Kako bolje upravljati svojim vremenom na poslu: 12 savjeta (i što treba izbjegavati)

Svima nam se dogodilo da imamo puno posla i čini se da nema dovoljno sati da ga završimo. "Buff, nemam vremena ...", kažemo si, ali, priznajmo, svi imamo istih 7 dana s po 24 sata. Problem nije u tome što nema vremena, već u tome što ga loše planiramo.

Kako bolje upravljati vremenom na poslu, pitanje je koje su si postavili svi vrijedni radnici i tada ćemo vidjeti strategije kako to postići, kao i kako spriječiti da nam sati ne nestanu jednako glatko kao zrna u pješčanom satu.

• Povezani članak: "Psihologija rada i organizacija: profesija s budućnošću"

Kako bolje upravljati svojim vremenom na poslu i bolje se ponašati

Naši tjedni imaju 7 dana i svaki od njih ima 24 sata, ni jedan više, ni jedan manje. Vrijeme je za sve podjednako u količinskom smislu, ali ne i u njegovoj upotrebi. Neki uspijevaju obaviti sve zadatke koje moraju, ne propuštajući vrijeme da se posvete svojoj dokolici i obitelji, dok drugi obaveze završavaju vrlo kasno. Zašto? Što je to što razlikuje jedno od drugog? Ključ svega ovoga je koliko različito upravljamo svojim radnim vremenom.

U društvu u kojem živimo bitno je upravljati vremenom, jer to i najmanje činimo nedostatak počinjemo preopterećivati, osjećamo stres i primjećujemo kako sve što smo željeli učiniti mora otkazati.

Radne obveze su ispred naših hobija, obitelji, prijatelja i drugih aktivnosti ugodan, što znači da što duže vremena radimo, to ćemo manje uživati slobodno vrijeme. Loše upravljanje vremenom nas frustrira i čini da se osjećamo kao da gubimo život.

Kako bolje upravljati vremenom na poslu, nešto je što mnogi žele, a malo tko dobije. Ne postoji neshvatljiva misterija, jednostavno je stvar učenja organiziranja. Naravno, uvijek mogu biti nepredviđeni događaji, ali većina sati koje vidimo prolazi, vrijeme je koje će nam, dobro iskorišteno, omogućiti da što prije završimo svoje radne zadatke.

Načini za bolje upravljanje vremenom

Dalje ćemo vidjeti da ćemo vidjeti nekoliko savjeta i strategija kako najbolje iskoristiti vrijeme na poslu Stoga imamo više za one ugodne aktivnosti koje želimo raditi nakon što završimo sa svojim radnim obvezama.

1. Koristite dnevni red

Dnevni red omogućuje nam upravljanje vremenom u srednjem i dugom roku postavljanjem važnih datuma i imajući ih na umu. Bilo u digitalnom ili fizičkom formatu, važno je da imamo jednu koja će dobro organizirati zadatke i dobro planirati kada moramo dostaviti izvješća ili poštovati rokove. Uvijek ga moramo imati pri ruci, kako bismo zapisali sve svoje obveze i često ih konzultirali. Ne vjerujmo svom sjećanju jer, koliko god mi mislili da je nepogrešivo, nije.

2. Zadacima dodijelite određeno vrijeme

Ako radimo neumorno i kontinuirano, prije ili kasnije pojavit će se fizički i mentalni umor, koji će nas spriječiti u adekvatnom radu. Iz tog je razloga potrebno dodijeliti određeno vrijeme svakoj aktivnosti i ostaviti malo slobodnog vremena između zadataka, čak i ako je vrlo kratko. To može biti kontradiktorno, ali s obzirom da je to teško nakon 50 minuta Ostanimo fokusirani, kratka stanka može nas napuniti i održati u radu zadovoljavajuće.

Idealno je unijeti naš raspored kad počnu obavljati svaki od zadataka koji su nam dodijeljeni i kada bismo trebali napraviti malu pauzu. Možemo se osloniti na Pomodoro metodu, radeći 25 minuta (1 pomodoro) ili 50 (2 pomodora), a zatim napravimo pauzu od 5 minuta između razdoblja. Na taj ćemo način moći napredovati bez osjećaja iscrpljenosti, pravilno izvršavajući funkcije koje moramo razviti.

3. Postavi ciljeve

Preporučuje se postavljanje dnevnih, tjednih, pa čak i mjesečnih ciljeva. Ova je strategija vrlo dobra opcija za pravilno obavljanje kratkih poslova, a također nas motivira da vidimo koliko postižemo. Ti ciljevi moraju biti ambiciozni, ali ujedno i realni i ostvarivi, jer u suprotnomKad uvidimo da ih ne poštujemo, bit ćemo demotivirani. Ciljevi koje treba postaviti moraju biti kratkoročni, srednjoročni i dugoročni.

