עודף ביעדים יומיומיים: איך לנהל את הבעיה הזו?

במקום העבודה או בבית, יכול לקרות שעלינו לדאוג להר של משימות או יעדים בפרק זמן שנראה קצר מדי, מה שמציף אותנו פיזית ונפשית. למרות שהסיבה העיקרית לכך היא לא תמיד בנו (למשל, ייתכן שזה נובע מחוסר ביטחון בעבודה) פעמים רבות יש לנו מספיק מרחב תמרון כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלנו ולנהל זמן טוב יותר, ולעדכן את הפעילויות שלנו יותר. אחריות.

זה באותם רגעים שבהם עלינו ליישם הלכה למעשה שורה של אסטרטגיות או קווים מנחים מקצועיים כדי להשלים בהצלחה כל אחת מהמשימות שהופקדו עלינו בזמן הקצר ביותר. אז בואו נראה מספר מפתחות למניעת עודף יעדים יומיומיים.

• מאמר קשור: "לחץ בעבודה: גורמים וכיצד להילחם בו"

מה לעשות כדי לא ליפול לעודף יעדים יומיומיים?

אלו הם ההנחיות העיקריות שיכולות לעזור לנו להשלים בהצלחה עודף של משימות שיש לבצע ביום יום.

1. ארגן את סביבת העבודה שלך

ללא קשר למשימה או אחריות שעלינו לבצע, ארגון נכון סביבת העבודה שלנו חיונית להשגת הצלחה בכל תחום עבודה שאנו חייבים לִהַבִין. לכן אסור לזלזל ברלוונטיות של כיסא העבודה נוח, מאשר התאורה של החדר הזה הוא הנכון, שלא קשה למצוא את מה שצריך בגלל ההפרעה, וכו ' בקיצור, לעשות מה שצריך כי המקום בו נבצע את המשימות

אל תכריח אותנו להפריע למה שאנחנו עושים כל הזמן עקב אי נוחות פיזית, חוסר מידע או חוסר גישה לחומרים.

• אולי יעניין אותך: "איך לנהל טוב יותר את הזמן בעבודה: 12 טיפים (וממה להימנע)"

2. רשום וארגן משימות שיש לבצע

להיות מאורגן בעבודה פירושו להיות ברור כל הזמן אילו פעילויות יש לבצע, ואת זה אנחנו יכולים להשיג זאת על ידי השלמת תוכנית יומית שבה אנו מזהים את העבודה שצריך לעשות בכל שעה במהלך השבוע עבודה. עליך לרשום הערות קצרות על מה שעומד להיעשות ומה כבר נעשה; ברגע שתתרגל, זה לא יעלה לך הרבה מאמץ וזה ייצא ממך באופן ספונטני.

התוכנית היומית האמורה חייבת לכלול בפירוט את שעות העבודה וגם את שעות המנוחה, כמו גם גם אותן משימות חשובות ביותר, במטרה להבהיר מה צריכה להיות המשימה המהותית בכל אחת מהן שָׁעָה.

• מאמר קשור: "פסיכולוגיה של עבודה וארגונים: מקצוע עם עתיד"

3. להפלות משימות דחופות מאלו שלא

דעו להבחין בין משימות חיוניות לאלו שניתן להשאיר לאחר מכן זה חיוני, אך לשם כך עלינו לקבל ראייה גלובלית של כל מה שנותר לעשות, שכן החשיבות של כל בלוק עבודה היא יחסית בהתחשב בשאר.

הבחנה זו תאפשר לנו לדעת באילו משימות עלינו להקצות יותר משאבים ואילו לא דחוף, מה שיאפשר לנו לנהל טוב יותר את היכולות שלנו ולתעדף את המשימות שהן הכי גדולות חָשׁוּב.

4. הגדירו מגבלות זמן ברורות

קביעת מגבלות זמן לכל משימה שעלינו לבצע היא עוד אחת מהאסטרטגיות השימושיות ביותר שאנו יכולים להשתמש בהן כאשר עלינו לעמוד ביעדים יומיומיים שונים.

המשמעות היא, למשל, הגדרת בלוקים זמניים של 15, 20 או 30 דקות, כדי להשלים בהצלחה את המשימות שהופקדו בידינו, תוך התחשבות תמיד שעלינו לנוח לפחות 5 או 10 דקות בין משימות.

קביעת מגבלות זמן זו עוזרת לנו לבצע משימות שונות בזמן מסוים, מה שישפיע לטובה על התפוקה שלנו.

• אולי יעניין אותך: "איך להיות יותר פרודוקטיבי? 12 טיפים לביצוע יותר"

5. זהה והימנע מגנבי זמן

גנבי זמן הם כל אותם אלמנטים שלוקחים מאיתנו זמן במהלך יום העבודה. לעבוד ולמנוע מאיתנו להשלים בזמן המוקצב את כל האחריות שהוטלה עלינו. מופקד.

לפעמים קשה לזהות אלמנטים אלה; לכן ישנה חשיבות רבה לדעת בדיוק מה הם גנבי הזמן בימינו. התבוננות בהתנהגות היומיומית שלנו, שכן הוא יאפשר לנו להגיב בזמן ולהימנע מהם בכל עת במטרה להגיע לביצועי עבודה מקסימליים.

גנבי הזמן הנפוצים ביותר הם טלפונים ניידים, טלוויזיה, רשתות חברתיות, מכשירים ניידים אלקטרוניקה מכל הסוגים וכל מסיח דעת אחר שיכול לנטרל אותנו בימינו עבודה.

6. הימנע מרובה משימות

עצה נוספת שנוכל לעקוב אחריה כאשר עלינו לבצע משימות שונות באותו יום היא להימנע מביצוע ריבוי משימות או ביצוע פעילויות שונות במקביל בכל מחיר.

כדי למנוע ריבוי משימות עלינו, בנוסף ללוח זמנים מבוסס בו אנו רושמים אילו פעילויות יש לבצע בכל רגע, היה ברור לגבי ההתחלה והסוף של כל משימה כדי לבצע אותם ברצף וללא חפיפה. במובן זה, לעתים קרובות מועיל לאמץ את האסטרטגיה של טריגרים לפעולה.

• מאמר קשור: "טריגרים של פעולה: מה הם וכיצד הם משפיעים על התנהגות"

7. האצלת משימות

לבסוף, אחת האסטרטגיות שבהן אנחנו יכולים להשתמש בכל פעם שאנחנו צריכים להשלים יותר ממשימה אחת בכל פעם היא פשוט להאציל עבודה לאנשים אחרים, בהנחה ש אין שום דבר רע בכך שלא לקחת על עצמו את כל העבודה אם היא פוגעת או פוגעת בנו.

היכולת להאציל פירושה לדעת בכל עת איזו משימה ניתן להפקיד בידי אדם מסוים ולהיות מודע לכך שאותו אדם יוכל להגיע להצלחה בעבודה המופקדת.

8. אם אתה צריך את זה, פנה לתמיכה פסיכולוגית מקצועית

בפסיכותרפיה ניתן לאמן מיומנויות ניהול זמן ואימפולסיביות שכן הכרחי כדי למנוע דחיינות ולעבוד ביעילות ללא לחץ לְשַׁתֵק לכן, אם אתה מרגיש שאתה צריך עזרה בעניין זה, אנא צור איתי קשר; שמי חוויאר ארס ולהגיע באופן אישי או בשיחת וידאו.