Hur du bättre hanterar din tid på jobbet: 12 tips (och vad du ska undvika)

Det har hänt oss alla att vi har mycket arbete att göra och det verkar som om det inte finns tillräckligt med timmar för att avsluta det. "Buff, jag har inte tid ..." säger vi till oss själva, men låt oss inse det, vi har alla samma 7 dagar med 24 timmar vardera. Problemet är inte att det inte finns tid utan det är att vi planerar det dåligt.

Hur man bättre kan hantera tid på jobbet är en fråga som alla hårt arbetande har ställt oss själva och sedan kommer vi att se strategier för att uppnå detta, samt hur vi kan förhindra att våra timmar bleknar lika smidigt som korn gör i ett timglas.

• Relaterad artikel: "Arbets- och organisationspsykologi: ett yrke med en framtid"

Hur du bättre kan hantera din tid på jobbet och prestera bättre

Våra veckor har 7 dagar och var och en av dem har 24 timmar, inte en mer, inte en mindre. Tiden är densamma för alla när det gäller kvantitet, men inte när det gäller dess användning. Vissa lyckas göra alla de uppgifter de måste utan att missa tid att ägna åt sin fritid och familj, medan andra avslutar sina skyldigheter mycket sent

. Varför? Vad är det som skiljer varandra från varandra? Nyckeln till allt detta är hur olika vi hanterar vår arbetstid.

I det samhälle där vi lever är det viktigt att hantera tid, eftersom det i det minsta vi brist börjar vi överbelasta, känner stress och märker hur allt vi ville göra måste Avbryt.

Arbetsförpliktelser ligger framför våra hobbyer, familj, vänner och andra aktiviteter trevligt, vilket innebär att ju längre vi tar att göra vårt arbete, desto mindre kommer vi att njuta av det fritid. Dålig tidshantering frustrerar oss och får oss att känna att vi tappar livet.

Hur man bättre hanterar tid på jobbet är något som många vill ha men få får. Det finns inget obegripligt mysterium, det handlar helt enkelt om att lära sig organisera. Naturligtvis kan det alltid förekomma oförutsedda händelser, men de flesta timmar vi ser är tid som, väl använt, gör det möjligt för oss att slutföra våra arbetsuppgifter så snart som möjligt.

Sätt att bättre hantera tid

Därefter ser vi att vi kommer att se flera tips och strategier för att få ut det mesta av tiden på jobbet, till Således har vi mer för de trevliga aktiviteter som vi vill göra när vi är färdiga med våra arbetsförpliktelser.

1. Använd en agenda

Dagordningar gör att vi kan hantera tid på medellång och lång sikt, sätta viktiga datum och hålla dem i åtanke. Oavsett om det är i digitalt eller fysiskt format, det viktiga är att vi har en för att organisera uppgifterna och planera väl när vi måste leverera rapporterna eller uppfylla våra tidsfrister. Vi måste alltid ha det till hands, att skriva ner alla våra åtaganden och konsultera det ofta. Låt oss inte lita på vårt minne, för så mycket som vi tycker att det är ofelbart är det inte.

2. Tilldela uppgifterna en viss tid

Om vi ​​arbetar outtröttligt och kontinuerligt, kommer förr eller senare fysisk och mental trötthet att visas, vilket kommer att hindra oss från att prestera tillräckligt. Av denna anledning är det nödvändigt att tilldela en viss tid till varje aktivitet och lämna lite ledig tid mellan uppgifterna, även om den är mycket kort. Detta kan vara motstridigt, men med tanke på att det är svårt att ta det längre än 50 minuter Låt oss hålla fokus, en kort paus kan ladda oss och hålla oss i arbete tillfredsställande.

Idealet är att lägga in vårt schema när de börjar utföra var och en av de uppgifter som har tilldelats oss och när vi ska ta en kort paus. Vi kan lita på Pomodoro-metoden, arbeta 25 minuter (1 pomodoro) eller 50 (2 pomodoros) och sedan ta en 5-minuters paus mellan perioderna. Således kommer vi att kunna gå framåt utan att känna oss uttömda och genomföra de funktioner som vi har att utveckla ordentligt.

