כשל בתכנון: מה זה ואיך זה משפיע עלינו

לאנשים יש צורך להגדיר יעדים לטווח קצר, בינוני וארוך. אלה יכולים להיות מושגים כאשר יש לנו ארגון טוב של הפעילויות שלנו.

מצד שני, אי ניהול נכון של הזמן שלנו בסופו של דבר פוגע ביכולת להגשים את הפרויקטים האישיים שלנו במסגרת הזמן שאנו רוצים. הכשל התכנוני הוא תופעה מוזרה שמתגלה כמשתנה משפיע בעת ביצוע הערכה להשגת הפרויקטים שלנו. במאמר זה נסביר על מה הכשל התכנוני, כיצד לזהות אותו ולשלוט בו.

• מאמר קשור: "הטיות קוגניטיביות: גילוי אפקט פסיכולוגי מעניין"

מה הכשל בתכנון?

הכשל התכנוני הוא תופעה שנחקרה על ידי דיסציפלינות שונות כמו כלכלה, סטטיסטיקה, פסיכולוגיה וכו'. הקושי הזה הוא הוטבע לראשונה על ידי הכלכלן והפסיכולוג דניאל כהנמן ועמוס טברסקי ב-1979., כדי לתאר אנשים שיש להם נטייה בארגונים להעריך יתר על המידה את זמן שמשימה תיקח, אפילו אם לוקחים בחשבון שמשימות דומות בעבר נמשכו זמן רב יותר מזג אוויר.

הכשל התכנוני מתברר כתופעה או הטיה מוזרה, הנוטה להשפיע כאשר אנו עורכים אומדן על התפתחות הפרויקטים שלנו. הקושי הגדול ביותר בעת תכנון פרויקט מתעורר כאשר מעריכים את העלות והזמן שיידרש להשלמתו.

הקושי מתחיל בתהליך האומדן הראשוני, עם הופעת הטיה שבסופו של דבר משפיעה על הדרך שלנו לתפוס את המציאות. במילים אחרות, הטיה זו קשורה לאופטימיות ההערכה הגבוהה שאנו נותנים ל- משך פעילות (אנחנו חושבים שנעשה את זה מהר) משימה או פרויקט שעלינו לעשות לִהַבִין. כתוצאה מכך, על ידי ציפיות שאינן מתאימות למציאות, אנשים לא משלימים את הפעילות בתוך המועדים שנקבעו.

מצד שני, הכשל התכנוני קשור לתופעה שבה בסופו של דבר תוכניות אינן תואמות עובדות, במיוחד קושי זה מתרחש במונחים של זמן. חשוב לציין שהכשל התכנוני מתרחש בסביבת האישית והעבודה. לחוסר העקביות הזה בין מה שאנחנו רוצים לעשות (תוכניות) לבין הפיתוח שלו יש השלכות במונחים של זמן, יעילות ותפוקה, כי האדם, בכך שלא יבצע אומדן זמן אמיתי, יציג ליקויים באלה משתנים. לבסוף, בסופו של דבר הפרט מושפע לרעה מבחינה רגשית על ידי הצגת הקשיים שנוצרו כתוצאה מהכשל התכנון.

• אולי יעניין אותך: "14 סוגי הכשלים הלוגיים והטיעונים"

מקור המונח

בתחילת העידן התעשייתי, אנשים התחילו לדבר על הכשל התכנוני, אם כי לא השתמשו בשם הזה ספציפית. הייתה תקופה שבה הייצור התעשייתי קיבל הרבה רלוונטיות נוספת, שאליו התווסף זמן הייצור. לכן המטרה העיקרית של כל התעשיות הייתה לייצר את המספר המרבי של מוצרים במינימום זמן. מאז, הן ברמה האישית והן ברמה הארגונית, הפך התכנון לפעילות רלוונטית. כך ב-1979 תמכו עמוס טברסקי ודניאל כהנמן בקיומה של התופעה שכותרתה "כשל תכנוני". המחברים הללו הבינו שקושי זה נפוץ מאוד בקרב אנשים ושמאחוריו יש א הטיה קוגניטיבית, אשליה עצמית הקשורה למגבלות שתפיסת המציאות שלנו מציגה מְצִיאוּת.

• מאמר קשור: "המסוגלות העצמית של אלברט בנדורה: האם אתה מאמין בעצמך?"

מהם המאפיינים של הכשל התכנוני?

עם הזמן התגלה פרט לגבי אפיון התופעה המכונה הכשל התכנוני. כיום ידוע כי זוהי תפיסת זמן הזויה המעדיפה טעויות בתכנון משימות, תוכניות או פרויקטים. אנו יכולים גם להבין זאת כהטיה קוגניטיבית או הונאה עצמית שמובילה אותנו לטעות בעת הערכת זמן הפעילות. לאחר מכן, נפרט את המאפיינים העיקריים של הכשל התכנוני.

