Ako si lepšie zariadiť čas v práci: 12 tipov (a čomu sa treba vyhnúť)

Každému z nás sa stalo, že nás čaká ešte veľa práce a zdá sa, že na jeho dokončenie nie je dostatok hodín. „Buff, nemám čas ...“ hovoríme si, ale priznajme si, všetci máme rovnakých 7 dní, z ktorých každá má 24 hodín. Problém nie je v tom, že nie je čas, je to v tom, že si to zle naplánujeme.

Ako si lepšie riadiť čas v práci je otázka, ktorú sme si položili všetci usilovní pracovníci a potom uvidíme stratégie na dosiahnutie tohto cieľa, ako aj to, ako zabrániť tomu, aby naše hodiny bledli tak hladko, ako to robia zrná v presýpacích hodinách.

• Súvisiaci článok: „Psychológia práce a organizácií: profesia s budúcnosťou“

Ako si lepšie zariadiť čas v práci a podať lepší výkon

Naše týždne majú 7 dní a každý z nich má 24 hodín, ani jeden viac, ani jeden menej. Čas je pre všetkých rovnaký, čo sa týka množstva, ale nie jeho použitia. Niektorým sa podarí splniť všetky úlohy, ktoré musia, bez toho, aby im prišiel čas venovať sa voľnému času a rodine, zatiaľ čo iní svoje povinnosti dokončia veľmi neskoro

. Prečo? Čím sa líši jeden od druhého? Kľúčom k tomu všetkému je to, ako rozdielne riadime svoj pracovný čas.

V spoločnosti, v ktorej žijeme, je nevyhnutné riadiť čas, pretože prinajmenšom my nedostatok začíname preťažovať, pociťujeme stres a všímame si, ako musí všetko, čo sme chceli robiť Zrušiť.

Pracovné povinnosti sú pred našimi záľubami, rodinou, priateľmi a inými aktivitami príjemné, čo znamená, že čím dlhšie pracujeme, tým menej nás bude baviť voľný čas. Zlé riadenie času nás frustruje a dáva nám pocit, že prichádzame o život.

Mnoho ľudí chce, ako lepšie riadiť čas v práci, ale málokto ich dostane. Nejde o nijaké nepochopiteľné tajomstvo, ide len o to naučiť sa organizovať. Samozrejme, vždy sa môžu vyskytnúť nepredvídané udalosti, ale väčšina hodín, ktoré vidíme plynúť, je čas, ktorý nám dobre využitý umožní dokončiť naše pracovné úlohy čo najskôr.

Spôsoby, ako lepšie riadiť čas

Ďalej uvidíme, že uvidíme niekoľko tipov a stratégií, ako čo najlepšie využiť čas v práci Máme teda viac na tie príjemné činnosti, ktoré chceme robiť, keď skončíme so svojimi pracovnými povinnosťami.

1. Použite program

Programy nám umožňujú spravovať čas zo strednodobého a dlhodobého hľadiska stanovením dôležitých dátumov a ich správnym zohľadnením. Či už v digitálnom alebo fyzickom formáte, dôležité je, že máme jeden, ktorý organizuje úlohy a dobre plánuje, keď musíme doručiť správy alebo splniť svoje termíny. Musíme ho mať vždy po ruke, spísať si všetky svoje záväzky a často s ním konzultovať. Nedôverujme svojej pamäti, pretože pokiaľ si myslíme, že je neomylná, nie je to tak.

2. Priraďte konkrétny čas úlohám

Ak budeme neúnavne a nepretržite pracovať, skôr či neskôr sa objaví fyzická a psychická únava, ktorá nám zabráni v adekvátnom výkone. Z tohto dôvodu je potrebné každej činnosti venovať určitý čas a medzi úlohami si nechať nejaký voľný čas, aj keď je veľmi krátky. To si môže byť protirečivé, ale vzhľadom na to, že po uplynutí 50 minút je to ťažké Zostaňme sústredení, krátka prestávka nás môže nabiť energiou a udržať v práci uspokojivo.

Ideálne je vložiť do nášho harmonogramu, kedy začnú vykonávať každú z úloh, ktoré sme dostali, a kedy by sme si mali urobiť krátku prestávku. Môžeme sa spoľahnúť na Pomodorovu metódu, kedy budeme pracovať 25 minút (1 pomodoro) alebo 50 (2 pomodoros) a potom si urobíme medzi jednotlivými bodmi 5-minútovú prestávku. Týmto spôsobom sa budeme môcť posúvať vpred bez pocitu vyčerpania a správneho vykonávania funkcií, ktoré musíme rozvíjať.

3. Určiť ciele

Dôrazne sa odporúča stanoviť si denné, týždenné a dokonca aj mesačné ciele. Táto stratégia je veľmi dobrou voľbou na správne vykonávanie krátkych pracovných miest a motivuje nás tiež k tomu, aby sme videli, koľko toho dosahujeme. Tieto ciele musia byť ambiciózne, ale aj realistické a dosiahnuteľné, pretože inakKeď vidíme, že ich nedodržiavame, budeme demotivovaní. Stanovené ciele musia byť krátkodobé, strednodobé a dlhodobé.

