9 המחלקות של חברה, הסבירו

אף חברה אינה זהה, אך המשותף לכולן, במיוחד לגדולות, שהן מנוהלות על ידי מחלקות.

למרות שהם לא תמיד זהים מארגון אחד למשנהו, כל אחד ממלא תפקידים שונים ומתכוון להשיג יעדים ספציפיים.

בשלב הבא אנחנו הולכים לראות מהן המחלקות הנפוצות ביותר בחברה, תפקידיהם, מטרותיהם ומי מרכיב אותם.

• מאמר קשור: "7 התפקידים והתפקידים של פסיכולוגים עסקיים"

מחלקות של חברה

ישנן מספר מחלקות שיכולות להיות לחברה, המשתנות בהתאם לגודלה, מספר העובדים והצרכים שלה. בעיקרון, המחלקות הקיימות ברוב הארגונים הן כדלקמן.

1. מחלקת כספים

המחלקה הפיננסית היא זו שמקבלת, כשמה, מימון. יש לדרוש מימון זה על מנת שהחברה תוכל לכסות את עלויות צרכיה. בנוסף, המחלקה מתכננת את הדרוש כדי שלארגון יהיה תמיד כסף ויוכל לעמוד בתשלומים בזמן, במצב כלכלי בריא.

הפונקציות החשבונאיות שמחלקה זו אחראית על היבטי בקרה כגון הערכת שווי מלאי, חשבונאות עלויות, מאזנים, רישומים, הכנת דוחות כספיים וסטטיסטיקות עֵסֶק.

2. מחלקת משאבי אנוש

המטרה של מחלקת משאבי אנוש קשורה להבטיח שהקבוצה האנושית שעובדת בארגון פועלת כראוי. מחלקה זו מקפידה לגייס את האנשים המתאימים ביותר לתפקיד וזאת באמצעות גיוס, מיון, הכשרה ופיתוח.

למעשה, מחלקה זו דואגת שלעובדים יהיה ידע עדכני ורלוונטי למה שנדרש בחברה, בנוסף להתנהלות על פי היעדים שיש לְהַשִׂיג.

כמו כן, תפקיד בסיסי של מחלקה זו הוא לוודא שלעובדים יש מוטיבציה וכי במקרה שהיה תקרית ביניהם, נסו לראות באילו דרכים יש לנקוט כדי לוודא שזה לא פוגע ביחסים החברתיים בתוך הארגון.

3. מחלקת שיווק

מחלקת השיווק משתפת פעולה עם המחלקה המסחרית (בחלק מהחברות הן אותה מחלקה) כדי להשיג יותר ויותר מכירות, בנוסף להבטיח שהלקוחות יקבלו יחס הולם, הזמנתם לחזור ולבקש את המוצר או השירות שהארגון מציע.

מחלקת השיווק אוספת מידע על גורמים ועובדות המשפיעות על השוק, עם הכוונה לשנות ולעדכן את המוצר או השירות שלו כדי להפוך אותו לאטרקטיבי יותר עבור הצרכן. היא גם אחראית על הפצת המוצר. באופן שהוא זמין בזמן הנכון, בצורה ובכמות המתאימים, במקום הנדרש ובמחיר תחרותי, לא יקר מדי עבור הצרכן שלא יקנה אותו, אבל לא זול מדי עבור החברה אֲבֵדוֹת.

• אולי יעניין אותך: "סוגי חברות: מאפייניהן ותחומי העבודה שלהן"

4. מחלקה מסחרית

במקרה שהוא קיים נבדל ממחלקת השיווק, על המחלקה המסחרית לוודא שהיעדים העסקיים, המחלקים והפרטיים מוגדרים היטב. במידת האפשר, יש להאציל את האחריות והסמכות הדרושים להשגת תוצאות.

האנשים שאליהם הועבר כוח חייבים להיות מסוגלים להפעילו וכבר כערך אישי להאמין במה שהם עושים. אחרת, שום מבנה ארגוני לא יועיל.

