איך ללמוד לתכנן: 4 טיפים מעשיים

בעולם העמוס שאנו חיים בו, הוא נותן לנו את התחושה שאין לנו זמן לעשות את כל מה שתכננו לעשות. משימות העבודה הן בעדיפות וחובה וכמובן, עלינו לבצע אותן אך על חשבונן זה קורה לא פעם כי אנו לא נהנים מהקשרים הפנאי והבינאישיים שלנו.

לא לתכנן את הזמן פירושו להרגיש שהשעות, הימים, השבועות והחודשים הופכים ליותר ויותר קטנטנים, מחליקים לידנו כשאנחנו מרגישים שאנחנו מבזבזים את חיינו מבלי שנוכל לעשות הרבה להימנע מכך.

אבל האמת היא שאנחנו יכולים לשנות, לשפר את ניהול הזמן שלנו ואת המשימות שהצבנו לעצמנו. אם אתה מאלה שתוהים איך ללמוד לתכנן את הזמן שלך טוב יותר, מה שבא אחר כך מעניין אותך.

• מאמר קשור: "ניהול ביצועים: מהי המתודולוגיה הזו וכיצד היא משפיעה על העבודה?"

איך ללמוד לתכנן: 4 מפתחות פסיכולוגיים

הזמן הוא אותו חומר, זהו נוזל דמיוני שחומק בין אצבעותינו מבלי שנוכל להימנע ממנו. מצחיק איך ככל שאנו גדלים, נראה שחלוף הזמן מאיץ, הולך מהר יותר, מה שהופך את מה שהיה לפני כן נתפס כעת כדקות ודקות כדקות.

הימים שלנו עוברים כל כך מהר, הם נעלמים, הם מתפוגגים בזמן שאנחנו מרגישים שכל מה שרצינו לעשות לא סיימנו כי היום לא נותן לנו כל כך הרבה.

אבל הייתה תקופה שהוא אכן נתן לנו את זה: ילדותנו. לפחות קורה לי שכשהייתי ילד נתתי לעצמי זמן לכל דבר ואפילו בלי לחשוב על זה או לתכנן את זה. הלכתי לבית הספר, למדתי שם ועשיתי מה שהמורים אמרו לי לעשות, שיחקתי בהפסקה בלי שיגידו לי נראה שההפסקה הייתה קצרה מדי, השיעורים הסתיימו, חזרו הביתה והכינו שיעורי בית מוקדם יותר לאכול. אחר הצהריים היה נפלא, נתן לי זמן לשחק, ללמוד, לצפות בטלוויזיה ולפגוש חבר מדי פעם.

האני הילדותי שלי היה, בלי משים, כנראה אחראי ויעיל בהרבה מהאני הבוגר שלי, והכל בגלל תפיסת הזמן שלה. כשאתה קטן, השעות חיות יותר זמן מהן, ואתה לא מקבל את התחושה שבעשיית דבר אחד אתה מבזבז זמן עבור אחרים. לפחות במקרה האישי שלי, פנאי, יחסים אישיים, תחביבים ואחריות אקדמית הם היו צמודים, וכאשר הלכתי לישון מוקדם, לא הרגשתי שאיבדתי את שלי יְוֹם.

זה נכון שכאשר אנחנו קטנים יש לנו את ההורים שלנו שמאחורינו, אבל באמת אם בגילאים האלה יכולנו לעשות הכל, איך לא נוכל לנהל את הזמן כשאנחנו גדלים? בפשטות זה עניין של ללמוד לתכנן, להיות קבוע, סבלני, לדעת להבדיל בין מה שיש עדיפות למה שלא. ולהגשים את מה שמציע. לא משנה מה גילנו, הימים יישארו 24 שעות, 1440 דקות ו -86,400 שניות. זה תלוי בנו כמה אנחנו עושים שימוש בזמננו.

אבל בשביל זה אתה צריך לדעת איך לעשות את זה ...

1. ארגון חיינו. חשיבות רשימת המטלות

איננו יכולים לנהל את הזמן היטב ללא תכנון נכון של היום, ולשם כך עלינו להתארגן. זה נשמע כמו מובן מאליו, ולרבים זה יכול להיות, אבל בפועל אנשים ממעיטים לעתים קרובות ב החשיבות של להיות ברור קודם כל בבוקר או במהלך יום העבודה מה לעשות היום / השבוע.

לעתים קרובות קורה שהעובדה שהיום נראה קצר יותר מכפי שהיא התחלנו אותו רע. אנו משאירים את הקשה לסוף, וחושבים שאם נעשה את הדבר הקל והקצר ביותר לעשות זאת להניע ונהיה מוכנים יותר להתמודד עם המתחם בסופו של יום. הבעיה היא שמכיוון שהשקענו את כל כוחותינו בדברים קלים במהלך הבוקר, כשהדבר הכי קשה מגיע זה מציף אותנו, מציף אותנו ואנחנו עושים את זה בעל כורחו ובגרוע.

