ניתוח תפקיד: מה זה, למה זה מיועד ושלבי התהליך

כדי שחברה תתפקד בצורה המתאימה ביותר, יש צורך לדעת מה היא עושה וכמה רחוק היא צריכה להיות מסוגלת להגיע העובדים שלהם, אם יש איזשהו חוסר הכשרה או אם חברות מתחרות מבקשות מהעובדים שלהן דרישות נוספות. עובדים.

ניתוח נכון של תפקיד התפקיד מאפשר למחלקת משאבי אנוש לגייס ולבחור את הטובים ביותר מועמדים לחברה, בנוסף לדעת מהם הכישורים, המשימות, היכולות והצרכים שכל אחד מהם עמדה.

הַבָּא בואו נבין מה זה ניתוח עבודה, מה החשיבות שלו, אילו סוגים יש ואיך מכינים אחד.

• מאמר קשור: "מדעי המינהל: מה הם, מאפיינים ותפקודים"

מהו ניתוח עבודה?

ניתוח תפקיד מורכב מ חקירה של המשרה שעומדת להיות מוצעת או תפקיד מסוים בחברה שאתה רוצה להכיר לעומק ולשפר. עם סוג זה של ניתוח, הכוונה היא להכיר את הכישורים הדרושים כך שמי שעושה זאת, יכולים לקבל ביצועים טובים יותר על ידי קביעת כל הקריטריונים הדרושים לבחירת המועמד המתאים ביותר. מתאים.

בדרך כלל, סוג זה של ניתוח זה באחריות מחלקת משאבי אנוש., שיש לו, בין היתר, את המשימה לגייס ולבחור את העובדים המתאימים ביותר עבורם המהווים את החברה, בנוסף לוודא שבמידת הצורך הם מעדכנים את הכשרתם. חברות אינן מתפקדות כראוי ללא אנשים מתאימים לכל אחד מהתפקידים בה, ולכן על מחלקה זו לדעת מה הדרישות הנחוצות לכל תפקיד.

לאחר ניתוח התפקיד הספציפי, נהוג לעשות תיאור מדויק ממה הוא מורכב. הדבר מקל על קביעת הדרישות הנחשבות נחוצות לביצועה, בנוסף להגדרת הצעת העבודה ופרופיל המועמד הרצוי. כמו כן, באמצעות תיחום וציון כל אחד מהמשרות, החברה תוכל לשרטט תרשים ארגוני שלם, ולברר מה תורם כל תפקיד לארגון בכללותו.

היתרונות של ניתוח מסוג זה

איסוף כל הנתונים המתקבלים במהלך ניתוח התפקיד מסייע בקבלת החלטות, בנוסף לאפשר אימות שיטות וטכניקות שימושיות ויעילות יותר לביצוע עבודות בודדות והחברה כולה מַעֲרֶכֶת. לפיכך, עם סוג זה של ניתוח אתה יכול לקבל החלטות טובות יותר בבחירת כוח אדם, בנוסף ליכולת להעריך את ביצועי העובדים ולקבוע את מי יש לקדם, לשמר, להוריד בדרגה או לפטר.

בין היתרונות הברורים ביותר שניתוח התפקיד נותן לנו הם:

1. מבנה הארגון

באמצעות ניתוח מסוג זה זה אפשרי לדעת כיצד משימות הארגון מחולקות ליחידות הבסיסיות ביותר שלו: חטיבות, מחלקות, מחלקות, יחידות עבודה כגון עובדים או קבוצות עבודה...

2. מבנה המשרות

כפי ששמו מרמז, ניתוח מסוג זה מאפשר לנו לדעת מהי העבודה עצמה, ובמיוחד את המבנה שלה. מודיע לנו כיצד יש לקבץ משרות למשרות ולטווחי משרות, בנוסף לדעת אילו תפקידים דומים בשימושיותם ובתפקודם עבור החברה.

3. מידת הסמכות

באמצעות ניתוח תפקיד אנחנו יכולים לדעת את תרשים הארגון של החברה, ובתמורה, אילו תפקידים הם מעל אחרים. הוא מאפשר לדעת את מידת הסמכות של כל תפקיד ומעורבותו בקבלת החלטות.

4. קריטריוני ביצועים

הקריטריונים לביצועים הם ההתייחסות לדעת קשרי דיווח היררכיים בתוך הארגון, מספר וסוגי התפקידים. כלומר, היא מאפשרת לנו לדעת באיזו מידה עבודתו של תפקיד מסוים תלויה במידת הביצוע של אחר, אם היא מעליה או מתחתיה מבחינת סמכות.

5. פיטורי עובדים

על ידי ניתוח עמדת העבודה, נוכל לזהות את התפקידים הממלאים למעשה את אותה פונקציה או דומים מכדי לאפשר להם להמשיך להתקיים. הכלי הזה מאפשר לך להחליט אם יש צורך לשלב שתי עבודות לאחת או לשנות את הפונקציות שלהן כדי למנוע כפילות.