עקרונות המחלקה המסחרית

בתוך מחלקה זו ישנם כמה עקרונות החיוניים לתפקוד תקין של הארגון.

הראשון הוא שיש אחדות פיקוד. כל יחידה עסקית תדווח לבוס בודד, שיעבוד ישירות מולו. על הבוסים לדעת את מספר משתפי הפעולה האחראים והאצלת המשימות חייבת להיות מוגדרת בצורה מושלמת.

כל תפקידי החברה חייבים להיות מוגדרים בכתב, עד לפרטים הקטנים ביותר, על מנת לוודא שלא יהיו אי הבנות או אי בהירות בתקשורת. הפיקוח על קיום תנאי זה חייב להיעשות בזמן וקבוע כדי להיות אפקטיבי.

גם כן לנסות לשמור על יציבות הצוות. במילים אחרות, יש צורך להבטיח שהתחלופה בקרב העובדים תהיה נמוכה ככל האפשר, להניע אותם ו אומר להם מה בדיוק עליהם לעשות כדי למנוע תסכול או רגשות של חוֹסֶר כִּשָׁרוֹן. במקרה של נפגעים, יש לשקול תוכנית המתמקדת בהימנעות מהפסדים גדולים ביעילות וברווחיות, כמו גם להבטיח שהלקוח ימשיך לקבל שירות טוב.

הארגון חייב להיות גמיש, מסוגל להסתגל למצבי שוק משתנים. חייבת להיות תוכנית המתמקדת במניעת מצבים כלכליים שליליים ותכנון שינויים בעסקים כדי להפוך אותם ליעילים ותחרותיים יותר בהקשר שעלול להתרחש.

במקרה שהחברה מתרחבת, כלומר, היא מרוויחה יותר מכירות או בעלת יכולת כלכלית גדולה יותר לפתוח סניפים חדשים, עליה להיות לחזות כיצד תתבצע הרחבת הצוות, על מנת להחזיק במספר מספיק של כוח אדם ולמנוע שחלק מהעסקים יישארו ללא השגחה יותר מאשר אחרים. בנוסף, עם ההרחבה יהיה צורך בתיאום טוב בין הפרסומות השונות.

5. מחלקת הרכש

תפקידה העיקרי של מחלקת הרכש הוא לרכוש חומרי גלם או חלקים טובים לשימוש בייצור, בעלות מופחתת, באיכות ובמידת האפשר, ללא פגמים במפעל.

מחלקה זו נוכחת בכל חברה ונופלת עליה באחריות של רכישת אספקה, כלומר חומר וחפצים הדרושים לתפקוד תקין של הארגון, החיוניים לייצור סחורות ולאספקת שירותים.

מטרות מחלקת הרכש

למחלקה זו יש את המטרות הבאות:

• קנה חומרים נחוצים.
• קח אותם בזמן.
• תוודא שיש לך מספיק.
• השג את החומרים בתמורה טובה לכסף.
• ספק יותר ממקור רכש אחד, למקרה חירום.
• צפו שינויים במחירי החומרים, האינפלציה או המחסור.
• תבדוק מה קנית.

פונקציות מחלקת רכש

למרות שתפקידו העיקרי הוא רכישת חומרים, על מחלקת הרכש לדאוג לאחסנתם כראוי.. לשם כך יש לקחת בחשבון את תהליך הקבלה, הסיווג, קיום המלאי והבקרה של הטובין על פי גודלם ומשקלם.

תלוי אם החברה יכולה להרשות זאת לעצמה או לא, יש לשלוט במספר המוצרים רכשו והימנעו מעודפים שעלולים להתקלקל לאורך זמן, שכן הדבר מרמז על הפסדים כַּלְכָּלִי.

לאחר שמחלקת הרכש השיגה את כל החומרים הדרושים, זה בסמכותה לספק את שאר תחומי הארגון איתם, תוך התחשבות במחלקה של החפץ או החומר, כמותו ומידותיו.

