Oficialus bendravimas: kas tai yra ir kokios jo savybės

Visi žinome skirtingus bendravimo stilius ir naudojame vieną ar kitą, priklausomai nuo konteksto, kuriame atsiduriame.

Vienas iš svarbiausių yra oficialus bendravimas. Šiose pastraipose mes galime sužinoti viską apie šį stilių, atrasti rėmus, kuriuose jis yra paprastai naudojamas ir kokios yra jo pagrindinės savybės bei pranašumai, palyginti su kitais modeliais bendravimas.

• Susijęs straipsnis: „Socialiniai ir emociniai įgūdžiai: savybės, funkcijos ir pavyzdžiai“

Kas yra oficialus bendravimas ir kokios jo savybės

Oficialus bendravimas yra komunikacinis stilius, naudojamas profesiniame ir instituciniame kontekste. Tai yra reguliuojamas metodas, kai šnekamieji žodžiai neleidžiami, nes naudojamas tonas visada turi būti kultūringas ir aseptinis. Panašiai formalųjį bendravimą taip pat galime vadinti informacijos srautu, kuris vyksta tarp skirtingų ešelonai organizacijos hierarchijoje, ir tai bus suformuluota pagal tai nustatytų taisyklių rinkinį minėjome.

Oficialus bendravimas gali vykti žodžiu arba raštu. Paprastai trumpai išspręsta sąveika vyksta žodžiu. Tačiau ryšiai, kuriems reikalinga platesnė ar sudėtingesnė informacija, dažniausiai pasirenkami vykdyti parašyti ir perduoti juos pašnekovams pasirinktomis priemonėmis (aplinkraščiais, el. laiškais, pašto laiškais, atmintinė ir kt.

Kitas formalios komunikacijos bruožas yra tas veikia per protokolus, žinomus siuntėjams ir gavėjams, kurie yra organizacijos, kurioje vyksta šis bendravimo procesas, dalis. Šie protokolai reiškia, pavyzdžiui, kelius, kuriais turi eiti pranešimai hierarchijoje. Taigi darbuotojas žinos, kad privalo atsiųsti tam tikrą informaciją savo vadovui, o tai savo ruožtu turi perduoti informaciją savo viršininkui, tačiau jie negali praleisti tarpinio žingsnio.

Tai yra, kiekvienas organizacijos narys, dalyvaujantis šiame oficialiame bendravime Jūs turite iš anksto žinoti, kokia žinutė turi būti skirta tam asmeniui, kokia forma ji turėtų būti padaryta ir kokiu keliu ši informacija turėtų būti vykdoma kad pasiektumėte tikslą teisingu keliu.

Oficialios komunikacijos rūšys

Priklausomai nuo adreso, kurį naudojame informacijai perduoti, galime užmegzti iki keturių skirtingų oficialaus bendravimo tipų. Toliau pažvelkime į juos visus išsamiau.

1. Formalus bendravimas aukštyn

Būdamas organizacijoje, darbuotojas bando bendrauti su vienu iš savo vadovų, arba tuo, kas yra iškart viršesnis, arba tuo, kuris yra aukščiau jo, mes kalbėtume apie aukštyn kylantį oficialų bendravimą. Tai vertikalaus tipo pranešimo perdavimo forma su kryptimi iš apačios į viršų. Pranešimų, kuriuos galima siųsti šiuo režimu, pavyzdys būtų gautos ataskaitos prašymai, bet ir prašymai dėl konkretaus klausimo ir net skundai, kuriuos jie nori palikti patentai.

2. Oficialus žemyn nukreiptas bendravimas

Priešingas ankstesniam atvejui būtų mažėjančio oficialaus bendravimo atvejis. Šiame modelyje informacija taip pat perduodama vertikaliai, tačiau šį kartą ji perduodama iš viršaus į apačią. Tai reiškia, tai vadovai ir vadovai, kurie perduoda informaciją jiems pavaldiems darbuotojams. Pavyzdžiui, jie gali atsiųsti nurodymus, kokias užduotis reikia atlikti ir kaip jie turėtų būti atlikti. Jie gali tai padaryti žodžiu arba raštu, priklausomai nuo norimos siųsti informacijos.

3. Horizontalus oficialus bendravimas

Ne visa oficiali komunikacija organizacijoje yra nukreipta į kito hierarchinio lygio žmones. Kai pranešimas siunčiamas kitam darbuotojui, užimančiam tą patį rangą, kalbame apie horizontalų oficialų bendravimą, nes informacijos srautas nukreiptas į šoną.

Šis modelis aiškiai pastebimas įvairių padalinių vadovų susitikimuose, nes jie yra bendrauja keli asmenys iš nepriklausomų skyrių, tačiau visi jie yra toje pačioje padėtyje kaip vadovai arba vadovai.

4. Įstrižas oficialus bendravimas

Vis dar pasitaiko rečiau vykstančio oficialaus bendravimo, kuris yra įstrižas. Šis būdas atsirastų kai du pašnekovai priklauso skirtingiems departamentams, bet ir skirtingiems hierarchijos lygmenims.

Gali būti taip, kad konkrečios įmonės dalies vadovui reikia perduoti a informacija darbuotojams, kurie nėra atsakingi, bet yra žemesnės pakopos struktūroje bendrovė. Tai būtų įstrižainės formalaus bendravimo atvejo pavyzdys.

• Jus gali sudominti: „8 bendravimo elementai: charakteristikos ir pavyzdžiai“

Šio bendravimo stiliaus stipriosios pusės

Oficialus bendravimas turi daug privalumų, palyginti su neformaliu bendravimu. Mes pamatysime svarbiausius.