פעמים אחרות, מה שקורה, יותר קשור לקושי, קשור הבעיה של לא לדעת אילו משימות לעשות. כלומר, אנו מכירים אותם עמוק בתודעתנו, אך מכיוון שאין לנו אותם ברשימה וגם לא תכננו, ככל שחולף היום עלינו לזכור את אלה מטלות. כמו ה זיכרון אנושי זה לא פסול, אולי נזכור לעשות X או Y מאוחר, לעשות את זה בחיפזון ולהרגיש מתוסכלים שלא זכרנו קודם.

לא משנה מה המקרה האפשרי שלנו, כל זה נפתר על ידי עשייה פשוטה מאוד. אנחנו רק צריכים קצת זמן, מחשבה וסבלנות - רשימת מטלות. קל נכון? פשוט על ידי הנחת פיסת נייר או ביישום נייד שמזכיר לנו מה לעשות נהיה מודעים היטב לאילו משימות, מטרות או מטרות יש למלא לאורך כל היום שָׁבוּעַ. כשנסיים אחת פשוט נצטרך להסתכל על הרשימה ולראות מי מהן היא הבאה, מבלי להיכנס למשבר או לבזבז זמן בלזכור מה משחק אחר כך.

ברשימה זו לא רק נבצע את המשימות לביצוע, אלא את הזמן שאנו מחשבים שהם ייקחו אותנו. זה מאוד סובייקטיבי ולמעשה, בתיאוריה אנחנו אופטימיים יותר מאשר בפועל. בכך אני מתכוון שאם, למשל, אנו מאמינים שמשימה הולכת לאבד אותנו שעה מחיינו, המציאות היא שזה כנראה ייקח הרבה יותר זמן. המלצה אחת היא שבעוד שאנחנו מחשבים שזה ייקח לנו להוסיף 30-45 דקות של נימוס. א) כן, אם ניקח זמן רב מהצפוי, לא נתייאש מתוך אמונה כי אנו מבזבזים זמן למשימה הבאה.

עריכת רשימה או רישום המשימות שלנו על סדר היום היא דבר שעלינו לעשות עם פלוני תדירות, בהיותנו האידיאליים בכל יום כך שנרכוש את ההרגל לתכנן מוקדם בבוקר המסע שלנו. גם ברשימת המטלות הזו עלינו לשלב את האירועים הבלתי צפויים האפשריים, כל דבר שיכול לבזבז את זמננו. הדבר תלוי יותר בנו ובסוג המשימות והתפקידים שאנו מבצעים, ולכן חשוב מאוד שנזכור את הבלתי צפוי היה לנו בעבר, הסתכלנו על הזמן שהם גרמו לנו להפסיד ורשמו אותו ברשימה כזמן אפשרי עלמה.

• אתה עשוי להתעניין ב: "פסיכולוגיה של עבודה וארגונים: מקצוע עם עתיד"

2. משימות בתוך משימות

ברגע שברור לנו לגבי המשימות שיש לבצע במהלך היום והיעדים הנלווים לכך, הגיע הזמן לחלק אותן לפעילויות קטנות. הסיבה לכך קשורה ישירות במוטיבציה שלנו. לפחות המקרה שלי הוא כדלקמן: אם אני צריך לבצע משימה עצומה, שלגביה אני מחשב שאני צריך להקדיש הרבה זמן, אני מתחיל להתעצל אפילו להתחיל אותה. נראה שככל שהמשימה ארוכה יותר, כך לוקח יותר זמן לבצע אותה.

מצד שני, אם אותה משימה תחולק למשימות קטנות, שייקחו לי כ- 20 או 30 דקות, זה מניע אותי יותר ואפילו, אני עשוי לבצע את כולן בבת אחת מבלי להבין זאת. לאט לאט אני מתקדם, וכשאני מסתכל על כל מה שעשיתי עד לנקודה זו, אני מרגיש עוד יותר מוטיבציה לעשות מה שנשאר. עבודה כזאת גורמת לי לראות את הזכוכית כחצי מלאה במקום חצי ריקה, או במקרה הזה, המשימה חצי בוצעה וקרובה לסיום.

נכון שזה מאוד תלוי במשימה שעומדת על הפרק, אבל ברוב המקרים ניתן לחלק את כל המטרות שלנו להיום לכמה וכמה. לדוגמה, עלינו לכתוב דוח במשרד שלנו שחישבנו שלפחות שעתיים יוציאו אותנו מחיינו. במקום לראות את זה ככה, בואו נראה את זה כיוון שעלינו לעשות כ -5 קטעים שייקח לנו כ- 20-30 דקות לבצע את כל אחד מהם. הפכנו משימה גדולה ל -5 קטנות יותר שמניעות אותנו יותר לבצע אותן.

