תקשורת פורמלית: מה היא ומה המאפיינים שלה

כולנו מכירים סגנונות תקשורת שונים ואנו משתמשים זה בזה בהתאם להקשר בו אנו נמצאים.

אחד החשובים ביותר הוא התקשורת הפורמלית. בפסקאות אלו נוכל ללמוד הכל על סגנון זה, לגלות את המסגרות בהן הוא נמצא בדרך כלל להשתמש ומהם המאפיינים והיתרונות העיקריים שלה בהשוואה לדגמים אחרים של תִקשׁוֹרֶת.

• מאמר קשור: "כישורים חברתיים-רגשיים: מאפיינים, פונקציות ודוגמאות"

מהי תקשורת פורמלית ומה המאפיינים שלה

תקשורת רשמית היא סגנון תקשורתי המשמש בהקשרים מקצועיים ומוסדיים. זוהי שיטה מוסדרת שבה אסור להשתמש במילים בדיבור, שכן הטון בו משתמשים תמיד חייב להיות תרבותי ואספטי. באופן דומה, אנו יכולים גם לכנות תקשורת פורמלית זרימת המידע המתרחשת בין השונים דרגים בתוך ההיררכיה של ארגון, וזה יהיה ממוסגר בתוך מערכת הכללים ש הזכרנו.

זרימת התקשורת הפורמלית יכולה להתרחש בצורה מדוברת או כתובה. באופן כללי, אינטראקציות שנפתרו בקצרה מתנהלות בשיחה בעל פה. עם זאת, תקשורת הדורשת מידע נרחב או מורכב יותר, בדרך כלל נבחר לבצע כתבו והעבירו אותם לבני השיח באמצעים הנבחרים (חוזרים, מיילים, מיילים, תזכיר וכו '.

מאפיין נוסף של תקשורת פורמלית הוא זה פועל באמצעות פרוטוקולים המוכרים לשולחים ולמקלטים

, המהווים חלק מהארגון בו מתרחש תהליך תקשורת זה. פרוטוקולים אלה מרמזים, למשל, על הנתיבים שההודעות צריכות ללכת בתוך ההיררכיה. לפיכך, עובד יידע שעליו לשלוח מידע מסוים למנהל שלו, ועל כך הוא חייב להעביר את המידע לממונה עליו, אך הם אינם יכולים לדלג על שלב הביניים.

כלומר, כל חבר בארגון שמשתתף בתקשורת פורמלית זו עליך לדעת מראש איזה מסר יש לפנות לאיזה אדם, באיזו צורה עליו להיעשות ומהו המסלול שמידע כזה צריך ללכת להגיע ליעד בצורה הנכונה.

סוגי תקשורת רשמית

בהתאם לכתובת שבה אנו משתמשים להעברת המידע, אנו יכולים ליצור עד ארבעה סוגים שונים של תקשורת רשמית. בואו נמשיך לבחון את כולם ביתר פירוט.

1. תקשורת רשמית כלפי מעלה

כאשר בארגון, עובד מנסה לתקשר עם אחד המנהלים שלו, או הממונה מיד או מי שמעליו, היינו מדברים על תקשורת רשמית כלפי מעלה. זוהי צורת העברת המסר מסוג אנכי ועם כיוון מלמטה למעלה. דוגמה להודעות שניתן לשלוח במצב זה יהיו הדוחות שהיו מבוקשים, אך גם בקשות לעניין ספציפי ואפילו תלונות שהם רוצים להשאיר פטנטים.

2. תקשורת רשמית כלפי מטה

המקרה ההפוך מקודמו יהיה המקרה הפורמלי היורד. במודל זה המידע מועבר גם אנכית, אך הפעם הוא מועבר מלמעלה למטה. זאת אומרת, המנהלים והמנהלים הם שמעבירים מידע לעובדים שבאחריותם. הם יכולים לשלוח, למשל, הוראות לגבי המשימות שיש לבצע וכיצד עליהן לבצע זאת. הם יכולים לעשות זאת בעל פה או בכתב, בהתאם למידע שהם רוצים לשלוח.

