Obchodná komunikácia: typy, vlastnosti a bežné chyby

Žijeme v spoločnosti, v ktorej je veľká časť trhu práce konfigurovaná na základe podnikateľského prostredia. Či už ide o veľké nadnárodné spoločnosti, malé a stredné podniky, rodinné podniky alebo dokonca individuálne služby, všetky musia brať do úvahy tento zásadný prvok pre jej prežitie je súdržnosť v organizácii a komunikácia medzi jej časťami s cieľom spojiť sily a ísť k cieľu bežné.

V tomto zmysle to môžeme potvrdiť Obchodná komunikácia je jedným z kľúčových prvkov organizácie, najmä ak má určitú zložitosť, funguje správne a dokáže sa prispôsobiť a prežiť. A práve o takejto komunikácii sa budeme baviť v tomto článku.

• Súvisiaci článok: "Psychológia práce a organizácie: profesia s budúcnosťou"

Čo je obchodná komunikácia?

Obchodnou komunikáciou sa rozumie súbor procesov vykonávaných spoločnosťou alebo jej časťou s cieľom prinútiť spoločnosť cestovať informácií, a to ako interne medzi rôznymi oddeleniami či pozíciami spoločnosti, tak ak hovoríme o komunikácii spoločnosti s Vonkajšie.

Je dôležité mať na pamäti, že takáto komunikácia vo všeobecnosti neznamená len možnosť vydať informácie, ale zahŕňa aj skutočnosť, že ich dostanete:

čelíme vzájomnej výmene údajov.

Dobrá obchodná komunikácia pomáha všetkým členom spoločnosti zostať motivovaný a že ich činnosti môžu byť známe, čím sa znižuje neistota pracovníkov aj vedúcich, pokiaľ ide o stav rovnaký. Tiež uľahčuje interakciu a zlepšuje pracovné prostredie, okrem toho, že zvyšuje produktivitu a umožňuje vám optimálnejšie reagovať na každú eventualitu.

Všeobecné ciele

Ciele obchodnej komunikácie sú ľahko pochopiteľné. Vnútorne to na jednej strane umožňuje vytvárať koherentnú organizáciu a získavať informácie a výsledky jeho rôznych oddelení alebo pracovníkov, ako aj to, že ciele a firemná vízia spoločnosti môžu byť generované a prenášané.

Tiež uľahčuje pochopenie toho, čo sa od každého pracovníka očakáva, ako aj pochopenie skutočností, ktorým musí každý z nich čeliť. Všetkým to tiež uľahčuje prácu rovnakým smerom a osvojuje si nové spôsoby vykonávania vlastných povinností.

Na úrovni komunikácie s vonkajším svetom je nevyhnutná obchodná komunikácia s cieľom kontaktovať okolie a vytvárať pozitívny obraz o samotnej spoločnosti, ako aj s cieľom analyzovať cieľové publikum a posúdiť ich potreby. Umožňuje vám tiež naučiť sa prilákať potenciálnych klientov a posúdiť zmeny, ktoré sú vlastné dynamickej spoločnosti tekutine, v ktorej žijeme, niečo zásadné, aby sme mohli predvídať a čeliť možným ťažkostiam a vedieť sa im prispôsobiť polovicu.

Aby bola komunikácia efektívna, je potrebné, aby jej aj samotná spoločnosť vytvorila efektívne kanály. keďže svojimi činnosťami zlepšuje prenos informácií, vytvára prostriedky na komunikáciu a navyše aktívne pracovať, aby nevznikala neistota o tom, čo sa v organizácii požaduje a hľadá.

Je tiež dôležité pracovať na formálnych aj neformálnych aspektoch, ako aj posúdiť potreby a myšlienky rôznych pracovníkov. Nevyhnutná je tiež empatia, ako aj dobrá regulácia a plánovanie komunikačných mechanizmov.