3. Uppsatta mål

Det rekommenderas starkt att du ställer in dagliga, veckovisa och till och med månatliga mål. Denna strategi är ett mycket bra alternativ för att utföra korta jobb korrekt, och det motiverar oss också att se hur mycket vi uppnår. Dessa mål måste vara ambitiösa, men också realistiska och uppnåbara eftersom, annarsNär vi ser att vi inte följer dem kommer vi att bli demotiverade. Målen som ska ställas måste vara korta, medellånga och långsiktiga.

• Du kanske är intresserad av: "Utlösare för handling: vad är de och hur påverkar de beteende"

4. Prioritera uppgifter

Inte alla uppgifter är lika viktiga. Vi måste börja med det viktigaste, högsta prioritet. Det spelar ingen roll i vilken ordning vi prioriterar saker, Det viktiga är att vi gör det eftersom vi avslutar de viktigaste sakerna tidigare betyder att vi får ledig tid först.

Allt som är litet eller som inte är angeläget att fixa kan vänta. I förhållande till detta är det viktigt att veta vilka som är våra bästa prestanda timmar, de där vi bäst vi koncentrerar oss för att utföra de uppgifter som kräver mest resurser med största möjliga effektivitet och utan misstag. Det minst viktiga är att lämna det ibland när våra resultat inte är särskilt höga, vanligtvis efter att ha ätit eller sent på arbetsdagen.

5. Börja åtminstone trevligt

Vid många tillfällen lämnar vi vad vi minst vill göra till sist och det är ett stort misstag. Det bästa vi kan göra är att göra en dålig dryck så snart som möjligt, för på det sättet kommer vi att bli av med den innan och mer kan vi njuta av resten av dagen. Om vi ​​blir av med det som stressar oss först blir det enklare att göra resten av sakerna att göra.

6. Dela upp tiden i block

En mycket bra strategi för att dra nytta av och effektivt hantera tid är att dela upp arbetsdagen i block. Om vi ​​måste göra komplexa uppgifter, som vid första anblicken gör oss mycket ovilliga att starta dem, vi kan alltid dela upp dem i enklare uppgifter, organiserade på ett sådant sätt att varje litet steg är ett Förskott. Genom att omvandla komplexa uppgifter till flera enklare kan vi optimera resurser, spara tid och bättre organisera tid..

7. Ge dig själv belöningar

Även om vi inte bör missbruka, kan vi belöna oss själva för att göra läxor. Vi kan ge oss själva små priser som till exempel att ha en chokladkaka i slutet av en rapport, läsa en bok som vi gillar i en halvtimme, titta på en video som intresserar oss... Dessa små priser kommer att driva och motivera oss att göra och slutföra de uppgifter vi måste göra.

8. Organisera en bra arbetsmiljö

Platsen där vi arbetar är mycket viktig, mer än vi tror. I den utsträckning vi kan bör vi arbeta på ett ställe med ett bra skrivbord, en bekväm stol, bra belysning och utan många distraktioner.. Vi kan ge det en personlig touch för att göra det mysigt men alltid se till att det är snyggt och välorganiserat. Ett bord fullt av papper, med kontorsinstrument helt rörigt, är en miljö som hindrar oss från att koncentrera oss på våra uppgifter.

9. Sätta gränser

Att spendera flera timmar i rad på att göra samma sak, utan att gå upp från stolen eller att sträcka benen lite, är mycket dåligt för vår hälsa och vår produktivitet. Vi kommer inte att göra saker bättre genom att arbeta längre timmar. Om vi ​​ser att en uppgift kostar oss för mycket eller att vi lätt distraheras, låt oss ta lite tid, antingen ändra uppgifter ett tag eller vila direkt. Det är inte så att vi överger det vi gjorde, det är att vi behövde lämna det i beredskap ett tag.

• Du kanske är intresserad av: "Parkinsons lag: varför vi tar längre ju längre vi har"

10. Undvik multitasking

Men på samma sätt som det är okej att lämna en uppgift halvklart ett tag ska vi inte tro att vi kommer att fungera bra om vi ständigt hoppar från uppgift till uppgift. Att koncentrera sig är något som kräver tid, så vi kan inte ägna oss åt att göra två uppgifter omväxlande samtidigt, eftersom det enda vi ska uppnå är att bli trött mycket snabbt och ta dubbelt så lång tid att gör dem. Multitasking är den värsta fienden för effektiv förvaltning väder. Prestanda är mycket högre när vi fokuserar på en enda uppgift.

