كيف تتعلم التخطيط: 4 نصائح عملية

في العالم المزدحم الذي نعيش فيه ، يمنحنا الشعور بأنه ليس لدينا الوقت للقيام بكل ما خططنا للقيام به. تعتبر مهام العمل ذات أولوية وإلزامية ، وبالطبع علينا القيام بها ، ولكن على حساب هذه المهام ، غالبًا ما يحدث أننا لا نستمتع بعلاقاتنا الترفيهية والعلاقات الشخصية.

عدم التخطيط للوقت يعني الشعور بأن الساعات والأيام والأسابيع والأشهر أصبحت أكثر فأكثر الصغار ، ينزلقون بين أيدينا لأننا نشعر أننا نهدر حياتنا دون أن نكون قادرين على فعل الكثير من أجله تجنبه.

لكن الحقيقة هي أنه يمكننا تغيير وتحسين إدارة وقتنا والمهام التي حددناها لأنفسنا. إذا كنت ممن يتساءل كيف تتعلم التخطيط لوقتك بشكل أفضل، ما يأتي بعد ذلك يثير اهتمامك.

• مقالات لها صلة: "إدارة الأداء: ما هي هذه المنهجية وكيف تؤثر على العمل؟"

كيف تتعلم التخطيط: 4 مفاتيح نفسية

الوقت هو تلك المادة ، إنه سائل وهمي ينزلق عبر أصابعنا دون أن نكون قادرين على تجنبه. مضحك كيف مع تقدمنا ​​، يبدو أن مرور الوقت يتسارع ، ليصبح أسرع مما يجعل ما كان قبل ساعات يُنظر إليه الآن على أنه دقائق ، والدقائق على أنها ثوان.

تمر أيامنا بسرعة كبيرة ، وتختفي ، وتتلاشى بينما نشعر أن كل ما أردناه لم ننتهي لأن اليوم لا يمنحنا الكثير.

ولكن كان هناك وقت منحه إياه لنا: طفولتنا. يحدث لي على الأقل أنه عندما كنت طفلاً ، أعطيت نفسي وقتًا لكل شيء ودون حتى التفكير فيه أو التخطيط له. ذهبت إلى المدرسة وتعلمت هناك وفعلت ما طلب مني المعلمون القيام به ، ولعبت في فترة الاستراحة دون إخباري يبدو أن الاستراحة كانت قصيرة جدًا ، وانتهت الدروس ، وعادت إلى المنزل وأدت واجباتها المدرسية في وقت سابق لتناول الطعام. كانت فترة الظهيرة رائعة ، حيث أتاحت لي وقتًا للعب والدراسة ومشاهدة التلفزيون ولقاء صديق من وقت لآخر.

كانت نفسي الطفولية ، عن غير قصد ، على ما يبدو أكثر مسؤولية وكفاءة من نفسي البالغة ، وكان كل ذلك بسبب إدراكها للوقت. عندما تكون صغيرًا ، تعيش الساعات أطول مما هي عليه ، ولا تشعر أنك بفعل شيء ما ، فإنك تهدر الوقت للآخرين. على الأقل في حالتي الشخصية ، أوقات الفراغ ، العلاقات الشخصية ، الهوايات والمسؤوليات الأكاديمية كانوا مرتاحين ، وعندما ذهبت إلى النوم مبكرًا ، لم أشعر أنني فقدت يوم.

صحيح أنه عندما نكون صغارًا يكون لدينا آباؤنا خلفنا ، ولكن حقًا إذا كان بإمكاننا في تلك الأعمار القيام بكل شيء ، فكيف لا يمكننا إدارة الوقت الذي نكبر فيه؟ ببساطة إنها مسألة تعلم التخطيط ، والتحلي بالصبر ، ومعرفة كيفية التفريق بين ما هو أولوية وما هو ليس كذلك. والوفاء بما يقترحه المرء. مهما كان عمرنا ستبقى الأيام 24 ساعة و 1440 دقيقة و 86400 ثانية. يعود الأمر إلينا في مدى الاستفادة من وقتنا.

لكن لهذا تحتاج إلى معرفة كيفية القيام بذلك ...

1. تنظيم حياتنا. أهمية قائمة المهام

لا يمكننا إدارة الوقت بشكل جيد دون التخطيط المناسب لليوم ، ولهذا علينا أن ننظم أنفسنا. هذا يبدو وكأنه لا يحتاج إلى تفكير ، وقد يكون كذلك بالنسبة للكثيرين ، ولكن في الممارسة العملية غالبًا ما يقلل الناس من شأن أهمية أن تكون واضحًا أول شيء في الصباح أو أثناء يوم العمل ما يجب القيام به اليوم / هذا الأسبوع.

غالبًا ما يحدث أن بدا اليوم أقصر مما هو عليه لأننا بدأناه بشكل سيء. نترك الصعوبة للأخير ، معتقدين أننا إذا فعلنا أسهل وأقصر شيء نفعله ، سنفعل لتحفيز وسنكون أكثر استعدادًا لمواجهة المعقد في نهاية اليوم. المشكلة هي أنه بما أننا استثمرنا كل قوتنا في الأشياء السهلة أثناء الصباح ، فعندما يأتي أصعب شيء يربكنا ، ويغمرنا ونفعله على مضض وبصورة سيئة.