• Mohlo by vás zaujímať: "Corporate identity: čo to je a ako definuje organizácie"

Rôzne typy obchodnej komunikácie

Nie všetky spoločnosti a organizácie komunikujú rovnakým spôsobom a existujú rôzne typológie a klasifikácie obchodnej komunikácie na základe rôznych kritérií.

1. Interný a externý

Prvá z nich je tá, ktorá rozlišuje medzi internou a externou komunikáciou, pričom prvá je tá, ktorá sa vyskytuje medzi nimi rôznych oddelení a pracovníkov samotnej spoločnosti a druhý je zameraný na nadviazanie komunikácie s polovicu.

2. Obojsmerné a jednosmerné

Rovnako tak môžeme nájsť štýly obchodnej komunikácie s väčšou či menšou úrovňou interaktivity, ktoré možno nájsť od najbežnejších obojsmerná komunikácia, v ktorej odosielateľ a príjemca interagujú a vymieňajú si informácie až do jednosmernej komunikácie, v ktorej sa odosiela iba jedna správa, vo všeobecnosti z mocenských pozícií k príjemcovi, ktorý nemá možnosť odpovedať.

3. Vzostupne, zostupne a vodorovne

V rámci internej obchodnej komunikácie organizácie môžeme nájsť tri hlavné typy v funkcia bodu, v ktorom informácia začína, a poloha medzi odosielateľom a príjemcom informácie komunikácia. O komunikácii smerom nadol hovoríme vtedy, keď je komunikačný akt vykonaný od emitenta, ktorý má vyššie postavenie ako príjemca.

Keď je to podriadený, kto vydáva správu svojmu nadriadenému, hovoríme o komunikácii smerom nahor. V oboch prípadoch by sme stáli pred typom vertikálnej komunikácie, teda komunikácie, v ktorej subjekty, ktoré zachovávajú komunikačný akt, majú nerovný vzťah z hľadiska moci (existuje medzi nimi hierarchia).

Ďalším skvelým typom komunikácie je horizontálna komunikácia, ktorá vzniká medzi jednotlivcami, ktorí majú rovnaké postavenie a sú na rovnakej úrovni hierarchie.

4. Formálne a neformálne

Nakoniec je potrebné poznamenať, že v obchodnej komunikácii môžeme nájsť dva rôzne typy komunikačných kanálov: formálny a neformálny. V prvej sa zvyčajne riešia technické aspekty a tie, ktoré súvisia so samotnými úlohami, pričom ide o typ zdvorilej komunikácie zameranej na rozum a cieľ firmy.

V neformálnej komunikácii však zvyčajne sa vytvorí flexibilnejšia a prirodzenejšia komunikácia, zásadne zameraný na medziľudské vzťahy a často práve ten, ktorý má najväčší vplyv na pracovnú pohodu. Ten sa značne líši v závislosti od toho, kto ho vykonáva, a môže presiahnuť pracovisko, pričom je ťažké ho kontrolovať.

Možné ohrozenia dobrej komunikácie

Udržiavanie efektívnej obchodnej komunikácie je nevyhnutné, no nie je to jednoduché. A to je existencia vysokej úrovne variability v situáciách, ktoré môžu nastať, ako aj existencia nedorozumenia, zneužitie a ťažkosti v komunikácii spoločnosti.

1. Nedostatok konzistencie

Jedným z faktorov, ktorý najviac ovplyvňuje, či je komunikácia skutočne užitočná, je dôveryhodnosť emitenta a zohľadnenie s príjemcom správy Príkladom toho môže byť existencia nesúladu medzi tým, čo sa hovorí, a tým, čo sa robí, bez zachovania emitentov spôsob konania v súlade s vydanými správami.

Toto sa môže stať u ktoréhokoľvek pracovníka spoločnosti, bez ohľadu na jeho hierarchické postavenie alebo či hovorí s nadriadeným, podriadeným resp. niekoho na rovnakej úrovni hierarchie a generuje to vážne dôsledky pre oboch subjektov (ktoré v závislosti od situácie môžu skončiť zle zvažovaný alebo dokonca prepustený), ako aj pre organizáciu (vytváranie nižšej úrovne dôvery v človeka a v prípade vysokého postavenia aj v Organizácia).

