Le 11 parti di un'e-mail (spiegate e con esempi)

La posta elettronica è diventata uno strumento fondamentale ai nostri giorni grazie alla possibilità di inviare messaggi in modo rapido e istantaneo.

Le piattaforme di messaggistica elettronica consentono non solo di inviare un testo scritto a chi lo indirizziamo, ma anche offrono anche la possibilità di allegare altri documenti ed elementi multimediali come musica, video e presentazioni.

Ce ne sono diversi le parti di un'e-mail, che esamineremo di seguito.

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Le caratteristiche della posta elettronica

La posta elettronica, chiamata anche posta elettronica (posta elettronica), è un servizio Internet che consente di inviare e ricevere messaggi di testo e file multimediali tra utenti da tutte le parti del mondo. I file che possono essere inviati sono di ogni tipo, come brani musicali, immagini, video, documenti... ed è proprio grazie a questo, insieme alla loro velocità e di facile consultazione in ogni momento, che le email sono diventate il principale mezzo di comunicazione nel presente.

Per inviare e ricevere e-mail è necessario disporre di un account su una delle pagine che offrono questo tipo di servizio, oltre ad avere accesso a Internet. La stragrande maggioranza di queste pagine consente di creare account gratuitamente e la tecnologia alla base si basa su un protocollo chiamato SMTD, che viene utilizzato anche per altri sistemi. Le pagine di posta elettronica più utilizzate oggi sono Gmail, Yahoo! posta e Outlook.com.

Mentre nella vita reale gli utenti hanno indirizzi email fisici, che possono essere i nostri indirizzo o il nostro ufficio, nel mondo virtuale dobbiamo usare un indirizzo email scritto e digitale. Questo indirizzo non può essere ripetuto all'interno della rete e di solito consiste in un insieme di parole (username) accompagnato dal simbolo @ (at) e poi dal nome che stabilisce il netto.

La persona a cui viene inviato il messaggio non deve essere loggato al momento per poterlo fare riceverlo, né dobbiamo essere sempre connessi se vogliamo ricevere i messaggi che ci inviano send altri. Finché il messaggio viene inviato all'indirizzo email corretto, la persona che vogliamo raggiungere ti raggiungerà, a meno che il tuo account non identifichi il messaggio come SPAM (posta indesiderata) e lo archivi nella cartella della posta indesiderato.

Come l'e-mail di una vita, quella elettronica richiede la compilazione di una serie di dati per l'invio. Allo stesso modo in cui in una lettera tradizionale mettiamo l'indirizzo del mittente, il mittente, una busta con testo scritto o foto, le email I dati elettronici richiedono di indicare a chi li inviamo, cosa vogliamo dire e se alleghiamo o meno altri elementi. La lunghezza e la formalità del corpo del messaggio dipenderanno dall'utente e dal contesto.

Parti principali delle email

Le parti principali della posta elettronica sono le seguenti:

Intestazione

L'intestazione è un insieme di righe in cui compaiono le informazioni principali per l'invio del messaggio. È in questa parte che puoi leggere gli indirizzi email sia del mittente del messaggio (mittente) che del destinatario (destinatario), nonché la data e l'ora in cui è stato inviato. L'intestazione si trova nella parte superiore della finestra dell'e-mail che stiamo scrivendo ed è composta dalle seguenti parti.

1. Mittente

Di solito nell'intestazione la parte del mittente Si presenta sotto forma di uno spazio vuoto presentato con la parola "Da:". Questa è l'area in cui si trova l'indirizzo email della persona che invia il messaggio.

2. Destinatario

La parte del destinatario è uno spazio vuoto nell'intestazione che inizia molte volte con la parola "A:" e in essa inserisci l'indirizzo email a cui è indirizzato il messaggio. Questo elemento è essenziale in una email poiché, come in ogni lettera, è necessario sapere a chi viene inviata.

Nel caso in cui l'indirizzo e-mail che è stato scritto non sia valido, sia scritto in modo errato o non esista, la maggior parte dei servizi di messaggistica istantanea ha una funzione che ci avverte che il messaggio non può essere inviato a causa di un problema con il destinatario. In altri casi, il messaggio viene inviato ma non va da nessuna parte.

3. CC o BCC

Nella stessa sezione di "Destinatario", alla fine, ci sono le iniziali "CC" e "CCO". Queste due opzioni sono facoltative e servono per annotare gli altri indirizzi email a cui si vuole far loro ricevere la copia della mail che si sta per inviare.

L'opzione CC significa "con una copia", mostrando tutti gli indirizzi a tutti i destinatari, ovvero tutte le persone che ricevono il messaggio avranno accesso alle email del resto delle persone che hanno ricevuto lo stesso testo.

L'opzione BCC, che significa "con copia nascosta", implica l'invio a più persone dello stesso messaggio come nel caso di CC, ma con la particolarità che L'indirizzo e-mail delle persone che hanno ricevuto la stessa e-mail non viene visualizzato.

4. Data

La maggior parte dei servizi di messaggistica elettronica ha una funzione abilitata che mostra l'ora e il giorno in cui è stato inviato il messaggio.

5. Conferma ricevuta

Alcuni servizi hanno una funzionalità che ti fa sapere se il messaggio inviato è stato ricevuto dalla persona a cui era rivolto.

6. Pulsanti Rispondi e Inoltra

Nell'intestazione potrebbe esserci un pulsante che dice "Rispondi", che ci salva dal dover scrivere di nuovo l'indirizzo email della persona che ci invia un messaggio per inviare la risposta, mentre il pulsante "Rinvia" invia nuovamente lo stesso messaggio allo stesso indirizzo o ad altri nel caso in cui abbiamo aggiunto nuovi indirizzi di posta.