• Možda će vas zanimati: "Okidači za djelovanje: što su oni i kako utječu na ponašanje"

4. Odredite prioritete zadataka

Nisu svi zadaci jednako važni. Moramo započeti s najvažnijim, najvišim prioritetom. Nije važan redoslijed kojim dajemo prednost prioritetima, Važno je da to radimo jer ćemo prije završiti najvažnije stvari značiti da ćemo prvo imati slobodnog vremena.

Sve što je malo ili što nije hitno popraviti može pričekati. S tim u vezi, neophodno je znati koji su naši najbolji sati performansi, a koji u kojima smo najbolji koncentriramo se kako bismo izvršavali zadatke koji zahtijevaju najviše resursa s najvećom mogućom učinkovitošću i bez njih pogreške. Najvažnije je da to ostavimo u vremenima kada naša izvedba nije jako visoka, obično nakon jela ili kasno u radnom danu.

5. Počni barem lijepo

U mnogim prilikama ono što najmanje želimo raditi ostavljamo do posljednjeg, a to je velika pogreška. Najbolje što možemo učiniti je što prije napraviti ono što je loše piće jer ćemo ga se na taj način riješiti prije, a više možemo uživati ​​u ostatku dana. Ako se prvo riješimo onoga što nas naglašava, ostalo će biti lakše učiniti.

6. Podijelite vrijeme na blokove

Vrlo dobra strategija za iskorištavanje i učinkovito upravljanje vremenom je dijeljenje radnog dana u blokove. Ako moramo raditi složene zadatke koji nas na prvi pogled vrlo ne žele započeti, uvijek ih možemo rastaviti na jednostavnije zadatke, organizirane na takav način da svaki mali korak bude Unaprijed. Pretvaranjem složenih zadataka u nekoliko jednostavnijih, možemo optimizirati resurse, uštedjeti vrijeme i bolje organizirati vrijeme..

7. Dajte si nagrade

Iako ne bismo trebali zlostavljati, možemo se nagraditi za obavljanje domaćih zadaća. Možemo si dati male nagrade kao što je, na primjer, na kraju izvještaja imati čokoladicu, pola sata čitati knjigu koja nam se sviđa, gledati video koji nas zanima... Ove male nagrade potaknut će nas i motivirati da obavimo i dovršimo zadatke koje moramo obaviti.

8. Organizirajte dobro radno okruženje

Mjesto na kojem radimo je vrlo važno, više nego što mislimo. Koliko god možemo, trebali bismo raditi na mjestu s dobrim stolom, udobnom stolicom, dobrom rasvjetom i bez mnogo ometanja.. Možemo mu dati osobni pečat kako bi bio ugodan, ali uvijek pazeći da bude uredan i dobro organiziran. Tablica puna papira, uredskih instrumenata potpuno pretrpanih, okruženje je koje nas sprečava da se koncentriramo na svoje zadatke.

9. Postavite ograničenja

Provesti nekoliko sati za redom radeći istu stvar, bez ustajanja sa stolice ili malo istezanja nogu, vrlo je loše za naše zdravlje i našu produktivnost. Nećemo raditi stvari bolje radeći duže vrijeme. Ako uočimo da nas zadatak košta previše ili da nas je lako omesti, uzmimo malo vremena, mijenjajući zadatke neko vrijeme ili izravno odmarajući se. Nije da napuštamo ono što smo radili, već smo to morali neko vrijeme ostaviti u pripravnosti.

• Možda će vas zanimati: "Parkinsonov zakon: Zašto trajemo dulje što dulje imamo"

10. Izbjegavajte multitasking

Ali na isti način na koji je u redu ostaviti zadatak napola završen neko vrijeme, ne bismo trebali misliti da ćemo dobro raditi ako stalno skačemo od zadatka do zadatka. Koncentriranje je nešto što zahtijeva vrijeme, pa se ne možemo posvetiti naizmjeničnom obavljanju dva zadatka istodobno, jer jedino što ćemo postići jest da se vrlo brzo umorimo i da nam treba dvostruko više vremena učiniti ih. Multitasking je najveći neprijatelj učinkovitog upravljanja vrijeme. Izvedba je mnogo veća kada se usredotočimo na jedan zadatak.

