De 8 egenskapene til et formelt brev (forklart)

Normalt vil et formelt brev være adressert til en person med autoritet eller med en viss grad av hierarki, med evne til å påvirke et eller annet relevant aspekt av livene våre. Av denne grunn er det viktig å vite hvordan du skriver riktig.

I denne artikkelen vi vil se de mest relevante egenskapene til det formelle brevet at du må presentere denne typen skrift, peke på de ulike delene som utgjør den, og til slutt vil vi sitere noen eksempler på typer formelle brev og når de skal brukes.

• Relatert artikkel: "De 6 typene organisasjonskommunikasjon"

Hva er et formelt brev?

Det formelle brevet er den typen skriftlig kommunikasjon som vi skriver med den hensikt å sendes til en myndighet enten kjent eller ukjent, men alltid med behovet for å opprettholde en formalitetsholdning. For at det formelle brevet skal være godt skrevet, må det respektere og overholde minimumsstandarder for kvalitet, struktur og språk.

Vanligvis disse typer bokstaver er de som brukes til å kommunisere i det profesjonelle og akademiske feltet

, som presenterer som et krav at ideene som kommer til uttrykk i dette er klare og forståelige.

Generelt vil formålet med eller hensikten med det formelle brevet være informativt, det vil si å overføre informasjon som vi ønsker å presentere som objektiv. Derfor vil det være viktig at informasjonen vi presenterer er klar og konsist, noe som letter kommunikasjonen. La oss se hvordan du gjør det.

• Du kan være interessert i: "Hvordan lage en vellykket CV, i 8 trinn"

Hovedkjennetegn som det formelle brevet skal oppfylle

Egenskapene som vi vil sitere og forklare nedenfor er ikke eksklusive for formelle brev, kan dukke opp i en annen type skrift så lenge de presenterer som sitt hovedformål å gi et tydelig budskap og konsis.

1. Det er for informasjonsformål

I de fleste tilfeller er hovedmålet presentert av formelle brev å informere, det vil si gi ny tekstinformasjon på et eller annet aspekt, enten kjent eller ukjent for personen som mottar det.

Som vi har påpekt tidligere, brukes disse kortene hovedsakelig innen profesjons- og utdanningsfeltet. Derfor vil formålet være å overføre informasjon på en formell måte og ikke med den hensikt å etablere personlig kontakt med den andre personen, og heller ikke med sikte på å generere spesifikke følelser.

• Relatert artikkel: "Emosjonell psykologi: hovedteorier om følelser"

2. Bruk av formelt og respektfullt språk

Formelle brev, som vi nevnte tidligere, er normalt adressert til en myndighetsperson. Derfor vil det være viktig at vi bruker et formelt og respektfullt språk, etter en rekke kulturelt etablerte normer.

Uavhengig av formålet med brevet, bør det skrives på en høflig måte, ved å bruke gode skjemaer høflighet og diplomati, siden vi på denne måten er mer sannsynlig å oppnå det tiltenkte målet med skriving og sending dette.

På samme måte også bruk av tredjeperson anbefales å henvise til mottakeren og dermed oppnå en mer formell formulering. I stedet for å bruke "Jeg anbefaler deg" ville det være bedre å bruke uttrykket "Jeg anbefaler deg". Likevel, hvis det ikke er gjort til et misbruk av den første personen, kan det også brukes ved noen anledninger, det er ikke totalt forbudt å bruke det i formelle brev.

Som vi sa før, kan det formelle brevet rettes til noen vi kjenner, for eksempel til vår arbeidsleder, eller i det minste i motsetning til noen som ikke er kjent, for eksempel personen som velger ut arbeiderne i selskapet der vi ønsker å være ansatt. Men uansett om mottakeren er kjent eller ikke eller hvor trygge vi er på ham, må det formelle brevet skrives med formelle termer.

• Du kan være interessert i: "Utviklingen av leseferdighet: teorier og intervensjon"

3. Budskapet må forklares nøyaktig

For å gjøre budskapet klart det er viktig å formidle en hovedidé, velge ett enkelt mål som er ment å oppnås med sendingen av brevet. På denne måten og i forhold til forrige punkt vil vi unngå unødvendige fraser eller innhold, fyllstoff og som distraherer fra hovedideen.

Gitt tilfellet at det er nødvendig å overføre kompleks eller mer omfattende informasjon, vil det være bedre å kondensere og oppsummere innholdet, slik at meldingen er nøyaktig og oppfyller det relevante formålet.

• Du kan være interessert i: "De 10 grunnleggende kommunikasjonsferdighetene"

4. Formelle brev er korte, korte

Med tanke på at formålet med formelle brev er å formidle et budskap klart og konsist, det er nødvendig at både bokstaven og avsnittene og setningene som brukes er korte og så korte som mulig.

