Poslovna komunikacija: vrste, karakteristike i uobičajene pogreške

Živimo u društvu u kojem je velik dio tržišta rada konfiguriran na temelju poslovnog okruženja. Bilo da se radi o velikim multinacionalnim tvrtkama, malim i srednjim poduzećima, obiteljskim tvrtkama ili čak pojedinačnim uslugama, svi oni moraju uzeti u obzir da je bitan element jer njegov opstanak je koherentnost u organizaciji i komunikaciji između njegovih dijelova kako bi se udružili snage i krenuli prema cilju uobičajen.

U tom smislu, možemo to potvrditi Poslovna komunikacija jedan je od ključnih elemenata u organizaciji, pogotovo ako ima određenu složenost, radi ispravno i može se prilagoditi i preživjeti. A upravo o takvoj komunikaciji ćemo govoriti u ovom članku.

• Povezani članak: "Radna i organizacijska psihologija: profesija s budućnošću"

Što je poslovna komunikacija?

Poslovna komunikacija shvaća se kao skup procesa koje provodi tvrtka ili njezin dio kako bi tvrtka putovala informacije, kako interno između različitih odjela ili pozicija tvrtke, tako i ako govorimo o komunikaciji tvrtke s Vanjski.

Važno je imati na umu da, u pravilu, takva komunikacija ne podrazumijeva samo mogućnost izdavanja informacija, već bi uključivala i činjenicu primanja: suočavamo se s međusobnom razmjenom podataka.

Dobra poslovna komunikacija pomaže svim članovima tvrtke da ostanu motivirani i da svoje radnje mogu biti poznate, smanjujući nesigurnost i radnika i vođa u pogledu stanja isto. Također olakšava interakciju i poboljšava radno okruženje, osim što poboljšava produktivnost i omogućuje vam optimalniju reakciju na svaku eventualnost.

Opći ciljevi

Ciljevi poslovne komunikacije su lako razumljivi. Interno, s jedne strane, omogućuje stvaranje koherentne organizacije i dobivanje informacija i rezultata svojim različitim odjelima ili radnicima, kao i da se ciljevi i korporativna vizija tvrtke mogu generirati i prenositi.

Isto olakšava razumijevanje onoga što se očekuje od svakog radnika, kao i razumijevanje stvarnosti s kojima se svatko od njih mora suočiti. Također svima olakšava rad u istom smjeru, te im olakšava učenje novih načina izvršavanja vlastitih odgovornosti.

Na razini komunikacije s vanjskim svijetom, poslovna komunikacija je bitna za kontakt s okolinom i stvoriti pozitivnu sliku o samoj tvrtki, kao i kako bi se analizirala ciljna publika i ocijenila njezina potrebe. Također vam omogućuje da naučite privući potencijalne klijente i procijeniti promjene svojstvene dinamičnom društvu i fluid u kojem živimo, nešto temeljno kako bismo predvidjeli i suočili se s mogućim poteškoćama te se mogli prilagoditi pola.

Da bi komunikacija bila učinkovita, potrebno je da i sama tvrtka za nju stvori učinkovite kanale. budući da svojim djelovanjem pospješuje prijenos informacija, stvarajući sredstva za komunikaciju i u Dodatku aktivno radeći tako da nema neizvjesnosti s obzirom na ono što se traži i traži unutar organizacije.

Također je važno raditi na formalnim i neformalnim aspektima, kao i procijeniti potrebe i razmišljanja različitih radnika. Bitna je i empatija, kao i dobra regulacija i planiranje komunikacijskih mehanizama.

• Možda vas zanima: "Korporativni identitet: što je to i kako definira organizacije"

Različite vrste poslovne komunikacije

Ne komuniciraju sve tvrtke i organizacije na isti način, a postoje različite tipologije i klasifikacije poslovne komunikacije na temelju raznih kriterija.

1. Unutarnji i vanjski

Prvi od njih je onaj koji uspostavlja razliku između interne i eksterne komunikacije, a prvi je onaj koji se javlja između različitih odjela i radnika same tvrtke, a drugi je usmjeren na uspostavljanje komunikacije s pola.

2. Dvosmjerno i jednosmjerno

Isto tako, možemo pronaći i stilove poslovne komunikacije s većom ili manjom razinom interaktivnosti, koji se mogu pronaći među najčešćim dvosmjerna komunikacija u kojoj pošiljatelj i primatelj komuniciraju i razmjenjuju informacije do jednosmjerne u kojoj se šalje samo jedna poruka, općenito s pozicija moći, do primatelja koji nema mogućnosti odgovoriti.

3. Uzlazno, silazno i ​​horizontalno

Unutar interne poslovne komunikacije organizacije možemo pronaći tri glavna tipa u funkcija točke gdje informacija počinje i pozicija između pošiljatelja i primatelja iste komunikacija. O silaznoj komunikaciji govorimo kada se komunikacijski čin provodi od pošiljatelja na višoj poziciji od primatelja.

Kada je podređeni taj koji šalje poruku svom nadređenom, govorili bismo o komunikaciji prema gore. U oba slučaja bili bismo suočeni s vrstom vertikalne komunikacije, odnosno komunikacije u kojoj subjekti koji održavaju komunikacijski čin imaju neravnopravan odnos u smislu moći (među njima postoji hijerarhija).

Druga velika vrsta komunikacije je horizontalna komunikacija, koja se uspostavlja između pojedinaca koji imaju isti položaj i nalaze se na istoj razini hijerarhije.

