Resmi iletişim: nedir ve özellikleri nelerdir

Hepimiz farklı iletişim tarzları biliyoruz ve içinde bulunduğumuz bağlama göre birini veya diğerini kullanıyoruz.

En önemlilerinden biri resmi iletişimdir.. Bu paragraflarda bu stil hakkında her şeyi öğrenebilir, içinde bulunduğu çerçeveleri keşfedebiliriz. genellikle kullanın ve diğer modellere kıyasla ana özellikleri ve avantajları nelerdir? iletişim.

• İlgili makale: "Sosyo-duygusal beceriler: özellikler, işlevler ve örnekler"

Resmi iletişim nedir ve özellikleri nelerdir

Resmi iletişim profesyonel ve kurumsal bağlamlarda kullanılan iletişimsel bir tarz. Kullanılan tonun her zaman kültürlü ve aseptik olması gerektiğinden, konuşma diline izin verilmeyen düzenlenmiş bir yöntemdir. Aynı şekilde, resmi iletişimi de farklı kişiler arasında gerçekleşen bilgi akışı olarak adlandırabiliriz. bir organizasyonun hiyerarşisi içindeki kademeler ve bu, bir dizi kurallar içinde çerçevelenecektir. bahsettik.

Resmi iletişimin akışı sözlü veya yazılı olarak gerçekleşebilir. Genel olarak, kısaca çözülen etkileşimler sözlü konuşmada gerçekleştirilir. Ancak, daha kapsamlı veya karmaşık bilgi gerektiren iletişimler, genellikle yürütmek için seçilir. bunları seçilen araçlarla (genelgeler, e-postalar, postalar, not vb.

Resmi iletişimin bir başka özelliği de, gönderenler ve alıcılar tarafından bilinen protokoller aracılığıyla çalışır, bu iletişim sürecinin gerçekleştiği organizasyonun bir parçası olan. Bu protokoller, örneğin, hiyerarşi içinde mesajların izlemesi gereken yolları ifade eder. Böylece çalışan, belirli bilgileri yöneticisine göndermesi gerektiğini bilecek ve bu da bilgiyi üstlerine iletmelidir, ancak ara adımı atlayamazlar.

Yani, bu resmi iletişime katılan organizasyonun her üyesi Hangi mesajın hangi kişiye iletileceğini, hangi biçimde yapılması gerektiğini ve bu bilgilerin izlemesi gereken yolun ne olduğunu önceden bilmelisiniz. Hedefinize doğru bir şekilde ulaşmak için.

Resmi iletişim türleri

Bilgileri iletmek için kullandığımız adrese bağlı olarak, dört farklı türde resmi iletişim kurabiliriz. Hepsine daha ayrıntılı olarak bakmaya devam edelim.

1. Yukarı doğru resmi iletişim

Organizasyondayken, bir çalışan, yöneticilerinden biriyle, ya hemen üstündekiyle ya da kendi üstündekiyle iletişim kurmaya çalışır., yukarı doğru resmi iletişimden bahsederdik. Mesajın dikey tipte ve aşağıdan yukarıya doğru iletilme şeklidir. Bu modda gönderilebilecek mesajlara örnek olarak gönderilen raporlar verilebilir. talep değil, aynı zamanda belirli bir konuda talepler ve hatta ayrılmak istedikleri şikayetler patentler.

2. Resmi aşağı doğru iletişim

Bir öncekinin tersi durum, azalan resmi iletişimden biri olacaktır. Bu modelde bilgi de dikey olarak iletilir, ancak bu sefer yukarıdan aşağıya iletilir. Demek ki, sorumluları altındaki çalışanlara bilgi ileten yöneticiler ve yöneticilerdir.. Örneğin, yapılması gereken görevler ve bunu nasıl yapmaları gerektiği hakkında talimatlar gönderebilirler. Göndermek istedikleri bilgiye bağlı olarak sözlü veya yazılı olarak yapabilirler.

3. Yatay resmi iletişim

Kuruluştaki tüm resmi iletişim, başka bir hiyerarşik düzeydeki kişilere yönelik değildir. Mesaj aynı rütbeye sahip başka bir işçiye gönderildiğinde, yatay resmi iletişimden bahsediyoruz., çünkü bilgi akışı yanal olarak yönlendirilir.

Bu model, farklı daire başkanlarının toplantılarında açıkça görülmektedir. bağımsız bölümlerden birkaç kişi iletişim kurar, ancak hepsi yönetici veya yönetici olarak aynı pozisyondadır. yöneticiler.

4. çapraz biçimsel iletişim

Hala gerçekleşebilecek daha az sıklıkta bir resmi iletişim türü vardır ve bu çaprazdır. Bu modalite gerçekleşecek iki muhatap farklı departmanlara ama aynı zamanda farklı hiyerarşik seviyelere ait olduğunda.

Şirketin belirli bir bölümünün başkanının bir kendi sorumluluğunda olmayan ancak organizasyonun yapısında alt kademede bulunan çalışanlara bilgi şirket. Bu, çapraz resmi bir iletişim vakasının bir örneği olacaktır.

• İlginizi çekebilir: "İletişimin 8 unsuru: özellikler ve örnekler"

Bu iletişimsel stilin güçlü yönleri

Resmi iletişimin gayri resmi iletişime göre birçok avantajı vardır. En önemlilerini göreceğiz.