6. מחלקת לוגיסטיקה ותפעול

מחלקת הלוגיסטיקה והתפעול נחשבת לאחת החשובות, שכן היא המנוע החיוני לתחרותיות הארגון ולהתפתחותו הכלכלית. מה עוד, בהתחשב בכך שיותר ויותר טכנולוגיות חדשות חזקות יותר, המחלקה הזו הופכת נחוצה יותר ויותר, במיוחד כאשר מוכרים מוצרים באופן אלקטרוני.

בשנים האחרונות גדל מספר האנשים שקונים באינטרנט. פעולת הקנייה הועברה למקום אחר, החל מקנייה בחנות פיזית לקנייה מכל מקום, כמו נוחות הבית. הבעיה בעסקאות מסוג זה היא אספקה ​​והחזרה של המוצרים שנרכשו בצורה זו..

חברות הלוגיסטיקה מבטיחות שהמוצר יוכל להגיע למקבלו, בין אם באמצעות שירות משלוחים מיוחד ובין אם באמצעות חברות שילוח מיוחדות אחרות.

7. המחלקה לבקרת ניהול

מחלקת בקרת ההנהלה היא חלק מהחברה, שנוצרה ונתמכת על ידי ההנהלה, אשר מאפשר לך לקבל את המידע הדרוש והאמין בעת ​​קבלת החלטות תפעוליות בזמן.

שליטה ניהולית מודד שימוש יעיל וקבוע במשאבים שברשות הארגון, על מנת להשיג את היעדים שנקבעו בעבר על ידי ההנהלה.

תפקידי מחלקת בקרת ניהול

בין התפקידים המבוצעים על ידי מחלקה זו יש לנו:

• צמצום סיכונים עסקיים ומקריות.
• יעדים ישירים שהוקצו למנהלים השונים.
• לשלוט במידת העמידה ביעדים האמורים.
• תכנון אסטרטגי.
• התאם את מבנה החברה בהתאם לתוצאות שהתקבלו.
• שנה יעדים ארוכי טווח על סמך התוצאות שהושגו.

8. ניהול כללי

ניתן לומר שההנהלה הכללית היא ראש החברה. בדרך כלל, בחברות קטנות, ההנהלה הכללית נופל על דמות הבעלים, בעוד שבגדולים זה נופל על כמה אנשים.

מחלקה זו היא זו שיודעת לאן החברה הולכת, ומבססת את מטרותיה כמכלול. מבוסס על זה מפתחת תוכנית עסקית, עם מטרות ארגוניות והכרת הארגון בכללותו שישמשו לקבלת החלטות במצבים קריטיים.

תפקידי ההנהלה הכללית

בין הפונקציות העיקריות נוכל למצוא:

• תיאום כל תחומי הארגון.
• שליטה על כל יחידה עסקית.
• תכנון אסטרטגי.
• ניהול משאבים.
• מדידה ובקרה של תוצאות.
• הערכת המבנה הארגוני.
• דיווח למטה (חברות רב לאומיות)
• יצירת ערך וייצוג החברה מול ארגונים חיצוניים.
• החלטות טקטיות וניהול שינויים.

9. ועדת היגוי

בֶּאֱמֶת לא מחלקה כשלעצמה, אלא רמה של הארגון. זה כולל את ההנהלה הבכירה, כלומר את האנשים שמנהלים את החברה גם בכללותה וגם לפי מחלקות.

חלק זה של החברה מורכב מ:

• נָשִׂיא
• מנכ"לים
• מנהלי המחלקות

הממונים הללו נפגשים בתדירות מסוימת, מדברים ומסמנים את הקו האסטרטגי לעקוב עבור החברה.

המטרות של חלק זה של הארגון הן בעצם שתיים:

• ליצור עושר.
• דע איך החברה ברגע מסוים כדי לדעת לאן לכוון אותה.

הפניות ביבליוגרפיות:

• Bernus, P., Nemes, L., and Schmidt, G. (2003). מדריך לארכיטקטורה ארגונית.
• גונזלס הרננדז, נ. ל. (2015). תחומי תפקוד של חברה. התאושש מ https://www.gestiopolis.com/areas-funcionales-de-una-empresa/