7. Affare

In "Oggetto" è dove l'editor dell'e-mail deve mettere un titolo o un argomento correlato al corpo del messaggio, o spiega brevemente il motivo dell'invio. Questa frase consentirà alla persona che la riceve di sapere di cosa tratta la posta prima di aprirla.

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Finestra di modifica del messaggio

Dopo l'intestazione abbiamo la parte in cui scriveremo il corpo del messaggio oltre ad allegare file o firmare nel caso lo vogliamo.

8. Corpo del messaggio

Il corpo è la parte redatta del messaggio e può essere lungo quanto vogliamo. È dove scriveremo tutti i motivi per cui scriviamo e cosa vogliamo dire al destinatario del messaggio.

9. Barra degli strumenti di modifica

La maggior parte dei servizi di messaggistica elettronica ha una barra degli strumenti di modifica abilitata, che fa in modo che la sezione per scrivere il corpo del messaggio abbia funzionalità simili a quelle di un elaboratore di testi convenzionale. Grazie a questa barra possiamo cambiare la dimensione della lettera, il colore, il carattere, sottolineare, rendere in grassetto, organizzare il testo in punti elenco...

10. Files allegati

Facoltativamente, il messaggio può essere accompagnato da allegati, cioè elementi multimediali o altri documenti in formati diversi, come PDF o Word. Questi file dovranno essere scaricati dal destinatario per poterli aprire e possono essere di tutti i tipi: foto, video, documenti, cartelle, presentazioni, brani musicali, fogli di calcolo...

Anche se puoi inviarne più di una nella stessa email, dovrai tenere conto di quanto spazio occupare e, in caso di superamento della capienza consentita dalla mail, dovranno essere condivise in altro messaggi.

C'è un pulsante per allegare i documenti alla fine della finestra di modifica del messaggio, in cui se clicchiamo apparirà una piccola finestra dove possiamo cercare il file desiderato sul nostro PC. Un'altra opzione è trascinare ciò che vogliamo allegare e inserirlo nel corpo del messaggio, dove verrà caricato automaticamente.

11. azienda

Infine, in fondo alla mail abbiamo la firma, una funzione opzionale che può essere preprogrammata. Questa firma può includere il nostro nome, indirizzo e-mail, il nome dell'organizzazione per cui lavoriamo, oltre a mettere una firma personalizzata con frasi ed emoticon.

Si consiglia di utilizzare questo spazio per inserire le stesse informazioni che porterebbe un biglietto da visita, in particolare inserendo il nome, il telefono di contatto, la posizione e l'azienda per cui lavori in caso di email professionale.

Aspetti essenziali nel corpo del messaggio

La parte della nostra e-mail che trasmette più informazioni è, senza dubbio, il corpo del messaggio. È necessario tenere conto di una serie di aspetti da curare quando si scrive una mail, soprattutto se il messaggio che andremo ad inviare è per qualcuno di importante e richiede una registrazione più formale.

1. Saluti

Il saluto è la prima parte del messaggio ed è essenziale che sia presente se si tratta di un formale, poiché è la prima cosa che leggerà il nostro destinatario. L'espressione che usiamo per iniziare il testo del messaggio dipenderà molto da chi stiamo parlando.

Alcune espressioni formali che possiamo usare sono:

• Illustri Signori
• Caro Presidente
• Caro signor / signora.
• Caro Signore

Le espressioni meno formali sono:

• Ciao a tutti!
• Ciao, NOME
• Saluti,
• Buongiorno/pomeriggio/sera

2. Contenuto del messaggio

Dopo aver salutato abbiamo cominciato a spiegare l'idea o il motivo esteso per cui ci rivolgiamo al nostro destinatario. Qui indichi tutto quello che vuoi trasmettere alla persona a cui invii il messaggio. Come abbiamo commentato, la sua estensione è molto variabile e dipende dal contesto e da cosa si vuole comunicare.

Nel caso di una email di lavoro, si raccomanda che questo messaggio sia breve e conciso, arrivando al punto il più rapidamente possibile, ma mantenendo un registro formale e cordiale, soprattutto se stiamo parlando con il nostro capo.

Indipendentemente dal registro che utilizziamo, è essenziale occuparsi della grammatica, dei segni di punteggiatura, dell'ortografia e di altri aspetti dell'adeguatezza. Potremmo rivolgerci a un amico oa qualcuno con cui abbiamo molta fiducia, ma per assicurarci di capirci correttamente è molto importante prendersi cura di questi aspetti.

3. licenziato

Infine, nella parte finale del corpo del messaggio possiamo salutarci, soprattutto se si tratta di un messaggio formale o che è diretto a qualcuno di importante. È molto importante che il messaggio termini con una buona chiusura, appropriata per il record e il contesto specifici. Questo addio dovrebbe essere dato dopo aver parlato di tutti i punti che si volevano.

Alcune espressioni di separazione sono:

• Prima di tutto, grazie.
• I migliori saluti
• Cordialmente,
• Cordiali saluti,
• Grazie per il tuo tempo.
• Ciao.
• A presto.
• I miei migliori auguri.

Si consiglia di indicare il nome del mittente nei saluti, anche se ciò potrebbe non essere necessario a seconda della situazione. Ad esempio, se si tratta di uno scambio costante di email, in cui si risponde al messaggio precedente e è stata stabilita una conversazione sotto forma di thread, non sarà necessario inserire il nome in tutte le messaggi.

Riferimenti bibliografici:

• Il tuo dizionario (s. f.) Parti fondamentali di un messaggio e-mail e indirizzo. Il tuo dizionario. Preso da: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• Sintassi. (s.f.) Anatomia di un messaggio di posta elettronica. Su Syntaxis.com. Preso da https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message