Analýza práce: čo to je, na čo slúži a fázy procesu

Aby spoločnosť fungovala tým najvhodnejším spôsobom, je potrebné vedieť, čo robí a ako ďaleko by mala byť schopná zájsť ich pracovníkov, ak existuje nejaký druh nedostatočného školenia alebo ak konkurenčné spoločnosti požadujú od svojich pracovníkov viac požiadaviek. pracovníkov.

Správna analýza pracovnej pozície umožňuje oddeleniu ľudských zdrojov nábor a výber tých najlepších kandidátov do spoločnosti, okrem toho, že vedia, aké sú kompetencie, úlohy, schopnosti a potreby, ktoré má každý pozíciu.

Ďalšie Poďme pochopiť, čo je analýza práce, aký je jeho význam, aké druhy existujú a ako ho vyrobiť.

• Súvisiaci článok: "Administratívne vedy: čo sú, vlastnosti a funkcie"

Čo je analýza práce?

Pracovná analýza pozostáva z prieskum práce, ktorá sa bude ponúkať, alebo určitej pozície vo firme, ktorú chcete do hĺbky spoznať a zlepšiť. Cieľom tohto typu analýzy je poznať potrebné zručnosti, aby každý, kto to robí, môže dosiahnuť lepší výkon stanovením všetkých potrebných kritérií na výber najvhodnejšieho kandidáta. vhodné.

Typicky tento typ analýzy Je to v kompetencii oddelenia ľudských zdrojov., ktorá má okrem iných funkcií za úlohu získavať a vyberať tých najvhodnejších pracovníkov pre ktoré tvoria spoločnosť, okrem toho, že zabezpečia, aby v prípade potreby aktualizovali svoje školenie. Spoločnosti nefungujú správne bez vhodných ľudí na každú z pozícií v nej, preto toto oddelenie musí vedieť, aké požiadavky sú na jednotlivé pracovné miesta potrebné.

Po analýze konkrétnej úlohy je obvyklé urobiť presný popis toho, z čoho pozostáva. To uľahčuje stanovenie požiadaviek, ktoré sa považujú za potrebné na jeho vykonanie, okrem definovania pracovnej ponuky a profilu požadovaného kandidáta. Okrem toho, vymedzením a špecifikovaním každého z pracovných miest bude spoločnosť schopná nakresliť kompletnú organizačnú schému a zistiť, čo jednotlivé pozície prispievajú k organizácii ako celku.

Výhody tohto typu analýzy

Kompilácia všetkých údajov, ktoré sa získajú počas analýzy práce, pomáha pri rozhodovaní okrem toho umožňujú overiť užitočnejšie a efektívnejšie metódy a techniky na vykonávanie jednotlivých pracovných miest a spoločnosti ako celku nastaviť. Teda pri tomto type analýzy Môžete sa lepšie rozhodnúť pri výbere personálu, okrem toho, že dokáže vyhodnotiť výkon pracovníkov a určiť, kto by mal byť povýšený, ponechaný, degradovaný alebo prepustený.

Medzi najjasnejšie výhody, ktoré nám analýza práce dáva, patria:

1. Štruktúra organizácie

Prostredníctvom tohto typu analýzy je to možné vedieť, ako sú úlohy organizácie rozdelené do jej najzákladnejších jednotiek: divízie, sekcie, oddelenia, pracovné jednotky ako pracovníci alebo pracovné skupiny...

2. Štruktúra pracovných miest

Ako už názov napovedá, tento typ analýzy nám umožňuje zistiť, aká je samotná práca, konkrétne jej štruktúra. nám dá vedieť ako by mali byť pracovné miesta zoskupené do pracovných miest a pracovných rozsahov, okrem toho, že vedia, ktoré pozície sú si podobné svojou užitočnosťou a funkciou pre spoločnosť.

3. stupeň autority

Prostredníctvom analýzy práce môžeme poznať organizačnú schému spoločnosti a naopak, ktoré pozície sú nad ostatnými. Umožňuje poznať stupeň autority každej pozície a jej zapojenie do rozhodovania.

4. Výkonnostné kritériá

Kritériá výkonu sú referenciou, ktorú treba poznať hierarchické reportovacie vzťahy v rámci organizácie, počet a typy pozícií. To znamená, že nám umožňuje vedieť, do akej miery závisí práca na určitej pozícii od toho, ako dobre ju robí iná, či je z hľadiska autority nad ňou alebo pod ňou.

5. Prepúšťanie zamestnancov

Analýzou pracovnej pozície dokážeme odhaliť tie pozície, ktoré prakticky vykonávajú rovnakú funkciu alebo sú príliš podobné na to, aby mohli ďalej existovať. tento nástroj umožňuje rozhodnúť, či je potrebné spojiť dve úlohy do jednej alebo zmeniť ich funkcie, aby sa predišlo duplicite.

