Les 15 fonctions de bureau (et leurs caractéristiques)

Dans chaque organisation, il est nécessaire qu'une série d'activités soient menées pour que l'entreprise avance, en plus d'être en mesure de répondre aux objectifs qui lui sont proposés et d'offrir les produits et services dans lesquels il se spécialise.

Bien qu'on puisse parler de centaines de fonctions qui sont exercées au sein d'une entreprise, la réalité est qu'il n'y en a qu'une quinzaine si on les regroupe en fonctions plus génériques.

Ensuite, nous allons découvrir ce qu'ils sont les principales fonctions du bureau et quelle est son importance pour l'ensemble de toute organisation.

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Les 15 fonctions bureautiques (fonctionnalités et espaces de travail)

Dans chaque organisation, il y a plusieurs employés exerçant des fonctions différentes. Chacun d'entre eux est spécialisé dans son domaine, ce qui peut nécessiter un certain type de formation plus ou moins élevé et nécessaire à l'exercice de la fonction qu'il exerce dans l'organisation. Ses fonctions sont très diverses et abordent des aspects tels que l'administration, l'inventaire, la gestion financière, la sélection des employés ou la distribution du courrier.

Les organisations peuvent être décrites comme des organismes dans lesquels si l'une de leurs parties ne fonctionne pas correctement, l'ensemble échouera ou sera moins fonctionnel.. C'est pourquoi il est essentiel que les travailleurs de l'entreprise maîtrisent les compétences que l'on attend d'eux dans l'accomplissement des tâches qui leur sont confiés, faisant usage d'une bonne communication orale, de compétences organisationnelles, de rédaction de documents et de connaissances bureautique. Toutes ces compétences sont liées aux 15 principales fonctions de bureau que nous examinerons ci-dessous.

1. Planification

La planification est au sommet de notre liste car c'est la tâche la plus importante au sein d'une organisation. Cette implique de définir les méthodes et les structures organisationnelles qui vont être mises en œuvre dans l'entreprise, en établissant clairement le business plan attendu.

Bien qu'il existe des outils technologiques qui aident à préciser les méthodes décrites dans le plan d'affaires et à diffuser tâches parmi les membres du personnel, il est essentiel qu'une bonne Planification. Si vous ne partez pas du bon pied, il est difficile d'atteindre les objectifs commerciaux que l'organisation souhaite atteindre.

Les personnes chargées de réaliser la planification doivent avoir une vision claire de l'entrepriseEn plus de savoir en profondeur quelle est la hiérarchie au sein de l'entreprise et les forces et faiblesses des membres qui sont jugées adéquates pour les objectifs qui leur sont demandés.

2. Rédaction de documents

Beaucoup de choses sont écrites dans chaque bureau. L'une des tâches les plus chronophages pour les employés de l'entreprise est la rédaction de rapports et de documents. telles que la transcription de conversations et de réunions importantes, en plus de laisser des procès-verbaux eux-mêmes. Des aspects tels que les inspections et les revues d'inventaire sont également établis et enregistrés.

Dans la rédaction de documents Il comprend également l'élaboration de guides et de protocoles pour aider les travailleurs, novices et vétérans, de comprendre ce qu'ils doivent faire dans chaque cours ou tâche qui leur est demandé. Ils peuvent également détailler des aspects tels que le contexte, les progrès, les résultats, les avantages et inconvénients de l'application d'une méthode ou d'une autre dans une situation concrète significativement importante pour le entreprise.

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3. Assister à des réunions

Qu'est-ce qu'une entreprise sans les fameuses réunions d'affaires? Dans toute organisation, des réunions ont lieu entre les membres d'une équipe de travail, au cours de laquelle échanger des idées, partager des présentations, présenter des rapports et des rapports sur des projets en cours.

Ces réunions ont pour objectif de mettre les points de vue en commun et d'aligner leurs regards pour l'atteinte d'un objectif ou la réalisation d'un certain projet. Ils essaient de fixer la direction que doivent suivre les travailleurs afin de travailler vers le même objectif, de manière coordonnée et sans répéter inutilement les tâches entre eux. Pour cette raison, les réunions attribuent des rôles, des tâches et des délais à chacun d'entre eux.

