15 funkcji biurowych (i ich charakterystyka)

W każdej organizacji konieczne jest przeprowadzenie szeregu działań, aby firma mogła iść do przodu, oprócz tego, że jest w stanie realizować proponowane cele i oferować produkty i usługi, w których się specjalizuje.

Chociaż moglibyśmy mówić o setkach funkcji, które są wykonywane w firmie, w rzeczywistości jest ich tylko dwa tygodnie, jeśli pogrupujemy je w bardziej ogólne funkcje.

Następnie odkryjemy, czym one są główne funkcje biurowe i jakie jest jego znaczenie dla całej organizacji.

• Powiązany artykuł: „Psychologia pracy i organizacji: zawód z przyszłością”

15 funkcji biurowych (funkcje i miejsca pracy)

W każdej organizacji jest kilku pracowników pełniących różne funkcje. Każdy z nich specjalizuje się w swojej dziedzinie, co może wymagać pewnego rodzaju szkolenia, mniej lub bardziej wysokiego i niezbędnego do pełnienia funkcji, jaką pełni w organizacji. Jego funkcje są bardzo zróżnicowane, obejmując takie aspekty jak administracja, zapasy, zarządzanie finansami, selekcja pracowników czy dystrybucja poczty.

Organizacje można opisać jako organizmy, w których jakakolwiek ich część nie działa poprawnie, całość ulegnie awarii lub będzie mniej funkcjonalna. Dlatego ważne jest, aby pracownicy firmy opanowali umiejętności, których oczekuje się od nich podczas wykonywania zadań przypisani do nich, wykorzystując dobrą komunikację ustną, umiejętności organizacyjne, pisanie dokumentów i wiedzę automatyki biurowej. Wszystkie te umiejętności odnoszą się do 15 najważniejszych funkcji biurowych, którym przyjrzymy się poniżej.

1. Planowanie

Planowanie znajduje się na szczycie naszej listy, ponieważ jest to najważniejsze zadanie w organizacji. Ten Oznacza to określenie, jakie metody i struktury organizacyjne będą realizowane w firmie, jasno określając oczekiwany biznesplan.

Chociaż istnieją narzędzia technologiczne, które pomagają określić metody nakreślone w biznesplanie i dystrybuować zadań wśród pracowników, ważne jest, aby dobry planowanie. Jeśli nie zaczniesz dobrze, trudno jest osiągnąć cele biznesowe, które organizacja chce osiągnąć.

Osoby odpowiedzialne za planowanie muszą mieć jasną wizję biznesowąOprócz dogłębnej znajomości hierarchii w firmie oraz mocnych i słabych stron członków, którzy są uważani za odpowiednich do celów, które są od nich wymagane.

2. Redakcja dokumentów

W każdym biurze jest napisane dużo. Jednym z najbardziej czasochłonnych zadań pracowników firmy jest pisanie raportów i dokumentów takie jak transkrypcja ważnych rozmów i spotkań, oprócz pozostawienia minut sami. Aspekty takie jak inspekcje i przeglądy inwentarza są również opracowywane i rejestrowane.

W redagowaniu dokumentów Obejmuje również opracowanie przewodników i protokołów pomagających pracownikom, nowicjusze i weterani, aby zrozumieć, co powinni robić w każdym kursie lub zadaniu, o które się ich zwrócono. Mogą również szczegółowo opisywać aspekty, takie jak pochodzenie, postępy, wyniki, zalety i wady stosowania takiej czy innej metody w konkretnej sytuacji, która jest istotnie ważna dla Spółka.

• Możesz być zainteresowany: „Psychologia daje 6 wskazówek, jak lepiej pisać”

3. Uczestniczyć w spotkaniach

Czym jest firma bez słynnych spotkań biznesowych? W każdej organizacji odbywają się spotkania członków zespołu roboczego, w których: wymieniać się pomysłami, dzielić się prezentacjami, przedstawiać raporty i raporty z realizowanych projektów.

Spotkania te odbywają się z myślą o ustaleniu wspólnych punktów widzenia i uzgodnieniu ich celów dla osiągnięcia celu lub realizacji konkretnego projektu. Starają się wyznaczyć kierunek, w którym muszą podążać pracownicy, aby dążyć do tego samego celu, w sposób skoordynowany i bez niepotrzebnego powtarzania zadań między nimi. Z tego powodu spotkania przypisują każdemu z nich role, zadania i terminy.

To, co jest komentowane na spotkaniach, jest odnotowywane w protokołach lub protokołach do zgłoszenia. Jego częstotliwość, czas trwania i aspekty do omówienia określa sama organizacja i uczestnicy spotkania. Na przykład są firmy, w których spotkania odbywają się codziennie, a w innych co tydzień, co dwa tygodnie, co miesiąc… Częstotliwość spotkań będzie zależeć od potrzeb każdej firmy i tego, co jest omawiane w nich.

