Formalna komunikacija: što je to i koje su joj karakteristike

Svi poznajemo različite stilove komunikacije i koristimo jedan ili drugi ovisno o kontekstu u kojem se nalazimo.

Jedan od najvažnijih je formalna komunikacija. U ovim odlomcima možemo naučiti sve o ovom stilu, otkriti okvire u kojima se on nalazi obično koriste i koje su njegove glavne karakteristike i prednosti u usporedbi s drugim modelima komunikacija.

• Vezani članak: "Socio-emocionalne vještine: karakteristike, funkcije i primjeri"

Što je formalna komunikacija i koja su njezina obilježja

Formalna komunikacija je komunikacijski stil koji se koristi u profesionalnom i institucionalnom kontekstu. To je regulirana metoda u kojoj kolokvijalne riječi nisu dopuštene, budući da se ton koji se koristi uvijek mora biti kulturan i aseptičan. Isto tako, formalnu komunikaciju možemo nazvati i protokom informacija koji se javljaju između različitih ešalone unutar hijerarhije organizacije, a to će biti uokvireno u skup pravila koja smo spomenuli.

Formalna komunikacija može se odvijati usmeno ili pismeno. Općenito, kratko riješene interakcije provode se u usmenom razgovoru. Međutim, obično se odabire komunikacija koja zahtijeva opsežnije ili složenije informacije napisali i proslijedili ih sugovornicima odabranim sredstvima (cirkular, e -pošta, poštanska pošta, dopis itd.

Još jedna karakteristika formalne komunikacije je ta radi putem protokola poznatih pošiljateljima i primateljima, koje su dio organizacije u kojoj se odvija ovaj komunikacijski proces. Ti protokoli podrazumijevaju, na primjer, staze kojima se poruke moraju kretati unutar hijerarhije. Tako će zaposlenik znati da mora poslati određene podatke svom upravitelju, a ovaj zauzvrat mora prenijeti podatke svom nadređenom, ali ne mogu preskočiti međukorak.

Odnosno, svaki član organizacije koji sudjeluje u ovoj formalnoj komunikaciji Morate unaprijed znati koja poruka treba biti upućena kojoj osobi, u kojem obliku to treba učiniti i kojim putem trebaju te informacije ići da biste stigli na odredište na ispravan način.

Vrste formalne komunikacije

Ovisno o adresi koju koristimo za prijenos informacija, možemo uspostaviti do četiri različite vrste formalne komunikacije. Idemo dalje pogledati sve njih detaljnije.

1. Formalna komunikacija prema gore

Kada ste u organizaciji, zaposlenik pokušava komunicirati s jednim od svojih menadžera, ili onim koji je neposredno nadređen, ili onim koji je iznad njega, govorili bismo o uzlaznoj formalnoj komunikaciji. To je oblik prijenosa poruke okomitog tipa i sa smjerom odozdo prema gore. Primjer poruka koje se mogu poslati u ovom načinu rada bila bi izvješća koja su već bila tražene, ali i zahtjeve za određenu stvar, pa čak i pritužbe koje žele ostaviti patente.

2. Formalna komunikacija prema dolje

Suprotan slučaj prethodnom bio bi slučaj silazne formalne komunikacije. U ovom modelu informacije se prenose i okomito, no ovaj put se prenose odozgo prema dolje. To će reći, to su menadžeri i menadžeri koji prenose informacije zaposlenicima na njihovu odgovornost. Oni mogu poslati, na primjer, upute o zadacima koje treba obaviti i kako bi ih trebali obaviti. To mogu učiniti usmeno ili pismeno, ovisno o podacima koje žele poslati.

3. Horizontalna formalna komunikacija

Nije sva formalna komunikacija u organizaciji usmjerena na ljude na drugoj hijerarhijskoj razini. Kada se poruka pošalje drugom radniku koji zauzima isti čin, govorimo o horizontalnoj formalnoj komunikaciji, budući da je tok informacija usmjeren bočno.

Ovaj se model jasno primjećuje na sastancima različitih voditelja odjela, budući da jesu komunicira nekoliko pojedinaca iz neovisnih sekcija, ali svi su na istom položaju kao i menadžeri ili menadžera.

4. Dijagonalna formalna komunikacija

Postoji rjeđa vrsta formalne komunikacije koja se još može dogoditi, a ona je dijagonalna. Ovaj način bi se dogodio kada dva sugovornika pripadaju različitim odjelima, ali i različitim hijerarhijskim razinama.

Može se dogoditi da čelnik određenog dijela poduzeća mora poslati informacije zaposlenicima koji nisu pod njihovom nadležnošću, ali su u nižem stupnju u strukturi društvo. Ovo bi bio primjer dijagonalnog formalnog komunikacijskog slučaja.

• Možda će vas zanimati: "8 elemenata komunikacije: karakteristike i primjeri"

Snage ovog komunikacijskog stila

Formalna komunikacija ima niz prednosti u odnosu na neformalnu. Idemo vidjeti najvažnije.