• מאמר קשור: "מפעילים לפעולה: מה הם וכיצד הם משפיעים על התנהגות"

3. סמן סדרי עדיפויות

לאחר שעשינו את הרשימה וסימנו בכל אחד מקטעי המשימות הקטנים שלה, הגיע הזמן לקבוע סדרי עדיפויות. מה שאנו רואים בעדיפות או לא יהיה תלוי בהרבה דברים, למרות שאוריינטציה אחת היא לתת עדיפות לכל מה שהוא ארוך יותר, בעצם בגלל להשאיר את המסובך והכבד ביותר לסוף היום, כאשר נמאס לנו לבצע את שאר המשימות הממתינות, זה יציף אותנו יותר ובעיקר נרגיש שאנו עושים את עבודתנו גרוע יותר.

צריך לקבוע את הדחיפות, החשיבות והמשך של כל משימה ולהעריך, על סמך פרמטרים אלה, את עדיפות ביצוען. אתה צריך להיות מציאותי ולהבין איך אנחנו עובדים, להבין שיש דברים שבאמת עולים לנו לעשות הכי טוב יהיה לתת להם עדיפות, פן יצטברו ויציפו אותנו עוד יותר תעשה אותם.

כל אחד חופשי לסמן את עצמו בצורה שהוא הכי אוהב, מה שמעיד מה עדיפות על מה שלא. אנו יכולים להשתמש במערכות צבע, סימני שאלה, קו תחתון, הדגשה עם סמל... הכל תקף להזכיר לנו מה הכי חשוב. אנו יכולים גם לבצע מחדש את הרשימה ולסדר את הדברים בהתאם לעדיפותם ולהגדיר אזעקות בנייד הודע לנו מה לעשות כל שעה, כך שלא נשכח לעקוב אחר הסדר שיש לנו מוּצָע.

כאן אנו מתעקשים שכל זה חייב להיעשות בכל יום או, לפחות, בתדירות מסוימת אך, וכמעט חשוב מהכל, לכבד אותו. אין לנו שום תועלת ברשימה של מה שאנחנו צריכים לעשות, כדי לציין את החשיבות של כל אחד המשימה וכמה זמן ייקח לנו לבצע כל אחת מהן אם מאוחר יותר לא נכבד את עצמנו תִכנוּן.

זה נכון ש יכולים להיות אירועים בלתי צפויים ושצריך לשנות משימה אחת לאחרת בזמן שהיום עובר, אבל זה דבר אחד ושני שאנחנו רוצים להתחיל בקלות ולהשאיר את המסובך בסוף. זה לא רעיון טוב.

• אתה עשוי להתעניין ב: "ידע עצמי: הגדרה ו -8 טיפים לשיפורו"

4. תכנון חיינו הוא תכנון הכל

עד כה התעקשתי רבות על תכנון מכוון לעבודה, אבל זה לא הדבר היחיד שעלינו לארגן בחיינו. פנאי, יחסים אישיים, התחביבים והמטרות החיוניות שלנו הם חלק מהחיים והם היבטים שעלינו לתכנן גם כן אם נרצה שכל התחומים יעבדו לפי איך שהיינו רוצים.

לא הכל בחיים הוא עבודה, ואם נותנים לעבודה לספוג אותנו, התסכול מלראות איך לא אם יש לנו זמן לפעילויות ולצרכים שמספקים אותנו יגרום לנו לפעול גרוע יותר ולהיות אומללים.

לדוגמה, אם יש לנו רצון ללמוד שפה חדשה, זה צריך גם להיכנס לרשימת המטלות היומית שלנו. ניתן לחלק את המטרה של לימוד השפה המדוברת למשימות קטנות יותר, כגון לדוגמא ללמוד אוצר מילים חדש, לתרגל הגייה או לקרוא ספר בשפה מַטָרָה. תכנון זה, פירוק לפעילויות קלות ומהירות לביצוע, יגרום לנו להרגיש שאנו משיגים את המטרה הזו שהצבנו לעצמנו.

לא משנה אילו משאלות אישיות נרצה להגשים, איננו יכולים להתעלם מהן. תכנון חיינו חל על הכל בהחלט, ואם נעשה זאת ונממש אותו, נרגיש כשהיינו ילדים והזמן נתן לנו הכל. בואו לתכנן את חיינו עד כמה שאפשר כדי להרגיש יותר פרודוקטיביים ומאושרים.