Analiza posla: što je, čemu služi i faze procesa

Da bi poduzeće funkcioniralo na najprikladniji način, potrebno je znati što rade i dokle trebaju ići svojih radnika, ako postoji bilo kakav nedostatak obuke ili ako konkurentske tvrtke od svojih radnika traže više zahtjeva. radnika.

Ispravna analiza radnog mjesta omogućuje odjelu za ljudske potencijale zapošljavanje i odabir najboljih kandidati za tvrtku, osim što znaju koje su kompetencije, zadaci, sposobnosti i potrebe koje svaki položaj.

Sljedeći Hajde da shvatimo što je analiza posla, koja je njegova važnost, koje vrste postoje i kako ih napraviti.

• Povezani članak: "Upravne znanosti: što su, karakteristike i funkcije"

Što je analiza posla?

Analiza posla sastoji se od istraživanje posla koji će biti ponuđen ili određene pozicije u tvrtki koju želite dublje upoznati i unaprijediti. S ovom vrstom analize, namjerava se znati potrebne vještine kako bi, tko god je radi, može imati bolju izvedbu uspostavljanjem svih potrebnih kriterija za odabir najprikladnijeg kandidata. prikladno.

Tipično, ova vrsta analize

To je odgovornost odjela ljudskih resursa., koji ima, između ostalih funkcija, misiju regrutiranja i odabira najprikladnijih radnika za koji čine tvrtku, osim što osiguravaju da, ako je potrebno, ažuriraju svoju obuku. Tvrtke ne funkcioniraju kako treba bez odgovarajućih ljudi za svaku od pozicija u njoj, stoga ovaj odjel mora znati koji su zahtjevi potrebni za pojedino radno mjesto.

Nakon što se konkretan posao analizira, uobičajeno je napraviti precizan opis od čega se on sastoji. Na taj se način lakše utvrđuju zahtjevi koji se smatraju potrebnima za njegovu realizaciju, uz definiranje ponude poslova i profila željenog kandidata. Osim toga, razgraničenjem i specificiranjem svakog od poslova, tvrtka će moći nacrtati cjelovitu organizacijsku shemu, saznati što pojedino radno mjesto doprinosi organizaciji kao cjelini.

Prednosti ove vrste analize

Kompilacija svih podataka koji se dobiju tijekom analize posla pomaže u donošenju odluka, osim toga omogućuju validaciju korisnijih i učinkovitijih metoda i tehnika za obavljanje pojedinih poslova i poduzeća u cjelini postaviti. Dakle, ovom vrstom analize Možete donositi bolje odluke u odabiru osoblja, osim što može ocijeniti učinak radnika i odrediti koga treba unaprijediti, zadržati, degradirati ili otpustiti.

Među najjasnijim prednostima koje nam daje analiza posla su:

1. Struktura organizacije

Kroz ovu vrstu analize moguće je znati kako su zadaće organizacije podijeljene na njezine najosnovnije jedinice: divizije, sekcije, odjeli, radne jedinice kao što su radnici ili radne grupe...

2. Struktura poslova

Kao što joj samo ime kaže, ova vrsta analize nam omogućuje da znamo kakav je sam posao, točnije njegova struktura. daje nam do znanja kako radna mjesta trebaju biti grupirana u poslove i raspone poslova, osim što znaju koje su pozicije slične u svojoj korisnosti i funkciji za tvrtku.

3. stupanj autoriteta

Analizom posla možemo znati organizacijsku shemu tvrtke i, zauzvrat, koje su pozicije iznad ostalih. Omogućuje poznavanje stupnja ovlasti svake pozicije i njezine uključenosti u donošenje odluka.

4. kriteriji izvedbe

Kriteriji izvedbe su referenca koju treba znati hijerarhijski odnosi izvještavanja unutar organizacije, broj i vrste pozicija. Odnosno, omogućuje nam da znamo u kojoj mjeri rad određene pozicije ovisi o tome koliko dobro to radi druga, je li iznad ili ispod nje po autoritetu.

5. Višak zaposlenika

Analizom radnog mjesta možemo detektirati ona radna mjesta koja praktički obavljaju istu funkciju ili su previše slična da bi mogla nastaviti postojati. ovaj alat omogućuje vam da odlučite je li potrebno spojiti dva posla u jedan ili promijeniti njihove funkcije kako bi se izbjeglo dupliciranje.

