Formální komunikace: co to je a jaké jsou její vlastnosti

Všichni známe různé komunikační styly a používáme jeden nebo druhý v závislosti na kontextu, ve kterém se nacházíme.

Jednou z nejdůležitějších je formální komunikace. V těchto odstavcích se můžeme dozvědět vše o tomto stylu, objevit rámce, ve kterých se nachází obvykle používají a jaké jsou jeho hlavní vlastnosti a výhody ve srovnání s jinými modely sdělení.

• Související článek: „Sociálně-emocionální dovednosti: vlastnosti, funkce a příklady“

Co je formální komunikace a jaké jsou její vlastnosti

Formální komunikace je komunikativní styl, který se používá v profesionálních a institucionálních kontextech. Je to regulovaná metoda, ve které nejsou hovorová slova povolena, protože použitý tón musí být vždy kultivovaný a aseptický. Podobně můžeme také nazývat formální komunikaci tok informací, ke kterým dochází mezi různými echelony v hierarchii organizace, a které budou zarámovány v rámci souboru pravidel, která zmínili jsme se.

Tok formální komunikace může probíhat mluveným nebo písemným způsobem. Krátce vyřešené interakce se obecně provádějí v ústní konverzaci. Komunikace, která vyžaduje rozsáhlejší nebo komplexnější informace, je však obvykle zvolena k provedení sepsat a předat partnerům vybranými prostředky (oběžníky, e -maily, poštovní poznámka atd.

Další charakteristikou formální komunikace je, že funguje prostřednictvím protokolů známých odesílatelům a příjemcům, které jsou součástí organizace, ve které tento komunikační proces probíhá. Tyto protokoly implikují například cesty, kterými musí zprávy v rámci hierarchie procházet. Zaměstnanec tedy bude vědět, že musí poslat určité informace svému nadřízenému, a to zase musí předat informace svému nadřízenému, ale nemohou přeskočit mezikrok.

To znamená, že každý člen organizace, který se účastní této formální komunikace Musíte předem vědět, jaká zpráva má být adresována které osobě, v jaké formě by měla být provedena a jakou cestou by se tyto informace měly ubírat abyste dosáhli svého cíle správným způsobem.

Druhy formální komunikace

V závislosti na adrese, kterou používáme k přenosu informací, můžeme navázat až čtyři různé typy formální komunikace. Pojďme se na všechny podívat podrobněji.

1. Vzestupná formální komunikace

Když jste v organizaci, zaměstnanec se pokouší komunikovat s jedním ze svých manažerů, buď s bezprostředně nadřízeným, nebo s tím, kdo je nad ním, hovořili bychom o formální komunikaci směrem vzhůru. Je to forma přenosu zprávy vertikálního typu se směrem zdola nahoru. Příkladem zpráv, které lze v tomto režimu odesílat, by byly zprávy, které byly žádané, ale také žádosti o konkrétní záležitost a dokonce i stížnosti, které chtějí opustit patenty.

2. Formální komunikace směrem dolů

Opačný případ k předchozímu by byl případ sestupné formální komunikace. V tomto modelu jsou informace přenášeny také svisle, ale tentokrát jsou přenášeny shora dolů. To znamená, jsou to manažeři a manažeři, kteří předávají informace zaměstnancům, které mají na starosti. Mohou zasílat například pokyny k úkolům, které mají být provedeny, a jak by to měly dělat. Mohou to udělat ústně nebo písemně, v závislosti na informacích, které chtějí poslat.

3. Horizontální formální komunikace

Ne veškerá formální komunikace v organizaci je zaměřena na lidi na jiné hierarchické úrovni. Když je zpráva odeslána jinému pracovníkovi, který zaujímá stejnou hodnost, mluvíme o horizontální formální komunikaci, protože tok informací je směrován laterálně.

Tento model je jasně pozorován na setkáních různých vedoucích oddělení, protože jsou komunikuje několik jednotlivců z nezávislých sekcí, ale všichni jsou na stejné pozici jako manažeři resp manažery.

4. Diagonální formální komunikace

Stále může docházet k méně častému typu formální komunikace a je diagonální. Tato modalita by nastala když dva partneři patří do různých oddělení, ale také do různých hierarchických úrovní.

Může se stát, že vedoucí konkrétní sekce společnosti musí předat a informace pro zaměstnance, kteří nemají na starosti, ale kteří jsou ve struktuře nižší úrovně společnost. To by byl příklad diagonálního formálního komunikačního případu.

• Mohlo by vás zajímat: „8 prvků komunikace: charakteristiky a příklady“

Přednosti tohoto komunikačního stylu

Formální komunikace má oproti neformální komunikaci řadu výhod. Uvidíme ty nejdůležitější.

