11 častí e-mailu (vysvetlené a s príkladmi)

E-mail sa stal v dnešnej dobe základným nástrojom vďaka tomu, že nám umožňuje posielať správy rýchlo a okamžite.

Platformy elektronických správ umožňujú nielen posielať písaný text komukoľvek, koho oslovujeme, ale aj ponúkajú tiež možnosť pripojenia ďalších dokumentov a multimediálnych prvkov, ako sú hudba, videá a prezentácie.

Je ich niekoľko časti e-mailu, ktoré preskúmame nižšie.

• Súvisiaci článok: „28 druhov komunikácie a ich charakteristiky“

Vlastnosti e-mailu

E-mail, tiež nazývaný e-mail (elektronická pošta), je internetová služba, ktorá vám umožňuje odosielať a prijímať textové správy a multimediálne súbory medzi používateľmi zo všetkých častí servera svet. Súbory, ktoré je možné odoslať, sú všetkého druhu, napríklad hudobné stopy, obrázky, videá, dokumenty... a je to vďaka tomu spolu s ich rýchlosťou a rýchlosťou je ľahké sa s nimi kedykoľvek poradiť, že e-maily sa stali hlavným komunikačným prostriedkom v systéme Windows prítomný.

Aby ste mohli posielať a prijímať e-maily, je potrebné mať okrem prístupu na internet aj účet na jednej zo stránok, ktoré ponúkajú tento typ služieb.

Prevažná väčšina týchto stránok umožňuje uskutočňovanie účtov zadarmo a technológia, ktorá za nimi stojí, je založená na protokole s názvom SMTD, ktorý sa používa aj v iných systémoch. Najpoužívanejšie e-mailové stránky sú dnes Gmail, Yahoo! mail a Outlook.com.

V skutočnom živote majú používatelia fyzické e-mailové adresy, ktoré môžu byť naše adresa alebo naša kancelária, vo virtuálnom svete musíme použiť písomnú e-mailovú adresu a digitálny. Túto adresu nie je možné v sieti opakovať a zvyčajne sa skladá zo skupiny slov (používateľské meno) sprevádzané symbolom @ (zavináč) a potom menom, ktoré ustanovuje sieť.

Osoba, ktorej sa správa odosiela, nemusí byť v tejto chvíli prihlásená, aby to mohla vykonať prijímať, ani nemusíme byť neustále pripojení, ak chceme dostávať správy, ktoré nám posielajú iné. Pokiaľ je správa odoslaná na správnu e-mailovú adresu, osoba, ktorú chceme dosiahnuť, vás zastihne, pokiaľ váš vlastný účet neidentifikuje správu ako SPAM (nevyžiadanú poštu) a neuloží ju do priečinka pošty nežiaduce.

Rovnako ako pošta na celý život, aj elektronická vyžaduje, aby bolo možné odoslať sériu údajov, ktoré je potrebné vyplniť. Rovnakým spôsobom, že tradičným listom dáme spiatočnú adresu, odosielateľa, obálku s napísaným textom alebo fotografiami, e-maily Elektronika vyžaduje, aby sme uviedli, komu ju pošleme, čo chceme povedať a či pripojíme alebo nepripojíme ďalšie prvky. Dĺžka a formálnosť tela správy bude závisieť od používateľa a kontextu.

Hlavné časti e-mailov

Hlavné časti e-mailu sú tieto:

Hlavička

Hlavička je sada riadkov, v ktorých sa zobrazujú hlavné informácie pre odoslanie správy. V tejto časti si môžete prečítať e-mailové adresy odosielateľa správy (odosielateľa) aj príjemcu (príjemcu), ako aj dátum a čas jej odoslania. Hlavička je v hornej časti okna e-mailu, ktorý píšeme, a skladá sa z nasledujúcich častí.

1. Odosielateľ

Zvyčajne v hlavičke je časť odosielateľa má formu prázdneho miesta so slovom „Od:“. V tejto oblasti sa nachádza e-mailová adresa osoby, ktorá správu odoslala.

2. Adresát

Príjemca je prázdne miesto v hlavičke začína sa mnohokrát slovom „Komu:“ a do nej vložíte e-mailovú adresu, ktorej je správa určená. Tento prvok je v e-maile nevyhnutný, pretože ako v každom liste, aj v tomto prípade je potrebné vedieť, komu sa zasiela.