3. תקשורת פורמלית אופקית

לא כל התקשורת הפורמלית בארגון מופנית לאנשים ברמה היררכית אחרת. כאשר ההודעה נשלחת לעובד אחר העומד באותה דרגה, אנו מדברים על תקשורת פורמלית אופקית, מכיוון שזרימת המידע מכוונת לרוחב.

מודל זה נצפה בבירור בישיבותיהם של מנהלי המחלקות השונות, שכן הם כן כמה אנשים ממקטעים עצמאיים מתקשרים, אך כולם נמצאים באותו תפקיד כמו מנהלים או מנהלים.

4. תקשורת פורמלית אלכסונית

עדיין קיים סוג של תקשורת פורמלית פחות שכיחה שיכולה להתרחש והיא אלכסונית. שיטה זו תתרחש כאשר שני בני השיח משתייכים למחלקות שונות אך גם לרמות היררכיות שונות.

ייתכן כי ראש מחלקה ספציפית בחברה צריך להעביר א מידע לעובדים שאינם באחריותם, אך הנמצאים בדרג נמוך יותר במבנה של חֶברָה. זו תהיה דוגמה למקרה תקשורתי פורמלי באלכסון.

• אתה עשוי להתעניין ב: "8 מרכיבי התקשורת: מאפיינים ודוגמאות"

נקודות החוזק של הסגנון התקשורתי הזה

לתקשורת פורמלית מספר יתרונות על פני תקשורת לא פורמלית. אנחנו הולכים לראות את החשובים ביותר.

1. תְקִינָה

שימוש בשיטה זו מבטיח שוויון בכל תהליכי התקשורת של הארגון, כך שכל החברים יוכלו לדעת כיצד לנהוג בעת העברת מידע, בחירת הדרך והדרך הנכונים, ויחד עם זאת כולם יודעים לפרש את המסרים שמגיעים אליהם ללא כל ספק. זהו מודל סטנדרטי המאפשר הבנה ברורה של הכללים והנהלים.

2. בלי טעויות

לעובדה של שימוש בכללים שנקבעו מראש ולפעול תמיד לפי אותם נהלים יש יתרון נוסף, ו היא שהיא אינה מאפשרת ליצור טעויות, מעבר לטעויות אנוש שיכולות להתבצע מחוץ לאמור כללים. הדבר החשוב הוא שבעקבות הפרוטוקולים שצוינו, המידע חייב לזרום בארגון ללא כל קושי ובלי ליצור ספקות בקרב בני השיח.

3. טביעת כף רגל

לתקשורת פורמלית יש יתרון ברור נוסף, והוא שכל האינטראקציות המתרחשות בכתב מאוחסנים בארכיון ולכן ניתן לבחון אותם בכל עת כדי לאפשר מידע ספציפי.

מבחינה לוגית, אותו דבר לא קורה בתקשורת בעל פה פורמאלית, אך כבר הזכרנו כי סוג זה של אינטראקציה מתרחש כדי לשלוח מסרים תמציתיים מאוד. כל אלה שיש להם רמה מסוימת של מורכבות חייבים להיות מועברים בכתב, ולכן יירשמו.

חולשות תקשורת רשמיות

באופן הגיוני, לא כל התכונות של תקשורת פורמלית הן חיוביות. ישנם גם מספר חסרונות שעלינו להיות מודעים אליהם.

1. עלות זמן

העובדה לעקוב אחר פרוטוקולים נוקשים למדי פירושה לפעמים שתקשורת פורמלית כרוכה בכך בזבוז זמן מיותר להעברת מידע שאפשר היה לעשות זאת בזמן קצר בהרבה. זה המקרה של אותן פגישות אינסופיות שבהן המסר מועבר בקרב המשתתפים בצורה לא יעילה, כאשר במציאות, ניתן היה לעשות זאת באופן ישיר יותר, אך המשמעות היא ויתור על ערוצי התקשורת הסטנדרטיים של הארגון.

