чи потрібно щось ще для правильного встановлення компетенцій?

У будь-якому випадку, слід зазначити, що кожна компанія має своє уявлення про те, які ідеальні навички для її працівників залежно від посади, яку вони займають, тобто це дуже суб'єктивний крок.

На варіативність необхідних навичок значною мірою впливає організаційна культура компанії, яка сильно відрізняється від однієї компанії до іншої. Крім того, у кожної компанії є різні клієнти, тому критерії, отримані з аналізу позицій в одній компанії, можуть бути некорисними для іншої.

Бібліографічні посилання:

• Мартін-Вальверде, А., Родрігес-Саньудо Гутьєррес, Ф. Гарсія Мурсія, Дж. (1996). Трудове право. Мадрид: Технос.
• м. Peiro, J. (1996). Психологія організації. Мадрид: UNED.
• Леал Міллан, А., Роман Онсало, М., Альфаро де Прадо Сагрера, А., Родрігес Фелікс, Л. (2002). Людський фактор у трудових відносинах, Керівництво та керівництво: Піраміда.