Správa hotovosti: čo to je a ako sa uplatňuje v spoločnosti

Jednou z mnohých zodpovedností, ktoré majú korporácie, je plánovať, ako budú používať svoje peniaze.

V tomto článku môžeme zistiť, ako sa táto funkcia vykonáva, aké sú faktory, ktoré sa berú do úvahy, aby bola správa hotovosti čo najefektívnejšia a zásady, na ktoré by žiadna spoločnosť nemala zabudnúť, ak chce byť pri tejto úlohe optimálna.

• Súvisiaci článok: „Administratívne vedy: čo to sú, charakteristiky a funkcie“

Čo je to správa hotovosti?

Správa hotovosti, známa tiež pod anglickým názvom cash management, označuje všetky opatrenia, ktoré spoločnosť prijíma na riadenie prílevov a odtokov peňazí s cieľom udržať optimálny finančný stav. Na dosiahnutie tohto cieľa musí organizácia dôsledne kontrolovať likviditu, ktorú má v každej z nich teraz je potrebné uskutočniť platby, ako aj možnosti financovania, ktoré je možné získať z banky.

Účelom správy hotovosti je zabezpečiť, aby účtovná jednotka mala potrebné prostriedky na to, aby dokázala čeliť záväzkom, ktoré má v každom roku, a zároveň čo najefektívnejšie využívať prebytok

, ak existujú, s cieľom maximalizovať úžitok z investície. Aby to bolo možné, musí dosiahnuť rovnováhu medzi časťou, ktorá sa používa na vyrovnanie dlhov, platbou čakajúcich účtov, ďalšou časťou, ktorá sa drží v hotovosti, a ďalšou, ktorá sa opätovne investuje.

Pre všetky tieto otázky je nevyhnutné mať pokladníka, ktorý je schopný vykonávať príslušné postupy a ktorý kontroluje prítoky a odtoky peňazí, aby bol výpis z účtu spoločnosti vždy adekvátny a aby nedošlo k situáciám, ktoré by mohli kompromitovať stabilita organizácie, pretože ak sa vyskytnú problémy na finančnej úrovni, nevyhnutne ovplyvnia všetky ostatné stránky spoločnosti.

Môžu sa zdať ako zjavné vyhlásenia, ale niekedy nie sú také zrejmé. Dôležitosť správneho riadenia hotovosti by sa nemala podceňovať. Štúdia, ktorá analyzovala, prečo 101 startupov zlyhalo, ukázala, že hlavnou príčinou, ktorá sa dotkla 41 z nich, boli hotovosť. Ukážka ako finančné zlé hospodárenie môže spoločnosť rýchlo zbankrotovať.

Je zrejmé, že ak spoločnosti dôjdu hotovosti, naznačuje to tiež, že existujú problémy v iných dimenziách spoločnosti alebo že sa niektorý prvok nevyvíja podľa plánu. V každom prípade je dostatočný dôvod na to, aby ste bezchybne vykonali správu hotovosti, či už nie generovať nové problémy alebo byť dostatočne solídni na to, aby dokázali vyriešiť ostatných, ktoré sa vytvorili v iných oddelenia.

Aj keď sa môže zdať, že všetky problémy, ktoré sme spomenuli, sa týkajú iba podnikového účtovníctva, týkajú sa rôznych pojmov. Je možné, že ak spoločnosť nie je veľká, oba postupy vykonáva rovnaké oddelenie, ale ak je spoločnosť väčšia je pravdepodobnejšie, že jeden tím vyškolili na účtovníctvo a druhý na správu účtovníctva hotovosť.

Ako správne spravovať hotovosť

Keď poznáme dôležitosť riadenia hotovosti, otázkou je, aký je najlepší spôsob, ako to urobiť. Aj keď, rovnako ako vo všetkom, čo sa týka ekonomiky, neexistujú nijaké magické vzorce, existujú otázky, ktoré v mnohých prípadoch reagujú na zdravý rozum. Poďme sa na niektoré z nich pozrieť bližšie.

1. Spoločná zodpovednosť medzi oddeleniami

A priori by sa mohlo zdať, že všetko, čo súvisí so správou hotovosti, by malo byť riadené výlučne z finančného oddelenia, ale v skutočnosti je to taká dôležitá otázka, že sa týka mnohých ďalších sektorov spoločnosti.

Napríklad obchodné oddelenie má oveľa hlbšie znalosti o rôznych klientoch, s ktorými pracuje, ako aj v niektorých prípadoch bližší vzťah s nimi. Preto by bolo rozumné zvážiť možnosť, že ide o komerčnú reklamu klienta, ktorý čaká na platby naša spoločnosť, ktorá je zodpovedná za jeho kontaktovanie a informovanie o situácii, v ktorej sa nachádza, sa snaží vyriešiť tento problém čo najskôr a že spoločnosť dostane dlžnú sumu, aby nedošlo k narušeniu riadenia hotovosti na dlhšie.

• Mohlo by vás zaujímať: „Finančný cyklus spoločnosti: čo to je, obdobia a výpočty“

2. Poskytovatelia platte včas

V predchádzajúcom bode sme uviedli príklad klienta našej spoločnosti, ktorý meškal s platbou, a preto má u nás dlh. Nesmieme však zabúdať, že opačný prípad je tiež zvyčajne bežným scenárom v obchodnom svete. Menovite, často je to spoločnosť sama, ktorá odďaľuje platby faktúr svojim dodávateľom, z určitých dôvodov. Jeden z nich sa má údajne starať o správu hotovosti.