• Możesz być zainteresowany: „6 rodzajów komunikacji organizacyjnej”

4. Planowanie spotkań

Spotkanie, osobiście lub online, to tylko wierzchołek góry lodowej. Za każdym z nich kryje się dużo przygotowań, inwestowania czasu i środków, aby wyjaśnić, o czym będzie rozmawiać lub co będzie w nich robione.

Może wydawać się to proste, ale przestaje tak być, jeśli uważamy, że osoba odpowiedzialna za planowanie takich spotkań musi bądź świadomy projektu, który będzie omawiany, kim są osoby zainteresowane udziałem i w jakich godzinach dobrze.

Planowanie spotkań to nie tylko decydowanie o miejscu, czasie i uczestnikach, ale także upewnij się, że uczestnicy będą mogli uczestniczyć, a wybrany czas nie pokrywa się z zadaniami lub innymi, jeszcze ważniejszymi spotkaniami. Ponadto obejmuje podjęcie decyzji, czy temat, o którym chcesz porozmawiać, jest na tyle ważny, aby został poruszony w spotkania, osobiście lub online, ponieważ nikt nie chce organizować spotkań w sprawach, o których można by porozmawiać na czacie lub przez e-mail elektroniczny.

• Możesz być zainteresowany: „Zarządzanie czasem: 13 wskazówek, jak wykorzystać pory dnia”

5. Przegląd organizacyjny e-mail

Inną funkcją biura jest sprawdzanie poczty e-mail organizacji. Na pierwszy rzut oka brzmi to prosto, wydaje się, że chodzi tylko o otwieranie e-maili, które otrzymujemy z różnych szczebli firmy, w której pracujemy. Prawda jest jednak taka, że ​​jest to jedna z czynności, która może nam zająć najdłużej, a są badania, które wskazują, że średnio wydajemy wykonując to zadanie średnio 20,5 godziny tygodniowo.

E-maile wysyłane przez naszą firmę muszą być dokładnie przeczytane, wskazując na ważne aspekty o czym mówi nam nasz szef lub współpracownicy i bądź świadomy, że żadna wiadomość nie jest niewłaściwie umieszczona ważny. Musimy również na nie odpowiedzieć, ponieważ nie udzielanie odpowiedzi nie jest zbyt profesjonalne ani serdeczne wdzięczność lub najmniejszy komentarz, że otrzymaliśmy taką wiadomość zarówno od przełożonego, jak i podrzędny.

• Powiązany artykuł: „11 części e-maila (wyjaśnione i z przykładami)”

6. Dystrybucja poczty firmowej

Dystrybucja poczty w firmie to zadanie, w którym nie jest wymagane obszerne przeszkolenie, choć wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Musisz mieć duże poczucie pilności, dobrą organizację i znać wszystkie ważne działy, biura i stanowiska w firmie, aby dostarcz informacje osobom, które są dla Ciebie wygodne i jak najszybciej.

Dokumenty i inne elementy, na które mogą czekać pracownicy Twojej organizacji, obejmują faktury od dostawców, listy odpowiedź organu rządowego, karty kredytowe, projekty, folio, urządzenia elektroniczne, takie jak karty graficzne i materiały kuzyni.

7. Logistyka

Logistyka Ma to związek z transportem wszystkich towarów związanych z firmą, zarówno ich przybyciem do firmy, jak i ich wyjazdem do innych oraz przechowywaniem.

Ta funkcja obejmuje również interakcję z dostawcami, dzięki czemu możemy: dozować niezbędne surowce do wytwarzania produktów i usług oferowanych przez organizacja. Ktokolwiek zajmuje się logistyką, dąży do tego, aby firma miała wszystko, czego potrzebuje do utrzymania produkcji.

8. Odbieranie połączeń

Telefon nadal jest jednym z najczęściej używanych środków komunikacji, a świat biznesu nie jest mu obcy. Odbieranie połączeń to podstawowa funkcja w każdej organizacji, będąc sposób, w jaki komunikujesz się z klientami, dostawcami lub wśród własnych współpracowników.

Ta funkcja nie jest tak prosta, jak się wydaje. Aby to właściwie wykonać, wymagany jest pewien stopień protokołu, ponieważ, szczególnie dla potencjalnych klientów, jest to pierwsza forma kontaktu dla wielu z nich, zarówno tych, którzy dzwonią do firmy, jak i tych, którzy są wzywani w celu poinformowania ich o swoich ofertach (Telemarketer). Należy przestrzegać zasad uprzejmości, zachować instytucjonalny ton oraz monitorować głośność głosu i słownictwa.