1. Standardizasyon

Bu yöntemi kullanmak organizasyonun tüm iletişim süreçlerinde eşitliği sağlar, tüm üyelerin bilgi iletirken nasıl ilerleyeceğini bilmeleri için, doğru yolu ve yolu seçmekte ve aynı zamanda kendilerine ulaşan mesajları hiç şüphesiz yorumlamasını bilmektedir. Kuralların ve prosedürlerin net bir şekilde anlaşılmasını sağlayan standartlaştırılmış bir modeldir.

2. Hatasız

Önceden belirlenmiş kuralları kullanmanın ve her zaman aynı prosedürleri takip etmenin ek bir avantajı vardır ve dışında işlenebilecek insan hatalarının ötesinde hataların üretilmesine izin vermemesidir. tüzük. Önemli olan, belirtilen protokolleri takip ederek, Bilgi, organizasyon içinde herhangi bir zorluk olmadan ve muhataplar arasında şüphe yaratmadan akmalıdır..

3. Pati izi

Resmi iletişimin başka bir açık avantajı vardır ve bu, yazılı olarak gerçekleşen tüm etkileşimlerin olmasıdır. arşivlenir ve bu nedenle herhangi bir zamanda incelenebilir belirli bilgileri alabilmek için.

Mantıksal olarak, resmi sözlü iletişimde aynı şey olmaz, ancak bu tür bir etkileşimin çok özlü mesajlar göndermek için gerçekleştiğinden daha önce bahsetmiştik. Belirli bir karmaşıklık düzeyine sahip olanların tümü yazılı olarak iletilmelidir ve bu nedenle kayıt altına alınacaktır.

Resmi iletişim zayıflıkları

Mantıksal olarak, resmi iletişimin tüm nitelikleri olumlu değildir. Ayrıca bilmemiz gereken birkaç dezavantajı var.

1. Zaman maliyeti

Oldukça katı protokolleri takip etme gerçeği bazen resmi iletişimin aşağıdakileri içerdiği anlamına gelir. aslında çok daha kısa sürede yapılabilecek bir bilgi aktarımı için gereksiz zaman kaybı. Bu, mesajın katılımcılar arasında verimsiz bir şekilde iletildiği bitmek bilmeyen toplantıların durumudur. Gerçekte, daha doğrudan yapılabilir, ancak bu, kuruluşun standartlaştırılmış iletişim kanallarından vazgeçmek anlamına gelir.

2. Soğukluk

Resmi iletişim, mesajların genellikle insan dokunuşu olmadan soğuk bir şekilde iletilmesine neden olur. etkileşimleri daha sıcak yapan ve bu iletişimi gayri resmi tarzdan çok daha kişisel olmayan hale getiren. Ayrıca, kuralların bu katılığı da gönderenin iletişim tarzını büyük ölçüde sınırlar, bazen mesajın iletilmesini insanlıktan çıkarır ve alıcının onu daha sıcak bir şekilde algılamasına neden olur.

3. Bilinç bulanıklığı, konfüzyon

Resmi iletişim kuralları buna izin vermemeli, ancak bazen alınan mesajın etrafında belirli bir karışıklığın oluşması kaçınılmazdır.. Bu, bilgi iletimi farklı muhataplar arasında birkaç atlama gerektirdiğinde gerçekleşir ve bu, Bu noktaların her birinde orijinal mesajın çarpıtıldığı ve nihai olarak alınanın tam olarak aynı olmadığı ilk.

İyileştirme yolları

Resmi iletişimin iyileştirilmesi gereken bir yeri vardır ve bunun için şirketler içinde bu şekilde bilgi aktarımını daha verimli hale getirebilecek birkaç öneri vardır. Bunlar onlardan bazıları.

1. formalizmi sınırla

Bariz olarak görülüyor ki resmi bir iletişim, mesajın yayılmasında bir terbiye gerektirir, ancak bazen bu aşırı resmi ifadeler son derece ciddi bir ton üretebilir. alıcı, mesaj tarafsız olabileceği ve hatta hatta devam edebileceği zaman olumsuz olarak yorumlayabilir. zıt. Örneğin, bir departman yöneticisi astlarına işleri hakkında konuşmak için bir e-posta gönderebilir. prensipte iyi olan, ancak çok ciddi bir ton kullanan performans, onu bir şekilde yorumluyorlar. olumsuz.

2. Revizyon

Bu tavsiye, her türlü iletişim için geçerli olmalıdır, ancak resmi olandan çok daha fazlası. Göndermeden önce metinleri gözden geçirmek esastır., çünkü bazen acele, bir dizi yazım, dilbilgisi ve hatta hata yapmamıza neden olabilir. mesajın yorumlanmasında sorun yaratabilecek içerik organizasyon. Örneğin, bir işçiye 500 yerine 5.000 birim ürün göndermesi talimatı verdiğimizi düşünün.

3. Resepsiyon

İyi bir kural, alıcıdan mesajı doğru aldığınızı onaylamasını istemektir. Şu anda E-postalarda, alıcı e-postamızı aldığında bizi bilgilendiren araçlar vardır., bu nedenle bu durumlarda bu tür bir onayı açıkça istememize bile gerek yoktur.

4. Doğru kullanım

son tavsiye şu olur resmi iletişimi yalnızca organizasyonel konular için kullanın. Şirket dışında herhangi bir konu bu şekilde ele alınmamalı ve kurumsal bir kanal aracılığıyla kişisel mesaj, kanal olmadığı için sorunlardan daha fazlasına yol açmayacaktır. uygun.

Bibliyografik referanslar:

• Andrade, H. (2005). İç örgütsel iletişim: süreç, disiplin ve teknik. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Yönetici iletişim teknikleri. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H.A., Gomez, J. (1993). İletişim. İdari davranış.