Formálna komunikácia: čo to je a aké sú jej vlastnosti

Všetci poznáme rôzne komunikačné štýly a používame jeden alebo druhý v závislosti od kontextu, v ktorom sa nachádzame.

Jednou z najdôležitejších je formálna komunikácia. V týchto odsekoch sa môžeme dozvedieť všetko o tomto štýle, objaviť rámce, v ktorých sa nachádza ktoré sa bežne používajú a aké sú jeho hlavné vlastnosti a výhody v porovnaní s inými modelmi komunikácia.

• Súvisiaci článok: „Sociálno-emocionálne schopnosti: charakteristiky, funkcie a príklady“

Čo je formálna komunikácia a aké sú jej vlastnosti

Formálna komunikácia je komunikačný štýl, ktorý sa používa v profesionálnych a inštitucionálnych kontextoch. Je to regulovaná metóda, v ktorej nie sú povolené hovorové slová, pretože použitý tón musí byť vždy kultivovaný a aseptický. Podobne môžeme formálnu komunikáciu nazvať aj tokom informácií, ktoré sa vyskytujú medzi rôznymi v hierarchii organizácie, a ktoré budú zarámované v rámci súboru pravidiel, ktoré spomenuli sme.

Tok formálnej komunikácie môže prebiehať hovoreným alebo písomným spôsobom. Stručne vyriešené interakcie sa spravidla uskutočňujú v ústnej konverzácii. Komunikácia, ktorá vyžaduje rozsiahlejšie alebo komplexnejšie informácie, sa však spravidla zvolí na vykonanie napísať a odoslať ich partnerom zvoleným spôsobom (obežníky, e -maily, poštové maily, poznámka atď.

Ďalšou charakteristikou formálnej komunikácie je, že funguje prostredníctvom protokolov známych odosielateľom a príjemcom, ktoré sú súčasťou organizácie, v ktorej tento komunikačný proces prebieha. Tieto protokoly napríklad znamenajú cesty, ktorými sa správy musia uberať v rámci hierarchie. Zamestnanec teda bude vedieť, že musí poslať určité informácie svojmu nadriadenému, a ten ich musí zaslať svojmu nadriadenému, ale nemôžu prechodný krok preskočiť.

To znamená, že každý člen organizácie, ktorý sa zúčastňuje tejto formálnej komunikácie Vopred musíte vedieť, akú správu je potrebné adresovať ktorej osobe, v akej forme by sa mala vykonať a akým smerom by sa mali tieto informácie uberať aby ste dosiahli svoj cieľ správnym spôsobom.

Druhy formálnej komunikácie

V závislosti od adresy, ktorú používame na prenos informácií, môžeme nadviazať až štyri rôzne typy formálnej komunikácie. Poďme sa na všetky pozrieť podrobnejšie.

1. Formálna komunikácia smerom nahor

Keď ste v organizácii, zamestnanec sa pokúša komunikovať s jedným zo svojich manažérov, buď s bezprostredne nadriadeným, alebo s tým, ktorý je nad ním, hovorili by sme o formálnej komunikácii smerom nahor. Je to forma prenosu správy vertikálneho typu so smerom zdola nahor. Príkladom správ, ktoré je možné odosielať v tomto režime, sú správy, ktoré boli odoslané vyžiadané, ale aj žiadosti o konkrétnu vec a dokonca aj sťažnosti, ktoré chcú opustiť patenty.

2. Formálna komunikácia smerom nadol

Opačný prípad ako predchádzajúci by bol prípad zostupnej formálnej komunikácie. V tomto modeli sú informácie prenášané aj vertikálne, ale tentoraz sa prenášajú zhora nadol. To znamená, sú to manažéri a manažéri, ktorí prenášajú informácie zamestnancom, ktorých majú na starosti. Môžu posielať napríklad pokyny o úlohách, ktoré treba vykonať a ako by to mali robiť. Môžu to urobiť ústne alebo písomne, v závislosti od informácií, ktoré chcú odoslať.

3. Horizontálna formálna komunikácia

Nie všetka formálna komunikácia v organizácii je zameraná na ľudí na inej hierarchickej úrovni. Keď je správa odoslaná inému pracovníkovi, ktorý má rovnakú pozíciu, hovoríme o horizontálnej formálnej komunikácii, pretože tok informácií je smerovaný laterálne.

Tento model je jasne pozorovaný na stretnutiach rôznych vedúcich oddelení, pretože sú komunikuje niekoľko jednotlivcov z nezávislých sekcií, ale všetci sú na rovnakej pozícii ako manažéri resp manažéri.

4. Diagonálna formálna komunikácia

Stále môže dochádzať k menej častému typu formálnej komunikácie a je diagonálny. Táto modalita by nastala keď títo dvaja partneri patria do rôznych oddelení, ale aj do rôznych hierarchických úrovní.

Môže sa stať, že vedúci konkrétnej sekcie spoločnosti musí odoslať a informácie pre zamestnancov, ktorí nie sú pod ich vedením, ale ktorí sú v nižšej skupine v štruktúre spoločnosť. Toto by bol príklad diagonálneho formálneho komunikačného prípadu.

• Mohlo by vás zaujímať: „8 prvkov komunikácie: charakteristiky a príklady“

Silné stránky tohto komunikačného štýlu

Formálna komunikácia má oproti neformálnej komunikácii množstvo výhod. Uvidíme tie najdôležitejšie.