Ce qui est commenté lors des réunions est consigné dans un procès-verbal ou un procès-verbal pour archivage.. Sa fréquence, sa durée et les aspects à discuter sont définis par l'organisation elle-même et les participants à la réunion. Par exemple, il y a des entreprises dans lesquelles les réunions sont quotidiennes, alors que dans d'autres elles sont hebdomadaires, bihebdomadaire, mensuelle... La fréquence des réunions dépendra des besoins de chaque entreprise et de ce qui est discuté en eux.

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4. Planification des réunions

La réunion, en personne ou en ligne, n'est que la pointe de l'iceberg. Derrière chacun d'eux, il y a beaucoup de préparation, d'investissement de temps et de ressources pour clarifier ce dont on va parler ou ce qui va être fait en eux.

Cela peut sembler simple, mais cela ne l'est plus si l'on pense que celui qui est chargé de programmer de telles réunions doit être au courant du projet qui va être discuté, qui sont les personnes qui sont intéressées à y assister et à quelles heures sont-elles bien.

Planifier des réunions n'implique pas seulement de décider du lieu, de l'heure et des participants, mais aussi s'assurer que les participants pourront y assister et que l'heure choisie ne coïncide pas avec des tâches ou d'autres réunions encore plus importantes. De plus, il s'agit de décider si le sujet dont vous voulez parler est suffisamment important pour être traité dans un réunion, en personne ou en ligne, car personne ne veut organiser de réunions pour des sujets qui pourraient être discutés par chat ou par e-mail électronique.

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5. Examen des e-mails de l'organisation

Une autre fonction de bureau consiste à vérifier les e-mails de l'organisation. Au début, cela semble simple, il semble qu'il s'agisse uniquement d'ouvrir des e-mails que nous recevons des différents niveaux de l'entreprise dans laquelle nous travaillons. Cependant, la vérité est que c'est l'une des activités qui peuvent nous prendre le plus de temps, et il existe des études qui indiquent qu'en moyenne nous passons une moyenne de 20,5 heures par semaine pour effectuer cette tâche.

Les e-mails envoyés par notre société doivent être lus en profondeur, en soulignant les aspects importants que notre patron ou nos collègues nous disent et sachez qu'aucun message n'est égaré important. Il faut aussi y répondre, car il n'est ni trop professionnel ni trop cordial de ne pas donner une réponse de gratitude ou le moindre commentaire que nous ayons reçu un tel message à la fois d'un supérieur et d'un subalterne.

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6. Distribution du courrier de l'entreprise

La distribution du courrier dans l'entreprise est une tâche pour laquelle une formation poussée n'est pas requise, même si elle implique beaucoup de responsabilités. Vous devez avoir un grand sens de l'urgence, une bonne organisation et connaître tous les départements, bureaux et postes importants au sein de l'entreprise pour transmettre les informations aux personnes qui vous conviennent et dans les plus brefs délais.

Les documents et autres éléments que les employés de votre organisation peuvent attendre comprennent les factures des fournisseurs, les lettres réponse d'un organisme gouvernemental, cartes de crédit, dessins, folios, appareils électroniques tels que cartes graphiques et matériels les cousins.

7. Logistique

Logistique Il s'agit du transport de toutes les marchandises liées à l'entreprise, à la fois leur arrivée dans l'entreprise et leur départ vers d'autres et le stockage.

Cette fonction comprend également l'interaction avec les fournisseurs afin que nous puissions dispensent des matières premières essentielles à la fabrication des produits et services proposés par le organisation. Quiconque gère la logistique vise à s'assurer que l'entreprise dispose de tout ce dont elle a besoin pour maintenir la production.

8. Répondre aux appels

Le téléphone reste l'un des moyens de communication les plus utilisés et le monde des affaires n'y est pas étranger. La réponse aux appels est une fonction fondamentale dans toute organisation, étant la façon dont vous communiquez avec les clients, les fournisseurs ou entre vos propres collègues.