• Možda će vas zanimati: "Kvantitativna škola uprave: što je to i karakteristike"

Vrste analize posla

Postoji nekoliko vrsta analize posla koje se mogu provesti. One se međusobno ne isključuju, naprotiv, sve su potrebne kako bi se točno odredile koje su funkcije, zahtjevima i kompetencijama svakog radnog mjesta u poduzeću, ali ovisno o vremenu i mogućnostima možete se odlučiti za samo jednu vrstu analize. Glavne su sljedeće četiri:

1. Analiza temeljena na zadatku

Analiza posla temeljena na zadatku Najstariji je i najklasičniji. U osnovi se sastoji od otkrivanja zadataka koje radnici obavljaju, bez obzira na vještine, obuku i vještine koje imaju ili bi trebali imati. Ovaj model ima za cilj definirati i uspostaviti zadatke, dužnosti i odgovornosti povezane sa svakom od pozicija u tvrtki.

2. Analiza temeljena na kompetencijama

Analiza kompetencija usredotočuje se na one vještine potrebne za obavljanje posla.

3. Analiza temeljena na prednostima

Analiza temeljena na prednostima usredotočuje se na radnje u kojima radnici najviše uživaju ili one u kojima se posebno dobro snalaze. Radi se o traženju onih motivacija koje su potaknule radnike da izaberu poziciju ili želje koja ih pobuđuje da tu poziciju obnašaju.

4. Analiza temeljena na osobnosti

Iako je svakako malo kompliciranije, može se napraviti analiza posla tražeći one osobine ličnosti koje su najprikladnije za obavljanje takve pozicije. Također se mogu analizirati najdisfunkcionalnije osobine, odnosno one koje predstavljaju izvor problema za predmetno djelo.

Gdje izvući informacije

Analiza posla je alat koji pokušava slijediti znanstvenu metodu. Temelji se na najobjektivnijim i najpouzdanijim izvorima informacija i tehnikama kako bi analiza bila vjerni prikaz organizacijske stvarnosti.

Podaci se izvlače iz samog posla, kao što su zadaci koje zaposlenik obavlja, kako ih obavlja i ponašanja povezana s njihovim zaposlenjem. Ali osim ovih promatranja, postoji nekoliko tehnika pomoću kojih se mogu izvući sve potrebne informacije.

• Intervjui i grupe za raspravu.
• Upitnici
• Promatranje ili samopromatranje.
• Analiza kroz dokumentaciju, ocjenu rada i stare ponude poslova.
• Metodologija kritičnih incidenata

Razvoj analize posla

Zatim ćemo vidjeti kako razviti analizu posla i korake koje treba slijediti. Bitno je da se, kada se nastavlja s analizom ove vrste, zna koji aspekti moraju biti dokument, koji im ljudi u organizaciji mogu dati i način na koji će se tim informacijama upravljati. informacija.

1. postaviti zadatke

Prvi dio procesa sastoji se od analizirati poslove koje obavljaju radnici. To je najstarija i ujedno najtemeljnija vrsta analize posla. Potrebno je znati koje se vrste zadataka i kako se provode unutar organizacije kako bi se provela sveobuhvatna analiza posla. Dakle, da biste prikupili informacije u ovom koraku, potrebno je postaviti si sljedeća pitanja:

• Što zaposlenik radi?
• Kako to radi?
• Zbog čega on to radi?
• Zašto to radi?

Pokušavam odgovoriti na ova pitanja za svako radno mjesto Možemo napisati popis zadataka koji se obavljaju u organizaciji. Na primjer, ako želimo analizirati posao konobara, možemo si postaviti ova pitanja vezana uz sljedeća dva zadatka: donošenje hrane i pića i pospremanje stola.

U slučaju donošenja hrane i pića, konobar koristi pladanj kako bi te stvari mogao donijeti kupcu koji je tu hranu naručio. Razlog tome je što nam je u interesu da kupac bude zadovoljan konzumirajući ono što je naručio.

U slučaju čišćenja stola, konobar to čini krpom, dezinfekcijskim sredstvom i drugim sredstvima za čišćenje kako bi stol bio u stanju za korištenje i drugim gostima. Razlog tome je izbjegavanje nepoštivanja higijenskih standarda koje je naložilo Ministarstvo zdravstva, te izbjegavanje pritužbi nezadovoljnog klijenta.

2. Radne dužnosti i odgovornosti

Nakon što znate koji se zadaci obavljaju unutar organizacije grupirani su u različite funkcije. Može se dogoditi da postoje zadaci koji ispunjavaju samo jednu funkciju, dok su drugi sasvim drugačiji jedni drugima, ali služe istom i zadatku koji, pak, obavlja različite funkcije unutar organizacija.

