Piecu iemeslu tehnika: kas tas ir un kā to izmantot

Ir daudz problēmu novēršanas metožu, un tās visas ir ļoti noderīgas atkarībā no risināmās problēmas veida.

Starp tiem, kas ir sasnieguši vislielāko popularitāti, pateicoties tā pielietojuma vienkāršībai piecu iemeslu tehnika, rīks, kas ļauj mums atrast noteiktas problēmas galveno cēloni, uzdodot jautājumus.

Lai gan šo paņēmienu ir viegli izmantot, ir jāveic dažas darbības, ņemot vērā dažus padomus un arī novērtējot tās trūkumus, ko mēs redzēsim nākamajās rindiņās. Pieturieties, lai uzzinātu vairāk par šo tehniku!

• Saistīts raksts: "Psiholoģiskā izsīkšana darba konflikta laikā"

Kāda ir piecu iemeslu tehnika?

Piecu iemeslu tehnika, ko sauc arī par kāpēc-kāpēc vai kāpēc kāpnēm, ir stratēģija, ko plaši izmanto problēmu risināšanā, kas ļauj atrast sarežģītas problēmas pamatcēloni vai kas ir vairāku cēloņu rezultāts. Tās pielietojums ir ļoti vienkāršs, tāpēc tas ir tik populārs un izmantots problēmu risināšanas pasaulē.

Tiek uzskatīts, ka šīs tehnikas ideologs bija Sakichi Toyoda, japāņu rūpnieks un izgudrotājs, kurš nodibināja Toyota uzņēmumu. Toyoda izmantoja šo rīku problēmu risināšanai automašīnu ražošanā. Tad tas būtu inženieris Taiichi Ohno, arī no Toyota, kas šai tehnikai piešķirtu pēctecību un slavu, popularizējot tās pielietojumu.

Tehnikas priekšnoteikums ir tik vienkāršs, ka mēs to varam apkopot šādā paziņojumā, kas sniegts šo japāņu ražotāju kolēģiem: “Skatieties uz ražošanas cehu bez aizspriedumiem un ar tukšu prātu; atkārtojiet “kāpēc” piecas reizes katram numuram”.

Būtībā tas ir cēloņu un seku analīzes rīks, kas darbojas ar jautājumiem. Izmantojot šo stratēģiju, ir iespējams analizēt problēmu, uzdodot jautājumu "kāpēc". Kad ir iegūta atbilde uz pirmo “kāpēc”, mēs vēlreiz uzdodam sev to pašu jautājumu un tā tālāk, līdz atrodam, kas ir izraisījis problēmu, kuru esam ieradušies atrisināt.

Parasti, Lai atrastu problēmas izcelsmi, ir nepieciešami vismaz pieci iemesli, tāpēc tehnika saņem šo nosaukumu. Tomēr, neskatoties uz tā nosaukuma teikto, piecu iemeslu neievērošana nenozīmē, ka rīks netiek izmantots. ērti, jo jautājums jāuzdod līdz brīdim, kad tiek uzskatīts, ka ir sasniegts analizējamās parādības pamatcēlonis, pietiek ar trim iemesliem vai ar septiņiem pietiek.

• Jūs varētu interesēt: "Kvantitatīvā administrācijas skola: kas tā ir un īpašības"

Kā pielietot tehniku ​​problēmu risināšanai?

Lai gan tas ir diezgan bezmaksas paņēmiens, veicot analīzi, izmantojot piecu iemeslu metodi, ir jāņem vērā daži apsvērumi.

Ir nepieciešams iesaistīt vadību piecu iemeslu procesā uzņēmumā. Pašai analīzei ir jāapsver, kuri ir īstie cilvēki, ar kuriem veidot darba grupu. Ir arī ieteicams izmantot personu, kas var darboties kā procesa virzītājs tādā nozīmē, ka viņam ir tendence uzdot jautājumus par konkrētu jautājumu.

Ir svarīgi, lai piecu iemeslu atrašanas process tiktu veikts uz papīra lapas vai, vēl labāk, tāfeles. Izmantojot starpniekserveri, to var izdarīt ar datoru, bet labāk ir veikt visu analīzes procesu ar kaut ko tādu, kurā ikviens var vienlaikus fiziski piedalīties. Uzrakstiet problēmu uz tāfeles un pārliecinieties, ka visi to saprot.