في أوقات أخرى ، ما يحدث ، يتعلق أكثر بالصعوبة ، له علاقة به مشكلة عدم معرفة المهام التي يجب القيام بها. أعني ، نحن نعرفهم بعمق في أذهاننا ، لكن نظرًا لأننا لم ندرجهم في القائمة كما أننا لم نقم بالتخطيط ، مع مرور اليوم علينا أن نتذكر ذلك الأعمال المنزلية. مثل ذاكرة بشرية إنه ليس معصومًا عن الخطأ ، فقد نتذكر أن نفعل X أو Y متأخرًا ، ونفعل ذلك على عجل ونشعر بالإحباط لأننا لم نتذكره سابقًا.

مهما كانت حالتنا المحتملة ، يتم حل كل هذا عن طريق القيام بشيء بسيط للغاية. نحتاج فقط إلى القليل من الوقت والتفكير والصبر - قائمة مهام. الحق سهلة؟ ببساطة عن طريق وضع قطعة من الورق أو في تطبيق الهاتف المحمول الذي يذكرنا بما يجب القيام به سنكون على دراية جيدة بالمهام أو الأهداف أو الأهداف التي يتعين تحقيقها على مدار اليوم أو أسبوع. عندما ننتهي من أحدهما ، سيتعين علينا ببساطة إلقاء نظرة على القائمة ومعرفة أيهما التالي ، دون الدخول في أزمة أو إضاعة الوقت في تذكر ما كان يلعب بعد ذلك.

في هذه القائمة ، لن نضع المهام التي يجب القيام بها فحسب ، بل سنحسب الوقت الذي سنستغرقه منا. هذا أمر شخصي للغاية ، وفي الواقع ، نحن أكثر تفاؤلاً من الناحية النظرية من الممارسة العملية. أعني بهذا أنه إذا اعتقدنا ، على سبيل المثال ، أن المهمة ستفقدنا ساعة من حياتنا ، فالحقيقة هي أنها ربما تستغرق وقتًا أطول بكثير. إحدى التوصيات هي أنه بينما نحسب أن الأمر سيستغرق منا 30-45 دقيقة من المجاملة. أ) نعم ، إذا استغرقت وقتًا أطول من المتوقع ، فلن نشعر باليأس من الاعتقاد بأننا نضيع الوقت المخصص للمهمة التالية.

إن إعداد قائمة أو تدوين مهامنا على جدول الأعمال هو أمر يجب علينا القيام به مع شيء معين التردد ، كونها مثالية كل يوم حتى نكتسب عادة التخطيط في الصباح الباكر رحلتنا. في هذه قائمة المهام أيضا يجب علينا دمج الأحداث غير المتوقعة المحتملة ، أي شيء يمكن أن يضيع وقتنا. هذا يعتمد أكثر علينا وعلى نوع المهام والوظائف التي نقوم بها ، ولهذا السبب من المهم جدًا أن نتذكر ما هو غير متوقع كان لدينا في الماضي ، بالنظر إلى الوقت الذي جعلونا نخسره وكتابته في القائمة كوقت محتمل لذلك يفتقد.

• قد تكون مهتمًا بـ: "سيكولوجية العمل والمنظمات: مهنة لها مستقبل"

2. المهام داخل المهام

بمجرد أن نكون واضحين بشأن المهام التي يتعين القيام بها على مدار اليوم والأهداف المرتبطة بها ، فقد حان الوقت لتقسيمها إلى أنشطة صغيرة. السبب في ذلك يتعلق مباشرة بدوافعنا. على الأقل حالتي هي كالتالي: إذا اضطررت إلى القيام بمهمة ضخمة ، والتي حسبت أنه يجب علي تكريس الكثير من الوقت من أجلها ، فإنني أبدأ في الكسل الشديد حتى لبدء ذلك. يبدو أنه كلما طالت المهمة ، كلما استغرق تنفيذها وقتًا أطول.

من ناحية أخرى ، إذا تم تقسيم هذه المهمة نفسها إلى مهام صغيرة ، والتي ستستغرق حوالي 20 أو 30 دقيقة ، فإنها تحفزني أكثر ، وحتى أنني قد أقوم بها جميعًا مرة واحدة دون أن أدرك ذلك. شيئًا فشيئًا أمضي قدمًا ، وعندما أنظر إلى كل ما فعلته حتى تلك اللحظة ، أشعر بحافز أكبر لفعل ما تبقى. العمل بهذا الشكل يجعلني أرى الكوب نصف ممتلئ بدلاً من نصفه فارغًا ، أو في هذه الحالة ، تم إنجاز نصف المهمة وقريبًا من الاكتمال.