Derfor anbefales bokstaver med få og korte avsnitt, for å unngå at mottaker kjeder seg, mister oppmerksomhet eller interesse og på denne måten når vi målet vi er søker.

5. Informasjonen som overføres må være tydelig

Hvis vi ønsker at mottakeren skal forstå meldingen som er skrevet i brevet det vil være viktig at ordene, termene, setningene og ideene som uttrykkes ikke er forvirrende eller unødvendig tvetydige, og hindrer dermed forståelsen og hensikten med brevet. På denne måten vil vårt formål være å skrive en tydelig tekst der kun én idé eller budskap kan tolkes, uten å gi opphav til flere tolkninger.

To typer klarhet må oppnås. På den ene siden presenteres synlig klarhet som refererer til en ren presentasjon av skriften, med god håndskrift hvis vi skriver for hånd og respekterer riktig skriftstruktur.

På den annen side er det nødvendig å overholde semantisk klarhet: bruk setninger og ideer som gir mening, unngå de som kan generere mer enn én mulig tolkning eller de som er tvetydige.

6. Tilstrekkelig korreksjon

Et annet svært viktig aspekt å ta hensyn til når vi skriver formelle brev, med tanke på at de er adressert til en person med autoritet og hva som er hensikten med meldingen vi sender, er riktigheten av både grammatikk og leksikalsk.

Den grammatiske korreksjonen er knyttet til å ikke presentere grammatiske feil, forstått som det settet av språkregler som regulerer bruken av det, og heller ikke til å gjøre stavefeil; vi må være spesielt oppmerksomme og sjekke før du sender brevet.

På den annen side vil det også være nødvendig med god bruk av vokabularet, med tilstrekkelig bruk av relevante ord og vokabular. uten at dette er frekt eller for dagligdags.

På samme måte er det viktig at leksikonet er tilpasset både type melding og mottaker, og at presentere konsistens og hensiktsmessighet innenfor samme bokstav (forsikre deg for eksempel om at verbet spenner kamp).

Tegnsettingstegn må også brukes på riktig måte, for å kunne at på den ene siden er lesingen lettere og morsommere, og på den andre at budskapet blir forstått i en klar.

• Du kan være interessert i: "Psykologi av arbeid og organisasjoner: et yrke med en fremtid"

7. Enkelt uttrykk

Å ikke uttrykke oss på en vulgær måte betyr ikke å bruke kun kultiverte eller overdrevent tekniske ord hvis det ikke er nødvendig siden hensikten med å presentere et klart og forståelig budskap på denne måten kan gå tapt.

Dermed kan vi bruke ord og vilkår for hverdagsbruk, men uten å miste av syne hvem brevet er adressert til.

8. Struktur og deler av det formelle brevet

Det formelle brevet skal bestå av følgende deler: Brevpapiret er plassert på venstre side og refererer til dataene til personen som sendte brevet; mottakeren, refererer til dataene til personen vi sendte brevet til; sted og dato for skriving vil vises i øvre høyre hjørne, først siterer byen etterfulgt av datoen; overskrift, vil vi henvende oss til mottakeren på en respektfull måte ved å bruke høflige og formelle termer som «kjære mr. og fullt navn "alltid etterfulgt av et kolon.

Etter overskriften vil innledningen komme hvor det vil nevnes kortfattet hensikten med brevet; kroppen, stedet hvor hovedbudskapet i brevet skal utvikles, er den mest omfattende delen; avskjeden eller avslutningen, ved å bruke vennlige og høflige uttrykk som "med vennlig hilsen" eller "en hjertelig hilsen ”og til slutt signaturen hvor navn og stilling på den som sender brevet normalt vil fremgå.

Normalt presenterer strukturen til det formelle brevet elementer av protokollen. Med protokollelementer mener vi for eksempel å presentere, å vise til den faglige posisjonen som både avsender og mottaker inntar eller utfører.

Typer formelle brev

I denne delen vil vi referere til noen typer formelle brev i henhold til formålet eller målene vi ønsker å oppnå med det:

• Formelt oppsigelsesbrev: når vi ønsker å forlate jobben vi er i.
• Formelt klagebrev, for å kommunisere enhver klage eller uenighet.
• Formelt takkebrev, for å uttrykke takknemlighet.
• Formelt forespørselsbrev, med det formål å be om noe.
• Formelt invitasjonsbrev, som en invitasjon til et arrangement.
• Formelt følgebrev, normalt presentert sammen med pensum der ferdigheter, studier og erfaring kommer til uttrykk, samt hvorfor vi er interessert i jobben.