Uzimajući primjer konobara, mogli bismo smatrati da bi donošenje hrane kupcima bilo unutar funkcije "korisničke usluge", dok bi glavna funkcija čišćenja bila "higijena objekta", iako bi se mogla odnositi i na službu za korisnike. kupac.

Nakon što su utvrđene funkcije zadataka koji se obavljaju u organizaciji, oni Organizirani su prema stupnju odgovornosti unutar istih. One se mogu klasificirati na ljestvici u slučaju da se može govoriti o odgovornostima koje su mnogo važnije od ostalih, međutim, u U mnogim prilikama, većina zadataka podrazumijeva sličan stupanj odgovornosti, s kojim mogu biti jednako visoki prioriteti.

3. Znanja i iskustva

Temeljni aspekt prilikom analize posla je procjena iskustva i znanja potrebnih za obavljanje posla. Tako da ocjenjuju se vještine, sposobnosti i obuka koji se preporučuju ili zahtijevaju za obavljanje zadataka posla.

U mnogim je slučajevima to potrebno znanje lako utvrditi. Na primjer, da biste mogli raditi u klinici kao liječnik, obuka koja će se tražiti bit će diploma medicine i, po mogućnosti, poslijediplomski ili magisterij. U drugim slučajevima, međutim, kvalifikacije potrebne za obavljanje posla nisu tako jasne. Na primjer, za rad u supermarketu mogu tražiti potvrdu o rukovanju hranom ili stručno osposobljavanje, iako to nije uvijek slučaj.

Tijekom analize posla kako bi mogli znati koja je željena obuka idealno je obratiti se izravno zaposlenicima i menadžerima. Dat će svoje mišljenje ili iskustvo, koju diplomu imaju, što su od njih tražili i što su vidjeli u prethodnim tvrtkama u kojima su radili. Vrlo je korisno znati što konkurentske tvrtke traže od svojih radnika jer na taj način Na taj način ćemo spriječiti da tvrtka izgubi snagu u svom području zbog nedostatka svoje obuke radnika.

4. Vještine analize posla

U ovom trenutku važno je provesti analizu posla na temelju vještina vaših radnika. Ovdje se mogu koristiti tri vrlo korisne tehnike, koji se može nadopuniti.

4. 1. Intervju s menadžerima

Menadžeri su ključna figura unutar organizacije, budući da jesu koji poznaju posao iz prve ruke i znaju koje su vještine potrebne pravilno obavljati zadatke.

4.2. Evaluacija učinka

Zaključuje koje vještine razlikuju dobrog zaposlenika od onoga koji ne radi dobro svoj posao.

4.3. kritični incidenti

ovom tehnikom uspostavljena su ona ključna ponašanja na radnom mjestu, ona koja određuju uspjeh ili neuspjeh organizacije. Otkriva koja ponašanja mogu koristiti ili štetiti učinku tvrtke i namjerava ih replicirati ili iskorijeniti.

5. Imajte jasne ciljeve

Bez obzira koja se tehnika koristi, idealno je koristiti sve tri, Osnovno je da je njegovom upotrebom moguće odgovoriti na sljedeća pitanja:

• Koja je razlika između dobrog i lošeg zaposlenika?
• Zašto neki zaposlenici mogu bolje obavljati zadatke od drugih?
• Kad biste angažirali zaposlenika za obavljanje zadatka, što biste tražili?
• Je li potrebno još nešto za pravilno utvrđivanje kompetencija?

U svakom slučaju, treba napomenuti da svaka tvrtka ima svoju ideju o tome koje su idealne vještine za njene radnike ovisno o poziciji koju zauzimaju, odnosno da je ovo vrlo subjektivan korak.

Na ovu varijabilnost potrebnih vještina uvelike utječe organizacijska kultura poduzeća, koja se uvelike razlikuje od jedne do druge. Osim toga, svaka tvrtka ima različitog klijenta, pa kriteriji izvučeni iz analize pozicija u jednoj tvrtki možda neće biti od koristi drugoj.

Bibliografske reference:

• Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. Garcia Murcia, J. (1996). Zakon o radu. Madrid: Tecnos.
• m. Peiro, J. (1996). Organizacijska psihologija. Madrid: UNED.
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002.). Ljudski faktor u radnim odnosima, Priručnik za usmjeravanje i upravljanje: Piramida.