1. נטייה לחשוב בתרחיש מאוד אופטימי לגבי מהלך העבודה

עם הזמן ניתן היה לזהות שבזמן התכנון אדם נוטה להציג הדמיה אופטימית מאוד של התרחיש שבו הפעילויות, מתכננות, פרויקט וכו' במילים אחרות, הפרט הוגה את הרעיון ואת התוכניות או הפרויקטים מתוך התפיסה שהכל הולך לקרות כרגיל, ללא תקלות, ללא אירועים בלתי צפויים או שליליים. זה בהחלט לא בסופו של דבר מסתגל פעמים רבות למציאות, כי כידוע, זה לא יוצא דופן שבמהלך תכנון מסוים עלול להתרחש אירוע בלתי צפוי.

• אולי יעניין אותך: "11 מאפיינים של אנשים אופטימיים"

2. משאלת לב מנצחת

משאלת לב קשורה לגישה שנותנת השפעה רבה יותר לרצון האישי על פני המציאות האובייקטיבית. במילים אחרות, האדם בסופו של דבר יחשוב עם הרצון שיש לו, ויגרע ערך גדול יותר לכיוון נסיבות אמיתיות של הסביבה או מה באמת יעלה לפתח את הפעילות, המשימה או הפרויקט לזכור. גם את זה יכולנו להבין האדם נסחף על ידי רגשות ועל ידי "משאלה", דרך הרצון העז להיות מסוגל לבצע את הפעילות, שוכחים את האפשרויות השליליות בסופו של דבר שעלולות לצוץ בדרך.

3. אתה מעריך יתר על המידה את הביצועים שלך

ברגע שמתחילים לתכנן את הפרויקט או המשימה שברצונך לבצע, יש פרשנות לא מספקת לביצועים שלו, מכיוון יעריך בצורה חיובית או חיובית מאוד את הכישורים ו/או היכולות שלך, מתוך מחשבה שהם יוכלו לעמוד במשימה בצורה מאוד מושלמת, בצורה מאוד זורמת וכמובן, תוך זמן קצר מאוד. קושי זה להעריך יתר על המידה את הביצועים של האדם עצמו הופך לגורם מרכזי המתרחש בכשל התכנון ובסופו של דבר להזיק כאשר הפרט מתנגש במציאות.

• מאמר קשור: "פסיכולוגיה של עבודה וארגונים: מקצוע עם עתיד"

השלכות הכשל התכנוני

ההשלכה השלילית העיקרית שמקדמת כשל התכנון היא ניהול זמן והערכה לא מספקים. האמור לעיל מביא עמו ניהול לא הולם של משאבים, באותה מידה שהוא מרמז על הערכה לקויה של הביצועים של האדם עצמו, כמו גם הציפיות שלו רחוקות מה מְצִיאוּת.

1. אי עמידה בלוחות זמנים שנקבעו

על ידי הערכות שגויות, סביר להניח שאנשים לא יצליחו לבצע ולסיים את המשימה בזמן הצפוי. לכן הם לא עומדים במילה שלהם או בסופו של דבר מקרינים דימוי של שקרן או אדם חסר אחריות. פעמים רבות אי עמידה בזמנים אלו יוצרת עימות עם אחרים ועם עצמו.

2. קשיים רגשיים ופסיכולוגיים

יש לציין כי החמור ביותר יהיה המחיר על ההשלכות השליליות במישור הרגשי.

בקיצור, הכשל התכנוני מביא עמו תחושת תסכול גבוהה מאוד שלעיתים פוגעת בבריאותו של מי שסובל ממנה. אי עמידה בהערכות שאדם חזה מייצר אי נוחות ומתח פיזי ופסיכולוגי.

איך להימנע מהטעות התכנונית?

הדרך למנוע את תופעת הכשל התכנוני היא לקחת בחשבון חוויות עבר או קודמות, עם המטרה של חשיבה מחדש על הערכת יתר של הזמן, הכישורים והיכולות שלנו, התאמתם יותר למציאות של הֶקשֵׁר. בדרך זו נוכל לבצע הערכה ריאלית יותר של הזמן שנצטרך כדי להיות מסוגל לבצע פעילות וגם להתחשב באירועים הבלתי צפויים. כך נוכל להימנע מליפול להטיה קוגניטיבית זו ובאותו אופן נמנע מליפול לתסכול ולמתח הגורמים לאי נוחות בגופנו.

בעת ביצוע הערכה חשוב לשקול את כל התרחישים האפשריים, לא רק הנחות חיוביות. חשוב לשקול אובייקטיביות, להשאיר בצד את הרגשות שלנו או משאלות טובות כדי להתחיל את הפעילות. באותו אופן, אולי יש צורך לקחת כאסמכתא את אותן חוויות של אנשים שכבר הצליחו לבצע את אותה פעילות או פרויקט, תוך התייעצות איתם לגבי הזמן שאולי לקח להם להשלים את אותה משימה.