1. Standardizace

Použití této metody zajišťuje rovnost ve všech komunikačních procesech organizace, aby všichni členové věděli, jak postupovat při přenosu informací, výběrem správného způsobu a způsobu a zároveň všichni vědí, jak bez jakýchkoli pochybností interpretovat zprávy, které se k nim dostanou. Jedná se o standardizovaný model, který umožňuje jasné pochopení pravidel a postupů.

2. Bez chyb

Skutečnost, že používáme předem stanovená pravidla a vždy dodržujeme stejné postupy, má další výhodu a spočívá v tom, že neumožňuje generovat chyby nad rámec lidských chyb, kterých by se bylo možné dopustit mimo uvedené pravidla. Důležité je, že podle uvedených protokolů informace musí procházet organizací bez jakýchkoli obtíží a bez vyvolání pochybností mezi partnery.

3. Tisk tlapky

Formální komunikace má další jasnou výhodu, a tou jsou všechny interakce, ke kterým dochází písemně jsou archivovány, a proto je lze kdykoli zkontrolovat aby bylo možné získat konkrétní informace.

Logicky se totéž nestává s formální ústní komunikací, ale již jsme zmínili, že k tomuto typu interakce dochází k odesílání velmi stručných zpráv. Všechny ty, které mají určitou úroveň složitosti, musí být přeneseny písemně, a proto budou zaregistrovány.

Formální komunikační nedostatky

Logicky ne všechny vlastnosti formální komunikace jsou pozitivní. Musíme si také uvědomit několik nevýhod.

1. Časové náklady

Skutečnost dodržování poměrně rigidních protokolů někdy znamená, že formální komunikace zahrnuje zbytečné plýtvání časem na přenos informací, které by ve skutečnosti bylo možné provést v mnohem kratším čase. To je případ těch nekonečných schůzek, ve kterých je zpráva přenášena mezi účastníky neefektivním způsobem, když jsou Ve skutečnosti by to mohlo být provedeno příměji, ale znamenalo by to vzdát se standardizovaných komunikačních kanálů organizace.

2. Chlad

Formální komunikace způsobuje, že zprávy jsou předávány chladným způsobem, často bez lidského dotyku díky čemuž jsou interakce teplejší a díky nimž je tato komunikace mnohem neosobnější než neformální styl. Kromě toho také tuhost pravidel značně omezuje komunikační styl odesílatele, někdy dehumanizuje přenos zprávy a přimět přijímače, aby to vnímal tepleji.

3. Zmatek

Pravidla formální komunikace by to neměla umožňovat, ale někdy je nevyhnutelné, že kolem přijaté zprávy vzniká určitý zmatek. K tomu dochází, když přenos informací vyžaduje několik skoků mezi různými účastníky, což generuje možnost že v každém z těchto bodů je původní zpráva zkreslená a ta, která nakonec byla přijata, není úplně stejná jako ta za prvé.

Způsoby zlepšení

Formální komunikace má prostor pro zlepšování, a proto existuje několik doporučení, která mohou tento způsob přenosu informací v rámci společností zefektivnit. To jsou někteří z nich.

1. Omezit formalismus

To je evidentní formální komunikace vyžaduje slušnost při vysílání zprávy, ale někdy tento přebytek formálních výrazů může generovat extrémně vážný tón, který přijímač by mohl interpretovat jako negativní, když zpráva může být neutrální a dokonce jít na linku naproti. Například vedoucí oddělení může poslat e -mail svým podřízeným, aby o něm hovořili výkon, který je v zásadě dobrý, ale použijte tón tak vážný, že jej interpretují v a záporný.

2. Revize

Toto doporučení by se mělo vztahovat na jakýkoli typ komunikace, ale mnohem více na formální. Texty je nutné před odesláním zkontrolovat, protože někdy nás spěch může vést k tomu, že se dopustíme řady překlepů, gramatiky nebo dokonce chyb obsah, který může generovat problémy při interpretaci zprávy, a to může mít vážné důsledky v rámci organizace. Představte si například, že dáme zaměstnanci pokyn, aby odeslal 5 000 jednotek výrobku místo 500.

3. Recepce

Dobrým pravidlem je požádat příjemce o potvrzení, že jste zprávu obdrželi správně. V současné době V e -mailech jsou nástroje, které nás informují, když příjemce obdržel náš e -mail, takže v takových případech ani nemusíme o takové potvrzení výslovně žádat.

4. Správné použití

Posledním doporučením by bylo používat formální komunikaci pouze pro organizační záležitosti. Jakákoli záležitost mimo společnost by neměla být řešena těmito způsoby a zkuste odeslat osobní zpráva prostřednictvím institucionálního kanálu nepovede k více než problémům, protože to není kanál odpovídající.

Bibliografické odkazy:

• Andrade, H. (2005). Interní organizační komunikace: proces, disciplína a technika. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Výkonné komunikační techniky. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H.A., Gómez, J. (1993). Komunikace. Administrativní chování.