Ktokolwiek odpowiada za telefon, musi być świadomy tego, co mówi osoba, z którą rozmawia, czy to dostawca, czy klient. Podczas realizacji tej funkcji telemarketer musi spisać, o ile więcej informacji jest lepiej związanych z jego rozmówcą, w celu poszerzenia bazy kontaktów firmy o potencjalnego klienta lub interesującego dostawcę.

• Powiązany artykuł: „Ilościowa szkoła administracji: co to jest i charakterystyka”

9. Obsługa klienta

Obsługa klienta polega na fizycznej obsłudze klientów w odniesieniu do pytań i wątpliwości dotyczących usługi lub produktu oferowanego przez organizację.

Jest to jedna z najbardziej wrażliwych funkcji w firmach, ponieważ w zależności od traktowania, jakie jest stosowane Klienci i jak skuteczne jest rozwiązanie ich wątpliwości lub reklamacji dotyczących produktów lub usług, będą zadowoleni albo nie.

• Możesz być zainteresowany: „12 psychologicznych sztuczek, których używają supermarkety, aby skłonić Cię do wydawania większych pieniędzy”

10. Organizacja plików

Organizacja plików jest kluczowym aspektem w firmach, niezależnie od tego, czy odbywa się to w formacie papierowym, czy cyfrowym.

Tak, czy inaczej, Wszelkie działania w firmie generują pewnego rodzaju dokumenty, które muszą być przechowywane, takie jak faktury, protokoły, notatki, protokoły, raporty sprzedaży, raporty drukowane... Informacje te powinny być skatalogowane, zarchiwizowane i zabezpieczone, w zależności od ich poziomu ważności i prawdopodobnego wykorzystania ich w przyszłości.

11. Drukowanie i kopiowanie dokumentów

Drukowanie dokumentów to po prostu drukowanie plików, które są niezbędne, aby mieć je w fizycznym formacie i wyślij je do właściwych pracowników.

Ta funkcja jest połączona z funkcją organizowania plików, ponieważ może być również konieczne drukowanie dokumentów wstępnie przechowywane cyfrowo w celu zastąpienia fizycznej kopii i zapisania na miejscu odpowiedni.

12. Wybór personelu

Żadna firma nie zatrzymuje na stałe swoich pracowników, ponieważ sami decydują się odejść, zostają zwolnieni lub po prostu umierają. Ludzie przychodzą i odchodzą i musisz zatrudnić nowych pracowników, aby mogli pracować jak najlepiej. Dobór personalny polega na wyborze przyszłych pracowników spośród możliwych kandydatów.

Zadania związane z rekrutacją musimy przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami, przejrzeć ich CV, zbadać ich odcisk palca i potwierdzić, że ich referencje są prawdziwe.

• Powiązany artykuł: „Dobór personelu: 10 kluczy do wyboru najlepszego pracownika”

13. Spis

Funkcja inwentaryzacji Polega na ustaleniu, jakimi zasobami dysponuje firma i czy potrzebuje konkretnego przedmiotu lub elementu, aby móc prawidłowo realizować swoje funkcje. Inwentarz jest odpowiedzialny za sprawdzenie, czy brakuje materiałów biurowych, sprzętu, mebli, środków czystości lub innych przedmiotów.

Częścią inwentarza jest również informowanie o przychodach i wydatkach zasobów, takich jak awarie lub uszkodzenia, które: niektóre z nich lub jeśli istnieje podejrzenie, że są pracownicy, którzy zabierają artykuły biurowe do Dom. Wszystko to zostanie odnotowane w raporcie szczegółowo przedstawiającym sytuację zasobów i ewentualne potrzeby, które pojawiły się w obliczu ich niedoboru, jeśli takie istnieją.

14. Zarządzanie finansami

Zarządzanie finansami polega na upewnieniu się, że pieniądze obsługiwane przez organizację spełniają oczekiwany cykl życia, kupowanie i sprzedawanie produktów i usług, których firma potrzebuje i oferuje, oraz mądre inwestowanie. Oznacza to również zapisywanie wszystkich faktur, wysyłanie ich do odpowiednich osób, rejestrowanie ich i dokonywanie niezbędnych płatności administracyjnych.

15. Administracja

Przez administrację rozumiemy kwestie bardziej związane z papierkową robotą, takie jak kwestie prawne i biurokracja. Firma musi bardzo dobrze wiedzieć, jakich aspektów prawnych musi przestrzegać, oprócz uwzględnienia modeli oraz dokumenty do wypełnienia i przedstawienia administracji państwowej w celu potwierdzenia, że ​​ich działalność jest prawny.