1. Standartizavimas

Šio metodo naudojimas užtikrina lygybę visuose organizacijos komunikacijos procesuose, kad visi nariai žinotų, kaip elgtis perduodant informaciją, pasirinkdami teisingą kelią ir būdą, o kartu visi jie be jokios abejonės moka interpretuoti juos pasiekiančias žinutes. Tai standartizuotas modelis, leidžiantis aiškiai suprasti taisykles ir procedūras.

2. Be klaidų

Tai, kad naudojamasi iš anksto nustatytomis taisyklėmis ir visada laikomasi tų pačių procedūrų, turi papildomą pranašumą ir yra tai, kad jis neleidžia generuoti klaidų, išskyrus žmogiškas klaidas, kurios galėtų būti padarytos už jos ribų taisykles. Svarbu tai, kad laikantis nurodytų protokolų, informacija turi tekėti per organizaciją be jokių sunkumų ir nekeliant abejonių tarp pašnekovų.

3. Letenos atspaudas

Oficialus bendravimas turi dar vieną aiškų pranašumą, tai yra visa rašytinė sąveika yra archyvuojami ir todėl gali būti peržiūrimi bet kuriuo metu kad būtų galima gauti konkrečią informaciją.

Logiškai mąstant, tas pats neįvyksta ir su oficialiu bendravimu žodžiu, tačiau mes jau minėjome, kad tokio tipo sąveika vyksta siunčiant labai glaustas žinutes. Visi tie, kurie turi tam tikrą sudėtingumo lygį, turi būti perduoti raštu, todėl bus užregistruoti.

Formalūs bendravimo trūkumai

Logiškai mąstant, ne visos formaliojo bendravimo savybės yra teigiamos. Taip pat turime žinoti keletą trūkumų.

1. Laiko kaina

Tai, kad laikomasi gana griežtų protokolų, kartais reiškia, kad oficialus bendravimas yra susijęs nereikalingas laiko švaistymas perduodant informaciją, kurią iš tikrųjų būtų galima padaryti per daug trumpesnį laiką. Tai pasakytina apie tuos begalinius susitikimus, kuriuose žinia tarp dalyvių perduodama neefektyviai, kai Realybėje tai būtų galima padaryti tiesiogiai, tačiau tai reikštų standartizuotų organizacijos komunikacijos kanalų atsisakymą.

2. Šaltis

Oficialus bendravimas leidžia pranešimus perduoti šaltu būdu, dažnai be žmogaus prisilietimo todėl bendravimas tampa šiltesnis ir šis bendravimas tampa daug beasmeniškesnis nei neformalus stilius. Be to, tas taisyklių griežtumas taip pat labai apriboja siuntėjo komunikacinį stilių, kartais dehumanizuoja pranešimo perdavimą ir priversdamas imtuvą jį suvokti šilčiau.

3. Sumišimas

Oficialios komunikacijos taisyklės neturėtų to leisti, bet kartais neišvengiama, kad aplink gautą pranešimą atsiranda tam tikra painiava. Taip atsitinka, kai informacijai perduoti reikia kelių šuolių tarp skirtingų pašnekovų, sukuriant galimybę kad kiekviename iš šių taškų pradinė žinia yra iškreipta ir galiausiai gauta nėra visiškai tokia pati kaip Pirmas.

Tobulinimo būdai

Oficialų bendravimą galima tobulinti, todėl yra keletas rekomendacijų, galinčių pagerinti šį informacijos perdavimo būdą įmonėse. Tai yra keletas iš jų.

1. Apriboti formalumą

Akivaizdu, kad Oficialiam bendravimui reikia deramo pranešimo, tačiau kartais toks formalių išraiškų perteklius gali sukurti itin rimtą toną imtuvas gali būti interpretuojamas kaip neigiamas, kai pranešimas gali būti neutralus ir netgi eiti į liniją priešingas. Pavyzdžiui, skyriaus vadovas gali nusiųsti savo pavaldiniams el spektaklis, kuris iš esmės yra geras, tačiau naudojamas toks rimtas tonas, kad jį interpretuoja a neigiamas.

2. Revizija

Ši rekomendacija turėtų būti taikoma bet kokio tipo bendravimui, bet daug labiau oficialiam. Prieš siunčiant tekstus būtina juos peržiūrėti, nes kartais skubėjimas gali priversti mus padaryti daugybę rašybos, gramatikos ar net klaidų turinį, kuris gali sukelti problemų aiškinant pranešimą, o tai gali turėti rimtų pasekmių organizacija. Pavyzdžiui, įsivaizduokime, kad mes nurodome darbuotojui išsiųsti 5000 vienetų produkto, o ne 500.

3. Priėmimas

Gera taisyklė yra paprašyti gavėjo patvirtinti, kad gavote pranešimą teisingai. Šiuo metu Laiškuose yra įrankių, kurie mus informuoja, kai gavėjas gavo mūsų el, todėl tokiais atvejais mums net nereikia aiškiai prašyti tokio patvirtinimo.

4. Teisingas naudojimas

Paskutinė rekomendacija būtų naudoti oficialų bendravimą tik organizaciniais klausimais. Bet kokie klausimai, esantys už įmonės ribų, neturėtų būti sprendžiami tokiu būdu, ir pabandykite atsiųsti asmeninė žinutė per institucinį kanalą nesukels daugiau problemų, nes tai nėra kanalas tinkamas.

Bibliografinės nuorodos:

• Andrade, H. (2005). Vidinė organizacinė komunikacija: procesas, disciplina ir technika. „Netbiblo“.
• Rojas, D. (1994). Vykdomosios komunikacijos metodai. McGraw-Hill Interamericana.
• Simonas, H. A., Gómezas, J. (1993). Bendravimas. Administracinis elgesys.