4. Formalno i neformalno

Na kraju, treba napomenuti da u poslovnoj komunikaciji možemo pronaći postojanje dvije različite vrste komunikacijskih kanala: formalnog i neformalnog. U prvom se obično obrađuju tehnički aspekti i oni koji se odnose na same zadaće, što je vrsta komunikacije s poštovanjem usmjerena na razum i cilj tvrtke.

Međutim, u neformalnoj komunikaciji obično se uspostavljaju fleksibilnije i prirodnije komunikacije, temeljno usmjerena na međuljudske odnose i često ona koja ima najveći učinak na dobrobit na poslu. Potonje se uvelike razlikuje ovisno o tome tko ga provodi i može nadilaziti radno mjesto, jer ga organizacija teško kontrolira.

Moguće prijetnje dobroj komunikaciji

Održavanje učinkovite poslovne komunikacije je bitno, ali nije lako. A to je da postojanje visoke razine varijabilnosti u situacijama koje se mogu pojaviti, kao i postojanje nesporazumi, zlouporabe i poteškoće u komunikaciji poduzeća.

1. Nedostatak dosljednosti

Jedan od čimbenika koji najviše utječe na to je li komunikacija uistinu korisna je kredibilitet izdavatelja i uvažavanje iskazane s primateljem poruke Primjer za to može biti postojanje nesklada između onoga što je rečeno i onoga što je učinjeno, a ne održavanje izdavatelji način djelovanja u skladu s izdanim porukama.

Potonje se može dogoditi u bilo kojem od radnika tvrtke, bez obzira na njihov hijerarhijski položaj ili ako razgovaraju s nadređenim, podređenim ili netko na istoj razini hijerarhije i stvara ozbiljne posljedice za oba subjekta (što bi ovisno o situaciji moglo biti loše razmatran ili čak otpušten) kao i za organizaciju (generiranje niže razine povjerenja u osobu iu slučaju visokog položaja čak iu organizacija).

Na isti način i npr. u slučaju velikih tvrtki s velikim brojem odjela, ako postoje razlike između nadležnih ili referentnih osoba unutar tvrtke vjerojatno Mogla bi se pojaviti situacija u kojoj radnik zapravo ne zna kakvo vodstvo slijediti, nešto što može izazvati frustraciju i nepovjerenje.

Isto tako, potrebno je biti vrlo oprezan s interpretativnošću poruka, budući da postoji Ambivalentnost može dovesti do toga da različiti odjeli ili radnici tumače stvari suprotan. Ono što poslovna komunikacija nastoji je upravo jamčiti organizaciju i unutarnju koherentnost, dakle poruke nejasno i s različitim tumačenjima može izazvati pojavu neizvjesnosti i dvojbi kod primatelja poruka.

2. Nedostatak emocionalne povezanosti

Drugi problem može se naći u načinu komunikacije. Na primjer, u nekim organizacijama može postojati poteškoća u stvaranju osjećaja povezanosti na emocionalnoj razini, što u radnici mogu generirati nižu predanost i produktivnost, a kod korisnika nedostatak interesa i potragu za drugim alternative. Potrebno je vrednovati da sve što se radi, pa čak i ono što nije, u osnovi je komunikativno.

Dakle, nije važna samo poruka nego i način na koji se prenosi: nije ista niti e-mail ne nudi iste senzacije kao sastanak licem u lice ili potraga za pravim kontaktom.

3. Nerazumijevanje konteksta

To također treba cijeniti prilagodba trenutnoj situaciji i društveni napredak, kao i posebnosti same situacije. Na primjer, u sve globaliziranijem društvu iu kojem nove tehnologije omogućuju neposrednu komunikaciju sa širokim broj ljudi u isto vrijeme, možda će biti potrebno analizirati i ulagati u komunikacijske politike koje uzimaju u obzir moć društvene mreže i kako pravilno prenijeti željene informacije, uz procjenu kontakta s potencijalnim klijentima iz drugih regija svijeta.

Isto tako, potrebno je procijeniti i vlastitu situaciju tvrtke kako ne bi poduzeli više od što mogu pokriti, budući da je potrebno uzeti u obzir situaciju u cjelini društvo.

Drugi problem bi mogao biti sadržaj poruka koje se emitiraju: moguće je da komunikacija postoji, ali ona ne prenosi ili ne prenosi sadržaj koji bi se trebao prenijeti. Moguće je da se fokusira na prilično dopunske aspekte i zanemaruje, na primjer, orijentaciju ili ciljeve koje bi određena pozicija trebala imati, ili koji uzimaju zdravo za gotovo postojanje znanja koje nikada nije eksplicitno.

4. Izolacija i nedostatak komunikacije

Konačno, možda najvažniji problem koji se može ekstrapolirati iz svih prethodnih je mogućnost da istinske komunikacije nema.

Najjasniji primjer je stabilna i kontinuirana upotreba jednosmjerne komunikacije, koja može stvaraju situaciju stagnacije i nerazumijevanja onoga što se događa u organizacija. Na sreću danas se najmanje koristi upravo zato što je najmanje učinkovit i koristan.

Također je moguće da različite pozicije nemaju adekvatne mehanizme da stupe u kontakt čak i kada bi se čulo njihovo mišljenje, manja je šansa za povratnu informaciju ili čak da različiti dijelovi tvrtke nemaju jedni s drugima kontakt. Potrebno je aktivno stimulirati takvu interakciju.