• Mohlo by vás zaujímať: "Kvantitatívna škola správy: čo to je a vlastnosti"

Typy pracovných analýz

Existuje niekoľko typov pracovných analýz, ktoré možno vykonať. Vzájomne sa nevylučujú, skôr naopak, všetky je potrebné presne špecifikovať, o aké funkcie ide, požiadavky a kompetencie každej pozície v spoločnosti, aj keď v závislosti od času a prostriedkov sa môžete rozhodnúť mať len jeden typ analýzy. Hlavné sú tieto štyri:

1. Analýza založená na úlohách

Analýza práce na základe úloh Je najstarší a najklasickejší. V podstate pozostáva zo zisťovania, aké úlohy pracovníci vykonávajú bez ohľadu na to, aké zručnosti, školenia a zručnosti majú alebo by mali mať. Tento model má za cieľ definovať a stanoviť úlohy, povinnosti a zodpovednosti spojené s každou pozíciou v spoločnosti.

2. Analýza založená na kompetenciách

Na tie sa zameriava analýza kompetencií zručnosti potrebné na výkon práce.

3. Analýza založená na silných stránkach

Analýza založená na silných stránkach sa zameriava na tie činnosti, ktoré pracovníkov najviac bavia, alebo tie, v ktorých sa im darí obzvlášť dobre. Ide o hľadanie tých motivácií, ktoré motivovali pracovníkov k výberu pozície alebo túžbu, ktorá ich vzbudzuje túto pozíciu vykonávať.

4. Analýza založená na osobnosti

Aj keď je to určite o niečo zložitejšie, dá sa urobiť rozbor práce a hľadať tie osobnostné črty, ktoré sú na výkon takejto pozície najvhodnejšie. Analyzovať možno aj najviac dysfunkčné vlastnosti, teda také, ktoré sú pre predmetnú prácu zdrojom problémov.

Kde získať informácie

Analýza práce je nástroj, ktorý sa snaží nasledovať vedeckú metódu. Je založená na najobjektívnejších a najspoľahlivejších zdrojoch informácií a techník, aby bola analýza verným zobrazením organizačnej reality.

Údaje sa získavajú zo samotnej práce, ako sú úlohy, ktoré zamestnanec vykonáva, ako ich vykonáva a správanie súvisiace s ich zamestnaním. ale nad rámec týchto pozorovaní existuje niekoľko techník na získanie všetkých potrebných informácií.

• Rozhovory a diskusné skupiny.
• Dotazníky
• Pozorovanie alebo sebapozorovanie.
• Analýza prostredníctvom dokumentácie, hodnotenia výkonu a starých pracovných ponúk.
• Metodológia kritických incidentov

Vývoj analýzy pracovných miest

Ďalej uvidíme, ako vypracovať analýzu práce a kroky, ktoré treba nasledovať. Je nevyhnutné, aby sme pri analýze tohto typu vedeli, aké aspekty musia byť dokument, ktorý im ľudia v organizácii môžu poskytnúť a spôsob, akým budú informácie spravované. informácie.

1. nastaviť úlohy

Prvá časť procesu pozostáva z analyzovať úlohy vykonávané pracovníkmi. Ide o najstarší a zároveň najzákladnejší typ analýzy zamestnania. Na vykonanie komplexnej analýzy práce je potrebné vedieť, aké typy úloh a ako sa v organizácii vykonávajú. Preto, aby ste v tomto kroku zhromaždili informácie, je potrebné položiť si nasledujúce otázky:

• Čo robí zamestnanec?
• Ako to robí?
• Načo to robí?
• Prečo to robí?

Pokúste sa odpovedať na tieto otázky pre každú pracovnú pozíciu Môžeme napísať zoznam úloh vykonávaných v organizácii. Napríklad, ak chceme analyzovať prácu čašníka, môžeme si položiť tieto otázky týkajúce sa nasledujúcich dvoch úloh: nosenie jedla a nápojov a čistenie stola.

V prípade donášania jedál a nápojov obsluhujúci pomocou podnosu môže tieto veci priniesť zákazníkovi, ktorý si tieto jedlá objednal. Dôvodom je, že máme záujem, aby bol zákazník spokojný s konzumáciou toho, čo si objednal.

V prípade čistenia stola to čašník robí handričkou, dezinfekčným prostriedkom a inými čistiacimi prostriedkami tak, aby bol stôl v stave použiteľnom aj pre ostatných zákazníkov. Dôvodom je zamedzenie nedodržiavania hygienických noriem nariadených ministerstvom zdravotníctva, ako aj vyhnutie sa sťažnostiam zo strany nespokojného klienta.

2. Pracovné povinnosti a zodpovednosť

Keď budete vedieť, aké úlohy sa vykonávajú v rámci organizácie sú zoskupené do rôznych funkcií. Môže sa stať, že existujú úlohy, ktoré plnia len jednu funkciu, iné sú úplne odlišné navzájom, ale slúžia rovnaké a úlohu, ktorá, podľa poradia, vykonáva rôzne funkcie v rámci Organizácia.

