מעגלי איכות: מה הם, ומאפיינים של שיטה זו

חברות נוטות לייעל את התהליכים שלהם יותר ויותר, ולשם כך צצים כל הזמן נהלים שונים השואפים למטרה זו.

מעגלי האיכות הם דוגמה טובה לכך.. לאורך מאמר זה נלמד בפירוט את כל מאפייניו, כיצד הוא מתבצע ואנחנו נגלה מה הנקודות החזקות ביותר שלה אם נחליט להשתמש בה משלנו אִרגוּן.

• מאמר קשור: "מדעי המינהל: מה הם, מאפיינים ותפקודים"

מהם מעגלים איכותיים?

מעגלי האיכות מתייחסים למתודולוגיה עסקית המבקשת אופטימיזציה של התהליכים באמצעות קבוצות עובדים (המעגלים) המשותפות לבעיות השונות והיבטי שיפור שהם מצאו במחלקות שלהם במטרה לשלב רעיונות שונים להגיע לפתרונות המאפשרים לפתור את המספר הגדול ביותר של אירועים שהתגלו בעבר בניתוח בוצע.

לאחר שחברי מעגלי האיכות יגיעו להסכמות אלה, הצעד הבא יהיה העבירו את הרעיונות שנבחרו לראשי כל מחלקה כדי שיוכלו ללמוד אותם בקפידה, לבדוק אם היישום שלהם בר-קיימא, ואם הם מסכימים, ליישם אותם, להקצות את המשאבים לכך מחלקות הדרושות להפעלת התהליכים החדשים ואת השפעותיהם ניתן לחוש ברגע זה לפני.

מה שהופך את מעגלי האיכות לכל כך יעילים ובעלי ערך זה שהמידע שמספק עובדים ממגזרים שונים בחברה הוא מהמעלה הראשונה. ידיים וספונטניים, הם בעיות שהם מתבוננים וחווים בעצמם ביום יום, ולכן הם אינם מסקנות או הסקות המבוססות על נתוני צד שלישי. באופן זה זמין מידע שלא יסולא בפז לשיפור תהליכי האיכות.

מתודולוגיה זו קמה ביפן בשנות ה -60, מדינה תמיד בחזית ביישום נהלים חדשים לשיפור ניהול האיכות. היוצר של שיטה חדשה זו היה איש העסקים והכימאי קאורו אישיקאווה. מאז הקמתה, מעגלי איכות לא חדלו להשתיל בחברות אסיאתיות רבות, והדגימו את יעילותם בארגונים עם הקיצוץ התרבותי הקלאסי של המזרח.

עם זאת, ב מקורו לא היה מוצלח בעולם העסקים המערבי, בעיה שכיחה יחסית בכל הנוגע לייצוא מתודולוגיות לאזורי תרבות שונים מאוד. אך זוהי בעיה בפתרון, שכן השאלה היא להתאים את השיטות הללו לאידיוסינקרזיה של המקום בו אנו רוצים ליישם אותן. עם הסתגלות תרבותית נאותה, מעגלים איכותיים יעילים באותה מידה במערב כמו במזרח.

מאפיינים

במעגלים איכותיים יש את דמותו של המנחה, אחראי על תיאום הקבוצה והסבר על הדינמיקה שתבוא בעקבותיה. המנחה מעניק הכשרה מתאימה במתודולוגיה לשאר חברי הכיתה. כל החברים יקיימו פגישות אלה תוך שעות עבודה, והם יעשו זאת בקביעות מסוימת., כמוסכם על ידי כולם ועדיפות הנושאים שניתחו בכל מושב.

המנחה יהיה אחראי רק על בקשת השתתפותם של החברים השונים במעגל האיכות והנחיית התהליך, אך אסור לך לעולם להעריך את ההצעות שמוגשות, ולא לבטא בעד או נגד אחת מהן, ועליך לשמור על אובייקטיביות בכל דבר. רֶגַע. אם זה יהיה בסמכותה לפייס מצבי סכסוך אפשריים עשוי להתעורר בין מרכיבים שונים, ולדחוק שוב לחברים להמשיך עם מֵתוֹדוֹלוֹגִיָה.

לגבי גודל הקבוצה, מומלץ שכל מעגל איכותי יכיל לפחות ארבעה משתתפים וינסה לא להיות יותר משמונה. אלה הנתונים המומלצים, אך ניתן להתאים את המספר הכולל למאפיינים המסוימים של החברה, למספר מחלקות שיש לך או אם ברצונך להתמודד עם מקרים מסוימים המרמזים על נוכחותם של עובדים נוספים מהארגון אִרגוּן.

מבין חברים אלה (מכיוון שדמות המנחה נפרדת), יש לבחור כדובר הקבוצה. הוא יהיה זה אשר לאחר סיום המושב יביא את הסיכום המתאים עם הצעדים שנבחרו לראשי המחלקות השונים. המחבר של מסמך זה תואם את הצוות בכללותו, ולא לאף אחד במיוחד, מכיוון שההחלטות התקבלו במשותף, ולכן שום חתימה פרטנית לא תשקף.