Rovnakým spôsobom a napríklad v prípade veľkých spoločností s veľkým počtom oddelení, ak existujú rozdiely medzi autoritami alebo referenčnými číslami v rámci spoločnosti pravdepodobne Mohla by nastať situácia, že pracovník skutočne nevie, aké vedenie má nasledovať, niečo, čo môže vyvolať frustráciu a nedôveru.

Rovnako tak je potrebné byť veľmi opatrný s interpretovateľnosťou správ, keďže existencia Ambivalencia môže viesť k tomu, že rôzne oddelenia alebo pracovníci budú veci interpretovať opak. Obchodná komunikácia sa snaží presne zaručiť organizáciu a vnútornú súdržnosť, aby správy nejasné a s rôznymi interpretáciami môžu u príjemcov vyvolať zdanie neistoty a pochybností správu.

2. Nedostatok emocionálneho spojenia

Ďalší problém možno nájsť v spôsobe komunikácie. Napríklad v niektorých organizáciách môžu byť ťažkosti pri vytváraní pocitu väzby na emocionálnej úrovni, ktorý pracovníci môžu generovať nižšie nasadenie a produktivitu a u používateľov nezáujem a hľadanie iných alternatívy. Je potrebné vážiť si všetko, čo sa robí, a aj to, čo nie je, je v podstate komunikatívne.

Dôležitá je teda nielen samotná správa, ale aj spôsob, akým sa prenáša: nie je to isté ani e-mail neponúka rovnaké pocity ako osobné stretnutie alebo hľadanie skutočného kontaktu.

3. Nepochopenie kontextu

Treba si to aj vážiť prispôsobenie sa súčasnej situácii a spoločenskému pokroku, ako aj osobitosti samotnej situácie. Napríklad v čoraz globalizovanejšej spoločnosti a v ktorej nové technológie umožňujú okamžitú komunikáciu so širokým počet ľudí v rovnakom čase, môže byť potrebné analyzovať a investovať do komunikačných politík, ktoré zohľadňujú silu sociálne siete a ako správne prenášať požadované informácie, okrem toho posúdiť kontakt s potenciálnymi klientmi z iných regiónov svetove, zo sveta.

Rovnako je potrebné posúdiť aj vlastnú situáciu spoločnosti, aby nepodnikla viac ako čo môžu pokryť, pričom je potrebné vziať do úvahy situáciu celku spoločnosti.

Ďalším problémom by mohol byť obsah správ, ktoré sa vysielajú: je možné, že hoci komunikácia existuje, neprenáša alebo neprenáša obsah, ktorý by bolo potrebné preniesť. Je možné, že sa zameriava skôr na doplnkové aspekty a ignoruje napríklad orientáciu alebo ciele, ktoré by určitá pozícia mala mať, alebo ktorí považujú za samozrejmosť existenciu vedomostí, ktoré nikdy neboli explicitne vyjadrené.

4. Izolácia a nedostatok komunikácie

Nakoniec možno najdôležitejším problémom, ktorý možno extrapolovať zo všetkých predchádzajúcich, je možnosť, že neexistuje skutočná komunikácia.

Najjasnejším príkladom je stabilné a nepretržité používanie jednosmernej komunikácie, ktorá môže vytvárajú situáciu stagnácie a nepochopenia toho, čo sa deje v Organizácia. Našťastie je dnes najmenej využívaný práve preto, že je najmenej efektívny a užitočný.

Je to tiež možné že rôzne pozície nemajú adekvátne mechanizmy na nadviazanie kontaktu aj keby boli ich názory vypočuté, existuje menšia šanca na spätnú väzbu alebo dokonca, že rôzne časti spoločnosti nemajú medzi sebou kontakt. Takúto interakciu je potrebné aktívne stimulovať.