• אולי יעניין אותך: "בית ספר כמותי למינהל: מה זה ומאפיינים"

סוגי ניתוח עבודה

ישנם מספר סוגים של ניתוח עבודה שניתן לבצע. הם אינם סותרים זה את זה, אלא להיפך, כולם נחוצים כדי לציין בדיוק מהן הפונקציות, דרישות וכישורים של כל תפקיד בחברה, אם כי בהתאם לזמן ולאמצעים ניתן להחליט שיהיה רק ​​סוג אחד של ניתוח. העיקריים שבהם הם הארבעה הבאים:

1. ניתוח מבוסס משימות

ניתוח עבודה מבוסס משימות זה העתיק והקלאסי ביותר. זה בעצם מורכב מלגלות אילו משימות עובדים מבצעים, ללא קשר למיומנויות, הכשרה וכישורים שיש להם או צריכים להיות להם. מודל זה נועד להגדיר ולבסס את המשימות, החובות והאחריות הקשורים לכל אחד מהתפקידים בחברה.

2. ניתוח מבוסס כישורים

ניתוח הכישורים מתמקד באלו הכישורים הדרושים לביצוע העבודה.

3. ניתוח מבוסס חוזקות

ניתוח מבוסס חוזקות מתמקד ב אותן פעולות שהעובדים הכי נהנים מהן, או כאלה שבהן הם מתפקדים טוב במיוחד. מדובר בחיפוש אחר אותם מניעים שהניעו את העובדים לבחור בתפקיד או את הרצון שמעורר אותם למלא תפקיד זה.

4. ניתוח מבוסס אישיות

למרות שזה בהחלט קצת יותר מסובך, ניתן לבצע ניתוח תפקיד בחיפוש אחר אותן תכונות אישיות המתאימות ביותר לביצוע תפקיד כזה. ניתן גם לנתח את התכונות הכי לא מתפקדות, כלומר כאלה שמהווים מקור לבעיות לעבודה הנדונה.

היכן לחלץ מידע

ניתוח עבודה הוא כלי שמנסה לפעול לפי השיטה המדעית. הוא מבוסס על מקורות המידע והטכניקות האובייקטיביים והאמינים ביותר האפשריים כדי להפוך את הניתוח לייצוג נאמן של המציאות הארגונית.

נתונים מופקים מהעבודה עצמה, כגון המשימות שהעובד מבצע, אופן ביצוען וההתנהגויות הקשורות לעבודתו. אבל מעבר לתצפיות אלו, ישנן מספר טכניקות להצליח לחלץ את כל המידע הדרוש.

• ראיונות וקבוצות דיון.
• שאלונים
• התבוננות או התבוננות עצמית.
• ניתוח באמצעות תיעוד, הערכת ביצועים והצעות עבודה ישנות.
• מתודולוגיית האירועים הקריטיים

פיתוח ניתוח עבודה

בהמשך נראה כיצד לפתח ניתוח עבודה ואת השלבים שיש לבצע. חיוני שכאשר ממשיכים בניתוח מסוג זה, יודעים אילו היבטים חייבים להיות מסמך, שאנשים בארגון יכולים לספק להם והדרך שבה המידע הולך להיות מנוהל. מֵידָע.

1. להגדיר את המשימות

החלק הראשון של התהליך מורכב מ לנתח את המשימות שמבצעות העובדים. זהו הסוג העתיק ביותר ובו בזמן הבסיסי ביותר של ניתוח עבודה. יש צורך לדעת אילו סוגי משימות וכיצד הן מבוצעות בתוך הארגון על מנת לבצע ניתוח תפקידים מקיף. לפיכך, על מנת לאסוף מידע בשלב זה, יש צורך לשאול את עצמך את השאלות הבאות:

• מה העובד עושה?
• כמו שזה עושה?
• בשביל מה הוא עושה את זה?
• למה הוא עושה את זה?

מנסה לענות על שאלות אלו עבור כל תפקיד נוכל לכתוב רשימה של המשימות שבוצעו בארגון. למשל, אם נרצה לנתח את עבודת המלצר, נוכל לשאול את עצמנו את השאלות הללו לגבי שתי המשימות הבאות: הבאת אוכל ושתייה וניקיון השולחן.

במקרה של הבאת אוכל ושתייה, המלצר משתמש במגש כדי להביא את הדברים הללו ללקוח שהזמין את המאכלים הללו. הסיבה לכך היא שאנו מעוניינים שהלקוח יהיה מרוצה מצרוך את מה שהזמין.

במקרה של ניקוי השולחן, המלצר עושה זאת עם מטלית, חומר חיטוי ושאר מוצרי ניקוי כך שהשולחן יהיה במצב לשימוש לקוחות אחרים. הסיבה לכך היא הימנעות מאי עמידה בתקני ההיגיינה שהורה משרד הבריאות, ובנוסף הימנעות מתלונות של הלקוח הלא מרוצה.