Cette fonction n'est pas aussi simple qu'il y paraît. Pour bien l'exercer, il faut un certain protocole car, surtout pour les clients potentiels, c'est la premier contact pour beaucoup d'entre eux, aussi bien ceux qui appellent l'entreprise que ceux qui sont appelés pour les informer de leurs offres (télévendeur). Les règles de courtoisie doivent être respectées, un ton institutionnel doit être maintenu et le volume de la voix et du vocabulaire doit être surveillé.

Celui qui est en charge du téléphone doit être conscient de ce que dit la personne avec qui il s'entretient, qu'il s'agisse d'un fournisseur ou d'un client. Pendant que cette fonction est en cours d'exécution, le télévendeur doit noter combien d'informations supplémentaires sont mieux liées à son interlocuteur, afin d'élargir la base de contacts de l'entreprise avec un client potentiel ou un fournisseur intéressant.

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9. Attention au client

Service Clients consiste à servir physiquement les clients en ce qui concerne les questions et les doutes qu'ils ont au sujet d'un service ou d'un produit offert par l'organisation.

C'est l'une des fonctions les plus sensibles dans les entreprises, car selon le traitement qui est donné à Les clients et à quel point il est efficace de résoudre leurs doutes ou leurs plaintes concernant les produits ou services, ils seront satisfaits ou non.

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10. Organisation des fichiers

L'organisation des dossiers est un aspect clé dans les entreprises, qu'elle se fasse au format papier ou numérique.

D'une façon ou d'une autre, Toute activité dans l'entreprise génère un certain type de document qui doit être conservé tel que des factures, des procès-verbaux, des notes, des procès-verbaux, des rapports de vente, des rapports imprimés ... Ces informations doivent être cataloguées, archivées et sauvegardées, selon leur niveau d'importance et si elles sont susceptibles d'être consultées à l'avenir.

11. Impression et copie de documents

L'impression de documents, c'est juste cela, l'impression des fichiers nécessaires pour les avoir au format physique et les remettre aux bons travailleurs.

Cette fonction est couplée à celle d'organisation des fichiers, puisqu'il peut également être nécessaire d'imprimer des documents pré-stocké numériquement pour une copie physique de remplacement et enregistrement sur place qui convient.

12. Sélection du personnel

Aucune entreprise ne conserve de façon permanente ses travailleurs, soit parce qu'ils décident eux-mêmes de partir, sont licenciés ou meurent simplement. Les gens vont et viennent, et vous devez embaucher de nouveaux employés pour qu'ils puissent travailler à leur meilleur. La sélection du personnel consiste à choisir les futurs travailleurs parmi les candidats possibles.

Tâches liées au recrutement, nous devons interviewer les candidats, examiner leurs curriculum vitae, enquêter sur leurs empreintes digitales et confirmer que leurs références sont vraies.

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13. Inventaire

La fonction d'inventaire Il s'agit de savoir de quelles ressources l'entreprise dispose et si elle a besoin d'un objet ou d'un élément spécifique pour pouvoir exercer correctement ses fonctions. L'inventeur est responsable de savoir si des fournitures de bureau, du matériel, des meubles, des produits de nettoyage ou tout autre article sont manquants.

Il fait également partie de l'inventaire pour informer sur les revenus et les dépenses de ressources, tels que les pannes ou les dommages qui avez eu certains d'entre eux ou s'il y a un soupçon qu'il y a des travailleurs qui apportent des fournitures de bureau à maison. Tout cela sera consigné dans un rapport détaillant la situation des ressources et les besoins éventuels survenus face à leur rareté, le cas échéant.

14. Gestion financière

Gestion financière consiste à s'assurer que l'argent manipulé par l'organisation respecte son cycle de vie prévu, acheter et vendre les produits et services dont l'entreprise a besoin et offre et investir judicieusement. Cela implique également de sauvegarder toutes les factures, de les envoyer aux personnes appropriées, de les enregistrer et d'effectuer les paiements administratifs nécessaires.

15. Administration

Par administration, nous entendons problèmes plus liés à la paperasse, tels que les problèmes juridiques et la bureaucratie. Il est nécessaire que l'entreprise sache très bien à quels aspects juridiques elle doit se conformer, en plus de prendre en compte les modèles et des documents à remplir et à présenter à l'administration de l'État pour confirmer que leurs activités sont légal.