Aj keď je to cieľ, tento postup je hanebný. Používanie poskytovateľov, akoby išlo o finančné subjekty, ktoré nám poskytujú úver, keď to potrebujeme, je chyba. Z hľadiska reputácie nás to vážne ovplyvní, pretože bude ťažké z dlhodobého hľadiska spolupracovať s rovnakým dodávateľom, ak je reputácia našej spoločnosti taká, že sa jej to oplatí. Tento postup sa niekedy používa pred štvrťročným alebo ročným zrušením účtov, pretože sa predpokladá, že bude potrebná likvidita.

Rovnako to nie je ospravedlniteľné. V takom prípade bude najlepšie vopred sa s dodávateľom dohodnúť na dátume platby, o ktorom spoločnosť vie, že ho môže predpokladať. Okrem toho by sme mohli vážne zhoršiť správu hotovosti dodávateľskej spoločnosti, pretože to boli peniaze, ktoré očakávali a že prestávajú dostávať, oslabujú svoje účty, niekedy vážne, ak je zadaná objednávka dôležitá a jedná sa o spoločnosť málo.

3. Preskúmajte rôzne formy financovania

Ďalším spôsobom, ako sa postarať o správu hotovosti, je vyhodnotiť formy financovania nad rámec klasiky bankové pôžičky, čo sú mechanizmy, ktoré sa zvyčajne používajú a ktoré vytvárajú vysoké náklady na podnikania. Napríklad, Na vyrovnanie účtov, keď existuje veľa vynikajúcich zbierok zákazníkov, sa veľké korporácie obracajú na takzvané inkasné spoločnosti.

Tieto spoločnosti postupujú pôvodnej spoločnosti takmer všetok dlh, ktorý s nimi má tretia strana a zodpovedný za správu inkasa čakajúcich faktúr s uvedeným klientom, vedenie provízie za dielo hotový. Ide o vzťah, v ktorom sú obe spoločnosti zvýhodňované, čo je dokonalý mechanizmus cash management, ktorý sleduje, ako tok peňazí nie je ohrozený predvolené hodnoty.

4. Skontrolujte imobilizovanú hotovosť

Ďalšou z taktík, ktorú môžeme použiť na optimalizáciu správy hotovosti, je dôkladné preskúmanie súvah pri hľadaní možnej imobilizovanej hotovosti. V tomto zmysle môžeme nájsť napríklad príjmy vzniknuté z dôvodu, že sme predali svoje produkty alebo poskytovali naše služby určitým zákazníkom a z týchto dôvodov ešte neboli fakturované to sú.

Rovnako sa môžeme ocitnúť v opačnej polohe a my sme tí, ktorí za to zaplatili platba vopred dodávateľovi a zatiaľ sme si nemohli vychutnať položky, ktoré boli dlžné slúž nám. V obidvoch prípadoch je úlohou osoby zodpovednej za správu hotovosti tieto prípady kontrolovať, aby boli vždy v čo najefektívnejšej situácii.

Ciele riadenia hotovosti

Už sme videli, z čoho pozostáva správa hotovosti a rôzne spôsoby, ako to robiť správne. Teraz uvidíme rôzne funkcie, ktoré tento proces spĺňa.

1. Byť schopný čeliť platbám

Je zrejmé, že prvou a pravdepodobne najdôležitejšou otázkou, ktorú budeme môcť kontrolovať pomocou správneho riadenia hotovosti, je otázka čeliť platbám, ktoré musí naša spoločnosť uskutočniť, od tých, ktoré zodpovedajú jej vlastným zamestnancom, ako aj od dodávateľov a iných druhov výdavkov.

2. Robte prognózy výdavkov

Nejde len o uskutočňovanie platieb, ale aj o ich plánovanie a vedieť, koľko môžeme minúť neustále pripravujeme prognózy na tento rok na základe kapitálu, ktorý máme alebo očakávame.

3. Vyrovnať sa s nepredvídanými výdavkami

Samozrejme, aj keď sa snažíme všetko naplánovať, Sú chvíle, kedy sa objavia nepredvídané situácie, ktoré spôsobujú výdavky, ktoré sme nemali.. V týchto prípadoch nám dobrá správa hotovosti umožní ľahšie čeliť týmto udalostiam.

4. Investujte dobre

Ak je ekonomická situácia spoločnosti veľmi dobrá, je možné, že má k dispozícii prebytky na investovanie. Správne riadenie hotovosti znamená vyberte najlepšiu možnosť, ako tieto peniaze minúť.

5. Efektívna správa finančných prostriedkov

Rovnováha medzi príjmami a výdavkami je chrbticou účtovníctva spoločnosti, a preto je nevyhnutné spravovať prostriedky, ktoré máme, najlepším možným spôsobom.

6. Nikdy neskrachujte

Samozrejme, platobná neschopnosť je scenár, ku ktorému by sa spoločnosť nemala dostať, pretože je predzvesťou bankrotu.

Bibliografické odkazy:

• Gitman, L.J. (2003). Zásady finančného riadenia. Pearsonovo vzdelávanie.
• Kusnadi, Y., Wei, K.C.J. (2011). Determinanty podnikovej politiky riadenia hotovosti: dôkazy z celého sveta. Časopis podnikových financií. Elsevier.
• Laitinen, E. K., Laitinen, T. (1998). Správanie sa hotovosti a predikcia zlyhania. Časopis podnikových financií a účtovníctva. Knižnica Wiley Online.
• Pérez, K.D., Socarrás, F., Labrada, E.D. (2014). Metodické postupy pre správu hotovosti. Stredisko pre sledovanie latinskoamerického hospodárstva. Intercontinental Academic Services SL.