2. תפקידים ואחריות בעבודה

ברגע שאתה יודע אילו משימות מבוצעות בתוך הארגון הם מקובצים לפונקציות שונות. יכול להיות שיש משימות שממלאות רק פונקציה אחת, אחרות שונות לגמרי אחד את השני אבל משרתים את אותו הדבר ומשימה שבתורה, מבצעת פונקציות שונות בתוך אִרגוּן.

אם ניקח את הדוגמה של המלצר, נוכל לשקול שהבאת אוכל ללקוחות תהיה במסגרת הפונקציה של "שירות לקוחות", בעוד שהפונקציה העיקרית של הניקיון תהיה "היגיינת מפעל", אם כי זה יכול להיות קשור גם לשירות לקוחות. צרכן.

לאחר שנקבעו הפונקציות של המשימות המבוצעות בארגון, הם הם מאורגנים לפי מידת האחריות בתוך אותו. ניתן לסווג אותם בקנה מידה אם נוכל לדבר על אחריות שחשובה הרבה יותר מאחרות, עם זאת, ב בהזדמנויות רבות, רוב המשימות מרמזות על מידה דומה של אחריות, שבה הן יכולות להיות בעדיפות גבוהה באותה מידה.

3. ידע והתנסויות

היבט בסיסי במהלך ניתוח התפקיד הוא הערכת הניסיון והידע הנחוצים לביצוע התפקיד. אז זה מוערכים הכישורים, היכולות וההכשרה שמומלצים או מתבקשים לביצוע משימות התפקיד.

במקרים רבים, קל לבסס את הידע ההכרחי הזה. למשל, כדי להיות רופא בקליניקה, ההכשרה שיתבקש תהיה תואר ברפואה ורצוי תואר שני או שני. אולם במקרים אחרים, הכישורים הנדרשים לביצוע התפקיד אינם כה ברורים. לדוגמה, כדי לעבוד בסופרמרקט, הם עשויים לבקש תעודת טיפול במזון או הכשרה מקצועית, אם כי זה לא תמיד כך.

במהלך ניתוח התפקיד להצליח לדעת מהי ההכשרה הרצויה האידיאל הוא לפנות ישירות לעובדים ולמנהלים. הם יתנו את דעתם או הניסיון שלהם, איזה תואר יש להם, מה הם התבקשו ומה הם ראו בחברות קודמות בהן עבדו. זה מאוד שימושי לדעת מה חברות מתחרות מבקשות מהעובדים שלהן שכן, בדרך זו, כך נמנע מהחברה איבוד כוח בתחומה עקב חוסר הכשרה שלה עובדים.

4. מיומנויות בניתוח עבודה

בשלב זה חשוב לבצע את ניתוח התפקיד על בסיס הכישורים של העובדים שלך. ניתן להשתמש כאן בשלוש טכניקות שימושיות מאוד, שניתן להשלים.

4. 1. ראיון עם מנהלים

מנהלים הם דמות מפתח בתוך הארגון, שכן הם כן שיודעים את העבודה ממקור ראשון ויודעים מה הכישורים הדרושים לבצע משימות כראוי.

4.2. הערכת ביצועים

הוא מסיק אילו כישורים מבדילים עובד טוב מעובד שלא עושה את עבודתו היטב.

4.3. אירועים קריטיים

עם הטכניקה הזו התנהגויות מפתח בתפקיד מתבססות, אלו שקובעות הצלחה או כישלון של הארגון. הוא מגלה אילו התנהגויות יכולות להועיל או לפגוע בביצועי החברה והוא נועד לשכפל או למגר אותן.

5. יש מטרות ברורות

לא משנה באיזו טכניקה משתמשים, האידיאל הוא להשתמש בשלושתם, הדבר העקרוני הוא שעם השימוש בו ניתן לענות על השאלות הבאות:

• מה ההבדל בין עובד טוב לעובד רע?
• מדוע עובדים מסוימים מסוגלים לבצע משימות טוב יותר מאחרים?
• אם הייתם שוכרים עובד לביצוע משימה, מה הייתם מחפשים?
• האם יש צורך במשהו אחר כדי לבסס נכון את היכולות?

בכל מקרה, יש לציין שלכל חברה יש רעיון משלה מהן הכישורים האידיאליים לעובדיה בהתאם לתפקיד שהם תופסים, כלומר, זהו צעד סובייקטיבי מאוד.

השונות הזו בכישורים הנדרשים מושפעת רבות מהתרבות הארגונית של החברה, המשתנה מאוד מאחד לשני. כמו כן, לכל חברה יש לקוח אחר, ולכן ייתכן שהקריטריונים המופקים מניתוח התפקידים בחברה אחת לא יועילו לאחרת.

הפניות ביבליוגרפיות:

• Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. Garcia Murcia, J. (1996). חוקי עבודה. מדריד: טכנוס.
• M. Peiro, J. (1996). פסיכולוגיה של הארגון. מדריד: UNED.
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002). הגורם האנושי ביחסי עבודה, מדריך כיוון וניהול: פירמידה.