1. Standardizacija

Korištenjem ove metode osigurava se jednakost u svim komunikacijskim procesima organizacije, kako bi svi članovi mogli znati postupiti pri prijenosu informacija, odabirući pravi način i način, a istovremeno svi oni bez ikakve sumnje znaju protumačiti poruke koje do njih dopiru. To je standardizirani model koji omogućuje jasno razumijevanje pravila i procedura.

2. Bez grešaka

Činjenica korištenja unaprijed utvrđenih pravila i uvijek slijeđenja istih postupaka ima dodatnu prednost, i je da ne dopušta generiranje pogrešaka, osim ljudskih grešaka koje bi se mogle počiniti izvan navedenog pravila. Važno je da slijedeći navedene protokole, informacije moraju teći kroz organizaciju bez ikakvih poteškoća i bez izazivanja sumnji kod sugovornika.

3. Otisak šape

Formalna komunikacija ima još jednu jasnu prednost, a to je da sve interakcije koje se javljaju u pisanom obliku se arhiviraju i stoga se mogu pregledati u bilo kojem trenutku kako biste mogli dohvatiti određene podatke.

Logično, isto se ne događa s formalnom usmenom komunikacijom, ali već smo spomenuli da se ova vrsta interakcije javlja kako bi se poslale vrlo sažete poruke. Svi oni koji imaju određenu razinu složenosti moraju se prenijeti u pisanom obliku, pa će stoga biti registrirani.

Formalne slabosti komunikacije

Logično, nisu sve kvalitete formalne komunikacije pozitivne. Također moramo imati na umu nekoliko nedostataka.

1. Trošak vremena

Činjenica da se slijede prilično kruti protokoli ponekad znači da formalna komunikacija uključuje nepotreban gubitak vremena za prijenos informacija koji bi se zapravo mogao obaviti u mnogo kraćem vremenu. Ovo je slučaj onih beskrajnih sastanaka na kojima se poruka prenosi na prisutne na neučinkovit način, kada U stvarnosti, to bi se moglo učiniti izravnije, ali to bi značilo odustajanje od standardiziranih komunikacijskih kanala organizacije.

2. Hladnoća

Formalna komunikacija uzrokuje da se poruke prenose na hladan način, često bez ljudskog dodira to čini interakcije toplijima i čini ovu komunikaciju mnogo neosobnijom od neformalnog stila. Osim toga, ta rigidnost pravila također uvelike ograničava komunikacijski stil pošiljatelja, ponekad dehumanizirajući prijenos poruke i uzrokujući da ga prijemnik opazi na topliji način.

3. Zbunjenost

Pravila službene komunikacije to ne bi smjela dopustiti, ali ponekad je neizbježno da se oko primljene poruke stvara određena zabuna. To se događa kada prijenos informacija zahtijeva nekoliko skokova između različitih sugovornika, stvarajući mogućnost da je u svakoj od ovih točaka izvorna poruka iskrivljena i ona koja je na kraju primljena nije potpuno ista kao prvi.

Načini poboljšanja

Formalna komunikacija ima prostora za poboljšanje, a za to postoji nekoliko preporuka koje mogu učiniti ovaj način prijenosa informacija unutar tvrtki učinkovitijim. Ovo su neki od njih.

1. Ograničite formalizam

Evidentno je da formalna komunikacija zahtijeva dekorum u emitiranju poruke, ali ponekad taj višak formalnih izraza može generirati izuzetno ozbiljan ton koji prijemnik bi mogao protumačiti kao negativan, kada poruka može biti neutralna pa čak i otići na liniju suprotan. Na primjer, voditelj odjela može poslati e -poruku svojim podređenima da razgovaraju o njemu izvedba, što je u načelu dobro, ali koristi ton toliko ozbiljan da ga tumače u a negativan.

2. Revizija

Ova bi se preporuka trebala odnositi na bilo koju vrstu komunikacije, ali mnogo više na onu formalnu. Prije slanja bitno je pregledati tekstove, jer nas ponekad žurba može dovesti do niza grešaka u pravopisu, gramatici ili čak sadržaja, što može stvoriti probleme u tumačenju poruke, a to može imati ozbiljne posljedice unutar organizacija. Zamislite, na primjer, da uputimo radnika da isporuči 5000 jedinica proizvoda, umjesto 500.

3. Recepcija

Dobro pravilo je da od primatelja zatražite potvrdu da ste ispravno primili poruku. Trenutno U e -porukama postoje alati koji nas obavještavaju kada primatelj primi našu e -poštu, pa u tim slučajevima takvu potvrdu niti ne moramo izričito tražiti.

4. Pravilna upotreba

Posljednja preporuka bila bi službenu komunikaciju koristiti samo za organizacijska pitanja. Bilo koja pitanja izvan tvrtke ne smiju se rješavati na ove načine i pokušajte poslati osobna poruka putem institucionalnog kanala neće dovesti do više problema, budući da to nije kanal primjereno.

Bibliografske reference:

• Andrade, H. (2005). Unutarnja organizacijska komunikacija: proces, disciplina i tehnika. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Izvršne komunikacijske tehnike. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H.A., Gómez, J. (1993). Komunikacija. Administrativno ponašanje.