11. Ne bojte se reći ne

Bitno je naučiti reći ne kada nešto ne možemo učiniti, jer već imamo puno posla. Ponekad naši kolege pokušavaju sakriti svoje obveze prema nama, ili čak naš šef zlostavlja svoje situaciju i daje nam zadatke koje je danas nemoguće završiti bez odricanja dijela svog vremena besplatno. Ponekad se može prihvatiti, ali uvijek pretjeruje. Ako vidimo da traže previše od nas, ne bismo se trebali bojati reći ne.

12. Prepustite trećim stranama

Ponekad možemo osjetiti da nas situacija preplavljuje, pogotovo ako smo dobili mnogo zadataka, više nego što smo očekivali. Važno je izbjegavati stres i neke od naših zadataka povjeriti kolegi ili podređenom, bez zlouporabe povjerenja, pretjerivanja ili davanja zadatka za koji nije angažiran. Pitanje nije staviti nekoga drugog da radi naš dio, ali da poslati aktivnosti koje nam je teško u potpunosti izvesti sami.

Što nam oduzima vrijeme: pogreške i distrakcije na poslu

Sad kad smo vidjeli 12 savjeta kako naučiti kako bolje upravljati vremenom na poslu, vrijeme je da vidimo što nam oduzima vrijeme. Postoji nekoliko pogrešaka i distraktora koji ometaju našu dobru izvedbu dok smo na radnom mjestu, lopovi vremena koji će nas, ako budu otkriveni, natjerati da upravljamo svojim danom na najbolji način rad.

1. Prekidi

Jasno je da su prekidi ono što najviše kvari našu organizaciju vremena. Na najmanji način da nas nešto prekine, koncentracija nam nestane, zbog čega nam treba nekoliko dragocjenih minuta da se usredotočimo na ono što ponovno radimo. Što nam više vremena treba da povratimo koncentraciju, to će nam trebati više vremena da ponovno budemo produktivni i, također, riskiramo da napravimo više pogrešaka.

2. Mobitel

Telefonu treba vremena i puno. Ili ogovarati najnoviju stvar koju je netko stavio na Instagram, ono što nam pišu naši prijatelji na WhatsAppu ili neki poziv člana obitelji mobitel nam odvlači pažnju i sprječava nas da budemo učinkoviti i naravno, što je dulje potrebno da napravimo stvari.

Dobra je ideja isključiti mobitelMeđutim, s obzirom na to da živimo u hiper povezanom društvu i da puno ovisimo o njemu, najbolje je učiniti Možemo ga pomaknuti iz svog vidnog polja tako da ga se, dakle, sjetimo samo kada da vidimo. Također je vrlo važno ostaviti ga u tišini i vrlo jasno reći svojoj obitelji i prijateljima da ako nas ne upozore na stvarnu hitnost da nas ne zovu.

3. Odgoditi zadatke

Odgađanje neugodnih ili složenih zadataka najgore je što možemo učiniti jer što više vremena prolazi, manje ćemo ih morati raditi i više će nas koštati da ih učinimo dobro kad to odlučimo. Najbolje što možemo učiniti, kao što smo već spomenuli, jest učiniti ih odmah u prvom trenutku dana jer se na taj način riješimo lošeg pića što je prije moguće.

Nastavi

Ako želimo bolje upravljati vremenom na poslu, neophodno je da znamo što moramo obavite, strukturirajte zadatke u male aktivnosti koje je lako i brzo obaviti i barem započeti ugodno. Vrlo je važno uzeti u obzir u koje doba dana smo najproduktivniji i staviti najjednostavnije aktivnosti i manje važno u onima u kojima nam je teže koncentrirati se, primjerice nakon jela ili na kraju dana rad.

Ometanja, posebno prekidi i mobiteli, najviše vas bole našem upravljanju vremenom, jer što više puta izgubimo koncentraciju, to je manje produktivno bit ćemo. Nužno je raditi u ugodnoj sobi, gdje smo izolirani od nehitnih smetnji i vrlo nam je jasno kada je najprikladnije vrijeme za upotrebu mobitela. Naši najmiliji trebali bi znati u koliko sati radimo, govoreći im da nas ne bi trebali zvati, osim ako je to zbog nečega vrlo važnog.

Bibliografske reference:

• Allen, D. (2001). Završavanje stvari: umjetnost produktivnosti bez stresa. New York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, N.A. (2006.). Sada navika: strateški program za prevladavanje odugovlačenja i uživanje u igri bez krivnje. New York: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Jednostavno postizanje ciljeva! Praktični alati za postavljanje ciljeva i provjerene tehnike upravljanja vremenom. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.