V prípade, že e-mailová adresa, ktorá bola napísaná, nie je platná, má pravopisnú chybu alebo neexistuje, väčšina služieb okamžitých správ má funkcia, ktorá nás varuje, že správu nebolo možné odoslať kvôli problémom s príjemcom. V iných prípadoch sa správa odošle, ale nikam nedôjde.

3. CC alebo Bcc

V rovnakej časti „Príjemca“ sú na konci iniciály „CC“ a „CCO“. Tieto dve možnosti sú voliteľné a slúžia na zapísanie ďalších e-mailových adries, ktorým chcete umožniť, aby dostali kópiu e-mailu, ktorý sa má poslať.

Možnosť CC znamená „s kópiou“ a zobrazuje všetky adresy všetkým príjemcom, to znamená, že všetci ľudia, ktorí dostanú správu, budú mať prístup k e-mailom zvyšných ľudí, ktorí dostali rovnaký text.

Možnosť Skrytá kópia, čo znamená „slepou kópiou“, znamená zasielanie tej istej správy niekoľkým ľuďom ako v prípade CC, ale s osobitnosťou, že E-mailová adresa ľudí, ktorí dostali ten istý e-mail, sa nezobrazí.

4. Dátum

Väčšina služieb elektronických správ má povolenú funkciu, ktorá zobrazuje čas a v ktorý deň bola správa odoslaná.

5. Prijaté potvrdenie

Niektoré služby majú funkcionalitu, ktorá vám oznámi, či bola odoslaná správa prijatá osobou, ktorej bola určená.

6. Tlačidlá odpovede a posielania ďalej

V hlavičke môže byť tlačidlo s textom „Odpovedať“, ktoré zachráni nás pred opakovaným písaním e-mailová adresa osoby, ktorá nám pošle správu na odoslanie odpovede, zatiaľ čo tlačidlo „Znova odoslať“ odošle rovnakú správu znova na rovnakú adresu alebo iným používateľom v prípade, že sme pridali nové adresy pošty.

7. Aféra

V časti „Predmet“ je miesto, kam musí vložiť editor e-mailu názov alebo téma, ktorá súvisí s telom správy, alebo stručne vysvetlite dôvod jeho odoslania. Táto fráza umožní osobe, ktorá ju dostane, pred otvorením vedieť, o čom je pošta.

• Mohlo by vás zaujímať: „Informačný text: definícia, typy a charakteristiky“

Okno na úpravu správ

Po hlavičke máme časť, do ktorej okrem pripojenia súborov alebo podpisu napíšeme aj text správy pre prípad, že by sme chceli.

8. Telo správy

Telo je redigovanou časťou správy a môže trvať tak dlho, ako chceme. Na tomto mieste napíšeme všetky dôvody, prečo píšeme a čo chceme povedať príjemcovi správy.

9. Panel s nástrojmi na úpravy

Väčšina služieb elektronických správ má povolený panel s nástrojmi na úpravy, ktorý spôsobí, že časť na napísanie tela správy bude mať podobné funkcie ako konvenčný textový procesor. Vďaka tejto lište môžeme meniť veľkosť písmena, farbu, písmo, podčiarknuť, zvýrazniť tučné písmo, usporiadať text do odrážok ...

10. Priložené súbory

Voliteľne k správe môžu byť pripojené prílohy, to znamená multimediálne prvky alebo iné dokumenty v rôznych formátoch, napríklad PDF alebo Word. Tieto súbory si bude musieť príjemca stiahnuť, aby ich mohol otvoriť. Môžu to byť všetky druhy: fotografie, videá, dokumenty, priečinky, prezentácie, hudobné stopy, tabuľky ...

Aj keď v rovnakom e-maile môžete poslať viac ako jeden, budete musieť brať do úvahy, koľko miesta máte na sklade obsadiť a v prípade prekročenia kapacity povolenej poštou sa budú musieť zdieľať v iných správ.