صحيح أن هذا يعتمد كثيرًا على المهمة المطروحة ، لكن في معظم الحالات ، يمكن تقسيم جميع أهدافنا اليومية إلى أكبر عدد ممكن. على سبيل المثال ، يتعين علينا كتابة تقرير في مكتبنا بأننا قد حسبنا أن ساعتين على الأقل ستخرجنا من حياتنا. بدلاً من رؤيتها على هذا النحو ، دعنا نراها حيث يتعين علينا القيام بحوالي 5 أقسام ستستغرق منا حوالي 20 إلى 30 دقيقة للقيام بكل منها. لقد حولنا مهمة كبيرة إلى 5 مهام أصغر تحفزنا أكثر على القيام بها.

• مقالات لها صلة: "محفزات العمل: ما هي وكيف تؤثر على السلوك"

3. حدد الأولويات

بمجرد الانتهاء من إعداد القائمة ووضع علامة في كل قسم من أقسام المهام الأصغر ، فقد حان الوقت لتحديد الأولويات. ما نعتبره أولوية أو لا يعتمد على أشياء كثيرة ، على الرغم من أن أحد التوجهات هو إعطاء الأولوية لكل ما هو أطول ، وذلك أساسًا لأن اترك أكثر الأمور تعقيدًا وثقلًا حتى نهاية اليوم ، عندما نتعب من إنجاز باقي المهام المعلقة ، سوف يربكنا أكثر. وفوق كل شيء ، سنشعر بأننا نقوم بعملنا بشكل أسوأ.

يجب تحديد مدى إلحاح كل مهمة وأهميتها ومدتها وتقييم أولوية القيام بها بناءً على هذه المعايير. يجب أن تكون واقعيًا وأن تفهم كيفية عملنا ، وأن تفهم أن هناك أشياء تكلفنا حقًا بذل قصارى جهدنا هو إعطاؤهم الأولوية ، خشية أن يتراكموا ويثقلوا علينا المزيد من الاضطرار إلى ذلك افعلهم.

لكل فرد الحرية في تمييز نفسه بالطريقة التي يحبها أكثر ، مما يشير إلى الأولوية على ما هو غير ذلك. يمكننا استخدام أنظمة الألوان وعلامات الاستفهام والتسطير والتظليل برمز... أي شيء صالح لتذكيرنا بالأهم. يمكننا أيضًا إعادة القائمة وترتيب الأشياء وفقًا لأولويتها وتعيين التنبيهات على الهاتف المحمول أخبرنا بما يجب القيام به كل ساعة ، لذلك لن ننسى اتباع الترتيب الذي لدينا مقترح.

نحن هنا نصر على أن كل هذا يجب أن يتم كل يوم أو ، على الأقل ، بتردد معين ولكن ، والأهم من أي شيء آخر ، يجب احترامه. لا فائدة على الإطلاق بالنسبة لنا لسرد ما يتعين علينا القيام به ، للإشارة إلى أهمية كل منها المهمة والوقت الذي سنستغرقه للقيام بكل منها إذا لم نحترم مهمتنا لاحقًا تخطيط.

انه صحيح ان يمكن أن تكون هناك أحداث غير متوقعة وعلينا تغيير مهمة إلى أخرى أثناء مرور اليوم ، ولكن هذا شيء وآخر هو أننا نريد أن نبدأ بسهولة واترك التعقيد في النهاية. انها ليست فكرة جيدة.

• قد تكون مهتمًا بـ: "المعرفة الذاتية: التعريف و 8 نصائح لتحسينها"

4. التخطيط لحياتنا هو تخطيط كل شيء

لقد أصررت كثيرًا حتى الآن على التخطيط الموجه نحو العمل ، لكن هذا ليس الشيء الوحيد الذي يجب أن ننظمه في حياتنا. الترفيه والعلاقات الشخصية وهواياتنا وأهدافنا الحيوية هي جزء من الحياة وهي جوانب يجب أن نخطط لها أيضًا إذا كنا نريد أن تعمل جميع المجالات وفقًا للطريقة التي نرغب بها.

ليس كل شيء في الحياة هو العمل ، وإذا تركنا العمل يستوعبنا ، فإن الإحباط من رؤية كيف لا وجود وقت للأنشطة والاحتياجات التي ترضينا سيجعل أداءنا أسوأ ويجعلنا غير سعداء.

على سبيل المثال ، إذا كانت لدينا رغبة في تعلم لغة جديدة ، فيجب أن يكون ذلك أيضًا في قائمة المهام اليومية الخاصة بنا. يمكن تقسيم الهدف من تعلم اللغة المعنية إلى مهام أصغر ، مثل مثال تعلم مفردات جديدة أو تدرب على النطق أو اقرأ كتابًا باللغة هدف. التخطيط لهذا ، وتقسيمه إلى أنشطة سهلة وسريعة ، سيجعلنا نشعر بأننا نحقق هذا الهدف الذي حددناه لأنفسنا.

مهما كانت الرغبات الشخصية التي نريد تحقيقها ، لا يمكننا تجاهلها. ينطبق تخطيط حياتنا على كل شيء تمامًا ، وإذا فعلنا ذلك وحققناه ، فسوف نشعر كما لو كنا أطفالًا والوقت أعطانا كل شيء. دعونا نخطط لحياتنا قدر الإمكان لنشعر بمزيد من الإنتاجية والسعادة.