• Mohlo by vás zaujímať: „Spúšťače akcie: čo sú to a ako ovplyvňujú správanie“

4. Stanovte priority úloh

Nie všetky úlohy majú rovnaký význam. Musíme začať s najdôležitejšou a najvyššou prioritou. Nezáleží na poradí, v akom uprednostňujeme veci, Dôležité je, že to robíme, pretože dokončenie najdôležitejších vecí skôr bude znamenať, že najskôr budeme mať voľný čas.

Čokoľvek, čo je malé alebo nie je urgentné opraviť, môže čakať. V tejto súvislosti je nevyhnutné vedieť, ktoré hodiny nášho najlepšieho výkonu sú najlepšie a ktoré najlepšie sústredíme sa, aby sme úlohy, ktoré si vyžadujú najviac zdrojov, robili s najväčšou možnou účinnosťou a bez nich chyby. Najmenej dôležitá vec je lepšie nechať to v čase, keď náš výkon nie je veľmi vysoký, zvyčajne po jedle alebo neskoro v pracovný deň.

5. Začnite aspoň pekne

Pri mnohých príležitostiach necháme to, čo najmenej chceme, až do konca a to je veľká chyba. Najlepšie, čo môžeme urobiť, je čo najskôr urobiť zlý nápoj, pretože tým sa ho predtým zbavíme a viac si môžeme vychutnať zvyšok dňa. Ak sa zbavíme toho, čo nás najskôr stresuje, zvyšok vecí, ktoré budeme robiť, bude jednoduchšie.

6. Rozdeľte čas na bloky

Veľmi dobrou stratégiou na využitie a efektívne riadenie času je rozdelenie pracovného dňa do blokov. Ak musíme robiť zložité úlohy, ktoré na prvý pohľad spôsobujú, že sme veľmi neochotní sa ich pustiť, vždy ich môžeme rozdeliť na jednoduchšie úlohy, usporiadané tak, aby každý malý krok bol a Vopred. Konverziou zložitých úloh na niekoľko jednoduchších môžeme optimalizovať zdroje, ušetriť čas a lepšie organizovať čas..

7. Dajte si odmeny

Aj keď by sme nemali zneužívať, za domáce úlohy sa môžeme odmeniť. Môžeme si dať malé ceny, ako napríklad dať si na konci reportáže čokoládovú tyčinku, pol hodiny si prečítať knihu, ktorá sa nám páči, pozrieť si video, ktoré nás zaujíma... Tieto malé ceny nás budú poháňať a motivovať k tomu, aby sme dokončili úlohy, ktoré musíme urobiť.

8. Zorganizujte dobré pracovné prostredie

Miesto, kde pracujeme, je veľmi dôležité, viac ako si myslíme. Pokiaľ je to možné, mali by sme pracovať na mieste s dobrým stolom, pohodlnou stoličkou, dobrým osvetlením a bez mnohých rušivých prvkov.. Môžeme mu dať osobný dojem, aby bol útulný, ale vždy dbáme na to, aby bol čistý a dobre organizovaný. Stôl plný papierov s kancelárskymi prístrojmi úplne preplneným je prostredím, ktoré nám bráni sústrediť sa na naše úlohy.

9. Stanovte limity

Stráviť niekoľko hodín za sebou tým istým spôsobom, bez toho, aby sme vstali zo stoličky alebo si trochu natiahli nohy, je veľmi škodlivé pre naše zdravie a našu produktivitu. Pracovaním dlhších hodín nebudeme robiť veci lepšie. Ak vidíme, že nás nejaká úloha stojí príliš veľa alebo že sa ľahko necháme rozptýliť, urobme si nejaký čas, buď úlohy na chvíľu zmeňte, alebo priamo odpočívajte. Nejde o to, že sa vzdávame toho, čo sme robili, ale o to, že sme to museli chvíľu nechať v pohotovostnom režime.

• Mohlo by vás zaujímať: „Parkinsonov zákon: Prečo to berieme dlhšie, čím dlhšie máme“

10. Vyvarujte sa multitaskingu

Ale rovnako, ako je v poriadku nechať určitú úlohu na chvíľu hotovú, nemali by sme si myslieť, že budeme dobre fungovať, ak budeme neustále skákať z úlohy na úlohu. Sústredenie je niečo, čo si vyžaduje čas, takže sa nemôžeme venovať striedavo dvom úlohám zároveň, keďže jediné, čo sa chystáme dosiahnuť, je veľmi rýchlo sa unaviť a trvať dvakrát dlhšie urob ich. Multitasking je najhorším nepriateľom efektívneho riadenia počasie. Výkon je oveľa vyšší, ak sa sústredíme na jednu úlohu.

