Kvalitetscirklar: vad är de och egenskaperna hos denna metod

Företagen tenderar att optimera sina processer mer och mer, och för detta uppstår ständigt olika procedurer som strävar efter detta mål.

Kvalitetscirklarna är ett bra exempel på detta.. Under hela denna artikel kommer vi att studera i detalj alla dess egenskaper, hur den utförs och vi kommer att upptäcka vad som är dess starkaste punkter om vi bestämmer oss för att använda det i vårt eget organisation.

• Relaterad artikel: "Administrationsvetenskap: vad de är, egenskaper och funktioner"

Vad är kvalitetscirklar?

Kvalitetscirklarna hänvisar till en affärsmetod som söker optimering av processerna genom grupper av arbetare (cirklarna) som gemensamt har olika problem och förbättringsaspekter som de har hittat i sina respektive avdelningar i syfte att slå samman olika idéer och nå lösningar som gör det möjligt att lösa det största antalet incidenter som tidigare upptäcktes i analysen Gjort.

När kvalitetscirkelns medlemmar har nått dessa överenskommelser skulle nästa steg vara överföra de valda idéerna till cheferna för varje avdelning så att de kan studera dem noggrant

, kontrollera om deras ansökan är livskraftig och, om de är överens, implementera dem, fördela resurser för den avdelningar som behövs för att de nya processerna ska kunna tas i bruk och deras effekter kan kännas så snart innan.

Det som gör kvalitetscirklar så effektiva och värdefulla är att informationen från arbetare från olika delar av företaget är förstklassig. hand och spontan, de är problem som de observerar och upplever själva dagligen, så de är inte slutsatser eller avdrag baserade på data från tredje part. På detta sätt finns ovärderlig information tillgänglig för att förbättra kvalitetsprocesserna.

Denna metod uppstod i Japan på 60-talet, ett land som alltid ligger i framkant när det gäller att implementera nya förfaranden för förbättring av kvalitetshanteringen. Skaparen av denna nya metod var affärsmannen och kemisten Kaoru Ishikawa. Sedan dess skapades har kvalitetscirklar inte upphört att implanteras i många asiatiska företag, vilket visar deras effektivitet i organisationer med den klassiska kulturella nedskärningen i öst.

Men i dess ursprung var inte lika framgångsrikt i den västerländska näringslivet, ett relativt vanligt problem när det gäller att exportera metoder till mycket olika kulturområden. Men det är ett problem med en lösning, eftersom frågan är att anpassa dessa metoder till den egenart på den plats där vi vill implementera dem. Med adekvat kulturell anpassning är kvalitetscirklar lika effektiva i väst som i öster.

Egenskaper

I kvalitetscirklar finns figuren av facilitatorn, en person som ansvarar för att samordna gruppen och förklara den dynamik som ska följas. Undervisaren tillhandahåller adekvat utbildning i metoden till resten av klasskamraterna. Alla medlemmar kommer att hålla dessa möten inom arbetstid och de kommer att göra det med en viss regelbundenhet., enligt överenskommelse av alla och prioriteringen av de frågor som ska analyseras vid varje session.

Handledaren kommer endast att ansvara för att de olika medlemmarna i kvalitetscirkeln deltar och vägleda processen, men Du får aldrig utvärdera de förslag som läggs fram eller uttala sig för eller mot något av dem, och du måste behålla objektivitet i allt. ögonblick. Om det skulle vara inom dess befogenhet att blidka möjliga konfliktsituationer som kan uppstå mellan olika komponenter och uppmanar återigen medlemmarna att fortsätta med metodik.

När det gäller gruppens storlek, det rekommenderas att varje kvalitetscirkel innehåller minst fyra deltagare och försöker att inte vara mer än åtta. Dessa är de rekommenderade siffrorna, men det totala antalet kan anpassas till företagets särskilda egenskaper, antalet avdelningar som du har eller om du vill hantera särskilda ärenden som innebär att fler arbetstagare från företaget finns organisation.

Bland dessa medlemmar (eftersom figuren av facilitator är separat), bör man väljas som talesman för gruppen. Han kommer att vara den som, när sessionen är över, ger motsvarande sammanfattning med de åtgärder som valts till olika avdelningschefer. Författarskapet för detta dokument motsvarar teamet som helhet, inte någon speciellt, eftersom besluten har fattats gemensamt, så ingen signatur kommer att återspeglas på individnivå.