11. Var inte rädd att säga nej

Det är viktigt att lära sig att säga nej när vi inte kan göra något eftersom vi redan har mycket arbete. Ibland försöker våra kollegor dölja sina skyldigheter för oss, eller till och med vår chef missbrukar hans och ger oss uppgifter som det är omöjligt för oss att avsluta idag utan att offra en del av vår tid fri. Ibland kan det accepteras, men det går alltid överbord. Om vi ​​ser att de frågar för mycket av oss, borde vi inte vara rädda för att säga nej.

12. Delegera till tredje part

Ibland kan vi känna att situationen är överväldigande, särskilt om vi har fått många uppgifter, mer än vi hade förväntat oss. Det är viktigt att undvika stress och delegera några av våra uppgifter till en kollega eller underordnad, utan att missbruka förtroendet eller gå överbord eller ge honom en uppgift som han inte har anställts för. Frågan är inte att låta någon annan göra vår del, men ja skicka aktiviteter som är svåra för oss att göra helt på egen hand.

Vad tar tid från oss: misstag och distraktioner på jobbet

Nu när vi har sett 12 tips för att lära oss att bättre hantera tiden på jobbet är det dags att se vad som tar tid från oss. Det finns flera fel och distraherande faktorer som hindrar vår goda prestation på arbetsplatsen, tidstjuvar som, om de upptäcks, tillåter oss att bättre hantera vår dag arbetskraft.

1. Avbrott

Det är tydligt att avbrott är det som förstör vår tidsorganisation. Minst att något stör oss försvinner vår koncentrationvilket fick oss att behöva några värdefulla minuter för att fokusera på det vi gjorde igen. Ju längre det tar oss att återfå koncentrationen, desto längre tid tar det oss att vara produktiva igen och också riskerar vi att göra fler misstag.

2. Mobiltelefon

Telefonen tar tid och mycket. Antingen för att skvallra om det senaste någon har lagt på Instagram, vad våra vänner skriver till oss på WhatsApp eller några samtal från en familjemedlem, distraherar mobiltelefonen oss och hindrar oss från att vara effektiva och naturligtvis, ju längre tid det tar att saker.

En bra idé är att stänga av mobilenMen med tanke på att vi lever i ett hyperuppkopplat samhälle och att vi är mycket beroende av det, är det bästa att göra Vi kan göra är att flytta det ur vårt synfält så att vi alltså bara kommer ihåg det när låt oss se. Det är också mycket viktigt att lämna det i tystnad och säga till vår familj och våra vänner mycket tydligt att om det inte är för att varna oss för en verklig nödsituation, ska de inte ringa oss.

3. Uppskjuta uppgifter

Att skjuta upp obehagliga eller komplexa uppgifter är det värsta vi kan göra för ju mer tid som går, desto mindre behöver vi göra dem och desto mer kommer det att kosta oss att göra dem bra när vi bestämmer oss för att göra det. Det bästa vi kan göra, som vi har kommenterat tidigare, är att göra dem direkt i dagens första ögonblick, för på det sättet blir vi av med den dåliga drycken så snart som möjligt.

Återuppta

Om vi ​​vill hantera tiden bättre på jobbet är det viktigt att vi vet vad vi måste gör, strukturera uppgifter i små aktiviteter som är enkla och snabba att göra och starta åtminstone behaglig. Det är mycket viktigt att ta hänsyn till vilka tider på dagen vi är mest produktiva och lägga de enklaste aktiviteterna och mindre viktigt i de där det är svårare för oss att koncentrera oss, till exempel efter att ha ätit eller i slutet av dagen arbetskraft.

Distraktioner, särskilt avbrott och mobiltelefoner, skadar dig mest till vår tidshantering eftersom ju fler gånger vi tappar koncentration, desto mindre produktiv vi kommer bli. Det är viktigt att arbeta i ett bekvämt rum, där vi är isolerade från alla icke-brådskande distraktioner och vi är mycket tydliga när det är lämpligast att använda mobilen. Våra nära och kära måste veta vilken tid vi arbetar och berätta för dem att de inte ska ringa oss om det inte är för något mycket viktigt.

Bibliografiska referenser:

• Allen, D. (2001). Att göra saker: konsten att stressfri produktivitet. New York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, N.A. (2006). The Now Habit: Ett strategiskt program för att övervinna förhalning och njuta av skuldfri spel. New York: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Att uppnå mål görs enkelt! Praktiska målsättningsverktyg och beprövad tidshanteringsteknik Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.