מעגלי האיכות ייפגשו שוב במחזוריות, בהתאם לצרכי החברה, אם כי מומלץ לקיים מפגש אחד לפחות בכל שנה. כמו כן, ניתן לעודד יצירת מעגלי איכות עצמאיים אחרים העוסקים בנושאים שונים, כך שיהיו כמה צוותים עובדים משלימים במקביל ובכך פותרים בעיות שונות בפחות זמן, מה שמייעל עוד יותר את ההליך.

• מאמר קשור: "פריסת פונקציית האיכות: מהי, ומאפיינים"

יישום מתודולוגיה זו לארגונים

כדי להצליח ליישם את המתודולוגיה של מעגלי איכות, הדבר הראשון שאנחנו צריכים זה אישור דירקטוריון החברה, כמובן. לאחר הצגת התוכנית, האחראים חייבים לתמוך בה ולקדם את תפקודם התקין של המעגלים מעתה ואילך, תנאי חיוני בכדי שיצליחו, שכן ללא אמונם של מנהיגי החברה, איננו יכולים לצפות שמעגלים איכותיים יפתחו את מלוא הפוטנציאל הטמון בהם.

ברגע שיש לנו אור ירוק, יש לתכנן תוכנית יישום המותאמת למאפייני ה- החברה, המקדמת את המראה הספונטני של המעגלים, מכיוון שהיא מהווה תפאורה אידיאלית לתחילת הדרך תכנית. כל המעגלים האיכותיים חייבים להיות נתמכים על ידי ארגון עצמאי, המספק את כל ה משאבים שהם זקוקים להם לצורך פעולה טובה, ברמת החללים, החומר או כל אמצעי אחר נדרש.

השלב הבא יהיה בחרו את המנחים ממעגלי האיכות השונים והעניקו להם את ההכשרה המתאימה כדי שיוכלו לפתח את המשימות המוטלות על דמותם. בשלב זה, החברה יכולה להעביר רשמית לכל העובדים את יישום המתודולוגיה הזו, כך שכל מי שרוצה יוכל להשתתף בתהליכים. חשוב שהצוות כולו יהיה מודע למצב זה, שכן אחד המפתחות לגרום למעגלים איכותיים לעבוד הוא תקשורת.

ואז החליטו אילו נושאים חשובים ביותר ועל כן עליהם להקדיש את הזמן בתחילת התוכנית. אתה לא צריך להיות שאפתני מדי ולטפל בכל הבעיות בו זמנית, אתה צריך בנה סולם עדיפויות ונסה לפתור כל נושא לפני שתמשיך אל הבא. בנוסף, חשוב כי לבעיות הראשונות שמטופלות יהיה פיתרון פשוט יחסית, שכן התחלה בהצלחה היא המפתח לשיפור היישום.

הכל יהיה מוכן לפתיחת מעגלי האיכות הראשונים בחברה. זה יכול לקרות שבפעמים הראשונות הללו העובדים אינם ששים להשתתף, אולי בגלל הנושאים המוצעים. במקרה זה, יהיה זה ראוי להמתין זמן מה להציע את יצירת המעגלים שוב, מציעים נושאים שונים הפעם, בתקווה ששינוי זה יניע את החברים הראשונים לבצע מראה חיצוני.

תוכן

הנושאים שיש להתמודד איתם במעגלי איכות מגוונים מאוד, במיוחד בהתאם לסוג החברה והמגזר בו היא ממוקמת. למרות זאת, ישנם קווים כלליים המתאימים למספר חברות וזה יכול להיות מדריך טוב להתחיל להוציא לפועל את המתודולוגיה. כמו כן, ישנם גם מספר נושאים שלעולם אין לבחור בהם כנושאים שיידונו במעגלים.

כדוגמאות לאלו שעשויות להיבחר, ​​נצטרך להגביר את איכות המוצר או השירות המוצעים, לשפר את ערוצי תקשורת חברה ותיאום בין-מחלקתי, מזעור תהליכים ביורוקרטיים, הפחתת עלויות, הצעת שירות לקוחות משביע רצון יותר, לשפר את תנאי העבודה ברמה הסביבתית (נוחות, ניקיון ובטיחות) או לקצר מועדים, במידה אפשרי.

אבל כבר ציפינו לכך ישנם נושאים שלא מתאימים לניתוח על ידי מעגלי אבטחה. לדוגמא, לעולם אל לנו לדון בתנאי העבודה של העובדים, להטיל ספק ביכולות האחראים על הצוותים או אחרים. להעריך את האסטרטגיות העסקיות שמתבצעות, או להגיב על סדרות אחרות של החלטות חברה כגון פיטורים או קידומים מסוימים אֲנָשִׁים.

הפניות ביבליוגרפיות:

• פאלום, פ. ג '. (1991). מעגלי איכות: תיאוריה ופרקטיקה. Productica.
• Ruelas-Barajas, E., Reyes-Zapata, H., Zurita, B., Vidal-Pineda, L.M., Karmcher, S. (1990). מעגלי איכות כאסטרטגיה לתוכנית אבטחת איכות לטיפול רפואי במכון הלאומי לפרינטולוגיה. בריאות הציבור של מקסיקו.
• תומפסון, פ.צ., חסן, א. מ. (1984). מעגלי איכות: איך לגרום להם לעבוד. קיטו סטנדרטית.