Procesa laikā, Ir ļoti svarīgi pārdomāt, kādi ir problēmas patiesie cēloņi un kādus simptomus vai sekas tie izraisa, tos nemulsinot.. Mēs nedrīkstam aizmirst, ka simptoms joprojām ir kaut kā sekas un ka tas ir kaut kas, kam ir jāatrod risinājums. Tāpēc ir būtiski pievērst uzmanību un ievērot cēloņu un seku attiecību loģiku.

Mums ir jāpārliecinās, ka mēs izolējam cēloņus, kas radījuši neveiksmes, problēmas vai neērtības situācijā, kurā mēs atrodamies. Šim nolūkam ir ļoti laba stratēģija veidot teikumus, kurus esam izvirzījuši, bet apgriezti, izmantojot izteicienu "un tāpēc" vai "un tāpēc". Mums jācenšas uzdot jautājumus pēc iespējas precīzāk.

Jums nekad nevajadzētu ķerties pie tā, ka vainojiet tikai un vienīgi cilvēciskos faktorus. Iespējams, ka notikusi cilvēciska kļūda, darbinieka neuzmanība vai kāda problēma, kas bija viena vai vairāki cilvēki, bet jāizvērtē arī viss process un jebkura problēma, cilvēciska vai tīri nejauša, kas varētu būt piederēt. Šo paņēmienu izmanto nevis, lai meklētu atbildību, bet gan lai mācītos no kļūdām un nepieļautu to atkārtotu izdarīšanu. Ir nepieciešams veicināt uzticības un sirsnības gaisotni, un apsūdzības to nepalīdz sasniegt.

Jāuzdod jautājums "kāpēc?" līdz tiek noskaidrots problēmas galvenais cēlonis. Proti, Ja tiek atrasts kaut kas tāds, kas pēc atrisināšanas vai novēršanas neļauj kļūdu atkārtot, tad tehnika ir pilnībā izmantota. Ļoti ieteicams sev uzdot jautājumus "kāpēc?" no klienta, nevis strādnieka viedokļa.

• Saistīts raksts: "Izturība pret organizatoriskām izmaiņām: īpašības, cēloņi un kā rīkoties"

Šīs tehnikas pielietojuma piemēri

Lai gan šīs tehnikas priekšnoteikums ir vienkāršs, lai to labāk izprastu, mēs piedāvāsim trīs piemērus tie noteikti liek mums dziļāk saprast, kā darbojas piecu iemeslu stratēģija un cik noderīga Kas tas ir.

1. Toyota futrālis

Pirmais piemērs, ko mēs piedāvājam, ir pašas Toyota piedāvātais piemērs. Mašīnai ir darbības traucējumi.

• Kāpēc mašīna sabojājās? No pārslodzes izplūda drošinātājs.
• Kāpēc tas bija pārslogots? Gultņi nebija pietiekami ieeļļoti.
• Kāpēc viņiem nebija pietiekami daudz eļļošanas? Eļļošanas sūknis necirkulēja pietiekami daudz eļļas.
• Kāpēc sūknis necirkulēja pietiekami daudz eļļas? Sūknis bija aizsērējis ar metāla skaidām.
• Kāpēc tas bija aizsērējis ar metāla skaidām? Jo sūknim nav filtra.

Tādējādi pēc šīs analīzes varam saprast, ka netīrumi sūknī filtra trūkuma dēļ izraisīja drošinātāja pārslodzi, kā rezultātā iekārta sabojājās. Šajā konkrētajā piemērā mēs to varam saprast katram cēlonim ir savs efekts, tāpēc rīkojoties pēc piektā, kāpēc problēma būtu jāatrisina.

• Saistīts raksts: "6 cilvēkresursu pīlāri"

2. Personāla nomaiņa

Klientu datu sistēma šķiet novecojis:

• Kāpēc sistēma sniedz mums novecojušus datus? Tā kā analītiķis nav augšupielādējis atjauninātos datus no iepriekšējā mēneša.
• Kāpēc analītiķis neaugšupielādēja datus par iepriekšējo mēnesi? Jo neviens viņam nav iemācījis, kā to darīt.
• Kāpēc neviens viņam neiemācīja to darīt? Jo neviens nezina procedūru.
• Kāpēc neviens nezina procedūru? Jo tas, kurš viņu pazina, aizgāja un nepaskaidroja to ienākošajam strādniekam.
• Kāpēc ienākošajam darbiniekam netika izskaidrota procedūra? Jo nebija dokumentēts, arī iespēja, ka vienīgais, kurš nezināja, aizies, neparādot jaunajam.