11. Nebojte sa povedať nie

Je nevyhnutné naučiť sa povedať nie, keď nemôžeme niečo urobiť, pretože už máme veľa práce. Naši kolegovia sa niekedy snažia pred nami skryť svoje povinnosti, alebo dokonca náš šéf zneužije svoje situácie a dáva nám úlohy, ktoré je pre nás nemožné dokončiť dnes bez obetovania časti nášho času zadarmo. Niekedy sa to dá akceptovať, ale vždy to preháňame. Ak vidíme, že od nás žiadajú príliš veľa, nemali by sme sa báť povedať nie.

12. Delegát voči tretím stranám

Niekedy môžeme cítiť, že nás situácia prevláda, najmä ak sme dostali viac úloh, ako sme čakali. Je dôležité vyhnúť sa stresu a delegovať niektoré z našich úloh na kolegu alebo podriadeného bez toho, aby ste zneužívali sebadôveru alebo prechádzali cez palubu alebo mu dávali úlohy, na ktoré nebol prijatý. Otázkou nie je dať niekoho iného, ​​aby urobil našu úlohu, ale áno posielať aktivity, ktoré pre nás ťažko môžeme robiť úplne sami.

Čo nám berie čas: chyby a vyrušovanie v práci

Teraz, keď sme videli 12 tipov, ako sa naučiť lepšie zvládať čas v práci, je čas zistiť, čo nás oberá o čas. Existuje niekoľko chýb a rušivých prvkov, ktoré bránia nášmu dobrému výkonu na pracovisku, zlodeji času, ktorí, ak sa zistia, prinútia nás spravovať náš deň najlepším spôsobom pôrod.

1. Prerušenia

Je zrejmé, že prerušenie je to, čo najviac kazí našu organizáciu času. Pri najmenšom, že nás niečo vyruší, naša koncentrácia vybledne, čo spôsobilo, že potrebujeme niekoľko cenných minút, aby sme sa opäť sústredili na to, čo robíme. Čím dlhšie nám trvá, kým sa znova sústredíme, tým dlhšie nám bude trvať, kým budeme opäť produktívni a tiež riskujeme, že urobíme viac chýb.

2. Mobilný telefón

Telefón si vyžaduje čas a veľa. Či už klebety o najnovšom niekom zverejnenom na Instagrame, o tom, čo nám píšu naši priatelia na WhatsApp alebo nejaký hovor od príbuzného, ​​mobilný telefón nás rozptyľuje a bráni nám v efektívnosti a samozrejme, čím dlhšie to trvá, kým veci.

Dobrý nápad je vypnúť mobilAvšak vzhľadom na to, že žijeme v hyper prepojenej spoločnosti a že sme na nej veľmi závislí, je najlepšie urobiť Môžeme urobiť, presunúť ho z nášho zorného poľa tak, aby sme si ho teda pamätali, až keď bude Pozrime sa. Je tiež veľmi dôležité ponechať to v tichosti a dať to svojej rodine a priateľom jasne najavo, že ak nám to nemá oznamovať skutočnú naliehavosť, že nám nevolajú.

3. Odkladajte úlohy

Odkladanie nepríjemných alebo zložitých úloh je to najhoršie, čo môžeme urobiť pretože čím viac času uplynie, tým menej ich budeme musieť urobiť a tým viac nás bude stáť, aby sme ich robili dobre, keď sa tak rozhodneme. Najlepšie, ako môžeme spomenúť, je urobiť ich hneď v prvý okamih dňa, pretože tak sa zlého nápoja zbavíme čo najskôr.

Pokračovať

Ak chceme lepšie riadiť čas v práci, je nevyhnutné, aby sme vedeli, čo musíme úlohy rozdeľte na malé činnosti, ktoré sa dajú ľahko a rýchlo vykonať, a ktoré musia začať aspoň príjemné. Je veľmi dôležité vziať do úvahy, v ktorú dennú dobu sme najproduktívnejší, a uviesť najjednoduchšie činnosti a menej dôležité v tých, kde je pre nás ťažšie sústrediť sa, napríklad po jedle alebo na konci dňa pôrod.

Rozptyľovanie, najmä prerušenie a mobilné telefóny, vás bolí najviac nášmu časovému manažmentu, pretože koľkokrát stratíme koncentráciu, tým menej produktívne budeme. Je nevyhnutné pracovať v pohodlnej miestnosti, kde sme izolovaní od akéhokoľvek neodkladného rozptýlenia a sme si veľmi jasní, kedy je najvhodnejší čas na používanie mobilu. Naši blízki by mali vedieť, od koľkej do akej hodiny pracujeme, a mali by im hovoriť, že by nám nemali volať, pokiaľ to nie je pre niečo veľmi dôležité.

Bibliografické odkazy:

• Allen, D. (2001). Robíme veci: umenie bezstresovej produktivity. New York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, N.A. (2006). The Now Habit: Strategický program na prekonanie otáľania a hranie bez viny. New York: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Ľahké dosiahnutie cieľov! Praktické nástroje na stanovenie cieľov a osvedčené techniky riadenia času. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.