1. Štandardizácia

Použitie tejto metódy zaisťuje rovnosť vo všetkých komunikačných procesoch organizácie, aby všetci členovia vedeli, ako postupovať pri prenose informácií, zvoliť si správnu cestu a spôsob a zároveň všetci vedia, ako bez akýchkoľvek pochybností interpretovať správy, ktoré sa k nim dostanú. Je to štandardizovaný model, ktorý umožňuje jasné pochopenie pravidiel a postupov.

2. Bez chýb

Skutočnosť, že používame vopred stanovené pravidlá a vždy dodržiavame rovnaké postupy, má ďalšiu výhodu a spočíva v tom, že neumožňuje vytvárať chyby nad rámec ľudských chýb, ktorých by sa bolo možné dopustiť mimo uvedené pravidlá. Dôležité je, že podľa uvedených protokolov informácie musia organizáciou prúdiť bez akýchkoľvek ťažkostí a bez vyvolávania pochybností medzi partnermi.

3. Tlač labky

Formálna komunikácia má ďalšiu jasnú výhodu, a tou je, že všetky interakcie, ku ktorým dochádza písomne sú archivované, a preto je ich možné kedykoľvek skontrolovať aby bolo možné získať konkrétne informácie.

Logicky sa to nestane pri formálnej ústnej komunikácii, ale už sme spomenuli, že k tomuto typu interakcie dochádza k odosielaniu veľmi stručných správ. Všetky tie, ktoré majú určitú úroveň zložitosti, musia byť odoslané písomne, a preto budú zaregistrované.

Formálne komunikačné nedostatky

Logicky nie všetky vlastnosti formálnej komunikácie sú pozitívne. Existuje aj niekoľko nevýhod, ktoré si musíme uvedomiť.

1. Časové náklady

Dodržiavanie pomerne rigidných protokolov niekedy znamená, že zahŕňa aj formálnu komunikáciu zbytočné plytvanie časom na prenos informácií, ktoré by sa v skutočnosti dali vykonať v oveľa kratšom čase. To je prípad tých nekonečných schôdzí, na ktorých sa správa prenáša medzi účastníkmi neefektívnym spôsobom, keď sú v V skutočnosti by sa to dalo urobiť priamejšie, ale znamenalo by to vzdať sa štandardizovaných komunikačných kanálov organizácie.

2. Chlad

Formálna komunikácia spôsobuje, že správy sú podávané chladným spôsobom, často bez ľudského dotyku to robí interakcie teplejšími a to robí túto komunikáciu oveľa neosobnejšou ako neformálny štýl. Okrem toho aj rigidita pravidiel výrazne obmedzuje komunikačný štýl odosielateľa, niekedy dehumanizuje prenos správy a spôsobí, že prijímač to bude vnímať teplejším spôsobom.

3. Zmätok

Pravidlá formálnej komunikácie by to nemali dovoliť, ale niekedy je nevyhnutné, aby okolo prijatej správy vznikol určitý zmätok. Stáva sa to vtedy, keď prenos informácií vyžaduje niekoľko skokov medzi rôznymi účastníkmi, čím sa vytvára možnosť že v každom z týchto bodov je pôvodná správa skreslená a tá, ktorá bola nakoniec prijatá, nie je úplne rovnaká ako správa najprv.

Spôsoby zlepšovania

Formálna komunikácia má priestor na zlepšenie, a preto existuje niekoľko odporúčaní, ktoré môžu tento spôsob prenosu informácií v rámci spoločností zefektívniť. Toto sú niektoré z nich.

1. Obmedzte formalizmus

Je evidentné, že formálna komunikácia vyžaduje slušnosť pri vysielaní správy, ale niekedy tento prebytok formálnych výrazov môže generovať mimoriadne vážny tón, ktorý prijímač by mohol interpretovať ako negatívny, keď môže byť správa neutrálna a dokonca ísť na linku opak. Vedúci oddelenia môže napríklad svojim podriadeným poslať e -mail, aby o ňom hovorili výkon, ktorý je v zásade dobrý, ale použite tón tak vážny, že ho interpretujú v a negatívne.

2. Revízia

Toto odporúčanie by sa malo vzťahovať na akýkoľvek druh komunikácie, ale oveľa viac na formálnu. Pred odoslaním je nevyhnutné texty si prečítať, pretože niekedy nás zhon môže priviesť k sérii chýb v pravopise, gramatike alebo dokonca obsahu, čo môže generovať problémy pri interpretácii správy, a to môže mať vážne dôsledky v rámci Organizácia. Predstavte si napríklad, že poučíme pracovníka, aby odoslal 5 000 jednotiek výrobku namiesto 500.

3. Recepcia

Dobrou zásadou je požiadať príjemcu o potvrdenie, že ste správu dostali správne. Aktuálne V e -mailoch sú nástroje, ktoré nás informujú, keď príjemca dostal náš e -mail, takže v týchto prípadoch ani nemusíme o takéto potvrdenie výslovne požiadať.

4. Správne použitie

Posledným odporúčaním by bolo používajte formálnu komunikáciu iba na organizačné záležitosti. Akákoľvek záležitosť mimo spoločnosti by sa nemala riešiť týmito spôsobmi a skúste odoslať osobná správa prostredníctvom inštitucionálneho kanála nepovedie k viac ako problémom, pretože to nie je kanál vhodné.

Bibliografické odkazy:

• Andrade, H. (2005). Vnútorná organizačná komunikácia: proces, disciplína a technika. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Výkonné komunikačné techniky. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H.A., Gómez, J. (1993). Komunikácia. Administratívne správanie.