2. קְרִירוּת

תקשורת פורמלית גורמת להעברת מסרים בצורה קרירה, לרוב ללא מגע אנושי שהופך את האינטראקציות לחמות יותר והופכות את התקשורת הזו להרבה יותר לא אישית מהסגנון הבלתי פורמלי. בנוסף, קשיחות החוקים גם כן מגביל מאוד את הסגנון התקשורתי של השולח, לעיתים דה -אנושי את העברת המסר וגורם למקלט לתפוס אותו בצורה חמה יותר.

3. בִּלבּוּל

כללי התקשורת הפורמלית לא צריכים לאפשר זאת, אבל לפעמים זה בלתי נמנע שנוצר בלבול מסוים סביב ההודעה שהתקבלה. זה קורה כאשר העברת המידע דורשת מספר קפיצות בין בני שיח שונים, מה שיוצר את האפשרות שבכל אחת מהנקודות הללו המסר המקורי מעוות והמסר שהתקבל בסופו של דבר אינו זהה לזה של ראשון.

דרכי שיפור

לתקשורת הפורמלית יש מקום לשיפור, ולשם כך יש מספר המלצות שיכולות להפוך את הדרך הזו להעברת מידע בתוך חברות ליעילה יותר. אלו חלקם.

1. הגבל את הפורמליזם

ניכר כי תקשורת פורמלית דורשת עיצוב בפליטת המסראבל לפעמים העודף של ביטויים פורמליים יכול לייצר נימה רצינית ביותר המקלט יכול לפרש כשלילי, כאשר המסר יכול להיות ניטרלי ואף ללכת על הקו מול. לדוגמה, מנהל מחלקה יכול לשלוח מייל לפקודיו כדי לדבר על שלו ביצועים, שעקרונית טובים, אך משתמשים בטון כה רציני שהם מפרשים אותו ב- שלילי.

2. תיקון

המלצה זו אמורה לחול על כל סוג של תקשורת, אך הרבה יותר על התקשורת הרשמית. חיוני לבדוק את הטקסטים לפני השליחה, כי לפעמים העומס יכול להוביל אותנו לביצוע שורה של שגיאות כתיב, דקדוק או אפילו תוכן שיכול ליצור בעיות בפרשנות המסר, והדבר יכול להיות בעל השלכות חמורות בתוך אִרגוּן. תארו לעצמכם, למשל, כי אנו מנחים עובד לשלוח 5,000 יחידות של מוצר, במקום 500.

3. קבלה

כלל אצבע טוב הוא לבקש מהמקלט אישור שקיבלת את ההודעה בצורה נכונה. כַּיוֹם ישנם כלים במיילים המודיעים לנו כאשר הנמען קיבל את הדוא"ל שלנו, כך שבמקרים אלה איננו צריכים אפילו לבקש אישור כזה במפורש.

4. שימוש נכון

ההמלצה האחרונה תהיה להשתמש בתקשורת פורמלית רק לעניינים ארגוניים. אין לטפל בכל נושא מחוץ לחברה בדרכים אלה, ונסה לשלוח א מסר אישי דרך ערוץ מוסדי לא יוביל ליותר מבעיות, מכיוון שהוא אינו הערוץ מתאים.

הפניות ביבליוגרפיות:

• אנדרדה, ח. (2005). תקשורת פנים ארגונית: תהליך, משמעת וטכניקה. נטביבלו.
• רוג'אס, ד. (1994). טכניקות תקשורת מנהלים. מקגרו-היל אינטר אמריקנה.
• Simon, H.A., Gómez, J. (1993). התקשורת. התנהגות מנהלית.