Kvalitetskretsarna kommer att mötas igen cykliskt, beroende på företagets behov, även om det rekommenderas att det hålls minst ett möte varje år. På samma sätt kan skapandet av andra oberoende kvalitetskretsar för att hantera olika frågor uppmuntras, så att det finns flera team arbetar kompletterande samtidigt och löser därmed olika problem på kortare tid, vilket ytterligare optimerar proceduren.

• Relaterad artikel: "Implementering av kvalitetsfunktionen: vad den är och egenskaper"

Implementering av denna metod för organisationer

För att kunna implementera metoden för kvalitetscirklar är det första vi naturligtvis behöver godkännas av företagets styrelse. När planen har lagts fram måste de ansvariga stödja den och främja cirklarnas funktion i framtiden, en viktig förutsättning för att de ska blomstra, eftersom Utan företagsledarnas förtroende kan vi inte förvänta oss att kvalitetscirklar utvecklar den fulla potential som de innehåller.

När vi väl har fått grönt ljus måste ett genomförandeprogram utformas anpassat till egenskaperna hos företaget, främja cirklarnas spontana utseende, eftersom det är den perfekta inställningen för början på detta Program. Alla kvalitetscirklar måste stödjas av en oberoende organisation som tillhandahåller alla resurser som de behöver för en bra drift, på nivå med utrymmen, material eller på annat sätt nödvändig.

Nästa steg blir välj facilitatorerna från de olika kvalitetskretsarna och ge dem lämplig utbildning så att de kan utveckla de uppgifter som tilldelats deras figur. Vid denna tidpunkt kan företaget officiellt meddela alla arbetstagare implementeringen av denna metod så att alla som vill kan delta i processerna. Det är viktigt att hela personalen är medveten om denna situation, eftersom en av nycklarna till att få kvalitetskretsar att fungera är kommunikation.

Bestäm sedan vilka som är de viktigaste frågorna och varför de ska ägna tiden i början av programmet. Du behöver inte vara för ambitiös och behandla alla problem samtidigt, du måste bygg en prioritering och försök att lösa varje fråga innan du går vidare till programmet följande. Dessutom är det viktigt att de första problemen som hanteras har en relativt enkel lösning, eftersom att starta framgångsrikt är nyckeln till att förbättra implementeringen.

Allt skulle vara redo att starta de första kvalitetscirklarna i företaget. Det kan hända att arbetarna vid dessa första tillfällen är ovilliga att delta, kanske på grund av de föreslagna teman. I så fall skulle det vara lämpligt att vänta ett tag för att föreslå att cirklar skapas igen, föreslår olika frågor den här gången och hoppas att denna förändring kommer att motivera de första medlemmarna att göra sina utseende.

Innehåll

De ämnen som måste hanteras i kvalitetscirklar är väldigt varierade, särskilt beroende på vilken typ av företag och i vilken sektor det ligger. I alla fall, det finns allmänna linjer som är lämpliga för flera företag och det kan vara en bra guide för att sätta igång metoden. På samma sätt finns det också ett antal frågor som aldrig bör väljas som ämnen som ska diskuteras inom cirklar.

Som exempel på de som sannolikt kommer att väljas skulle vi behöva öka kvaliteten på den produkt eller tjänst som erbjuds, förbättra kanalerna för företagskommunikation och interdepartemental samordning, minimera byråkratiska processer, minska kostnader, erbjuda kundtjänst mer tillfredsställande, förbättra arbetsförhållandena på miljönivå (komfort, renhet och säkerhet) eller förkorta tidsfristerna i den utsträckning möjlig.

Men vi förväntade oss redan det det finns ämnen som inte är lämpliga att analyseras av säkerhetskretsar. Vi ska till exempel aldrig diskutera anställdas arbetsförhållanden, ifrågasätta förmågan hos de som är ansvariga för teamen eller andra. bedöma de affärsstrategier som genomförs, eller kommentera andra serier av företagsbeslut som uppsägningar eller marknadsföring av vissa människor.

Bibliografiska referenser:

• Palom, F.J. (1991). Kvalitetscirklar: teori och praktik. Productica.
• Ruelas-Barajas, E., Reyes-Zapata, H., Zurita, B., Vidal-Pineda, L.M., Karmcher, S. (1990). Kvalitetscirklar som en strategi för ett kvalitetssäkringsprogram för medicinsk vård vid National Institute of Perinatology Folkhälsan i Mexiko.
• Thompson, P.C., Hassan, A. från. (1984). Kvalitetscirklar: hur man får dem att fungera. Standard Quito.