6 sätt att öka din produktivitet på jobbet

Är du lätt distraherad på jobbet? Känner du att du inte har tid att sköta allt ditt ansvar? Är det svårt för dig att säga "nej" till de olika uppgifterna som du föreslår och sedan inte hinner utföra alla i tid?

Om svaret på någon av dessa frågor har varit ja, kan din produktivitet vara i fara.

I teorin, ju mer vi "producerar" på minsta möjliga tid, desto större blir vår produktivitet.. Vi skulle kunna säga att produktivitet är ett lätt begrepp att förstå men svårt att uppnå. Den spanska situationen är det perfekta exemplet för att illustrera denna punkt: enligt Adecco Outsourcing (2022) följer endast 6 av 10 spanska företag policyer som förbättrar produktiviteten. Tyvärr kan vi inte lösa ett nationellt eller företagsproblem på ett ögonblick. Det vi kan göra är att etablera och upprätthålla goda vanor som hjälper oss att bli mer produktiva.

• Relaterad artikel: "Arbets- och organisationspsykologi: ett yrke med en framtid"

Implementera goda vanor: nyckeln till att bli mer produktiv

En vana är en handling som vi upprepar ofta och automatiskt utan att behöva tänka på det.

. Varje människa har vanor som hon utför dagligen. En stor del av befolkningen läser nyheterna på morgonen, medan andra ser på nyheterna religiöst på eftermiddagen; vissa tenderar att ta kalldusch tidigt, medan andra föredrar ett varmt bad precis innan läggdags och så vidare.

När vi redan har internaliserat dessa beteendemönster i vår rutin, antar de inte a ansträngning eller uppoffring från vår sida, eftersom de har blivit automatiska handlingar som vi gör automatiskt naturlig. Problemet ligger inte i att behålla vanan, utan i att bygga upp den i första hand.

Under lång tid fanns en övertygelse om att vi, för att anta en ny vana, skulle behöva utföra en viss åtgärd medvetet och upprepade gånger under en period på inte mindre än 21 dagar. Denna teori föddes som ett resultat av observationer av Dr Maxwell Maltz, författare till den berömda boken ¨Psycho-Cybernetics¨ (1960), där han konstaterar att hans patienter tog minst 21 dagar på sig att anta en förändring inom deras rutin. Sanningen är att skapandet av vanor inte är en så enkel eller exakt sak.

Psykologen Phillippa Lally (2010, 2022) konstaterade för sin del att, i genomsnitt tar det oss mer än två månader att automatisera en ny vana, och det exakta antalet dagar beror avsevärt på själva handlingen, personen och omständigheterna under vilka vanan utvecklas. En annan upptäckt av denna forskning är att upprepa en aktivitet så många gånger som möjligt under samma omständigheter kommer att göra det lättare för denna handling att bli en vana.

Således, För att framgångsrikt skapa vanor måste vi först vara disciplinerade, konsekventa och specifika.. Det blir mycket lättare att internalisera en vana som vi gör varje dag, vid samma tid och på samma plats, än en som vi gör då och då, vid olika tidpunkter och på olika platser.

• Du kanske är intresserad av: "Typer av motivation: de 8 motivationskällorna"

Vilka vanor kan öka vår produktivitet på jobbet?

Stephen Covey, författare till den största bästsäljaren i historien om självhjälp, "The 7 Habits of Highly Effective People" (1989), slår fast att skapa vanor ¨förutsätter en enorm process och engagemang¨, eftersom det innebär en skärningspunkt mellan kunskap (definierande och fastställa ¨vilken¨ vana vi vill implementera och ¨varför¨), förmågan (bestäm ¨hur¨ man ska uppnå det) och önskan (motivationen att kör det). Om vi ​​omsätter detta paradigm i praktiken är vår motivation (önskan) att bli mer produktiv på arbetsplatsen. Därefter presenterar vi vilka vanor du ska implementera i ditt arbete för att förbättra din produktivitet och varför (kunskap), och hur du uppnår dem (förmåga):

1. Optimera din tid

Om en jonglör inte tar sin timing korrekt, kommer han att tappa alla bollar han kunde hålla i luften. Likaså är realistisk och specifik planering på jobbet väsentligt. Planera din resplan och prioritera väntande uppgifter Det kommer att säkerställa att du hanterar din tid korrekt. För att göra detta rekommenderar vi att du gör en lista över alla uppgifter som du vill avsluta under din arbetsdag. Gör den här listan vid samma tidpunkt varje dag (antingen kvällen innan eller första gången på morgonen). Vi föreslår att du alltid prioriterar viktiga uppgifter på grund av deras brådska och värde.

Det är viktigt att du hanterar en aktivitet i taget och bestämmer en realistisk tid för att slutföra den. Fokusera på den handlingen och ge den din fulla uppmärksamhet. Eliminera distraktioner och avbrott. Brukar du kolla mejl hela tiden? Tilldela en timme eller flera till denna uppgift inom ditt dagliga schema. Måste du hantera samtal eller möten med teamet? Schemalägg dem. Om du ser till att allt har sin tid och sin plats kommer du att sluta känna dig överväldigad och frustrerad. Det kommer inte att saknas tid för någonting, eftersom du kommer att ge tid till allt.