Na konci okna na úpravu správ je tlačidlo na priloženie dokumentov, v ktorom ak klikneme, objaví sa malé okno, kde môžeme vyhľadať požadovaný súbor na našom PC. Ďalšou možnosťou je pretiahnuť to, čo chceme pripojiť, a vložiť to do tela správy, kde sa to automaticky nahrá.

11. Firma

Nakoniec v spodnej časti e-mailu máme podpis, voliteľná funkcia, ktorú je možné vopred naprogramovať. Tento podpis môže okrem vlastného podpisu s frázami a emotikonmi obsahovať aj naše meno, e-mailovú adresu, názov organizácie, pre ktorú pracujeme.

Odporúča sa využiť tento priestor na vloženie rovnakých informácií, ktoré by mohla obsahovať najmä vizitka uvedenie mena, kontaktného telefónu, pozície a spoločnosti, pre ktorú pracujete v prípade, že ide o e-mail profesionálny.

Podstatné aspekty v tele správy

Súčasťou nášho e-mailu, ktorý prenáša najviac informácií, je bezpochyby text správy. Pri písaní e-mailu je potrebné vziať do úvahy celý rad aspektov, na ktoré je potrebné dbať, najmä ak je správa, ktorú pošleme, pre niekoho dôležitého a vyžaduje formálnejšiu registráciu.

1. Zdravím vás

Pozdrav je prvou časťou správy a je nevyhnutné, aby bol prítomný, ak je formálny, pretože je to prvá vec, ktorú si náš príjemca bude čítať. Výraz, ktorý použijeme na začatie textu správy, bude veľa závisieť od toho, s kým hovoríme.

Niektoré formálne výrazy, ktoré môžeme použiť, sú:

• Vážení, vážení
• Vážený pán predseda
• Vážený pán / pani.
• Drahý pane

Menej formálne výrazy sú:

• Ahojte všetci!
• Dobrý deň, NAME
• Zdravím vás,
• Dobré ráno / popoludní / večer

2. Obsah správy

Po pozdravení sme začali vysvetlite myšlienku alebo rozsiahly dôvod, prečo oslovujeme nášho príjemcu. Tu označíte všetko, čo chcete oznámiť osobe, ktorej pošlete správu. Ako sme už poznamenali, jeho rozšírenie je veľmi variabilné a závisí od kontextu a toho, čo chcete komunikovať.

V prípade pracovného e-mailu sa odporúča, aby táto správa bola stručná a výstižná a smerovala k veci čo najrýchlejšie, ale udržiavanie formálnych a srdečných záznamov, najmä ak hovoríme so svojimi šéf.

Bez ohľadu na to, aký register používame, je nevyhnutné dbať na gramatiku, interpunkčné znamienka, pravopis a ďalšie aspekty primeranosti. Možno oslovujeme priateľa alebo niekoho, s kým máme veľkú dôveru, ale aby sme sa ubezpečili, že si navzájom správne rozumieme, je veľmi dôležité postarať sa o tieto aspekty.

3. Vystrelili

Nakoniec sa môžeme rozlúčiť v záverečnej časti tela správy, najmä ak ide o formálnu správu alebo je určená niekomu dôležitému. Je to veľmi dôležité že správa končí dobrým záverom, vhodným pre konkrétny záznam a kontext. Táto rozlúčka by sa mala konať po rozhovore o všetkých hľadaných bodoch.

Niektoré deliace výrazy sú:

• V prvom rade ďakujem.
• S Pozdravom
• Srdečne,
• S pozdravom
• Ďakujem za Váš čas.
• Zbohom.
• Uvidíme sa čoskoro.
• Moje najväčšie priania.

Meno odosielateľa sa odporúča uviesť pri rozlúčke, aj keď to nemusí byť v závislosti od situácie potrebné. Napríklad ak ide o neustálu výmenu e-mailov, v ktorých odpovedáte na predchádzajúcu správu a konverzácia bola nadviazaná vo forme vlákna, nebude potrebné uvádzať celé meno správ.

Bibliografické odkazy:

• Váš slovník (s.) f.) Základné časti e-mailovej správy a adresy. Váš slovník. Prevzaté z: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• Syntax. (s.f.) Anatómia e-mailovej správy. Na stránke Syntaxis.com. Prevzaté z https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message