Šī problēma, kas sākotnēji šķita tikai sistēmas kļūme, patiesībā ir cilvēciska problēma, kurā par datu atjaunināšanu atbildīgās puses neapzinājās, ka tā ir viņu loma un neviens viņu adekvāti neinformēja un nemācīja. Nebija arī protokola, kurā būtu norādīts, kā rīkoties gadījumā, ja aiziet atbildīgā persona par datu aktualizāciju.

• Jūs varētu interesēt: "14 labākās komandas veidošanas aktivitātes (skaidrotas un sakārtotas)"

3. Mazāks pārdošanas apjoms

Kādā uzņēmumā viņi ir sākuši reģistrēt zemāku pārdošanas apjomu ...

• Kāpēc pārdošanas apjomi ir samazinājušies? jo pārdevēji nav sasnieguši savus ikmēneša mērķus.
• Kāpēc pārdevēji nav sasnieguši savus ikmēneša mērķus? jo viņiem nav pietiekami daudz laika, lai koncentrētos uz pārdošanu.
• Kāpēc viņiem nav pietiekami daudz laika, lai koncentrētos uz pārdošanu? jo ikdienas darbi netiek ātri atrisināti.
• Kāpēc ikdienas darbi netiek ātri atrisināti? jo uzņēmums nav ieviesis rīku, kas tos ātri un efektīvi atrisina.

Šajā konkrētajā gadījumā var redzēt, ka tāpēc, ka uzņēmumam nav rīku, kas ļauj ātri atrisināt ikdienas problēmas, strādniekiem ir jāizdomā, kā to izdarīt salabot tos.

Tā kā daudzas no šīm problēmām ir nepazīstamas vai sarežģītākas, nekā ļauj jūsu zināšanas, atrisināšana aizņem pārāk daudz laika un izziņas resursu. Tā rezultātā mums nav laika koncentrēties uz pārdošanu un darīt mazāk.

• Jūs varētu interesēt: "4 biznesa organizācijas sistēmu veidi"

Šīs tehnikas priekšrocības

Mēs varam minēt dažus Piecu iemeslu tehnikas priekšrocības un priekšrocības:

• Tas ļauj ātri iedziļināties problēmas būtībā, izmantojot dažādus ceļus.
• Tas ir ļoti viegli pielietojams paņēmiens, vienkārši uzdodot sev pareizo “kāpēc” un noskaidrojot katras problēmas cēloni.
• Tās izmantošana veicina komandas darbu. Ideālā gadījumā to vajadzētu piemērot cilvēkiem, kuriem uzņēmumā ir dažādas lomas.
• To var integrēt ar citiem problēmu risināšanas rīkiem, piemēram, Ishikawa analīzi vai sešām domāšanas cepurēm.

Un kā galveno priekšrocību, kas izceļas pār citiem, mēs to varam minēt iedarbojas uz problēmas galveno cēloni, novēršot tās atkārtošanos, tiklīdz tā tiek atklāta, saprasts un atrisināts.

kritiķi

Taču, neskatoties uz vairākām priekšrocībām, piecu iemeslu tehnikai ir arī daži trūkumi, galvenokārt tāpēc, ka daži uzskata, ka tas ir pārāk vājš instruments, lai veiktu analīzi par to, kas ir problēmas pamatā.

Šo viedokli pauda Teruyuki Minoura, bijušais Toyota globālo iepirkumu izpilddirektors, uzskatot, ka šis rīks ļāva veikt pietiekami dziļu analīzi, lai atrisinātu problēmas tik sarežģītā pasaulē kā šī inženierzinātnes.

Papildus šai kritikai mums ir vēl vairāki iemesli:

• Pētnieki mēdz pakavēties pie simptomiem, nevis iedziļināties un redzēt visas problēmas galveno cēloni.
• Nespēja pārsniegt pašreizējās izmeklētāja zināšanas. Izmeklētājs nevar atrast cēloņus, jo viņam nav jābūt zināšanām, lai tos atklātu.
• Trūkst atbalsta, lai palīdzētu pētniekam sniegt pareizo atbildi uz jautājumiem "kāpēc".

Turklāt rezultāti nav atkārtojami. Pierādījums tam ir fakts, ka dažādi cilvēki, kuri izmanto piecu iemeslu metodi vienai un tai pašai problēmai, var atrast dažādus iemeslus.

Tendence izolēt vienu galveno cēloni un redzēt to lineāri, tā vietā, lai apsvērtu iespēju, ka pastāv vairāki cēloņi, kas radījuši problēmu, un vairāku problēmu kombinācijas sekas, kas rada rezultātu daudzfaktoru.