• Relaterad artikel: "Hur man bättre hanterar tiden på jobbet: 12 tips (och vad man bör undvika)"

2. Sätt upp mål och deadlines

För att kunna organisera en resa är det viktigt att känna till destinationen och datumet för resan. Att veta vart vi är på väg och när vi vill nå dit är drivkraften som motiverar oss att fortsätta. Många gånger hanterar vi projekt utan att fastställa dessa parametrar. Utan att definiera dessa faktorer är det omöjligt att veta hur man ska prioritera uppgiften. Detta kommer att leda till att oändliga ansvarsområden ackumuleras och kommer att orsaka en snöbollseffekt där arbetsbördan kommer att växa utan att kunna bromsa eller minska den.

För detta föreslår vi bestämma det slutresultat vi vill uppnå för varje projekt, antalet steg som ska utföras och motsvarande tid för varje steg, för att fastställa ett preliminärt slutdatum. Om vi ​​gör en korrekt uppdelning av aktiviteten, i mål och delmål, organiserar vi den korrekt och sedan vi är konsekventa och disciplinerade när vi utvecklar varje steg, vi kommer att kunna nå våra mål effektivt.

3. Självsäkerhet framför allt

Att vara påstridig innebär uttrycka oss klart och koncist, bestämt men utan fientlighet. Enligt psykologen John M. Gottman, att kommunicera effektivt är extremt svårt i ett förhållande av något slag. Ett av sätten vi misslyckas med att vara påstridiga på jobbet eller med teamet är när vi undviker att säga "nej" av rädsla för återverkningar eller någons besvikelse. Vi accepterar begäran efter begäran och, när vi inte kan hålla vårt ord, inte bara inte bara individens och teamets produktivitet lider, utan vår trovärdighet och professionalism minskar. Att säga nej betecknar mognad och ärlighet. Att säga nej är en komplett mening som inte behöver motiveras.

Andra sätt att vara självsäker är genom att vara enkel och direkt när du talar, ange vad du behöver utan att be om ursäkt och hålla koll på dina känslor. Denna vana kommer att kräva mycket övning och tålamod, men det kommer att göra underverk för att öka din produktivitet.

• Du kanske är intresserad av: "Självständighet: 5 grundläggande vanor för att förbättra kommunikationen"

4. Prioritera ditt välmående

Om du inte laddar datorn kommer den så småningom att stängas av och inte kunna utföra sina funktioner. På samma sätt är människor uppladdningsbara batterier, och vi behöver frånkoppling och vila för att fortsätta ge resultat. Rutiner som främjar vila och digital frånkoppling är av avgörande betydelse för att vi ska kunna vara produktiva i våra jobb. För detta rekommenderar vi att vara noggrann när det gäller att sova och ge honom tillräckligt med tid (några 8 timmar) respektera arbetsuppehållen och koppla från jobbet så snart som vår arbetsdag.

Andra aktiviteter som främjar allmänt välbefinnande (och därmed vår produktivitet) är en bra kost, fysisk aktivitet och meditation eller avslappning. Vi rekommenderar att du införlivar dessa aktiviteter i din dagliga rutin och tilldelar dem en tid och plats, för att underlätta automatiseringen av vanan.

5. Skapa fysisk harmoni

Om det är kaos i omgivningen, finns det kaos i sinnet. Således, Det är oerhört viktigt att du upprätthåller ett funktionellt och rent utrymmeeftersom det hjälper dig att bli mer produktiv och effektiv. På så sätt minskar du sannolikheten för att ett viktigt dokument ska felplaceras eller att en fil med känslig information tappas bort.

Du kommer inte att slösa tid på ett problem, men du kan ta itu med det direkt. För detta rekommenderar vi att du tilldelar en funktionell plats till allt du anser vara väsentligt när du sköter ditt arbete. Så fort du slutar använda den, sätt tillbaka den på sin plats. Du kan också tillämpa detta på ditt onlineutrymme: klassificera e-postmeddelanden du får och organisera mapparna på din dator. Lämna allt på sin plats, på sin plats.

6. träna självreflektion

Att uppnå resultat är viktigt, men ännu mer värdefullt är att reflektera över hur vi har uppnått våra mål. Genom självutvärdering kan vi avgöra vilka vanor som inte fungerar och vilka aspekter vi bör fortsätta att förbättra.. För att utveckla denna vana kan du svara på följande frågor varje vecka: ¨Har slutresultatet blivit som jag föreställt mig? Vad skulle ha förändrats? Vad vill jag replikera?¨. Genom att peka ut det positiva och det negativa kommer vi att förfina metodiken som leder oss till framgång.

Sammanfattningsvis, för att bli mer produktiva måste vi skapa vanor som förbättrar vår prestation. Skapandet av vanor är en process som innebär att vi är disciplinerade och konstanta med våra handlingar för att automatisera dem. Dessa vanor som vi har diskuterat är bara penseldrag för hur du kan förbättra din produktivitet, men de är säkra sätt att producera resultat. Vågar du implementera dem?