Na príklade čašníka by sme mohli uvažovať o tom, že prinášanie jedla zákazníkom by bolo v rámci funkcie „obsluha zákazníkov“, pričom hlavnou funkciou upratovania by bola „hygiena prevádzky“, hoci by to mohlo súvisieť aj s obsluhou zákazníkov. zákazníka.

Po stanovení funkcií úloh vykonávaných v organizácii sú Sú organizované podľa stupňa zodpovednosti v rámci toho istého. Môžu byť klasifikované na stupnici v prípade, že môžeme hovoriť o povinnostiach, ktoré sú oveľa dôležitejšie ako iné, avšak v Pri mnohých príležitostiach väčšina úloh zahŕňa podobnú mieru zodpovednosti, s ktorou môžu mať rovnakú prioritu.

3. Vedomosti a skúsenosti

Základným aspektom pri analýze práce je vyhodnotenie skúseností a znalostí potrebných na výkon práce. Takže to hodnotia sa zručnosti, schopnosti a odborná príprava, ktoré sa odporúčajú alebo vyžadujú na vykonávanie úloh danej práce.

V mnohých prípadoch sa tieto potrebné znalosti dajú ľahko zistiť. Napríklad na to, aby ste mohli pracovať na klinike ako lekár, vyžaduje sa vzdelanie v odbore medicína a najlepšie postgraduálne alebo magisterské štúdium. V iných prípadoch však kvalifikácia potrebná na výkon práce nie je taká jasná. Napríklad na prácu v supermarkete môžu požiadať o osvedčenie o manipulácii s potravinami alebo o odborné školenie, aj keď to nie je vždy tak.

Počas analýzy práce vedieť, aké je požadované školenie ideálne je ísť priamo k zamestnancom a manažérom. Vyjadria svoj názor alebo skúsenosti, aký majú titul, čo sa od nich žiadalo a čo videli v predchádzajúcich firmách, kde pôsobili. Je veľmi užitočné vedieť, čo konkurenčné spoločnosti požadujú od svojich pracovníkov, pretože týmto spôsobom Zabránime tak tomu, aby firma strácala na sile vo svojom odbore z dôvodu nedostatočnej odbornej prípravy pracovníkov.

4. Zručnosti v analýze práce

V tomto bode je dôležité vykonať analýzu práce na základe zručností vašich pracovníkov. Tu možno použiť tri veľmi užitočné techniky, ktoré je možné doplniť.

4. 1. Rozhovor s manažérmi

Manažéri sú kľúčovou postavou v organizácii, pretože sú ktorí poznajú prácu z prvej ruky a vedia, aké zručnosti sú potrebné správne vykonávať úlohy.

4.2. Hodnotenie výkonu

Vyvodzuje z toho, aké schopnosti odlišujú dobrého zamestnanca od toho, ktorý svoju prácu nerobí dobre.

4.3. kritických incidentov

s touto technikou tie kľúčové správanie na pracovnej pozícii sú stanovené, tie, ktoré rozhodujú o úspechu alebo neúspechu organizácie. Zisťuje, aké správanie môže prospieť alebo poškodiť výkonnosť spoločnosti a má za cieľ ich replikovať alebo vykoreniť.

5. Majte jasné ciele

Bez ohľadu na to, ktorá technika sa použije, ideálne je použiť všetky tri, Zásadné je, že s jeho použitím je možné odpovedať na nasledujúce otázky:

• Aký je rozdiel medzi dobrým a zlým zamestnancom?
• Prečo sú niektorí zamestnanci schopní vykonávať úlohy lepšie ako iní?
• Ak by ste si mali najať zamestnanca na vykonanie úlohy, čo by ste hľadali?
• Je na správne stanovenie kompetencií potrebné ešte niečo?

V každom prípade je potrebné poznamenať, že každá spoločnosť má svoju vlastnú predstavu o tom, aké sú ideálne zručnosti pre jej pracovníkov v závislosti od pozície, ktorú zastávajú, to znamená, že ide o veľmi subjektívny krok.

Táto variabilita požadovaných zručností je vo veľkej miere ovplyvnená organizačnou kultúrou spoločnosti, ktorá sa medzi sebou značne líši. Každá spoločnosť má navyše iného klienta, takže kritériá získané z analýzy pozícií v jednej spoločnosti nemusia byť pre inú spoločnosť užitočné.

Bibliografické odkazy:

• Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. Garcia Murcia, J. (1996). Pracovné právo. Madrid: Tecnos.
• m. Peiro, J. (1996). Psychológia organizácie. Madrid: UNED.
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002). Ľudský faktor v pracovnoprávnych vzťahoch, Manuál Smeru a manažmentu: Pyramída.